Report HR: 9 tipi e come automatizzarli

Un report HR è un importante strumento analitico per monitorare ciò che sta accadendo in azienda e per sapere quali variabili e segmenti la stanno realmente influenzando.

Grafici e pagine contengono informazioni chiave per trasformare l’azienda. Queste informazioni sono state ottenute dalla realtà dell’azienda e delle sue operazioni, il che aiuta a comprenderla. Il processo decisionale viene così migliorato.

Inoltre, esistono diversi tipi di report sulla gestione delle risorse umane a seconda dell’area da gestire. Che si tratti dello stato della forza lavoro o delle prestazioni della personale, le informazioni relative possono essere condensate in un unico report.

Che cos’è un report di gestione delle Risorse Umane

Un report di gestione delle Risorse Umane è un documento di lavoro focalizzato specificamente sull’analisi di variabili, metriche, indicatori o funzioni del dipartimento delle Risorse Umane. Questi report valutano aree specifiche e sono collegati agli obiettivi perseguiti dall’azienda.

I report sulle Risorse Umane raccolgono dati di diversa natura, come le fonti di reclutamento utilizzate o la soddisfazione dei dipendenti. Presentando queste informazioni in un report, è possibile comprenderle e trasformarle in conoscenza utile.

È sempre più comune abbandonare i tradizionali e complessi report cartacei a favore di strumenti tecnologici che automatizzano la creazione e la revisione di qualsiasi dato relativo al personale e alle Risorse Umane.

Tutti i tipi di report per la gestione delle risorse umane

Quali sono le caratteristiche di ciascun report HR? Le spieghiamo in dettaglio qui di seguito, oltre all’importanza di automatizzarne la preparazione.

Report HR sull’organico

Questo report fornisce informazioni complete sullo stato della forza lavoro e sulla sua composizione. È possibile conoscere l’età media dei lavoratori, il sesso, il tasso di crescita o il turnover del personale, oltre ad altri dati.

Disporre di queste metriche aiuta a comprendere lo stato del capitale umano dell’azienda. È la base su cui sviluppare nuovi processi di reclutamento e selezione, ad esempio. Si potranno così evidenziare le esigenze che l’azienda può avere in termini di assunzione di personale. Inoltre, è possibile effettuare controlli incrociati con altri report.

Raggruppano i lavoratori in base a diversi segmenti: chi telelavora, in quali siti o reparti ci sono più dipendenti, chi ha la patente di guida, il livello linguistico, il tipo di orario di lavoro…

È importante disporre di un buon software di reporting HR per creare i documenti migliori. Ad esempio, Bizneo HR consente di personalizzare i KPI HR che servono come base. In questo modo, non ci sono problemi di adattamento alla realtà aziendale.

Gestione del personale in azienda
7 compiti e sfide della gestione dei dipendenti

Report HR per il recruiting e la selezione

Dopo aver effettuato il processo di ricerca e selezione, un rapporto di reclutamento e selezione consente di valutare se il processo ha avuto successo o meno. È uno dei più importanti, perché aiuta a migliorare le tattiche e le strategie di reclutamento. Raccoglie diverse variabili chiave per il reclutamento di talenti differenziati.

Aiuta a rispondere a domande come: l’azienda è attraente come marchio di assunzione, le posizioni offerte sono state occupate, le competenze e le abilità ricercate sono state coperte? Mostra anche come si sono comportati i reclutatori stessi e quanto sono stati efficaci.

Non utilizzare questo rapporto di gestione delle risorse umane è un errore, perché riguarda direttamente il dipartimento delle risorse umane. I suoi componenti comprenderanno a fondo i processi che sviluppano, ma anche la propria partecipazione ad essi.

Report sul costo del personale

Le aziende devono avere una conoscenza dettagliata dei costi dell’attività, compresi i costi del personale e i budget dei reparti. Se le spese sono elevate, le finanze ne risentiranno. Questo rapporto di gestione delle risorse umane rileva il costo di ciascun dipendente e se rientra nei parametri accettabili, il che è legato alla produttività del lavoro.

Permette di capire quali dipendenti o team non raggiungono una certa soglia di redditività. Come reagire a questa e ad altre situazioni simili? Una volta che il rapporto è disponibile, è possibile cercare delle risposte. Forse il dipendente non era motivato, il clima aziendale era inadeguato, non erano disponibili gli strumenti necessari o c’erano attriti all’interno del team.

In ogni caso, il rapporto sul costo della forza lavoro non si concentra solo sul salario o sul costo del dipendente, ma ci sono anche aziende che analizzano l’impatto di una cattiva assunzione, di un licenziamento o di un pensionamento.

.Come reagire a questa e ad altre situazioni simili? Una volta che il report è disponibile, è possibile cercare delle risposte. Forse il dipendente non era motivato, il clima di lavoro era inadeguato, non erano disponibili gli strumenti necessari o c’erano attriti all’interno del team.

In ogni caso, il report sul costo della forza lavoro non si concentra solo sul salario o sul costo del dipendente, ma ci sono anche aziende che analizzano l’impatto di una cattiva assunzione, di un licenziamento o di un pensionamento.

Report HR sulla valutazione delle performance

È un report HR che consente di analizzare le prestazioni lavorative di singoli dipendenti o di un intero team di lavoro. La performance è un altro fattore chiave per il benessere dell’azienda, in quanto si riferisce alla produttività.

Permette di sviluppare piani d’azione più efficaci identificando gli errori nei piani già attuati. Aiuta a conoscere il comportamento, le competenze, i punti di forza e le debolezze dei dipendenti nel loro ruolo. Tutte queste informazioni devono essere prese in considerazione, ad esempio, per assegnare promozioni o adeguare la retribuzione di ogni dipendente.

Esistono anche rapporti più avanzati (matrice dei talenti a 9 caselle) che consentono di analizzare le prestazioni attuali rispetto al potenziale futuro:

Il software di Bizneo HR fornisce una dashboard completa per le risorse umane. I tecnici del dipartimento saranno in grado di esaminare l’evoluzione delle prestazioni della forza lavoro sul posto.

Report sulla formazione e lo sviluppo

La formazione dei dipendenti contribuisce a mantenere la competitività dell’azienda. L’azienda potrebbe diventare obsoleta se non dispone delle competenze richieste dal mercato. La formazione del capitale umano è un altro fattore da tenere in considerazione, soprattutto nel lungo periodo.

Ad esempio, questo tipo di report sulla gestione delle risorse umane può essere utilizzato per rispondere a domande quali:

• I dipendenti mostrano una buona assimilazione delle conoscenze apprese?
• Il costo del programma rientra nell’intervallo accettabile?
• Quanti sono stati promossi grazie alla formazione?

Inoltre, fa luce sulle prestazioni dell’ultimo piano di formazione. Come per i processi di assunzione, è importante garantirne l’efficacia.

Un report di gestione delle risorse umane incentrato sulla formazione rende più facile capire se il personale che è stato formato ha raggiunto un diverso status occupazionale e può essere confrontato con il rapporto del dipartimento HR, più incentrato sulle prestazioni, per verificare se l’apprendimento ha portato a un aumento delle prestazioni e della produttività.

Report sul turnover del personale e sulla conservazione del talento

Il turnover del personale si verifica quando non c’è continuità tra i lavoratori. I lavoratori vengono assunti, ma finiscono per essere licenziati dopo un breve periodo di tempo o se ne vanno perché non sono soddisfatti dell’azienda. Se è troppo alto, l’azienda avrà problemi a trattenere i talenti. Ci sono ragioni di fondo che spingono i dipendenti a lasciare l’azienda, di loro spontanea volontà o per altri motivi.

Questo tipo di report sulla gestione delle risorse umane consente di capire se la retention dell’azienda è adeguata. I talenti possono lasciare l’azienda per una serie di motivi. Potrebbero non condividere i valori, la retribuzione potrebbe non essere adeguata o le condizioni di lavoro potrebbero essere inaccettabili. Questi e altri problemi rappresentano una responsabilità, in quanto l’azienda non è in grado di mantenere una forza lavoro stabile.

Report HR sulla retribuzione

Uno stipendio adeguato migliora la motivazione dei lavoratori. I lavoratori sentono che i loro sforzo è utile e che sono ben pagati. Questo rapporto di gestione delle risorse umane consente di conoscere l’evoluzione dei pagamenti nel tempo. Include il piano di incentivi, il salario base o il salario per accordo e altri dati chiave.

Come in altri casi, il report contribuisce allo sviluppo di migliori politiche retributive e di feedback. Queste sono alla base della soddisfazione del capitale umano. I dipendenti sono più consapevoli della loro posizione in azienda e che il loro impatto è adeguatamente ricompensato.

Report HR sul clima aziendale

Il report HR sul clima aziendale mostra lo stato delle relazioni tra i dipendenti e con l’azienda. Se è positivo, la produttività rimarrà elevata. Non ci saranno conflitti che possono scoppiare in qualsiasi momento. Questo è uno dei fattori che ha il maggiore impatto sullo sviluppo aziendale. Influisce sulla motivazione, sulle prestazioni o sull’efficacia della forza lavoro.

Un buon report per le risorse umane di questo tipo mostra in modo chiaro, ordinato e semplice lo stato del clima lavorativo. Si basa su sondaggi e interviste con i dipendenti stessi. Pertanto, utilizza dati di prima mano, che vale la pena elaborare per trarne il massimo beneficio. Le conclusioni porteranno allo sviluppo di piani di miglioramento più efficaci.

Report sulla gestione del tempo

L’ultimo tipo di report sulla gestione delle risorse umane è responsabile della raccolta di varie informazioni sulla gestione del tempo nelle aziende. La durata della giornata lavorativa, le timbrature in entrata e in uscita, i periodi di ferie, le timbrature in entrata e in uscita, il tasso di assenteismo o la produttività in base alla distribuzione dei turni. Aiuta a migliorare la pianificazione di tutti questi aspetti.

Una gestione ottimale del tempo favorisce il completamento dei compiti assegnati e garantisce la conformità alla legge (in caso di eventuali ispezioni).

Quando si tratta di generare tutti questi tipi di rapporti sulle risorse umane, è altamente raccomandabile avere un software di reporting HR appropriato. Con Bizneo HR centralizzate la raccolta dei dati e la loro elaborazione in grafici di facile comprensione.

Inoltre, è possibile adattarla facilmente alle esigenze della tua azienda. Si risparmia molto lavoro, ma si guadagna in qualità dei risultati.