Una gestione poco attenta delle ferie dei dipendenti può causare anche gravi perdite finanziarie. In questo, il caso Ryanair è un buon esempio. L’azienda ha avuto delle difficoltà nella gestione delle ferie del proprio personale, ed è stata costretta a cancellare oltre 2.000 voli.
Quanto è costata questa “disattenzione” all’azienda? Si stima che questo problema abbia causato una perdita di circa 34 milioni e mezzo di euro in risarcimenti ai viaggiatori.
Quando si parla di gestione ferie e permessi, molti responsabili HR ricevono centinaia di email con le date richieste da ogni dipendenti, con successive correzioni, domande specifiche ecc.
Tutto ciò rende il lavoro di un dipartimento HR esageratamente difficile, ancora di più se gestito manualmente. Come puoi evitare che accada? Esiste un software per la gestione di ferie e permessi che semplifichi e automatizzi questo processo? Quali sono gli errori più comuni da evitare nella gestione di ferie e permessi?
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L’importanza della gestione delle ferie
Gestire correttamente le ferie dei dipendenti ha un impatto importante sui risultati finanziari di un’azienda, sull’ambiente di lavoro e sulla produttività del personale.
Molti dipartimenti HR guardano con timore al momento di gestire e organizzare le ferie e i permessi del proprio personale, spesso perdendo troppo tempo e rischiando pericolose sviste.
Il riposo dei lavoratori è essenziale affinché la loro produttività non diminuisca, non cadano in situazioni di stress, la loro creatività aumenti e siano nelle migliori condizioni per svolgere il loro lavoro. Si stima che il periodo di riposo ideale per un lavoratore per staccare la spina e fare il pieno di energia sia di 10 giorni.
Per gestire al meglio il piano ferie, è necessario stabilire delle regole fin dall’inizio. In questo modo, i dipendenti sapranno come muoversi, essendo a conoscenza delle ferie a cui hanno diritto in base al loro contratto e non si creeranno malumori perché a un lavoratore vengono concesse le ferie e ad altri no.
Il datore di lavoro dovrebbe essere flessibile con tutti i dipendenti e permettere loro, nel limite di quanto possibile, di conciliare le vacanze con la loro vita privata.
Cosa succede quando non abbiamo un sistema effciente di gestione delle assenze?
Soluzioni per la gestione di ferie e permessi
Esistono varie soluzioni che permettono di gestire ferie e permessi dei dipendenti, dai più classici ai più sofisticati:
Piano ferie a calendario
Uno dei metodi più desueti e che causa ancora oggi più errori nelle aziende. Organizzare le ferie dei dipendenti annotandole su un calendario cartaceo o scrivendo in un documento i giorni di ferie presi da ogni lavoratore. Questa soluzione è caratterizzata da una totale mancanza di organizzazione e possibilità di gestione efficiente.
Un software per il piano ferie permette ad ogni dipendente di pianificare e richiedere i suoi giorni di vacanza aspettando semplicemente l’approvazione da parte del proprio manager.
Snellisce le procedure attraverso notifiche automatiche anche via app. Inoltre, incorpora un bilancio dei giorni di ferie utilizzati e rimanenti, in modo da essere sempre aggiornati sul saldo dei dipendenti.
Foglio excel per ferie e permessi
Anche questa soluzione è piuttosto obsoleta in quanto, oltre al tempo perso per l’inserimento manuale di tutti i dati, il minimo errore può creare problemi seri.
Quali sono i principali problemi della gestione delle vacanze con Excel?
- C’è bisogno di un costante aggiornamento manuale, per cui si possono commettere errori e la persona incaricata di questo compito perde molto tempo.
- Non permette di gestire i vari casi simultaneamente e di evitare i duplicati quando si assegnano le ferie.
- La navigazione diventa lenta quando ci sono troppi dati.
- Non permette l’accesso da qualsiasi dispositivo perché non è un file responsive, quindi in caso di dubbi non è possibile verificare nulla da cellulare. La sua usabilità è limitata.
- I documenti Excel non possono essere facilmente condivisi per lavorare a distanza sullo stesso documento e aggiornati in tempo reale.
Database
Viene tenuto un registro informatico dei giorni di ferie presi e concessi. Permette una visualizzazione più veloce delle informazioni rispetto al modello del file Excel, ma presenta comunque delle limitazioni significative. Permette di visualizzare le ferie ma non di lavorare direttamente con i dati.
Non è un vero e proprio strumento di gestione delle ferie, si possono visualizzare le assenze ma non c’è una piattaforma che permetta di richiederle, cancellarle o controllare se si sovrappongono a quelle di altri lavoratori.
Software per la gestione di ferie e permessi
Uno strumento che semplifica il lavoro dei manager HR perché automatizza la gestione delle ferie. Richiedi, scegli, modifica, cancella e controlla in modo molto visivo le ferie, i permessi e i giorni di riposo che ogni lavoratore ha a disposizione.
Come accennato sopra, il nostro sistema include modelli di ferie e permessi già creati affinché i dipendenti possano gestire le loro assenze in autonomia e snellire i processi HR. Le possibilità di richiesta di ferie e permessi attraverso il software coprono quasi il 99% dei casi esistenti.
Tuttavia, se la gestione automatica delle ferie non fosse sufficiente, possiamo implementare una politica personalizzata per ferie e permessi che crei il tipo di flessibilità di cui hai bisogno.
Alla fine, le politiche aziendali riguardo alle ferie cambiano costantemente di questi tempi e noi vi diamo la possibilità di configurare:
- Nome/tipo di assenza
- Se vengono consumati giorni
- Se viene richiesta una documentazione
- Sia che venga accettata o rifiutata automaticamente, sia che richieda l’approvazione del manager o che possa essere presa semplicemente presentando la richiesta.
Vantaggi della gestione di ferie e permessi in un’azienda
I vantaggi di utilizzare un’app per la gestione di ferie e permessi in un’azienda sono:
- Migliore organizzazione del personale in modo che non ci siano imprevisti dell’ultimo minuto perché sono state concesse ferie a due persone per eseguire un compito che nessun altro sa eseguire.
- Assegnazione automatica di giorni di ferie per ogni lavoratore. Identifica il tipo di contratto e di accordo e informa il sistema dei giorni disponibili di ogni lavoratore da distribuire durante l’anno.
- Riduzione dei conflitti con i dipendenti perché possono consultare in qualsiasi momento attraverso la piattaforma online il numero di giorni di ferie a loro disposizione.
- Riduzione del turnover del personale perché il dipendente sente che l’azienda è trasparente e flessibile.
- Miglioramento dell’ambiente di lavoro perché non ci sono dubbi sull’equità del trattamento di tutti i dipendenti.
- Ottimizzazione del tempo dei manager e dei responsabili delle risorse umane.
- Possibilità di accedere ovunque alle informazioni del calendario aziendale.
La tua azienda prevede viaggi di lavoro, mobilità o permette il lavoro da remoto?
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3 errori frequenti nella gestione di ferie e permessi
Se l’azienda non ha uno strumento che semplifichi automaticamente i processi, rischia di commettere i seguenti errori nella gestione di ferie e permessi:
Pianificare le ferie dei dipendenti troppo in anticipo
Non è una buona idea cercare di anticipare troppo per “chiudere” la questione relativa alla gestione delle ferie.
Può portarti a dover cambiare delle ferie che sono già state fissate a posteriori e che non avevi considerato o che costringerebbero i dipendenti a richiedere certe date che poi non si adattano alle loro situazioni private e che richiederebbero un cambiamento sostanziale per poter combaciare con i loro impegni.
Tipi di report sulla gestione delle ore di lavoro
Non accorgersi delle richieste duplicate
Nei casi più tradizionali, le aziende inviano una mail chiedendo ai dipendenti le date in cui si vogliono richiedere le ferie. Ogni lavoratore ci pensa, invia la richiesta e il responsabile deve scegliere quali approvare e quali no e, allo stesso tempo, fare uno sforzo per garantire che ci sia sempre un lavoratore essenziale per ogni reparto in modo da non causare problemi nella produttività o nella gestione ordinaria dell’azienda.
In seguito, invia una nuova comunicazione ai dipendenti per la conferma e, una volta fatto, controlla che non vi siano sovrapposizioni. Questo cosa significa? Ovviamente una grande perdita di tempo e una gestione assolutamente non efficiente.
Evitare questo problema è una delle principali virtù di un software per il piano ferie dei dipendenti. Il responsabile HR può controllare direttamente attraverso la piattaforma le richieste e queste si sovrappongono con quelle di altri dipendenti nel reparto in pochi secondi.
Evita la sovrapposizione delle ferie in modo da poter sempre fornire un servizio ottimale ai tuoi clienti ed evitare che i progetti subiscano ritardi.
Usare strumenti obsoleti
L’uso di Excel per la gestione delle ferie è una vecchia pratica, utilizzata soprattutto quando non esistevano gli strumenti necessari ad automatizzare e semplificare questo processo.
Con un software per la gestione delle ferie, vengono create delle regole e configurate per tutte i possibili tipi di assenza in un’azienda. Non ci sarà nessun tipo di assenza che non venga contemplato e che non possa essere richiesto o gestito in modo automatico.
Come migliorare la gestione di ferie e permessi con un software
Ci sono quattro passi chiave che ti permettono di ottimizzare la gestione delle ferie e dei permessi dei tuoi dipendenti utilizzando un software per la gestione di ferie e permessi.
Calcolare automaticamente le ferie di ogni dipendente
I responsabili di ogni reparto o dell’azienda possono ottimizzare i propri processi perché il software per la gestione delle ferie calcola automaticamente quanti giorni restano da prendere ad ogni dipendente. Il registro, poi, ordina e mostra visivamente i giorni utilizzati, i quelli in sospeso e i quelli già approvati dall’azienda.
Calcola anche i giorni che corrispondono a un dipendente secondo il suo contratto o la sua posizione e aggiorna i giorni festivi (locali, nazionali o regionali) per evitare errori nella gestione delle ferie. Come possiamo vedere, la trasparenza è totale e i cambiamenti sono più facili da effettuare utilizzando strumenti di questo tipo.
Inoltre, come già detto, il software di gestione di ferie e permessi evita la duplicazione delle richieste, che vengono centralizzate. Ogni membro del personale può consultare in autonomia le informazioni senza dover aspettare o chiedere a qualcuno.
Creare notifiche automatiche
Ogni dipartimento HR deve tenere traccia di varie questioni relative al personale e ovviamente è normale che possano verificarsi delle sviste.
Per evitare questa situazione un software per la gestione di ferie e permessi permette di impostare degli avvisi automatici affinché tutto sia perfettamente organizzato. Quando un dipendente richiede un permesso e delle vacanze, il manager riceve automaticamente la richiesta da confermare o rifiutare.
Quante volte si è creata un’atmosfera pesante perché i dipendenti hanno bisogno di organizzare la loro vita familiare e sentono che l’azienda non si preoccupa abbastanza delle loro richieste? Affrontare nel modo giusto questo problema li motiverà a svolgere i loro compiti in modo più efficace.
Avere uno strumento che ti permetta di rispondere rapidamente alle richieste di ferie dei dipendenti è molto funzionale in quanto snellirà il processo, permetterà di apportare modifiche senza complicazioni, e consentirà richieste e modifiche in modo facile.
Per vedere come appaiono le notifiche nel nostro sistema, abbiamo preparato un modello personalizzabile per la comunicazione delle ferie dei dipendenti.
Se hai bisogno di una gestione automatizzata, prova il nostro software per il piano ferie. Un sistema di richiesta e approvazione che farà risparmiare tempo e denaro a tutto il tuo dipartimento HR.
Comunicare correttamente con i tuoi dipendenti
Un’app per la gestione di ferie e permessi è utile perché permette ai dipendenti di essere sempre informati su presenze e assenze in tutta l’azienda.
Inoltre, vedendo che le richieste di ferie sono gestite rapidamente e automaticamente, apprezzeranno la reattività dell’azienda provando un maggiore senso di soddisfazione e appartenenza. Un software permette facilita la comprensione da parte di tutti.
In altre parole, i dipendenti sapranno già chi può prendere le ferie nelle stesse date o se, a causa di un aumento della produzione, non si possono chiedere ferie.
Allo stesso tempo, il diritto alle ferie corrispondente rispecchierà ogni singolo accordo o contratto.
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