Turni di lavoro: tipi, differenze e come ottimizzarli

Al giorno d’oggi, molte aziende istituiscono sistemi di gestione dei turni di lavoro per garantire il funzionamento dell’azienda in modo continuativo e senza interruzioni. L’organizzazione dei turni di lavoro è uno dei compiti più complessi a carico dei responsabili delle Risorse Umane, a causa dei molteplici fattori coinvolti nell’elaborazione degli orari.

Sebbene ogni azienda possa scegliere la metodologia che desidera applicare, il rispetto della normativa e del benessere dei dipendenti è essenziale per ottenere buoni risultati. L’utilizzo di uno strumento che aiuti a pianificare e gestire i diversi tipi di turni di lavoro è fondamentale per risparmiare tempo, aumentare la produttività ed evitare errori.

Cosa sono i turni di lavoro?

Il lavoro a turni è un modo di organizzare l’orario di lavoro in cui viene stabilita una giornata lavorativa che cambia regolarmente secondo lo stesso schema. Il lavoro a turni consente alle aziende di mantenere costante la produzione, cosa indispensabile in alcuni settori. Inoltre, garantiscono flessibilità, combattono la monotonia e migliorano l’uguaglianza.

Tuttavia, l’elaborazione di un sistema di turni non è facile a causa delle numerose varianti esistenti, come i diversi turni (mattina, pomeriggio e sera), il numero di dipendenti o il tipo di contratto (part-time, temporaneo, weekend, ecc.).

D’altra parte, una gestione inefficace del lavoro a turni rappresenta un grave rischio per l’azienda in termini di produttività e, a sua volta, per i dipendenti, che possono accusare stanchezza, malcontento e persino di problemi di salute. Pertanto, se vogliamo organizzare un sistema di turni efficiente e produttivo, dobbiamo tenere conto di tutti i fattori in gioco.

Turni di lavoro rotativi: sono una buona idea?
Tipi di turni a rotazione

I turni di lavoro sono legali?

Uno dei punti chiave quando si tratta di organizzare i turni di lavoro è la normativa vigente. È questa che determina le condizioni in cui le aziende possono applicare l’organizzazione dell’orario di lavoro e che tutte le aziende devono rispettare rigorosamente per evitare problemi.

In Italia le fonti normative che regolano limiti e campo di applicazione dei turni di lavoro sono i Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro, o CCNL, i quali sono specifici per ogni settore produttivo ed economico, il Decreto Legislativo 8 aprile 2003, n. 66 e la Direttiva Europea 93/104/CE.

• CCNL: con i Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro, le organizzazioni sindacali dei lavoratori e le associazioni dei datori di lavoro definiscono le regole che disciplinano il rapporto di lavoro nei diversi settori di appartenenza.
• Direttiva 93/104/CE : è la norma della Comunità Europea che stabilisce prescrizioni minime di sicurezza e di salute in materia di organizzazione dell’orario di lavoro.
• Decreto Legislativo 8 aprile 2003, n. 66: elabora una definizione chiara del sistema del lavoro a turni e del lavoratore impiegato su turni, indicando quest’ultimo come “qualsiasi lavoratore il cui orario di lavoro sia inserito nel quadro del lavoro a turni”.

Il testo di legge del decredo definisce e regolamenta:

• il turno notturno e il lavoratore notturno,
• il riposo giornaliero e il riposo settimanale

L’articolo 17 del decreto introduce la possibilità di prevedere nei Contratti Collettivi la deroga al diritto di riposo giornaliero di minimo di 11 ore consecutive per i turnisti nei casi in cui il lavoratore cambi squadra e non possa usufruire “tra la fine del servizio di una squadra e l’inizio di quello della squadra successiva, di periodi di riposo giornaliero”.

Riguardo al riposo settimanale, il decreto prende a riferimento i lavoratori che, con il cambio squadra, non possono usufruire:

“tra la fine del servizio di una squadra e l’inizio di quello della squadra successiva, di periodi di riposo settimanale” e introduce una deroga al principio secondo il quale “il lavoratore ha diritto ogni sette giorni a un periodo di riposo di almeno ventiquattro ore consecutive, da cumulare con le ore di riposo giornaliero di cui all’articolo 7”.

Tipi di lavoro a turni

Oggi esistono diversi modi di organizzare il lavoro a turni per soddisfare le esigenze dell’azienda. Sebbene esistano innumerevoli varianti, esse possono essere classificate in 3 tipi principali di lavoro a turni:

• Discontinuo: si tratta di un sistema in cui gli orari di lavoro del mattino e del pomeriggio vengono ruotati regolarmente, rispettando la pausa del fine settimana.
• Semicontinuo: abbiamo invece il sistema dei turni di lavoro discontinui. È suddiviso in tre turni: notte, pomeriggio e mattina, compreso il sabato, ma con la domenica libera.
• Continuo: è il più impegnativo, in quanto la manodopera deve lavorare su tutti e tre i turni ogni giorno della settimana, cioè la produzione è attiva 24 ore su 24, 365 giorni all’anno.
• Oltre ai diversi tipi di turni di lavoro, è necessario prendere in considerazione anche il tipo di rotazione. La rotazione più vantaggiosa per il benessere dei dipendenti è quella naturale, ovvero mattina, pomeriggio e sera in quest’ordine. D’altra parte, è anche possibile effettuare una rotazione inversa, in cui i dipendenti cambiano i turni nell’ordine opposto: notte, sera e mattina.

Come organizzare i turni di lavoro
Cosa ti permette di fare un’app per organizzare i turni

Errori comuni nel creare uno schema per turni di lavoro

Ottimizzare e organizzare il lavoro a turni non è facile, soprattutto se non si utilizza uno schema turni specifico. Molte aziende scelgono di utilizzare strumenti antiquati o modelli di turni in Excel, e questo può portare a diversi errori gravi che si ripercuotono sia sulla produttività che sul benessere dei lavoratori.

Senza riposo non c’è produttività

Organizzare e rispettare i diversi turni di lavoro è importante quanto rispettare le pause previste dalla legge. Se non si dispone di uno strumento che tenga conto di questo aspetto, è facile che l’organizzazione dei turni di lavoro avvenga in modo inefficace. Questo può portare non solo al disagio dei dipendenti, ma anche a seri problemi legali se la situazione si ripete spesso.

Mancanza di reazione agli eventi imprevisti

La pianificazione del lavoro è piena di imprevisti. Malattie improvvise, problemi familiari, incidenti. Sono cose che accadono spesso e se non abbiamo un buon sistema di turni di lavoro, sarà molto difficile trovare soluzioni senza infrangere le regole. Una buona gestione permette di avere sempre un piano B su cui contare.

RILEVAZIONE DELLE PRESENZE
Come gestire la rilevazione delle presenze del personale

Risorse limitate

Se il personale è limitato e non lo gestiamo bene, i problemi prima o poi arriveranno. È importante avere un giusto numero di dipendenti, ma se non pianifichiamo bene, non ce ne saranno mai abbastanza. Se non c’è un equilibrio tra le risorse disponibili e le esigenze, sarà molto difficile organizzare tutto correttamente.

Dimenticare o ignorare la legislazione

La routine quotidiana e la monotonia del lavoro possono farci dimenticare alcuni aspetti legali. O semplicemente che lo strumento utilizzato non tenga conto del contratto collettivo e della legge. Se non teniamo conto di tutto questo quando organizziamo il lavoro a turni, inizieremo presto ad avere seri problemi con i sindacati e i tribunali.

Come ottimizzare il sistema di turni

Il modo più semplice per evitare questi errori e ottimizzare la programmazione dei turni, nonché per utilizzare al meglio le risorse umane o risolvere gli imprevisti, è utilizzare un software di gestione dei turni.

Include tutte le funzioni e gli strumenti necessari per automatizzare gran parte del lavoro di organizzazione dei turni. Inoltre, facilita la comunicazione degli orari di lavoro o dei cambi di turno, il rispetto delle norme di legge e il mantenimento di un sistema di turni efficiente e scalabile nel tempo.

Impostare uno schema turni in un solo clic

Uno schema turni digitale consente ai responsabili delle risorse umane o ai supervisori di creare un programma di lavoro in pochi minuti, assegnando facilmente turni, pause e ferie.

Basta inserire le informazioni sui turni disponibili, sui lavoratori, sulle regole e il sistema dei turni elaborerà automaticamente tutti i calendari e gli orari. Inoltre, trattandosi di un software HR in cloud, è possibile accedervi da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo, e le informazioni sono sempre conservate in modo sicuro in rete.

Allo stesso modo, i dipendenti hanno a disposizione tutti i turni di lavoro che devono coprire accedendo al portale dei dipendenti, tramite un’app o un computer. In questo modo la creazione e la comunicazione dei turni di lavoro settimanali o mensili è semplice, rapida e soprattutto priva di errori.

Modifica facilmente i turni di lavoro

L’implementazione di un sistema di turni non solo è più semplice, ma facilita anche la gestione dei cambiamenti di orario che possono verificarsi. L’addetto alle risorse umane può modificare manualmente l’orario dei turni di un particolare dipendente o di un gruppo di dipendenti, assegnare i turni ai nuovi candidati o programmare le modifiche pianificate.

Ad esempio, se si verifica un incidente e un lavoratore non è in grado di coprire il proprio turno, il responsabile dei turni può assegnare immediatamente il turno a un altro dipendente disponibile. Inoltre, il programma di gestione dei turni tiene conto di tutte le variabili legali e, nel caso in cui un dipendente non sia in grado di coprire il turno, il software ce lo comunica.

Uno schema per turni di lavoro personalizzabile

Un buon software per i turni ci permette di introdurre le nostre regole e di elaborare i piani di lavoro in base ad esse. Ad esempio, se c’è un turno diverso dal solito, se abbiamo dipendenti in modalità telelavoro, se c’è l’ora legale… Tutti questi punti possono essere personalizzati durante la stesura dei calendari in modo automatizzato.

Naturalmente, è anche possibile aggiungere o rimuovere regole. Inoltre, il software viene aggiornato ogni volta che viene introdotta una nuova norma legale che dobbiamo rispettare. Tutto questo non solo ci farà risparmiare molto tempo ogni mese, ma aumenterà anche la soddisfazione dei dipendenti e l’efficienza del nostro sistema di turni. I dipendenti delle risorse umane potranno dedicare il loro tempo a compiti più produttivi.

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Un sistema per la gestione dei turni di lavoro migliora la comunicazione interna

Ogni volta che il dipartimento HR effettua un cambio di turno per un dipendente, questi riceverà automaticamente una notifica sul cellulare o via e-mail. In questo modo si riduce al minimo il margine di errore, ponendo sicuramente fine alla maggior parte dei malintesi o dei disagi quando si tratta di assegnare gli orari di lavoro.

I dipendenti possono anche chiedere di modificare i loro turni di lavoro o informare i loro superiori che non potranno recarsi al lavoro in un determinato giorno. La comunicazione è semplificata e ciò consente una reazione rapida, senza contare che i dipendenti possono inviare la documentazione necessaria tramite l’app per richiedere le autorizzazioni del caso.

Sistema per turni scalabile al 100%

Molte aziende utilizzano ancora i fogli di calcolo come sistema di turnazione. Fino a un certo punto questo è uno strumento valido, ma quando il team e le informazioni iniziano a crescere, diventa incontrollabile.

Questo non accadrà se utilizziamo gli strumenti giusti. Una versione software di un sistema di gestione dei turni è completamente scalabile e flessibile. Non importa se passiamo da 5 a 50 dipendenti, se abbiamo più tipi di contratti o diversi turni di lavoro. Basta inserire i dati secondo le proprie esigenze e il sistema crescerà con la vostra azienda senza aumentare la complessità della gestione.

Protezione legale

Come abbiamo visto, i lavoratori a turni hanno alcuni diritti che le aziende devono rispettare. Le attuali leggi sul lavoro sono molto chiare e se non le rispettiamo quando si tratta di turni di lavoro, prima o poi possiamo avere problemi legali.

Se informatizziamo il nostro sistema di turni, questa possibilità si riduce notevolmente. Un software di gestione dei turni si adatta alle normative vigenti e, con i nostri registri sempre al sicuro, abbiamo una prova affidabile del nostro rispetto delle normative. Tutti i dati memorizzati sono validi dal punto di vista legale e sono facilmente accessibili in caso di controlli o ispezioni.

Report di rilevazione presenze
Tipi di report sulla gestione delle ore di lavoro

Reporting, essenziale per il controllo dei turni

La revisione del nostro sistema di turni ci consentirà di migliorare continuamente l’efficienza del nostro sistema di turni. Questo tipo di soluzione tecnologica ci permette di produrre report dettagliati basati su dati storici reali. Questo ci permette di trasformare una manciata di numeri in informazioni utili che ci consentono di prendere decisioni più facilmente.

Inoltre, i report generati sono molto dettagliati e includono grafici per facilitare la comprensione delle informazioni. Il software include i report standard più utilizzati, ma è possibile modificarli e personalizzarli in base alle proprie esigenze.