La gestione delle assenze sul posto di lavoro è, il più delle volte, un vero e proprio grattacapo per il dipartimento delle risorse umane. Una gestione inefficiente delle assenze del personale può portare rapidamente a improduttività, a carenze di personale ingestibili e, quindi, a una maggiore pressione sul personale.
Sebbene i modelli di monitoraggio delle assenze possano essere utili, la realtà è che spesso sono insufficienti, soprattutto dopo la crescita delle cause legate al telelavoro. Ecco perché l’utilizzo della tecnologia del software di gestione delle assenze è diventato l’opzione migliore per le aziende.
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Cos’è la gestione delle assenze?
La gestione delle assenze può essere definita come l’insieme dei compiti che devono essere svolti quando un dipendente, per vari motivi, non può recarsi al lavoro. Si tratta di assenze temporanee come assenze per malattia, visite mediche, decesso di un familiare o altri tipi di cause normalmente non prevedibili.
Anche se la gestione delle assenze può includere anche le ferie o i giorni di riposo, in questo post ci concentreremo sulle assenze al di fuori delle cause più comuni. Se desiderate maggiori informazioni al riguardo, potete consultare il nostro articolo sul monitoraggio delle ferie.
La registrazione delle assenze dal lavoro è una sfida costante a causa dei diversi scenari esistenti. Non solo, ma tutte devono essere gestite in conformità alle disposizioni del contratto di lavoro, alla legge o a quanto stabilito dal contratto. Inoltre, il telelavoro aggiunge altri casi per aumentare la difficoltà di controllo delle assenze del personale.
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Cosa succede quando non abbiamo un sistema effciente di gestione delle assenze?
Senza un sistema efficiente di gestione delle assenze, come un software per la gestione di ferie e permessi specifico, in un’azienda possono verificarsi caos e mancanza di controllo. Questo può ovviamente portare a una serie di problemi indesiderati, dall’insoddisfazione dei dipendenti ai rischi legati alla gestione del tempo, fino alla perdita di produttività, prestazioni e competitività.
Quando il controllo delle assenze del personale è inefficiente, di solito iniziano a sorgere dei problemi. Maggiore pressione sui dipendenti presenti, e quindi aumento dello stress, mancanza di risorse, scoperti in aree aziendali critiche, gestione insostenibile dei turni, ecc.
Ciò avrà ripercussioni dirette e indirette sull’intera organizzazione. Da un lato, il dipartimento delle risorse umane vedrà come il tempo dedicato a questo tipo di attività sia maggiore di quanto desiderato. Ciò significa che non potranno dedicare più tempo ad altri compiti più produttivi e di valore per l’azienda. D’altra parte, l’ambiente di lavoro, la soddisfazione dei dipendenti e dei clienti o la produttività del lavoro dell’organizzazione possono essere seriamente compromessi.
La registrazione delle assenze è una questione che non deve essere presa alla leggera. Si tratta di una questione piuttosto complessa che deve essere trasparente, semplice, rapida e sicura per tutte le parti.
6 vantaggi di implementare un software di gestione delle assenze
L’implementazione di un sistema di gestione delle assenze è senza dubbio il modo migliore per affrontare tutti i problemi sopra menzionati. Ti darà la possibilità di registrare le assenze in modo comodo e semplice, sia per i dipendenti che per i manager. Vediamo quali vantaggi possono offrire.
Risparmio di tempo nella gestione delle assenze
Il software di gestione delle assenze fa risparmiare tempo a tutti, semplificando i processi. Il dipendente può registrare l’assenza direttamente nel sistema e quindi segnalare e pianificare le assenze con il resto del team (controllare che non ci siano sovrapposizioni, che nessun reparto rimanga vuoto).
Inoltre, la fase di giustificazione delle assenze impreviste sarà molto più semplice per tutte le parti, semplicemente caricando il file sulla piattaforma (congedo medico, permesso di lavoro, documento di trasloco…), con un notevole risparmio di tempo e un aumento della produttività.
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Informazioni trasparenti
Il software di registrazione delle assenze fornisce informazioni chiare e concise, riducendo le incomprensioni o la mancanza di trasparenza. Gli stakeholder possono accedere alle informazioni in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Inoltre, è possibile gestire diverse opzioni di congedo e una panoramica più accurata.
Riduzione del rischio nel controllo delle assenze del personale
Un buon controllo delle assenze del personale aiuta anche a ridurre i vari rischi ad esse associati. Una maggiore conoscenza dello stato del personale e del suo benessere, una migliore previsione delle carenze di personale, la limitazione del rischio di carenza di risorse in determinati periodi, ecc. In breve, possiamo ridurre al minimo i problemi e trovare soluzioni più facilmente.
Soddisfazione dei dipendenti
Il software di gestione delle assenze può anche aumentare la soddisfazione dei dipendenti. I motivi sono 4 e facilmente comprensibili:
- Esiste una politica chiara sulla gestione delle assenze non programmate.
- I dipendenti sanno come affrontarle e dispongono degli strumenti necessari per notificarle e giustificarle.
- Eviteremo problemi con il calcolo delle buste paga, un aspetto indubbiamente molto importante per il personale.
- Grazie a tutto questo, i dipendenti potranno trovare un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, meno stress e meno conflitti.
Riduzione e controllo dell’assenteismo
Una buona gestione delle assenze può ridurre l’assenteismo? La risposta è sì. I manager e le risorse umane possono individuare modelli di comportamento indesiderati per trovare la soluzione migliore in ogni caso. Dalla maggiore consapevolezza di casi particolari all’individuazione di problemi legati allo stress o al burnout.
Tipi di report sulla gestione delle ore di lavoro
Miglioramento dell’ambiente di lavoro
La mancanza di trasparenza e di chiarezza, così come la difficoltà di gestire eventi imprevisti o reclami per errori nelle buste paga, possono influire sul clima lavorativo di un’azienda. Una corretta gestione delle assenze previene questi problemi e contribuisce al benessere di tutte le parti.
Funzionalità di un software di gestione delle assenze
Come puoi notare, l’uso di un software di gestione delle assenze può aumentare la produttività e la soddisfazione di un’intera azienda. Ciò è possibile grazie al gran numero di funzionalità che di solito sono incluse in questo tipo di software. Vediamo alcune delle più interessanti.
Gestione personalizzata delle assenze
I motivi per cui un dipendente può assentarsi dal lavoro sono numerosi e ciascuno di essi può essere trattato in modo diverso. Un buon software di controllo delle assenze consente di registrare e personalizzare ciascuno di questi motivi, compresi i casi di assenze parziali per ore. Il tutto con un trattamento e una registrazione automatizzati.
Notifica delle assenze e documenti giustificativi
Oltre a un pannello di controllo HR, dove è possibile visualizzare tutte le informazioni relative, anche i dipendenti hanno accesso a questo tipo di software, tramite computer o il proprio smartphone. Oltre a una dashboard per le risorse umane, in cui è possibile visualizzare tutte le informazioni correlate, anche i dipendenti hanno accesso a questo software, tramite un computer o il proprio smartphone.
Questo pannello utente consente ai dipendenti di segnalare facilmente le proprie assenze e di inviare i documenti giustificativi quando necessario (referto medico, decesso di un familiare, servizio pubblico, esami prenatali, ecc.)
Controllo delle politiche sulle assenze
In molte occasioni le politiche applicate al controllo delle assenze possono essere diverse a seconda del contratto di lavoro applicato, o anche a causa di un accordo contrattuale specifico. Un software di gestione delle assenze ci permetterà di lavorare con accordi diversi e casi speciali, riducendo così gli errori e le difficoltà di gestione.
Flusso di approvazione delle assenze
I dipendenti possono anche registrare autonomamente le assenze dal lavoro nei casi più prevedibili, come ad esempio una visita medica. In questo modo si risparmia tempo e si facilita la conferma delle assenze.
Questa richiesta può essere gestita nel modo più appropriato, dai manager di linea o dal reparto HRe, creando anche flussi di approvazione multipli. Entrambe le parti riceveranno notifiche e le ragioni della risoluzione saranno dettagliate in modo trasparente, limitando l’accesso o la visibilità delle richieste e delle decisioni.
Creazione di report sulle assenze
Molti software per il monitoraggio delle assenze del personale sfruttano tutti i dati registrati per creare report completi in modo semplice e veloce.
Questi report ci daranno grande visibilità sullo storico delle assenze o sul tasso di assenteismo nella nostra azienda (applicando filtri per età, date, sesso, motivo, ecc.) I dati diventano informazioni di facile interpretazione che ci permettono di prendere decisioni più intelligenti.
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