Grazie all’espansione dell’IA generativa, guidata da ChatGPT, anche l’uso dei chatbot per le risorse umane sta crescendo. La loro facilità d’uso e la capacità di fornire informazioni utili e di qualità stanno consentendo alle aziende di aumentare la loro efficienza in aree importanti come l’assistenza ai dipendenti, l’automazione dei compiti e l’aumento della produttività dei responsabili HR.
D’altra parte, nonostante sia più facile che mai, solo il 12% dei datori di lavoro è soddisfatto del proprio sistema gestionale per i dipendenti. Inoltre, quasi il 99% concorda sul fatto che le informazioni rilevanti per la gestione HR dovrebbero essere più facilmente accessibili. I chatbot HR possono essere la risposta a tutti questi problemi.
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Che cos’è un chatbot per le risorse umane?
Un chatbot HR è uno strumento di intelligenza artificiale per le risorse umane pensato per automatizzare e facilitare le attività quotidiane. Questi chatbot possono rispondere alle domande più frequenti, aiutare nell’inserimento dei nuovi dipendenti e persino assistere nel processo di recruiting.
Si tratta di sistemi basati sull’intelligenza artificiale addestrati su grandi quantità di dati e in grado di fornire risposte in tempo reale alle domande di dipendenti, manager o personale HR. Inoltre, possono essere integrati nel software HR per estenderne le funzionalità.
In più, possono automatizzare diverse attività HR ed eseguire analisi predittive su questioni come il turnover dei dipendenti o l’identificazione delle carenze di competenze, tra le altre. Ciò consente ai responsabili delle risorse umane di prendere decisioni basate sui dati e di migliorare l’efficienza operativa.
Questi tipi di chatbot con intelligenza artificiale funzionano in modo molto simile ai ChatGPT. Si tratta di modelli conversazionali che comprendono il linguaggio naturale, in grado di generare risposte coerenti e utili alle domande degli utenti, unificando le conoscenze in un unico luogo. I chatbot HR sono in grado di comprendere il contesto delle domande dei dipendenti per fornire risposte accurate e offrire assistenza in tempo reale, migliorando l’esperienza dei dipendenti e snellendo i processi aziendali.
A cosa sono utili chatbot per le risorse umane?
Le aree in cui un chatbot HR può offrire vantaggi diretti sono varie. Questi sono suddivisi in 5 grandi aree.
Recruiting
I chatbot che utilizzano l’intelligenza artificiale possono essere molto utili in fase di ricerca e selezione. Possono essere utilizzati durante lo screening iniziale dei CV, automatizzando l’esame dei CV in arrivo e selezionando quelli che soddisfano i requisiti del lavoro. Inoltre, possono essere utilizzati per porre domande e fare un pre-screening dei candidati.
In Bizneo HR abbiamo già un chatbot specifico per la ricerca e selezione (rectuiting) e, in futuro, ne svilupperemo sicuramente altri per altri settori. Queste tecnologie ci permettono di automatizzare la programmazione dei colloqui o di migliorare l’esperienza dei candidati, fornendo un feedback immediato e tenendoli informati durante tutto il processo.
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Onboarding
I chatbot nelle risorse umane possono anche diventare un grande alleato per migliorare e automatizzare il processo di onboarding, fondamentale per aumentare la fidelizzazione dei dipendenti, incrementare la produttività iniziale e migliorare il benessere dei nuovi assunti.
Un bot di benvenuto può fornire ai nuovi dipendenti un accesso immediato alle informazioni di cui hanno bisogno. In alternativa a un chatbot, le nostre automazioni del modulo e del software di onboarding consentono questo tipo di messaggistica automatizzata.
Dalle politiche aziendali alle procedure operative, dalle sedi alle agevolazioni per i dipendenti. In questo modo i nuovi dipendenti possono familiarizzare rapidamente con il nuovo ambiente di lavoro e risolvere le loro domande in modo autonomo.
Processi HR
Alcune attività e processi HR sono spesso ripetitivi e richiedono molto tempo. I chatbot HR possono automatizzare tali attività: la programmazione delle riunioni, la gestione delle ferie, il timekeeping o la gestione delle richieste dei dipendenti. In questo modo, i professionisti HR hanno la possibilità di concentrarsi su attività più strategiche.
Nel nostro caso, disponiamo già di workflow che possono essere utilizzati per sostituire questa funzionalità di un chatbot HR e automatizzare la generazione di notifiche e messaggi con flussi che aiutano a ottimizzare tutti i tipi di processi.
I chatbot possono ottimizzare anche altre attività, come l’amministrazione dei benefit per i dipendenti, la rendicontazione delle spese, il monitoraggio degli obiettivi e delle prestazioni e altro ancora. Inoltre, possono fornire un supporto informativo più rapido e semplice o automatizzare le comunicazioni interne con candidati e dipendenti.
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Valutazione delle performance
Un’altra area in cui l’AI e i chatbot possono offrire molti vantaggi è la valutazione delle prestazioni dei dipendenti. Dai dati raccolti dal chatbot di reclutamento (che abbiamo già in Bizneo HR), è possibile generare report dettagliati e raccomandazioni personalizzate per migliorare la produttività e le prestazioni. Facendo semplicemente alcune domande, i responsabili HR avranno tutte le informazioni necessarie per effettuare una valutazione efficace delle prestazioni.
I chatbot possono anche facilitare il processo di feedback, consentendo ai dipendenti di ricevere e rispondere alle valutazioni in modo più efficiente. Possono anche facilitare la formazione e lo sviluppo professionale, consigliando corsi o programmi di formazione specifici in base alle esigenze e agli obiettivi di ciascun dipendente. In questo modo, la crescita professionale di ogni membro del team è personalizzata e ottimizzata.
Soddisfazione dei dipendenti
Un chatbot può anche essere un buon strumento per aumentare la soddisfazione dei dipendenti. I dipendenti possono porre domande al chatbot in modo rapido ed efficiente, risolvere dubbi sulle politiche aziendali o sulle procedure interne, richiedere ferie, ecc.
Possono diventare il punto di riferimento a cui i dipendenti possono rivolgersi ogni volta che ne hanno bisogno e, se non riescono a trovare le informazioni che cercano, il chatbot può reindirizzarli al responsabile HR di riferimento. Possono anche essere di grande aiuto per ricevere feedback dai dipendenti, sia per raccogliere i loro commenti che per inviare sondaggi sul clima lavorativo.
Vantaggi dei chatbot HR
Come si può immaginare, l’implementazione di un chatbot per le risorse umane può offrire enormi vantaggi alle organizzazioni. Se fatto bene, può diventare un vantaggio competitivo.
Disponibilità 24 ore su 24
Un chatbot HR è disponibile 24 ore al giorno, 7 giorni su 7. Ciò significa che i dipendenti possono ottenere risposte alle loro domande in qualsiasi momento. In questo modo i dipendenti possono ottenere risposte alle loro domande in qualsiasi momento, il che è particolarmente utile per le aziende con personale che lavora in fusi orari diversi o al di fuori del normale orario di lavoro.
Informazioni di qualità
I chatbot per le risorse umane possono fornire risposte accurato e coerente ai dipendenti. Addestrati con dati specifici dell’organizzazione, possono rispondere alle domande dei dipendenti con informazioni aggiornate e pertinenti, contribuendo a migliorare il processo decisionale e la soddisfazione dei dipendenti.
Supporto personalizzato
Ogni profilo di dipendente può ricevere un’attenzione personalizzata in base alle sue esigenze. I chatbot possono adattare le loro risposte in base ai dettagli specifici di ogni domanda, fornendo un’esperienza personalizzata e più soddisfacente per il dipendente. Questo può essere molto utile per le aziende con profili molto diversi o con sedi geografiche differenti.
Scopri i vantaggi di usare l’IA nella gestione HR
Facile da usare
Poiché i chatbot AI per le risorse umane utilizzano il linguaggio naturale, il loro uso è intuitivo e facile da imparare per i dipendenti. Non richiede alcuna formazione o conoscenza tecnica preliminare e consente un’interazione fluida e naturale. Sia i dipendenti che i manager potranno iniziare a usarlo e a beneficiare delle sue funzionalità quasi immediatamente.
Risparmio di tempo
I chatbot HR possono automatizzare le attività ripetitive e di routine, liberando tempo per il personale HR che può così concentrarsi su attività di maggior valore. Questo si traduce in una maggiore efficienza e produttività per l’intero dipartimento, oltre che in una maggiore soddisfazione dei dipendenti.
Analisi predittiva
I chatbot HR possono aiutare a prevedere i comportamenti e le tendenze della forza lavoro attraverso l’analisi dei dati, che possono essere utili per la pianificazione strategica e il processo decisionale. Ad esempio, possono anticipare il turnover dei dipendenti, individuare potenziali problemi di performance o identificare le esigenze di formazione.
Processo decisionale informato
I chatbot sono solo un altro modo per raccogliere, analizzare e interpretare i dati. Questi dati possono essere preziosi per i responsabili delle risorse umane e fornire loro informazioni in tempo reale su qualsiasi aspetto della forza lavoro. Ciò consente di prendere decisioni più informate e basate sui dati, migliorando l’efficienza e riducendo gli errori.
Economico
Nonostante si tratti di una tecnologia avanzata, i chatbot per le risorse umane sono attualmente più accessibili e convenienti da implementare di quanto si possa pensare. Oggi sono disponibili diverse soluzioni che si adattano a budget ed esigenze differenti. La loro implementazione può offrire un buon ritorno sull’investimento.
7 fondamentali
Implementazione dei chatbot nelle risorse umane
In precedenza, per avere un chatbot HR personalizzato, era necessario sviluppare un modello proprietario, costoso sotto tutti i punti di vista. Oggi esistono soluzioni di chatbot per le risorse umane preformate e pronte per l’implementazione, che riducono i costi di sviluppo dei chatbot per le risorse umane. Oggi sono disponibili di chatbot per le risorse umane pre-addestrati e pronte per l’implementazione, riducendo in modo significativo la complessità e i costi.
Le organizzazioni possono ora scegliere una delle soluzioni disponibili sul mercato, personalizzarla in base al proprio contesto e implementarla in modo semplice e veloce. Per farlo, è necessario prendere in considerazione diversi punti:
- Obiettivi: è necessario definire gli obiettivi da raggiungere attraverso l’implementazione di un chatbot. Senza obiettivi chiari, l’implementazione potrebbe non essere efficace.
- Esigenze: quali compiti è possibile automatizzare o di quali informazioni avrebbero bisogno i dipendenti? Rispondendo a queste domande, possiamo focalizzare meglio la nostra strategia e garantire che tutte le esigenze e le aspettative siano soddisfatte.
- Integrazione: è importante garantire che il chatbot si integri con il nostro software per le risorse umane (HR) e con le applicazioni di comunicazione interna. L’obiettivo è offrire un’esperienza omogenea e coerente.
- Test: prima del lancio, è fondamentale eseguire dei test per assicurarsi che il chatbot funzioni correttamente e soddisfi gli obiettivi stabiliti. È necessario perfezionare il suo comportamento prima di metterlo in produzione.
- Formazione: sebbene i chatbot per le risorse umane siano intuitivi e facili da usare, può essere utile fornire una formazione o una guida ai dipendenti, in modo che prendano confidenza con il nuovo strumento e si sentano a proprio agio nell’utilizzarlo. Dovete anche offrire supporto e comunicare i vantaggi dell’utilizzo.
- Cultura organizzativa: è necessario promuovere una cultura della digitalizzazione e dell’automazione all’interno dell’organizzazione. I dipendenti devono comprendere e accettare l’uso dell’intelligenza artificiale e dei chatbot nel loro ambiente di lavoro. Ciò può comportare un cambiamento di mentalità e il superamento di eventuali resistenze al cambiamento.
- Miglioramento continuo: una volta implementato il chatbot, è importante continuare a raccogliere feedback e apportare modifiche per migliorarne l’efficacia e la precisione. L’uso dei chatbot nelle risorse umane è un processo di miglioramento continuo.
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