7 strumenti per la gestione del personale fondamentali

Quando un’azienda raggiunge dimensioni relativamente grandi (e non ci riferiamo solo alle grandi multinazionali, ma anche alla maggior parte delle PMI), la gestione del personale diventa molto complessa e richiede l’allocazione di risorse economiche e di tempo sempre maggiori.

Fortunatamente, esistono diversi software di gestione dei dipendenti per gestire qualsiasi aspetto legato alla forza lavoro. Scopriamo quali sono i più importanti.

7 strumenti di gestione del personale

La gestione dei dipendenti richiede la considerazione di diversi aspetti, dalla formazione alla valutazione delle prestazioni. Questi aspetti possono essere digitalizzati, come abbiamo detto in precedenza. Ma vediamo gli strumenti con cui poterlo fare.

1. Gestione e organizzazione dei dipendenti

La base per la digitalizzazione delle risorse umane è disporre di strumenti per la gestione dei dipendenti e dei loro database in generale della forza lavoro. Questo strumento centralizza tutte le informazioni necessarie per prendere le giuste decisioni, automatizzare le attività più ripetitive, generare un’ampia cronologia delle interazioni con i dipendenti e mantenere sempre aggiornate le variabili più importanti (file dei dipendenti, orari, ecc.).

È inoltre possibile creare un canale di comunicazione più fluido tra dipendenti e manager, facilitando la gestione dei team. I dipartimenti delle risorse umane apprezzeranno anche le maggiori possibilità di rispettare tutti i requisiti legali in termini di sicurezza e protezione dei dati.

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2. Portale del dipendente

Il portale dei dipendenti è uno spazio privato per ciascun dipendente che consente di gestire in autonomia una serie di dati lavorativi e personali. L’applicazione ha il compito di armonizzare la gestione del personale, elemento fondamentale per la concessione dei permessi o la pianificazione delle ferie.

3. Gestione dei dipendenti dal portale dei manager

Il portale dei manager è il complemento ideale del portale dei dipendenti. I manager possono esaminare l’evoluzione di diverse metriche per verificare il grado di raggiungimento degli obiettivi pianificati o lo stato di avanzamento di ogni progetto.

È anche più facile tenere traccia delle ore di lavoro, distribuire i compiti e individuare le lacune formative della forza lavoro, per fare solo alcuni esempi di gestione dei dipendenti da questo sito web o spazio cloud.

4. Gestione dei dipendenti dall’organigramma aziendale

Esistono molteplici criteri e sistemi per la creazione di organigrammi interni alle aziende – un altro compito della gestione dei dipendenti – e possono esserci diverse formule ugualmente valide per il successo. L’importante è che ogni area o livello decisionale abbia un quadro d’azione ben definito che eviti duplicazioni o decisioni contraddittorie.

Un software per l’organigramma aziendale come Bizneo HR permette di visualizzare graficamente la struttura interna dell’azienda e rende più dinamico il processo decisionale.

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In senso più ampio, questa funzionalità permette di chiarire la situazione di ciascun professionista e di stabilire diversi percorsi di mobilità lavorativa all’interno dell’azienda, migliorando la motivazione e la soddisfazione dei dipendenti.

5. Strumenti di formazione per la gestione dei dipendenti

Disporre di strumenti di gestione della formazione adeguati è un altro punto molto importante nella gestione dei dipendenti di un’azienda. Questi tipi di applicazioni sono solitamente piattaforme di e-learning o LMS che consentono di snellire tutte le procedure relative a questo tema.

Si va dall’archiviazione e messa a disposizione dei dipendenti delle risorse formative necessarie, alla gestione dell’accesso alle attività, alla loro pianificazione, al monitoraggio del processo formativo, all’invio di promemoria e avvisi, ecc.

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6. Strumenti di valutazione delle prestazioni

I software di valutazione delle prestazioni sono essenziali per comprendere le esigenze dei dipendenti in termini di formazione e obiettivi aziendali. Inoltre, questi strumenti sono fondamentali per individuare i talenti interni, ridurre l’incertezza, migliorare la motivazione e accelerare il processo decisionale.

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7. Strumenti per la gestione del tempo

Il tempo è una risorsa fondamentale per qualsiasi azienda. Per ottimizzare la gestione del tempo, esistono software specifici per la rilevazione delle presenze.

Bizneo HR mette anche a disposizione un software di gestione di ferie e permessi progettato per gestire le assenze e le ferie del personale. In breve, si tratta di uno strumento che permette di centralizzare tutte le informazioni, evitare sovrapposizioni, generare report e molto altro.

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Consigli per migliorare la gestione del personale

Avere a disposizione le migliori risorse digitali per la gestione dei dipendenti non garantisce il successo della transizione verso un modello amministrativo più efficiente se non viene eseguita correttamente. Per questo motivo è consigliabile seguire una serie di raccomandazioni di base per l’implementazione di qualsiasi strumento di gestione.

Rafforzare l’impegno aziendale nella gestione dei dipendenti

Se l’automazione delle funzioni di gestione del personale viene completata senza valorizzare le opinioni dei dipendenti e con un chiaro orientamento dall’alto verso il basso, molti dipendenti potrebbero sentirsi meno impegnati nei confronti dell’azienda. Per scongiurare il rischio di spersonalizzazione dei rapporti di lavoro, i nuovi strumenti devono enfatizzare il feedback e non sostituire del tutto il contatto umano.

Creare fiducia nel personale

Uno dei grandi vantaggi degli strumenti di gestione dei dipendenti è che si occupano di aspetti che non devono più essere costantemente monitorati dal dipartimento delle risorse umane. Tuttavia, questa evoluzione è poco utile se non si ha la certezza che i dipendenti siano in grado di utilizzare correttamente ogni strumento e di mantenere la loro professionalità. È importante dimostrare al personale che l’azienda ha fiducia nel suo lavoro e nelle sue capacità organizzative.

Valorizzare la diversità

Il talento si manifesta attraverso profili molto diversi tra loro, smentendo definitivamente l’idea che tutti i lavoratori debbano rispondere alle stesse preoccupazioni o allo stesso modo di lavorare. Le aziende che sanno come integrare la diversità nella loro organizzazione interna saranno un passo avanti rispetto al mercato. E gli strumenti di gestione dei dipendenti aiutano a raggiungere questo obiettivo.

Incoraggiare l’iniziativa individuale nel lavoro di squadra

I team perseguono un obiettivo specifico e tutti i membri del team devono lavorare in modo cooperativo per raggiungerlo. Tuttavia, per mantenere alta la motivazione e ottenere risultati migliori, è necessario lasciare un po’ di libertà all’iniziativa individuale.

3 vantaggi della digitalizzazione nella gestione dei dipendenti

Introducendo con successo un software di gestione del personale, le aziende sperimenteranno i seguenti vantaggi nel prossimo futuro:

1. Ottimizzazione del tempo

Un dipendente ha svolto lo stesso compito di un altro a causa di un errore di comunicazione tra i due o da parte del manager? Difficilmente questo accadrà se esiste un database centralizzato e costantemente aggiornato che permette a ogni dipendente di sapere esattamente qual è la sua mansione nell’ambito di un team o dell’azienda stessa.

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2. Un miglior ambiente di lavoro

L’automazione dei processi amministrativi riduce anche l’attrito tra i colleghi, poiché le funzioni di ciascuno sono chiaramente delimitate. Allo stesso modo, gestendo un maggior numero di procedure sulle piattaforme corrispondenti, i sospetti di favoritismi o discriminazioni tra i lavoratori verranno evitati.

3. Livelli più elevati di creatività e produttività

Infine, disponendo di risorse informatiche che si occupano degli aspetti più noiosi e a minor valore aggiunto dell’attività lavorativa, sia i responsabili aziendali che i dipendenti possono dedicare maggiore attenzione alle aree più strategiche. Sia la creatività della forza lavoro che la produttività dell’azienda ne risulteranno rafforzate nel medio termine.