Avere un sistema di controllo sulle presenze dei dipendenti efficiente e ben organizzato può fare la differenza nella gestione operativa della tua azienda. La ragione è semplice: un buon sistema di rilevazione presenze e orari ti permette di gestire al meglio il tuo capitale umano, evitare l’assenteismo, calcolare più accuratamente gli straordinari, regolare in modo equo i tuoi stipendi e benefit, prevenire gli incidenti sul lavoro… e molto altro ancora.
Tuttavia, non tutti i sistemi di orari e presenze sono uguali, né rispondono alle stesse esigenze. Se vuoi portare la tua azienda al livello successivo, lasciati alle spalle carta e fogli excel e opta invece per un software di rilevazione delle presenze online al 100%.
Tabla de contenidos
- 1 Cos’è la rilevazione delle presenze?
- 2 Perché è importante il rilevamento delle presenze del personale?
- 3 Come gestire la rilevazione delle presenze del personale
- 4 5 vantaggi dell’implementazione di un software per la rilevazione delle presenze nella tua azienda
- 5 7 caratteristiche di un buon software per la rilevazione di presenze e orari
Cos’è la rilevazione delle presenze?
La rilevazione delle presenze del personale è una procedura amministrativa che si focalizza sul registrare e controllare l’orario di arrivo e di uscita del personale, nonché le presenze e le assenze di chi lavora in una determinata azienda.
Questo controllo viene effettuato attraverso la compilazione di un registro delle presenze, cioè un elenco, in formato fisico o digitale, delle ore e dei giorni effettivamente lavorati da ogni dipendente.
Come funzionano e perché possono aiutare la tua azienda
Perché è importante il rilevamento delle presenze del personale?
Sappiamo tutti quanto sia importante per le aziende tenere traccia delle presenze del personale, perché permette di verificare quanto e come lavorano i loro dipendenti.
Ma al giorno d’oggi non basta una soluzione qualsiasi per garantire il controllo delle presenze. C’è bisogno di un software integrato sia con sistemi fisici che con i metodi digitali più innovativi, come nel caso del software per rilevazione presenze, con il quale la tua azienda potrà garantire flessibilità ai suoi dipendenti senza perdere di vista il quadro generale.
Fornisce informazioni
Tenere traccia delle timbrature del personale può essere difficile e può portare a situazioni di conflitto. Tuttavia, la presenza e la puntualità si riflettono nella produttività del personale di un’azienda.
Per questo motivo, ogni buon imprenditore ha bisogno di sapere quali dipendenti stanno lavorando, in quale fuso orario e se stanno facendo straordinari oltre il loro normale orario di lavoro.
Riduce l’assenteismo
L’assenteismo sul lavoro genera perdite economiche, diminuisce la produttività e rallenta i ritmi lavorativi. Fortunatamente, con un software di rilevazione delle presenze potrai ridurre al minimo le conseguenze negative di questo tipo di problema.
Permette di calcolare gli stipendi in modo più veloce e preciso
Avere un sistema di controllo delle presenze del personale ti aiuterà a calcolare gli importi delle buste paga in modo rapido e preciso, sia che i tuoi dipendenti rispettino le ore previste sia che facciano eventualmente degli straordinari.
Aumenta il grado di sicurezza sul lavoro
Un gran numero di incidenti sul lavoro sono causati da stanchezza e sonnolenza. Garantendo un giusto riposo tra i vari turni e giorni lavorativi, la rilevazione delle presenze del personale ci aiuta ad aumentare il livello di sicurezza sul posto di lavoro. Per non parlare del fatto che riduce il rischio di malattie e problematiche come lo stress lavoro correlato e simili.
Come gestire la rilevazione delle presenze del personale
Quando si tratta di gestire orari e presenze, le aziende sono libere di scegliere il metodo che preferiscono. Tuttavia, non tutti i sistemi sono uguali e non tutti soddisfano le stesse esigenze:
Rilevazione delle presenze tramite registro cartaceo
Questo è il metodo in assoluto più tradizionale. Il registro delle presenze del personale viene compilato a mano, non permette alcun tipo di automazione e comporta quindi costi di gestione più elevati. Ti consigliamo di evitarlo se la tua azienda ha più di 10 dipendenti.
Fogli excel per la rilevazione delle presenze
Excel ha dominato il mercato della gestione di orari e presenze fino a pochi anni fa. Oggi è ormai una soluzione obsoleta a causa della sua mancanza di flessibilità e scalabilità. In effetti, usare un modello excel per la rilevazione degli orari e delle presenze può portare a grossi errori.
Timbratrici fisiche per il rilevamento delle presenze del personale
Timbratura di tessere o inserimento di codici pin, lettori di impronte digitali, riconoscimento biometrico, ecc. Questi sistemi sono sicuri ma risultano un po’ costosi considerando l’investimento iniziale e la manutenzione che di solito richiedono.
Software per la rilevazione di presenze e orari online
La soluzione più consigliata. Non richiedono alcuna installazione, sono accessibili online da qualsiasi dispositivo, perfettamente scalabili, facili da mantenere, flessibili e facili da usare.
5 vantaggi dell’implementazione di un software per la rilevazione delle presenze nella tua azienda
Risparmio di tempo e denaro
Automatizzando le operazioni amministrative, ottimizzerai la gestione del tempo dell’intero team HR, riducendo i costi operativi.
Miglioramento del processo decisionale
Sapere come i dipendenti passano il loro tempo ti permetterà di prendere decisioni più intelligenti, più velocemente. Nell’era dei Big Data, l’unico modo per valutare l’efficacia della tua gestione dei talenti è ottenere dati precisi in una maniera affidabile.
Promozione di un orario di lavoro flessibile
Eliminando l’obbligo di recarsi fisicamente in azienda per “timbrare il cartellino”, si incoraggia uno schema lavorativo più flessibile attraverso l’autogestione del proprio tempo.
Bilanciamento del carico di lavoro
Assegnare i vari compiti in base al tempo disponibile promuoverà una buona atmosfera di lavoro tra i dipendenti, nonché un sentimento di equità.
Con il nostro software per turni di lavoro (con pianificatore avanzato) potrai fare cambiamenti massivi (scambiando e riorganizzando pause, orari, turni) in modo da riuscire in pochi secondi a pianificare e anticipare qualsiasi situazione critica.
La cosa più importante? Garantire che il tuo team sia sempre coordinato e per offrire un sistema che eviti la sovrapposizione dei turni tra i collaboratori.
Promuovere la trasparenza
Dichiarando chiaramente l’orario di lavoro e le ore che ogni dipendente sta lavorando, riuscirai a promuovere maggiore trasparenza e migliorerai notevolmente il rapporto tra colleghi.
Come un software per la gestione di ferie e permessi può semplificarti la vita
7 caratteristiche di un buon software per la rilevazione di presenze e orari
Ci sono alcune caratteristiche che un buon sistema di rilevazione presenze dovrebbe avere:
Essere adattabile
Un rilevatore di presenze online dovrebbe essere in grado di integrarsi con altri sistemi come chioschi, tablet, dispositivi di riconoscimento biometrico (impronte digitali), carte… con una sola app in cui registrare le ore lavorate.
Essere scalabile
Quando le aziende crescono e la loro forza lavoro aumenta, la scalabilità di una timbratrice per il personale può diventare il fattore responsabile della spinta o della limitazione della crescita. Ecco perché è importante scegliere un software che sia adattabile a qualsiasi esigenza e dimensione.
Permettere l’esportazione dei dati
In altre parole, deve essere in grado di generare report e statistiche sul personale della tua azienda che possono essere poi esportati su qualsiasi piattaforma: Excel, Doc, Pdf, ecc.
Garantire la protezione dei dati personali
In altre parole, deve garantire la protezione dei dati dei tuoi dipendenti e permetterti di impostare dei permessi di accesso in base al livello di ogni responsabile.
Essere “in cloud”
In altre parole, ti deve permettere di accedere al tuo account in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, grazie alla tecnologia in cloud.
Essere responsive
Tutti i buoni software per la rilevazione presenze e orari dovrebbero avere un’interfaccia responsive, cioè devono poter essere visualizzati correttamente su qualsiasi dispositivo (cellulare, tablet o PC).
Tutte queste caratteristiche sono presenti nel sistema di rilevazione delle presenze di Bizneo HR, una soluzione progettata per semplificare la gestione di orari e presenze, ferie e assenze dei tuoi dipendenti attraverso un unico strumento.
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