Intelligenza artificiale e risorse umane: come applicare l’AI all’HR

L’intelligenza artificiale applicata alle risorse umane rappresenta un’innovazione senza precedenti. È in grado di automatizzare un gran numero di compiti ripetitivi, consentendo di ottimizzare un’ampia varietà di processi. Dalla creazione di report all’aggiornamento dei dati delle buste paga, la sua utilità è indiscutibile.

Il suo impatto ha liberato centinaia di ore di lavoro da poter dedicare ad attività di maggior valore, ma senza rinunciare alla qualità.

In questo articolo scopriremo come funziona l’intelligenza artificiale nella gestione HR, quali sono le sue principali applicazioni e quali sono le prospettive per il futuro.

Intelligenza artificiale e risorse umane: come funziona?

Il concetto di intelligenza artificiale è in uso dalla metà degli anni 50. In origine, si riferiva all’idea di creare macchine in grado di svolgere compiti per i quali sarebbe stata necessaria l’intelligenza umana. Sebbene la base rimanga la stessa, oggi comprende un’ampia varietà di tecniche e tecnologie.

All’interno dell’intelligenza artificiale troviamo concetti come algoritmi, IA conversazionale e decisionale, machine learning e deep Learning, elaborazione del linguaggio naturale e sistemi di analisi semantica. Sono tutte tecniche, metodi o tecnologie che consentono di risparmiare tempo e fatica in una varietà di processi.

Inoltre, esistono due tipi principali di intelligenza artificiale: l’intelligenza artificiale debole e l’intelligenza artificiale forte o generale. La prima è quella attualmente disponibile, cioè quella in grado di automatizzare compiti ripetitivi, come lo screening dei CV o qualsiasi analisi massiva dei dati HR. In questo caso, parliamo di Intelligenza Artificiale o AI nel recruiting.

Per quanto riguarda la seconda, non è ancora stata sviluppata, poiché implicherebbe la creazione di una macchina cosciente, senziente e dotata di intelletto. Avrà quindi capacità pari o superiori a quelle di un essere umano.

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Quali grandi cambiamenti ha portato l’intelligenza artificiale nella gestione HR?

Come in altri settori, l’intelligenza delle risorse umane è stata una vera e propria rivoluzione. Tutti i processi coinvolti sono diventati più efficienti, i risultati dei processi di recruiting sono più accurati e la soddisfazione dei dipendenti è aumentata in un’ampia gamma di situazioni come, ad esempio, l’onboarding.

Risparmio di tempo nelle attività amministrative e legali

L’intelligenza artificiale nelle risorse umane è riuscita a ridurre il tempo necessario per svolgere diverse attività amministrative e legali ripetitive. Grazie all’aiuto di una macchina, le persone possono concentrarsi sulle attività più complesse, come lo sviluppo di strategie o l’analisi dei rapporti.

Uno degli esempi più evidenti del risparmio di tempo ottenuto grazie all’intelligenza artificiale applicata alle risorse umane sono i chatbot HR. Si tratta di una soluzione che si occupa di rispondere alle domande più comuni dei dipendenti o dei candidati.

Risponde a domande come “Quanti giorni di ferie ho a disposizione?” oppure “Qual è lo stato della mia candidatura?”.

Le risposte vengono fornite in tempo reale, quasi istantaneamente e senza un intervento umano. In caso di domande complesse, un membro del personale delle risorse umane può occuparsene.

Un’altra area in cui si risparmia tempo è la gestione delle richieste e delle approvazioni di permessi, assenze, straordinari, contratti e altre attività puramente amministrative. Grazie all’intelligenza artificiale nelle risorse umane, i flussi di lavoro vengono automatizzati creando flussi di lavoro per le azioni più complesse. Queste dovranno essere solo monitorate e approvate, guadagnando così in agilità.

HR AI nella generazione delle buste paga

La gestione delle buste paga è un processo che deve essere curato, poiché ha un forte impatto sulla motivazione e sulla soddisfazione dei dipendenti. L’intelligenza artificiale applicata alle risorse umane può analizzare la situazione dei singoli dipendenti, le variazioni nella retribuzione, e generare il relativo documento.

Un buon software di gestione delle buste paga è in grado di automatizzare l’intero processo: inizia con la raccolta delle variabili (permessi medici, integrazioni salariali, ferie, ecc.), controlla i dati dei dipendenti, segnala eventuali problemi e distribuisce il documento finale ai dipendenti dopo l’approvazione di un supervisore. Inoltre, è possibile integrare il software con altri strumenti per migliorarlo.

Sviluppo di piani di formazione personalizzati

L’intelligenza artificiale e le risorse umane si uniscono ancora una volta per migliorare la formazione dei dipendenti. In questo caso, il contributo è dato dalla creazione di piani di formazione personalizzati e dall’analisi dei loro risultati. Ad esempio, la formazione passata può essere monitorata per studiare come ogni dipendente apprende e a quale ritmo, al fine di individuare raccomandazioni per il suo sviluppo.

Viene anche utilizzata per offrire ai dipendenti opportunità di mobilità interna in base alle loro preferenze, competenze e opzioni disponibili all’interno dell’azienda, incoraggiando così lo sviluppo dei talenti. Inoltre, grazie al continuo sviluppo di strumenti, è possibile semplificare il processo e unificarlo per combinare tutte le conoscenze disponibili. Dal coaching ai suggerimenti per la formazione, l’intelligenza artificiale è fondamentale.

Analisi sul clima aziendale

L’analisi del clima aziendale è potenziata dall’uso dell’IA nelle risorse umane. Ciò è possibile perché offre l’opportunità di individuare i dipendenti che stanno per lasciare l’azienda o di comprendere i fenomeni sociali all’interno dell’organizzazione. Con queste informazioni, è più facile risolvere i problemi che incidono sulla rotazione del personale o che causano conflitti.

La tecnologia facilita anche la conduzione di indagini in periodi di tempo diversi. Ad esempio, conducendoli ogni una o due settimane, i manager hanno informazioni aggiornate sugli indicatori che influenzano la produttività, la motivazione o il benessere. In questo modo è più facile prendere le decisioni giuste per migliorare le aree che contano.

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L’intelligenza artificiale e risorse umane: l’onboarding

L’onboarding è un processo importante che non dovrebbe essere trascurato. Tale importanza è dovuta al fatto che questa fase è fondamentale per verificare i documenti dei dipendenti, condurre la formazione iniziale e svolgere attività amministrative importanti, come la consegna delle credenziali di accesso al software e all’hardware aziendale.

L’intelligenza artificiale rende il processo fluido e personalizzato per ogni nuovo assunto. I chatbot sono, ancora una volta, la soluzione più pertinente. Guidano il dipendente rispondendo alle domande e fornendo informazioni utili.

Inoltre, i flussi di lavoro aiutano ad automatizzare questa fase. Permettono di inviare tutto il materiale di cui il nuovo arrivato ha bisogno, di rispondere alle sue domande o di monitorarlo durante le prime settimane. I nuovi arrivati ricevono quindi un’assistenza costante e adeguata alle loro esigenze.

Il supporto dev’essere stretto e il nuovo arrivato non deve venir lasciato in balia degli eventi. Alla fine, l’immagine dell’azienda rimane positiva, mentre le risorse umane possono concentrarsi su compiti più complessi.

L’intelligenza artificiale nelle risorse umane per la valutazione dei dipendenti

L’intelligenza artificiale applicata alle risorse umane viene utilizzata anche per valutare i dipendenti. Su questo punto, il valore fornito dalla tecnologia va oltre l’automazione. Permette una ponderazione precisa degli obiettivi, una classificazione o una graduatoria dei dipendenti in base a diversi parametri (performance, evoluzione delle competenze, ecc.).

Si tratta di gestire le informazioni, che possono essere molte, condensandole e rendendole facilmente comprensibili. In questo modo, gli esperti delle risorse umane possono separare più facilmente il grano dalla pula e trovare i profili migliori, sia all’interno dell’azienda (analisi delle prestazioni attuali rispetto a quelle potenziali) sia in fase di reclutamento.

Quali sono le prospettive per i prossimi anni?

È innegabile che i progressi compiuti abbiano cambiato completamente il settore in poco più di un decennio. L’automazione ha segnato un prima e un dopo che ha aumentato il peso degli specialisti HR. Tuttavia, i prossimi anni porteranno nuovi strumenti e applicazioni.

Il rapporto Future of Work di IDC, che raccoglie le opinioni delle 2000 aziende globali più importanti del settore, mostra che entro la fine del 2024 l’80% delle aziende prevede di utilizzare manager digitali. Questa figura sarà incaricata di assumere, formare o addirittura gestire il licenziamento dei lavoratori.

Allo stesso modo, all’inizio del 2023, l’intelligenza artificiale generativa ha avuto un grande impatto sull’opinione pubblica. La sua capacità di rispondere con precisione a domande specifiche avrà importanti implicazioni per il mondo del business. È in grado di comprendere il linguaggio scritto, anche in presenza di errori o di errori grammaticali, il che apre innumerevoli possibilità e applicazioni.

Ad esempio, avendo accesso a un database, potrebbe diventare un miglioramento sostanziale per l’analisi. Sarebbe in grado di redigere rapporti con un elevato grado di dettaglio a seconda delle domande poste.

In questo modo aumenterebbe la capacità dei manager di prendere decisioni strategiche adeguate alle loro esigenze e alla loro situazione, poiché avrebbero a disposizione uno strumento con cui sondare in modo molto dettagliato.

Quali sono gli svantaggi dell’IA?

Sebbene l’uso dell’apprendimento automatico nelle risorse umane e di altre tecnologie legate all’IA rappresenti una svolta, non sono perfette. Ad esempio, secondo un’indagine della Harvard Business School, l’88% dei dirigenti delle risorse umane ha riscontrato che gli strumenti di IA hanno rifiutato candidati qualificati.

Il problema è sorto negli annunci di lavoro con descrizioni che includevano troppi requisiti. Quando l’algoritmo analizzava i candidati, escludeva quelli che non li soddisfacevano tutti, il che significava scartare profili che potevano essere validi anche se non rientravano in uno o due parametri.