Utilizzare un sistema di pianificazione di orari di lavoro per aiutarci nell’organizzazione dei turni di lavoro è senza dubbio un’idea brillante, in quanto ci aiuterà a mantenere il nostro team coordinato e ad evitare sovrapposizioni o problemi nella distribuzione dei turni.
Tenere sotto controllo l’orario di lavoro del personale è una sfida che ogni dipartimento delle Risorse Umane o manager deve affrontare. La mancanza di controllo può diventare il più grande nemico di un’azienda, producendo un malcontento generalizzato che si ripercuote su produttività e soddisfazione dei clienti.
Scoprite come un software di gestione dei turni ti aiuta a generare e pianificare ogni orario in modo agile e semplice.
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Cos’è un sistema per l’organizzare i turni di lavoro?
La pianificazione e la gestione delle risorse umane è una questione molto seria che può rappresentare un grosso problema sia per la direzione che per i dipendenti, in quanto avere un programma di turni è essenziale per mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata.
I turni possono essere molto utili, soprattutto nelle aziende con turni di lavoro rotativi che variano di settimana in settimana. La gestione di questi orari senza l’aiuto della tecnologia può essere un incubo, soprattutto per le risorse umane, che si trovano in un costante stato di stress perché non sanno come bilanciare gli orari dei dipendenti.
L’uso di carta e penna o addirittura di fogli di calcolo appartiene ormai al passato e continuare a usare questi metodi equivale a continuare a fare il fuoco con bastoni e pietre.
Esistono numerosi software di pianificazione del tempo che rendono relativamente facile automatizzare questo compito e gestire in modo efficiente anche gli imprevisti dell’ultimo minuto, come nel caso del nostro software per turni di lavoro.
Tipi di turni e come ottimizzarli per massimizzare l’efficienza
Cosa ti permette di fare un’app per organizzare i turni di lavoro
Solitamente, lo spettro delle funzionalità di un sistema di pianificazione dei turni di lavoro è ampio. Per impostare in modo efficiente la pianificazione dei turni, è necessario tenere conto di molti aspetti.
Automazione dei turni rotativi
L’automatizzazione della gestione dei turni di lavoro è senza dubbio una delle migliori caratteristiche dei software di rilevazione presenze. Questo compito gigantesco può essere davvero complesso, soprattutto quando il numero di dipendenti e di turni è elevato: mattina, pomeriggio, sera, notte, mezza giornata, solo fine settimana e giorni festivi, frazionamento, telelavoro, ecc.
Pianificare i turni di lavoro per rispettare la legge
Inoltre, consentono di adeguarsi alle normative vigenti in materia di lavoro e agli aspetti legali, cosa che è molto facile da trascurare se non si utilizza il giusto pianificatore dell’orario di lavoro.
Ad esempio, rende più facile garantire che vengano rispettate almeno 11 ore tra due turni diversi, che si tenga conto delle pause nei turni di più di 6 ore o che non vengano assegnate più di due settimane consecutive di turni notturni (a meno che non siano concordati).
In questa immagine potete vedere come sia possibile assegnare facilmente i turni giornalieri e visualizzarli allo stesso tempo per organizzare perfettamente ogni team di lavoro:
In definitiva, consente di definire e seguire una serie di regole automatiche nella creazione della pianificazione dei turni.
Ferie
I sistemi di gestione dei turni tengono conto anche delle ferie o dei giorni di riposo dei dipendenti, riadattando gli orari degli altri lavoratori in modo da avere sempre il numero di personale necessario per soddisfare le esigenze di produzione.
Come si può notare, ci sono diversi fattori che rendono difficile la gestione dei turni di lavoro e che rendono molto complicato svolgere il compito manualmente. Con un sistema computerizzato di gestione dell’orario di lavoro tutto è molto più semplice.
Cambio dei turni
Un altro caso molto comune è quello di dover modificare la pianificazione iniziale dei turni a causa di un’assenza imprevista o di una malattia. Immaginate quante ore ci vogliono per riadattare tutti gli orari per coprire questa assenza temporanea.
Tuttavia, grazie agli strumenti di organizzazione dei piani di lavoro, è possibile riadattarli con un paio di clic, riadattando tutti i piani automaticamente.
Gestione buste paga
Continuando con l’esempio precedente, un lavoratore potrebbe aver accumulato più ore di quelle a cui aveva inizialmente diritto a causa di questi eventi imprevisti.
Un buon pianificatore di orari di lavoro dovrebbe tenere conto anche di questo aspetto quando elabora le buste paga, trasferendo l’informazione al conteggio degli straordinari o riorganizzando l’orario di lavoro complessivo per dare al lavoratore le ore o i giorni di riposo nella giornata lavorativa a cui ha diritto.
Tipi di turni a rotazione
Vantaggi di un sistema per l’organizzazione dei turni
Se hai letto tutte le funzioni offerte da un sistema di pianificazione dei turni, probabilmente hai già riconosciuto i numerosi vantaggi che apportano sia all’azienda che ai dipendenti.
Flessibilità
La rigidità di un sistema di gestione dei turni manuale non ha nulla a che vedere con la flessibilità che offre un pianificatore di orari digitali. Un software di gestione dei turni si adatta alle esigenze di ogni azienda, indipendentemente dal settore, dall’organizzazione dei turni scelta, dalle pause o da altre regole da rispettare.
Risparmio di tempo
Generare mese dopo mese il calendario lavorativo dei tuoi dipendenti quasi in modo automatico, importando tutte le configurazioni effettuate in precedenza. Il risparmio di tempo è semplicemente esponenziale grazie all’automazione, permettendo al personale delle risorse umane di dedicare più tempo al miglioramento di altri aspetti.
Riduzione dei costi
Nonostante gli strumenti per organizzare gli orari di lavoro abbiano un costo, le loro funzionalità sono sufficientemente potenti da renderli convenienti in pochissimo tempo. Se consideriamo solo l’automazione di tantissime attività e il grande risparmio di tempo, risultano già estremamente convenienti, ma non finisce qui.
Maggior soddisfazione dei dipendenti
Quando un’azienda ha un’organizzazione ottimale dei turni, tutti i dipendenti saranno più soddisfatti e quindi più produttivi per l’azienda. Per poter organizzare la propria vita personale o il proprio programma di attività, un dipendente deve conoscere in anticipo i propri orari di lavoro e le proprie ferie.
In mancanza di ciò, prima o poi subentrano demotivazione, frustrazione e stress. Un pianificatore di turni non solo evita tutto questo, ma amplifica anche i benefici di una gestione impeccabile dei turni, aumentando il benessere di tutti i dipendenti e rafforzando la produttività complessiva dell’intera azienda, aumentandone così la redditività.
Organizzazione dei turni con report inclusi
L’organizzazione dell’orario di lavoro include anche un generatore di report che consente di analizzare e migliorare costantemente la pianificazione dell’orario di lavoro. La base di qualsiasi strategia aziendale deve basarsi su dati reali, in modo da poter prendere decisioni migliori. Scegliere un sistema di gestione dei turni che includa la generazione di tutti i tipi di report è una decisione saggia.
E non solo: il nostro software per la gestione dei turni del personale ti permette di integrare tutti i dati relativi all’orario di lavoro dei vostri dipendenti in un unico spazio. Controllo dell’orario di lavoro dei dipendenti, calendario dei turni, registrazione degli stipendi in base al sesso, gestione delle ferie… Tutti i dati necessari per gestire l’orario di lavoro dei dipendenti in un unico luogo, con tutti i vantaggi che ne derivano.
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