Risorse Umane | Funzioni e segreti un dipartimento HR

Negli ultimi anni abbiamo osservato come i dipartimenti delle Risorse Umane delle aziende stiano acquisendo sempre più importanza ed espandendo le loro funzioni.

Infatti, il loro ruolo è fondamentale non solo nel processo di assunzione, ma anche nello sviluppo del dipendente in azienda e nella sua motivazione: qualcosa che si traduce nei risultati e nella produttività dell’organizzazione. Ma come è avvenuta questa evoluzione, qual è l’origine delle Risorse Umane e quali sono le sue funzioni più importanti? E soprattutto… come puoi ottimizzare ogni processo con un software per le risorse umane?

Cosa sono le Risorse Umane?

Cosa sono le Risorse Umane? Anche se il vero significato è cambiato nel corso degli anni, oggi il termine Risorse Umane è usato per indicare il dipartimento di un’azienda che si occupa di tutti quei compiti legati alla gestione dei dipendenti e all’attrazione di nuovi talenti.

Un dipartimento che non solo considera il dipendente come una risorsa, ma si occupa anche dei suoi interessi, delle sue relazioni professionali e della sua soddisfazione sul lavoro. Il termine utilizzato nei percorsi di formazione previsti lo rende ancora più chiaro: Laurea in Formazione e Sviluppo delle Risorse Umane.

Una delle definizioni più complete che comprende queste idee è quella di Barney e Clark, che include “le conoscenze, le esperienze, le abilità e l’impegno dei dipendenti verso l’azienda, così come le loro relazioni con altri colleghi, dipendenti e manager; e le loro relazioni con persone al di fuori dell’azienda come clienti e fornitori”.

Risorse Umane: origine ed evoluzione del termine

Come abbiamo detto, il termine Risorse Umane si è evoluto nel tempo. Troviamo la sua origine nella teoria economica di Frederick W. Taylor, che ha introdotto nuovi concetti di efficienza e produttività, e che ha finito per derivare in numerose analisi psicologiche e di idoneità durante tutto il XX secolo. Fu allora che nacque l’idea del capitale umano come valore aziendale.

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Il cambiamento nel concetto di Risorse Umane è direttamente collegato al cambiamento nella gestione stessa di talenti e dipendenti. Fino a poco tempo fa, le sue funzioni erano limitate all’assunzione e alla selezione del personale.

Oggi, tuttavia, la missione principale di un dipartimento di Risorse Umane è quella di organizzare e gestire le risorse dell’azienda in modo che gli obiettivi siano raggiunti nel modo più soddisfacente possibile per tutte le persone coinvolte.

Inoltre, è necessario garantire che i compiti non si sovrappongano e assicurare che ci sia un buon ambiente di lavoro, tra molte altre questioni. Le aziende sono sempre più consapevoli che per aumentare la produttività è necessario occuparsi di tutte le fasi che un professionista attraversa.

Vediamo più nello specifico le varie funzioni delle Risorse Umane.

Funzione di assunzione nelle Risorse Umane

I processi di assunzione sono una delle funzioni più importanti del dipartimento HR. Comprendono tutto ciò che ha a che fare con la ricerca e la selezione del personale, ma anche tutto ciò che ha a che fare con l’attrazione di nuovi  talenti. Per raggiungere questo obiettivo, deve determinare le esigenze dell’azienda.

Per quanto riguarda la ricerca, essa determina e implementa le procedure volte ad attrarre i candidati per l’azienda. Queste tecniche possono essere interne o esterne, a seconda che le persone facciano o meno parte dell’organizzazione. Include la pianificazione, la progettazione e la descrizione dei lavori e la definizione dei ruoli e delle responsabilità.

Per selezione si intende la scelta delle persone per lavorare in azienda attraverso una serie di test. Questi due compiti sono i più conosciuti nelle Risorse Umane.

Altrettanto importante è l’inserimento di nuovo personale nell’azienda, cioè l’adozione di misure per garantire che il nuovo dipendente si adatti rapidamente. Per aiutare a migliorare l’efficienza nell’esecuzione di questi compiti, sono disponibili un software per selezione del personale per ottimizzare questi processi e risparmiare sui costi operativi.

Con loro, i reclutatori possono automatizzare la pubblicazione di offerte di lavoro da più fonti di reclutamento come i portali di lavoro premium, le schede di lavoro, le università, ecc.

Per quanto riguarda il processo di selezione, ora è possibile tenere meglio traccia del candidato e automatizzare le comunicazioni con lui a seconda della fase del processo che sta attraversando, e anche salvare il suo CV in un database che può essere utilizzato in occasioni successive.

Con il nostro software avrete rapporti dettagliati sul turnover del personale che vi aiuteranno a sapere perché le assunzioni non hanno funzionato o non hanno soddisfatto le aspettative.

Inoltre, con la varietà di grafici di turnover del personale inclusi nel nostro software di HR Analytics, sarete in grado di sapere esattamente in quale dipartimento ci sono stati più cambiamenti di personale, se sono stati sostituiti, se sono rimasti in azienda, quale manager o capo sezione assume o licenzia più personale, e una serie di altre variabili che vi permetterà di prendere decisioni per avere una squadra che funziona perfettamente.

Hr in azienda: amministrazione del personale

Per gestione amministrativa del personale intendiamo i compiti giuridico-amministrativi legati ai contratti, al libro paga, alla previdenza sociale, ai congedi, alle assenze per malattia, alle ferie, alle assenze, alla rilevazione degli orari e simili. Stiamo parlando di “documenti”.

Tuttavia, questo può essere evitato implementando un software HR che rende più facile eseguire le funzioni di base della gestione del personale: mantenere un database dei dipendenti, controllo delle presenze, timbratura dei dipendenti, gestione delle ferie e delle assenze, e così via.

Permette anche di avere un portale per i dipendenti che rende più facile per il personale effettuare qualsiasi gestione con le Risorse Umane.

Funzione delle Risorse Umane nella gestione dei rapporti professionali

Le Risorse Umane risolvono le questioni di lavoro e negoziano con i rappresentanti sindacali dei lavoratori. Questo si occupa di questioni come il recruiting, la politica salariale, le controversie di lavoro, la contrattazione collettiva e così via. È anche responsabile di assicurare l’uguaglianza tra i dipendenti dell’azienda e di prendere misure per ottenere un buon clima di lavoro.

Ma non deve solo raggiungere questo obiettivo, deve anche assicurarsi che venga misurato regolarmente, per esempio attraverso indagini sul clima aziendale.  Anche qui, è utile automatizzarli. Questo è un modo per evitare i pregiudizi che possono verificarsi quando vengono eseguiti manualmente, durante la giornata lavorativa (con il team leader che guarda il dipendente), ecc.

Un altro dei suoi compiti è quello di occuparsi della salute dei lavoratori e delle condizioni del loro lavoro, noto come prevenzione dei rischi. In altre parole, comprende l’igiene sul posto di lavoro e la sicurezza dei dipendenti, così come l’impegno sociale dell’azienda.

Gestione stipendi: un’altra funzione chiave delle risorse umane

Il dipartimento HR è anche responsabile della progettazione del sistema di pagamento degli stipendi del personale e dell’analisi dei risultati. Questa è una delle funzioni HR con il maggior impatto sulla soddisfazione sul lavoro.

L’idea è di stabilire, a lungo termine, studi di formule salariali, politiche d’incentivazione, fasce e livelli salariali per le diverse categorie professionali dei dipendenti dell’organizzazione. Qui potremmo anche includere le valutazioni delle performance dei dipendenti.

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Risorse umane: gestione del clima aziendale

Misurare il clima di lavoro e la soddisfazione dei dipendenti aiuta a rilevare i problemi in anticipo e a migliorare il processo decisionale. Inoltre, promuovere un clima di lavoro positivo aumenta la produttività dei dipendenti e favorisce il raggiungimento degli obiettivi, mentre uno cattivo, al contrario, crea situazioni conflittuali e peggiora i risultati.

Per valutare il clima aziendale possiamo utilizzare un questionari sulla soddisfazione lavorativa, uno strumento specifico che, tra gli altri vantaggi, riduce il rischio nel processo decisionale, ci permette di conoscere le debolezze, i problemi e le necessità del team, contribuire al suo sviluppo, aumentare la redditività dell’azienda in generale, creare rapporti a lungo termine e analizzare il lavoro dell’organizzazione stessa.

Gestione della condotta: una delle funzioni più trascurate del dipartimento HR

Non potevamo non includere il fattore disciplinare in questa lista. È qui che entrano in gioco rimproveri, cattiva condotta, licenziamenti, sanzioni e richiami. È una parte necessaria di un’azienda.

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Lo sviluppo del personale, una delle funzioni dimenticate delle Risorse Umane

Un dipartimento di Risorse Umane deve anche implementare i piani di formazione necessari per sostenere la crescita del dipendente all’interno dell’azienda. Ma prima bisogna valutare chi ha bisogno di formazione e chi no.

Avere un software di valutazione del personale è un modo rapido ed efficace per analizzare le prestazioni di ogni dipendente in base a criteri oggettivi precedentemente stabiliti.  

I suoi rapporti vi permettono di analizzare le abilità e le qualità che ogni dipendente ha e di confrontarle con il requisito di competenza chiave richiesto per la posizione.

Questo non solo per motivare i dipendenti, ma anche per costruire la fedeltà dei dipendenti e per sfruttare il potenziale dei talenti presenti. Qui si incoraggia la partecipazione dei dipendenti. Inoltre, si tratta di una formazione continua, un processo di apprendimento continuo che permette al dipendente di sviluppare le competenze necessarie che sono in linea con i requisiti dell’organizzazione.

Per redigere un buon piano di formazione, si deve realizzare un processo di pianificazione che includa:

• Lo studio dei bisogni dell’azienda: questi possono provenire dall’ambiente, dalla strategia dell’organizzazione stessa, o essere il risultato di altri incidenti come un incidente sul lavoro, bassa produttività, ecc.
• Sviluppo di un piano di formazione
• Esecuzione del piano di formazione: attraverso lezioni, simulazioni, giochi di ruolo, conferenze e così via.
• Analisi dei risultati: se ha avuto successo, se sono cambiati gli atteggiamenti e le competenze delle persone coinvolte, e così via.

Per l’analisi dei risultati e la gestione di corsi, formazione e risorse, un software per la gestione della formazione del personale sarà essenziale. È un luogo per centralizzare tutte queste informazioni, misurare i risultati della formazione, i progressi del personale e molto altro ancora.

HR in azienda: come interagisce con gli altri dipartimenti

Mentre la funzione generale delle Risorse Umane è quella di gestire le persone nell’organizzazione e favorire le relazioni di lavoro, è necessario definire ulteriormente come le Risorse Umane interagiscono con gli altri dipartimenti dell’organizzazione.

Quindi, deve favorire la comunicazione interna e interagire con altri dipendenti e dipartimenti, rispondendo alle loro domande e richieste.

Risorse Umane e dipartimento vendite

D’altra parte, il dipartimento delle Risorse Umane e la gestione delle vendite dovrebbero sempre andare di pari passo per migliorare i risultati. Le politiche delle risorse umane sono capaci di condizionare il comportamento dei team di vendita.

Bisogna anche considerare che, al giorno d’oggi, l’importanza della professionalizzazione dei team di vendita sta crescendo. Le aziende che definiscono la loro strategia in comune ottengono risultati migliori di quelle che non lo fanno.

Il futuro delle Risorse Umane e delle sue funzioni

Guardando il contesto attuale, non possiamo fare a meno di porci un’altra domanda: cosa riserva il futuro alle Risorse Umane, dove puntano le tendenze attuali e che ruolo avrà la tecnologia nel suo sviluppo?

Una delle domande tipiche che quasi ogni lavoratore si è posto a un certo punto della sua carriera ha a che fare con ciò che accadrebbe se i robot lo sostituissero.

Questa è un’ipotesi che sta diventando sempre più probabile nelle Risorse Umane, dove la domanda è ancora più logica. In ogni caso, i capi di questo dipartimento possono stare tranquilli perché, secondo gli esperti, le possibilità che un robot finisca per fare il lavoro di questo professionista sono dello 0,55%.

Questo non significa, tuttavia, che le tecnologie o i Big Data non abbiano posto. Tutt’altro. Infatti, l’uso dei dati e dell’intelligenza artificiale aiuta i manager a prendere decisioni migliori.

Per esempio, un algoritmo può aiutarci a individuare i dipendenti più motivati, mentre un software di reclutamento ci permetterà di automatizzare i processi e trovare i migliori candidati più rapidamente. Tuttavia, queste decisioni dovranno essere umane per una semplice ragione: stiamo gestendo le persone, il loro benessere e come si sentono a loro agio.

Al di là della tecnologia, un’altra tendenza è quella del benessere aziendale, cioè quelle azioni svolte dall’azienda per promuovere la salute dei suoi dipendenti. Si tratta di rendere gli orari di lavoro più flessibili, di promuovere il benessere con corsi di meditazione, sport di squadra e, in breve, di avere un piano generale di benessere che, allo stesso tempo, può servire ad attrarre talenti.