Poter contare su un report di rilevazione delle presenze è molto utile. Permette di estrarre informazioni importanti sullo stato dell’azienda, come la produttività dell’organico o il numero di ingressi e uscite del personale. Pertanto, questo documento diventa una soluzione di rilevazione presenze da tenere in considerazione.
Per sfruttare al meglio ciò che offre, è necessario sapere esattamente in cosa consiste e le sue diverse tipologie. In questo modo, il team HR potrà conoscere l’andamento delle ore lavorate in modo più dettagliato.
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Cos’è un rapporto sulle ore di lavoro
È un documento che mostra un controllo delle ore lavorate dall’intero organico. Contiene un elenco di ogni lavoratore nel corso dei giorni. Al momento della compilazione, esistono diversi metodi per controllare e riportare i dati nel rapporto.
È possibile ottenere una compilazione grezza o una compilazione dettagliata e ordinata per lavoratore. Ad ogni modo, è consigliabile che i professionisti delle risorse umane li esaminino. Ciò consentirà di individuare eventuali errori, lacune nelle informazioni e altri problemi. Inoltre, come vedremo, è importante in caso di ispezione del lavoro.
Per garantire un controllo scrupoloso, è consigliabile utilizzare un software per la rilevazione delle presenze.
Quali dati deve includere il report delle ore lavorate per superare un’ispezione in Italia
Il report di controllo delle ore lavorate deve includere obbligatoriamente una serie di dati. Deve registrare l’orario di ingresso e uscita di ogni dipendente, così come le ore straordinarie effettuate. Le informazioni devono essere aggiornate e verificate, specialmente nel caso di un’ispezione del lavoro. Se venissero forniti dati grezzi, il documento potrebbe essere considerato errato.
Inoltre, bisogna tenere presente che le ispezioni possono avere effetto retroattivo. La normativa italiana prevede che i report delle ore lavorate debbano essere conservati per almeno cinque anni. Possono essere richieste anche registrazioni di videosorveglianza o dati conservati nei computer aziendali utilizzati dai dipendenti.
Per quanto riguarda la raccolta e la registrazione dei dati, esistono tre sistemi di registrazione della giornata lavorativa consentiti. Il primo è manuale, in cui i dipendenti annotano e firmano le loro ore; il secondo utilizza una piattaforma web o un’app; il terzo prevede l’uso di terminali di controllo.
Come scegliere il software più adatto
Tipi di report sulla gestione delle ore di lavoro
Report sulle ore lavorate
Il report sulle ore lavorate comprende il monitoraggio e il controllo dell’orario di lavoro. Mostra informazioni generali su ogni giorno lavorativo e sulle deviazioni dell’orario. È inoltre possibile visualizzare il numero di assenze, ritardi o partenze anticipate. Pertanto, grazie al rapporto sulle ore di lavoro, si dispone di una serie di dati chiave da consegnare in caso di ispezione.
Report sui totali e sui saldi
Consente di verificare se i lavoratori lavorano per l’intera giornata lavorativa. Offrono un report delle ore lavorate per dipendente, team, reparto o azienda nel suo complesso. Inoltre, fornisce informazioni sul tempo pianificato, sul tempo impiegato, sul tempo giustificato o sul totale rimanente, negativo o positivo.
Report sugli straordinari
La loro utilità risiede nel fatto che mostrano un resoconto delle ore di lavoro straordinario effettuate per ogni lavoratore. Aiutano a determinarle con precisione, il che consente una migliore retribuzione. In questo modo si evitano i mancati pagamenti e altri problemi.
Report sulle presenze in un giorno specifico
Questo tipo di rapporto di presenza ha lo scopo di registrare le timbrature effettuate in giorni specifici. È utile come backup per l’azienda in caso di ispezione. Dimostrando che è stato tenuto un registro scrupoloso, è possibile evitare sanzioni. Inoltre, è possibile verificare che i dipendenti siano al lavoro all’ora stabilita.
Report di dinamica e attività produttiva
Questo report è uno dei più interessanti, poiché non mostra solo un calendario di ore. Mostra la distribuzione dell’attività del personale in un determinato periodo di tempo. In questo modo è più facile individuare i momenti più produttivi della giornata e quelli in cui c’è più o meno attività.
È uno strumento molto utile per determinare la produttività del lavoro o l’efficienza del personale. Fornisce dati sull’attività produttiva, improduttiva o neutrale nell’arco di giorni, settimane o mesi. In questo modo, è possibile ottenere una gestione delle risorse umane più efficace semplicemente disponendo dei rapporti sulle ore lavorate.
Come automatizzare i report sulla rilevazione presenze e controllo orario
Il software di rilevazione presenze consente di automatizzare la rendicontazione delle ore lavorate. Permette di determinare l’orario di lavoro effettivo, di conoscere lo stato degli arrivi e delle partenze o la distribuzione dei turni. Le informazioni disponibili possono riguardare l’intera forza lavoro in generale o singoli lavoratori. Si tratta di uno strumento di rilevazione delle presenze accurato e facile da usare.
Aiuta a produrre report dettagliati sulle ore lavorate, validi anche per le ispezioni sul lavoro. I responsabili delle risorse umane possono controllare gli orari e i turni a rotazione in breve tempo.
Questo perché hanno la possibilità di effettuare controlli di massa con un solo clic… Inoltre, le statistiche generate dal software di rilevazione presenze possono essere esportate in qualsiasi formato (excel, pdf, word…).
Inoltre, registra automaticamente gli straordinari, facilita la creazione di sacche di ore personalizzabili e stabilisce regole di calcolo. Le informazioni generate appariranno nei report dei bilanci e dei contratti collettivi, consentendo di verificare l’adeguatezza dell’orario di lavoro alla retribuzione. Infine, tutte le sue funzionalità possono essere estese alle versioni mobili.
In breve, con un software di rilevazione delle presenze, il reparto risorse umane dispone di uno strumento completo ed efficiente. Hanno a portata di mano tutte le informazioni di cui hanno bisogno, la possibilità di generare report sulle ore lavorate e altre funzionalità chiave.
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