KPI nelle risorse umane e indicatori di gestione | Oltre 100 esempi

Il processo decisionale in un’azienda deve basarsi su dati e informazioni di qualità. Per questo motivo, è necessario definire una serie di indicatori di gestione adeguati, conosciuti anche come KPI delle risorse umane. Questi strumenti sono essenziali per monitorare l’attuazione della pianificazione strategica e per intervenire efficacemente nella gestione del personale e del talento.

Per garantire il successo di una o più azioni, è cruciale selezionare quelli più adatti. In questo articolo, analizzeremo prima cosa sono i KPI delle risorse umane, quali sono i vantaggi che ne giustificano l’uso e le diverse tipologie esistenti.

Successivamente, ci concentreremo sugli aspetti pratici, presentando i principali KPI HR, fornendo così una base di partenza per iniziare a utilizzarli.

Indicatori di gestione (KPI) vs metriche: sono la stessa cosa?

Spesso si tende a confondere questi due concetti, anche se entrambi misurano fattori rilevanti per l’azienda, ma in ambiti diversi. Le metriche si concentrano sulla quantificazione degli aspetti delle attività aziendali in un determinato periodo. Queste permettono di avere una visione generale sull’andamento dell’azienda, un aspetto che è in continua evoluzione e che necessita di monitoraggio costante.

I KPI, invece, sono utilizzati per misurare l’efficacia di una strategia, il rendimento di un’azione specifica e il grado di raggiungimento degli obiettivi prefissati. Per quanto riguarda i KPI delle Risorse Umane, i dati che forniscono al dipartimento aiutano a prendere decisioni più informate, modificando potenzialmente l’orientamento del piano di gestione del talento.

Cosa sono gli indicatori di gestione – KPI?

Gli indicatori di gestione o KPI (Key Performance Indicators) sono strumenti utilizzati per misurare il conseguimento degli obiettivi prefissati per una strategia, il rendimento di azioni specifiche o se un team sta portando a termine i suoi compiti. Possono essere suddivisi in vari gruppi a seconda del settore, poiché ogni ambito economico ha esigenze diverse.

Grazie ai KPI, è possibile affinare una strategia utilizzando dati concreti, poiché offrono un riscontro su come si stanno svolgendo le azioni o se i risultati di un piano precedente sono stati deludenti. Questo approccio permette di ottimizzare i processi in modo organico e di prendere decisioni basate su informazioni oggettive.

Gli indicatori di gestione (KPI) sono composti da cifre o percentuali, ed è cruciale selezionarli con precauzione. Non basta avere numerosi KPI, ma è fondamentale scegliere quelli che siano strettamente legati agli obiettivi che si vogliono raggiungere.

Per esempio, se l’obiettivo è misurare l’efficienza di un processo di ricerca e selezione del personale, sarà importante monitorare il tasso di rendimento di quel processo. Tuttavia, non sarà altrettanto utile concentrarsi su promozioni interne che potrebbero non essere rilevanti per l’efficacia del reclutamento.

Entrambi sono indicatori legati al reclutamento del personale, ma riguardano situazioni diverse a cui potrebbe non essere necessario prestare attenzione nello stesso momento.

Cosa non sono gli indicatori di gestione (KPI)

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) non sono semplici metriche o numeri isolati. La loro funzione principale è quella di quantificare gli obiettivi e misurare i progressi rispetto a questi. Sono fattori determinanti per il successo, poiché mostrano quanto ci si avvicina al traguardo, permettendo così di adattare la strategia in corso o di definire nuove azioni.

Pertanto, i KPI non servono a mostrare i risultati. Questo è un aspetto importante da considerare, poiché implica che i KPI debbano essere revisionati quotidianamente o settimanalmente. Non è un KPI quella metrica che viene esaminata a distanza di lunghi periodi di tempo, che fornisce un dato derivante dalla conclusione di un processo.

Inoltre, i KPI sono significativi solo per l’impatto che hanno sugli aspetti chiave di successo di un’azienda. In questo contesto, sono fondamentali e vanno ben oltre le capacità di una metrica convenzionale.

I KPI non servono nemmeno a promuovere azioni inefficaci o che potrebbero risultare dannose, salvo che non vengano interpretati in modo errato o che il KPI stesso sia mal definito. La loro utilità sta nel fornire informazioni che permettano di prendere decisioni positive, utili a sviluppare azioni orientate al raggiungimento degli obiettivi.

Gestione del personale in azienda
7 compiti e sfide della gestione dei dipendenti

Caratteristiche che devono avere i KPI

Ogni KPI deve rispettare le regole SMART per essere efficace. Deve essere:

• Specifico: il KPI in Risorse Umane deve riferirsi a un’azione o attività molto concreta. Ad esempio, ridurre del 7% il tempo dedicato a ciascuna assunzione.
• Misurabile: se non può essere misurato, non è un KPI, poiché non è possibile interpretare i dati né utilizzare strumenti di misurazione specifici per i KPI.
• Raggiungibile: gli obiettivi fissati per ciascun KPI devono essere realistici e compatibili con le risorse disponibili.
• Rilevante: ogni indicatore di gestione deve avere una propria funzione ed essere focalizzato sul miglioramento di un’area.
• Temporale: un KPI deve essere orientato a un periodo di tempo determinato e rivisitato periodicamente.

Vantaggi degli indicatori di gestione o KPI

I KPI offrono numerosi vantaggi. Ecco i più significativi:

• Responsabilità e trasparenza: fornendo informazioni aggiornate e accessibili sui progressi di un progetto, i KPI promuovono la trasparenza aziendale. Ogni dipendente può verificare i progressi e dare il proprio contributo, migliorando il rendimento.
• Combattere la demotivazione: i KPI permettono di monitorare le prestazioni dei lavoratori, coinvolgendoli maggiormente nei progetti. Quando raggiungono i KPI, è utile riconoscere il loro impegno, mostrando che il loro sforzo è apprezzato.
• Stimolo all’apprendimento: il raggiungimento degli indicatori di gestione stimola il miglioramento continuo. I team devono affrontare le sfide per raggiungere gli obiettivi, trovando soluzioni e imparando dai propri errori. Se un responsabile non ottiene i risultati, grazie ai KPI è possibile individuare le aree di miglioramento e fornire la formazione necessaria.
• Informazioni basate su evidenze: i KPI riflettono i fatti e l’efficacia delle azioni intraprese. Mostrano chiaramente se sono state prese decisioni giuste o sbagliate, aiutando a prendere scelte più consapevoli in futuro.
• Facilitano i cambiamenti: analizzando i KPI, è possibile identificare rapidamente cosa funziona e intervenire prontamente in caso di errori, evitando le conseguenze più gravi.
• Miglioramento della coordinazione: quando tutti i membri di un progetto si allineano sugli stessi obiettivi e possono monitorare i progressi, la gestione e la coordinazione dei team migliorano sensibilmente.

Uno degli aspetti più benefici dei KPI in Risorse Umane per la valutazione del personale è la loro versatilità. Il loro maggiore potenziale risiede nella capacità di trasformare le aziende, ma per sfruttarli al massimo è necessario utilizzare un software di valutazione del personale.

Così sarà possibile valutare il rendimento dei dipendenti e identificare le loro necessità formative. Questo approccio non solo contribuirà a creare una solida base per valorizzare il talento di ogni lavoratore e garantire il successo dei progetti, ma migliorerà anche il clima lavorativo, favorendo un ambiente più collaborativo e positivo.

GUIDA DEFINITIVA ALLA VALUTAZIONE DEL PERSONALE
Scopri quanti modelli di valutazione del personale esistono e quali vantaggi offrono alle aziende.

Tipologie di indicatori di gestione (KPI)

Gli indicatori di gestione aziendale possono essere classificati in diversi modi. Una delle classificazioni più comuni consiste nel suddividerli in base all’area lavorativa in cui vengono utilizzati, come ad esempio gli indicatori di reclutamento e selezione, che misurano il successo di una campagna di assunzioni. Ogni area ricorre a un set diverso di KPI in base alle sue esigenze. Tuttavia, è anche possibile organizzarli in base alle loro caratteristiche.

Qui esamineremo le principali tipologie di indicatori di gestione aziendale, mentre successivamente ci concentreremo sui KPI specifici per l’area delle Risorse Umane.

KPI qualitativi e quantitativi

I KPI qualitativi sono progettati per misurare opinioni e fattori che incidono sulla qualità di un processo, prodotto o servizio. Questi indicatori valutano se si è raggiunto un livello soddisfacente di successo o la qualità prevista rispetto agli obiettivi prefissati. Esempi di KPI qualitativi includono:

• Valutazione della qualità di un servizio
• Tasso di successo delle assunzioni

Questi KPI sono utili per ottenere un quadro più approfondito delle percezioni e delle aspettative legate alle attività aziendali.

Dall’altra parte, i KPI quantitativi sono fondamentali per misurare la produttività lavorativa, come quelli inclusi in un tipico report aziendale. Gli strumenti di misurazione dei KPI si basano generalmente su due fattori per calcolare una media oppure semplicemente quantificano il numero di volte in cui è stata eseguita un’azione specifica.

Questi KPI sono utili per ottenere dati chiari e concreti, essenziali per monitorare i progressi e ottimizzare i processi aziendali.

Indicatori di gestione predittivi

Gli indicatori di gestione predittivi permettono di anticipare i risultati futuri. Funzionano come una guida, segnalando eventuali deviazioni rispetto al piano previsto. Grazie a questi strumenti, è possibile prendere decisioni critiche al momento giusto, evitando di compromettere l’intero progetto. Agiscono come una sorta di sentinelle, supportando altri indicatori e offrendo una visione preventiva.

Un esempio comune è un KPI relativo al budget. Si parte da una somma di denaro stimata come sufficiente per un’attività specifica, come ad esempio un corso di formazione per il personale. Analizzando eventuali scostamenti rispetto al budget, è possibile intervenire tempestivamente.

Intelligenza artificiale e risorse umane
Come applicare l’AI all’HR

Indicatori di efficacia ed efficienza

Questi due tipi di KPI misurano dimensioni differenti del lavoro:

• Indicatori di efficacia: valutano se un’azione è stata eseguita come previsto e in modo adeguato rispetto agli obiettivi prefissati.
• Indicatori di efficienza: si concentrano sulle risorse utilizzate, verificando se sono state impiegate nel modo più ottimale.

Confrontare entrambi gli indicatori è essenziale per individuare eventuali criticità nei processi. Ad esempio, un processo può risultare efficace (raggiunge il suo obiettivo), ma poco efficiente (consuma più risorse del necessario). Analizzarli congiuntamente aiuta a ottimizzare le operazioni aziendali.

È fondamentale tenere presente che è possibile essere efficaci senza essere efficienti. Ad esempio, si potrebbe raggiungere un obiettivo, ma utilizzando risorse in eccesso o impiegando più tempo del necessario. Per questo motivo, quando si utilizza un KPI come il numero di prodotti consegnati, è utile affiancarlo a un altro KPI che misuri il costo di ogni consegna o il tempo richiesto per completarla.

In questo modo, è possibile ottenere una visione più completa del processo e ottimizzarlo, migliorando sia il raggiungimento degli obiettivi sia l’utilizzo delle risorse aziendali.

Come valutare le performance dei dipendenti
Scopri come gestire la prestazione lavorativa e come puoi misurarla.

Principali KPI per le Risorse Umane

Anche se gli indicatori di gestione possono essere utilizzati in qualsiasi area aziendale, qui ci concentriamo su come sfruttare i KPI nel dipartimento di Risorse Umane per includerli nei report HR e ottenere informazioni utili.

Tasso di rotazione del personale

Questo KPI viene spesso sottovalutato o ritenuto poco significativo, ma in realtà è cruciale.
Alcune domande che aiuta a rispondere:

• Quanto tempo un dipendente rimane in azienda?
• È soddisfatto e motivato nel suo ruolo?
• L’azienda offre opportunità di crescita professionale (piani di carriera) per trattenere i talenti?

Se l’ambiente lavorativo non è soddisfacente o non offre possibilità di crescita, i dipendenti cercheranno rapidamente nuove opportunità. Monitorare il tasso di rotazione del personale aiuta a identificare problemi e a valutare le strategie di retention.

Indicatori di impiegabilità

Questi KPI misurano aspetti fondamentali legati alla forza lavoro:

• Numero totale di dipendenti
• Tempo medio di permanenza in azienda
• Tasso di assenteismo
• Tasso di licenziamenti
• Tasso di pensionamenti, utile per pianificare strategie di successione

Questi dati permettono di anticipare le esigenze future e di migliorare la gestione delle risorse umane.

Valutazione del clima aziendale e della soddisfazione dei dipendenti

Per analizzare il clima lavorativo e il livello di soddisfazione tra i dipendenti, è utile considerare alcune domande chiave:

• Com’è l’ambiente tra i colleghi?
  I dipendenti lavorano in un contesto collaborativo e positivo?
• I responsabili dei diversi reparti si aiutano reciprocamente?
  La cooperazione tra i responsabili è fondamentale per il successo dei team e dell’intera azienda.
• Esiste una buona comunicazione interna?
  Una comunicazione fluida tra i dipendenti e i reparti contribuisce a evitare malintesi e a migliorare la produttività.
• Ci sono problemi o conflitti lavorativi?
  Monitorare e risolvere tempestivamente eventuali tensioni o conflitti può migliorare l’ambiente aziendale.
• Esiste un piano per la conciliazione famiglia-lavoro?
  La presenza di politiche che favoriscano l’equilibrio tra vita personale e professionale può aumentare la soddisfazione dei dipendenti.
• Ci sono opportunità di promozione interna?
  Offrire possibilità di crescita professionale all’interno dell’azienda aiuta a trattenere i talenti e a migliorare il morale del personale.

Questi aspetti possono essere monitorati attraverso sondaggi interni e strumenti di analisi, per identificare aree di miglioramento e ottimizzare la gestione del personale.

Indicatori di gestione: performance e formazione

Questi indicatori sono facilmente misurabili utilizzando software per i questionari sulla soddisfazione lavorativa, in grado di analizzare e valutare ogni domanda chiave relativa alla gestione aziendale. Nell’ambito delle risorse umane, sono presenti diversi KPI utili per monitorare la performance lavorativa e il processo di formazione dei dipendenti.

• Tasso di produttività dei dipendenti: Misura la performance dei lavoratori nel raggiungere gli obiettivi prefissati.
• Numero di ore straordinarie: Indica se è necessario assumere nuovi dipendenti per raggiungere gli obiettivi del reparto. Può anche riflettere l’impegno del personale, ma un numero eccessivo di straordinari potrebbe indicare una cattiva gestione dei processi.
• Tasso di promozione interna: Rappresenta la percentuale di dipendenti che avanzano a ruoli di maggiore responsabilità, un segno di crescita interna e sviluppo professionale.
• Tasso di dipendenti coinvolti in percorsi di formazione: Misura quanti dipendenti stanno migliorando le proprie competenze. È possibile valutare a posteriori come questa formazione incida sulla qualità del lavoro svolto.
• Rapporto di competitività salariale: Determina se i salari offerti sono equi e competitivi rispetto al mercato, un elemento cruciale per attrarre e trattenere talenti.

Questi indicatori forniscono dati utili per migliorare la gestione del personale, garantendo che i lavoratori siano motivati, ben formati e inseriti in un ambiente di lavoro equo e produttivo.

Efficacia di un processo di selezione

I KPI delle Risorse Umane permettono di rispondere a domande chiave che aiutano a valutare l’efficienza e l’efficacia di un processo di selezione del personale.

Tra le principali domande da considerare ci sono:

• Quanto tempo è stato necessario per trovare il profilo professionale richiesto?
  Misura la velocità del processo di selezione rispetto agli standard aziendali o di settore.
• Come ha funzionato la scrematura dei curriculum?
  Valuta se il processo di selezione iniziale ha identificato correttamente i candidati più idonei.
• Il processo e le interviste hanno subito ritardi?
  Analizza se ci sono state inefficienze o rallentamenti che hanno ostacolato il completamento della selezione.
• I candidati sono stati archiviati per futuri processi?
  Indica se l’azienda mantiene un database organizzato per ottimizzare le future assunzioni.
• Qual è stato il costo complessivo della selezione?
  Rileva le spese legate al reclutamento, come annunci, interviste e onboarding, per valutare il ritorno sull’investimento.

Efficacia di un processo di selezione

I KPI delle Risorse Umane permettono di rispondere a domande chiave che aiutano a valutare l’efficienza e l’efficacia di un processo di selezione del personale. Tra le principali domande da considerare ci sono:

• Quanto tempo è stato necessario per trovare il profilo professionale richiesto?
  Misura la velocità del processo di selezione rispetto agli standard aziendali o di settore.
• Come ha funzionato la scrematura dei curriculum?
  Valuta se il processo di selezione iniziale ha identificato correttamente i candidati più idonei.
• Il processo e le interviste hanno subito ritardi?
  Analizza se ci sono state inefficienze o rallentamenti che hanno ostacolato il completamento della selezione.
• I candidati sono stati archiviati per futuri processi?
  Indica se l’azienda mantiene un database organizzato per ottimizzare le future assunzioni.
• Qual è stato il costo complessivo della selezione?
  Rileva le spese legate al reclutamento, come annunci, interviste e onboarding, per valutare il ritorno sull’investimento.

Questi KPI consentono di identificare eventuali criticità nel processo di selezione e di attuare miglioramenti per garantire una gestione più fluida ed efficiente del reclutamento.

Con dei KPI per le Risorse Umane puoi ottenere risposte chiare e precise a tutte queste domande, specialmente se utilizzi un software con dei report HR integrati. Questo tipo di automazione semplifica la raccolta, l’analisi e il monitoraggio dei dati, consentendo di ottimizzare i processi e prendere decisioni informate in modo rapido ed efficace.

Esempi di KPI per le Risorse Umane e indicatori di gestione

Prima di concludere, vogliamo fornirti alcuni esempi di KPI per le Risorse Umane, scelti per offrire una visione chiara dello stato attuale della gestione del personale. Questi KPI sono fondamentali per orientare il processo decisionale e garantire che le azioni intraprese siano in linea con gli obiettivi aziendali.

Tuttavia, è importante ricordare che non tutti gli indicatori sono ugualmente validi; è essenziale selezionare quelli più pertinenti alle specifiche esigenze della tua azienda.

Nel documento, i KPI delle Risorse Umane sono organizzati per categorie, per rendere più semplice e chiaro il loro utilizzo. Inoltre, troverai una spiegazione dettagliata del loro funzionamento, della loro utilità pratica e delle formule e strumenti di misurazione necessari per implementarli efficacemente. Questo ti consentirà di applicarli in modo mirato e ottenere risultati concreti.