Kit Digital para pymes: qué es y cómo son las ayudas | Bizneo HR

El Kit Digital para pymes está dirigido a que estas empresas y autónomos den el salto tecnológico y de digitalización que necesitan. Cuando los recursos escasean, cualquier ayuda es bien recibida. Digitalizar una empresa no una tarea que tomarse a la ligera, ya que cada una presenta sus particularidades. Esto se agudiza en las micro y pequeñas empresas, qué decir de los autónomos por cuenta propia. 

El Gobierno se ha propuesto ayudar e impulsar la transformación digital para pymes con el objetivo de modernizar el tejido productivo. Al fin y al cabo, la digitalización es una de las mejoras más potentes de las últimas décadas. Su implementación marcará un antes y un después.

¿En qué consiste la ayuda? ¿Cómo puede beneficiarte la digitalización de pymes en el área de Recursos Humanos? Veámoslo a continuación.

Qué es el Kit Digital para pymes y autónomos

El Kit Digital para pymes es una iniciativa desarrollada por el Gobierno. Su objetivo es el de subvencionar la adquisición de soluciones digitales para microempresas y pequeñas empresas. Los autónomos también tienen acceso a la misma. La financiación proviene de los fondos Next Generation de la Unión Europea asignados a España. Una parte de estos se destina, precisamente, a extender la transformación digital en las pymes.

Cuenta con una dotación de 3.067 millones de euros y se enmarca dentro de la agenda España Digital 2026. Así, tanto las pymes como los autónomos podrán avanzar en su nivel de madurez de su plan de transformación digital. A la hora de acceder a la subvención, hay que cumplir con una serie de requisitos, los cuales se mencionan en el siguiente apartado.

Las soluciones digitales (agentes digitalizadores) que se pueden comprar con la ayuda se agrupan en diferentes categorías. Estas englobarían desde la implementación de facturas electrónicas, herramientas de oficina virtual, firma digital o incorporación de inteligencia artificial a la cadena de valor industrial. Además, para recibir la ayuda, conocida como bono digital,.

El plazo para solicitar las ayudas del Kit Digital finalizaba inicialmente en 2023, pero el Gobierno decidió ampliar el plazo de esas solicitudes hasta el 31 de diciembre de 2024.

Requisitos y condiciones para acceder al Kit Digital

Las condiciones de acceso al Kit Digital para pymes y autónomos deben cumplirse íntegramente. Son estas:

• Ser una empresa pequeña, microempresa o autónomo.
• Acreditar un nivel de madurez digital adecuado, que se diagnosticará a través de la plataforma Acelera pyme.
• En caso de ser una empresa, se demostrará que no se encuentra en crisis.
• Aparecer en el censo de empresarios, profesionales y retenedores de la Agencia Tributaria o el equivalente de la Administración Tributaria Foral.
• No encontrarse en orden de recuperación pendiente tras decisión previa de la Comisión Europea.
• No alcanzar el límite de las ayudas, el cual se establece en los 200.000 euros.
• Estar al corriente con las obligaciones tributarias y de la Seguridad Social.
• Debe cumplirse la Ley General de Subvenciones y no incurrir en ninguna de sus prohibiciones.

Bono Kit Digital: ¿quién puede beneficiarse de las subvenciones para digitalización de empresas?

Para la categoría correspondiente a las soluciones de Bizneo HR, Gestión de Procesos, se podrán beneficiar pequeñas empresas, medianas empresas, microempresas y trabajadores autónomos, que pertenezcan a cualquier sector o tipología de negocio de hasta 250 empleados. Distribuyéndose estas ayudas en los siguientes tramos:

Empresas de 0 a menos de 3 empleados	2.000€	Incluye 1 usuario
Empresas de 3 a menos de 10 empleados	3.000€	Incluye 3 usuarios
Empresas de 10 a menos de 50 empleados	6.000€	Incluye 10 usuarios
Empresas de 50 a menos de 100 empleados*	15.000€	Incluye 20 usuarios
Empresas de 100 a menos de 250 empleados	18.000€	Incluye 25 usuarios

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Agente digital o agente digitalizador: qué son y diferencias

Un agente digital es un especialista que implanta herramientas tecnológicas en los proyectos de una empresa. Realiza una metodología y estudio previo para analizar la contribución y el aporte de la tecnología a los diferentes sistemas, procesos y rutinas del día a día laboral.

Sin embargo, no tiene que estar relacionado directamente con el kit digital. Puede haber un agente digital en una empresa que no haya solicitado estas subvenciones.

La principal tarea del agente digital es facilitar y asegurar la implementación y, sobre todo, que los empleados se adapten con éxito a las nuevas soluciones y aprendan a usar los programas y softwares que la entidad incorpore.

Su trabajo principal es la de estudiar y estar al tanto de las innovaciones tecnológicas y fomentar que el resto de la plantilla se impregne de ellas, evitando el fracaso al ejecutar estrategias de gran impacto en una organización. Es el encargado de que la transformación digital y la buena aplicación del kit digital sea todo un éxito.

Qué es un agente digitalizador

Dentro del programa de kit digital, si hay una parte (una empresa) que recibe la subvención, tiene que haber otra que ofrezca el servicio digital. Ya tenemos la respuesta: un agente digitalizador es la empresa que presta u ofrece el software o la solución digital.

Además, los agentes digitalizadores forman parte del «catálogo de digitalizadores» oficial del programa de kit digital para pymes y autónomos, y son los únicos habilitados para suscribir “acuerdos de prestación de soluciones de digitalización” con las empresas que logren las subvenciones digitales.

Las empresas que ofrecen sus soluciones digitales a disposición de los beneficiarios del kit digital serán las encargadas de acompañarlos en su proceso de transformación para impulsar la revolución tecnológica de su organización y, a su vez, una evolución del talento que forme parte de ella al adaptarse a nuevos tiempos, herramientas y soluciones.

Bizneo HR ya es oficialmente agente digitalizador. Si estás interesado en utilizar tu kit digital con nosotros descubre cómo hacerlo en la siguiente landing: https://hello.bizneo.com/bono-kit-digital-rrhh/

Pasos para solicitar el bono Kit Digital para pymes y autónomos

El procedimiento para solicitar el Kit Digital para pymes y autónomos consta de una serie de pasos. 

1. La empresa o autónomo interesado tiene que registrarse en la plataforma AceleraPyme. El proceso se llevará a cabo a través de un formulario en línea.
2. Efectuar el Test de Diagnóstico Digital o de nivel de madurez, el cual es obligatorio. Se compone de 13 preguntas y se cumplimenta en unos 10 minutos. Incorpora cuestiones como la conexión a internet, si se usan redes sociales o un software de Recursos Humanos, CRM o de otro tipo.

El objetivo del test es el de evaluar la intensidad en el uso de herramientas y competencias digitales, la cual se mide a través del Digital Intensity Index. Los resultados que ofrezca permitirán a la empresa o autónomo comparar su estado con la media española. También existen dos pruebas más, aunque de carácter opcional.

Son dos autoevaluaciones que abordan diferentes temáticas. La primera trata sobre la transformación digital. Consta de una serie de preguntas destinadas a ofrecer a la empresa o autónomo recomendaciones sobre soluciones digitales. De este modo, obtiene una orientación para aprovechar las subvenciones en digitalización.

La segunda autoevaluación gira en torno a la ciberseguridad, un aspecto importante para cualquier empresa. Su finalidad es la de conocer el nivel de madurez de la organización en este ámbito.

Una vez realizados estos pasos, la empresa o el autónomo estarán en condiciones de recibir el bono del Kit Digital para pymes. La cuantía se ajustará al segmento en el que se encuentre y se podrá utilizar en un catálogo con varias categorías de soluciones digitales. Se podrán adquirir una en cada uno o varias pertenecientes a diferentes grupos.

La entrega del bono del kit digital se efectuará por orden de solicitud y se aplicará el régimen de concurrencia no competitiva. Además, el plazo de presentación será de al menos tres meses desde la publicación de la convocatoria o hasta que se acabe el presupuesto.

Otras ayudas y subvenciones para la digitalización de empresas

Más allá del kit para digitalización de pymes, existen otras subvenciones destinadas a estas mismas empresas o autónomos y en el mismo ámbito. Constituyen una ayuda interesante para dotar a la organización de las herramientas que necesita. Estos son algunos ejemplos:

• Bonos de conectividad pyme. Se destinan a las empresas que estén dando sus primeros pasos en la transformación digital. El programa lo desarrolla la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones e Infraestructuras Digitales y se integra dentro del Plan para la Conectividad y las Infraestructuras Digitales.
• Protege tu empresa. Es un plan desarrollado por el INCIBE y dispone de una inversión de 42 millones de euros. Tiene como objetivo la sensibilización, educación y planes de formación en ciberseguridad.

• AceleraPyme. El programa se divide en tres ramas: red de oficinas, plataforma de contenidos y talleres. Cuenta con una inversión de 26,4 millones y colabora con las cámaras de comercio locales, colegios profesionales, asociaciones de emprendedores y centros tecnológicos que presten servicios de asesoramiento a pymes. 
• Agentes de cambio. Su objetivo es el de ayudar a que las pymes desarrollen un plan de  digitalización y aceleren su transformación digital. A través del programa, podrán financiar la contratación de profesionales en este ámbito. La cantidad de dinero asignada es de 300 millones de euros.

Cómo utilizar el Kit Digital para la digitalización de pymes y autónomos

Aprovechar el Kit Digital para digitalización de pymes y autónomos depende de cada organización. Es posible adquirir soluciones digitales hasta acabar con la subvención, pero tienen que pertenecer a diferentes categoría. Además, no es condición obligatoria gastar toda la ayuda. Una parte puede destinarse a realizar compras, mientras que el resto se devolvería.

Las soluciones se encuentran en la plataforma de AceleraPyme, la cual cuenta con una sección de marketplace. Estas pertenecen a los llamados Agentes Digitales, que serían los proveedores de cada software disponible. Al seleccionar uno, se abre un proceso de negociación entre ambas partes que culmina con el Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización.

Algunas de las categorías que cabe destacar del Kit Digital para pymes son las siguientes:

• Comercio electrónico. Se destinaría a la creación de una tienda en línea para comercializar productos o servicios.
• Gestión de clientes y proveedores. Soluciones que permiten optimizar las relaciones con la clientela y los proveedores.
• Servicios y herramientas de oficina virtual. Consiguen optimizar el desempeño de los trabajadores en varias áreas, como en el campo de los procesos de Recursos Humanos.
• Factura electrónica. Generación de facturas automáticas y adaptadas a la legislación vigente.
• Ciberseguridad. Programas informáticos y otras soluciones destinadas a la protección básica o avanzada de las redes y sistemas de la empresa.
• Gestión de procesos. Se centran en la automatización de tareas repetitivas y otros aspectos operativos, como la gestión de un proceso de reclutamiento, la gestión del personal o la gestión del talento de la organización.

Justo en esta última categoría es donde mayor valor puede encontrar una herramienta de Recursos Humanos y queremos explicarte en profundidad su utilidad:

Kit Digital para pymes: aplícalo en Recursos Humanos

Una vez conseguida la subvención del Kit Digital, es preciso utilizarla con criterio. Se suplirán las necesidades más importantes de la compañía. De entre todas, captar y cuidar el talento es una de las destacadas. En este sentido, un software de RR. HH. es la elección adecuada. Servirá de ayuda a los responsables de Recursos Humanos y, a su vez a los líderes de cada equipo, en sus tareas diarias.

Para la gestión de procesos las ayudas máximas serán desde los 2.000€ hasta los 18.000€ según el número de empleados.

Kit digital para la gestión del personal y del tiempo

Nuestra solución consigue digitalizar por completo las gestiones del departamento, lo que significa un avance en el Digital Intensity Index. Gracias a este programa tecnológico válido tras conseguir el kit digital para pymes, el equipo podrá supervisar y optimizar una amplia variedad de aspectos con detalle.

De primeras, las funcionalidades iniciales se centran en automatizar la gestión del personal en sí. Es decir, registrar datos con fichas de los trabajadores, estar al tanto de renovaciones, despidos, aumentos salariales, almacenar y difundir información corporativa y documentación (contratos, convenios, nóminas…) o informar sobre responsabilidades, tareas o puestos. Es decir, consigue minimizar el tiempo que se emplea a tareas rutinarias del día a día y apostar por la automatización.

Otro aporte interesante reside en la elaboración de informes de Recursos Humanos por área. Se conocerá, de manera comprensiva, el estado del rendimiento del personal, el absentismo, el cumplimiento de los objetivos o la evolución del clima laboral. Tomar las decisiones adecuadas será más sencillo.

Por otro lado, el software de gestión del tiempo, incluye todo lo necesario para controlar y analizar horarios, vacaciones, permisos y turnos de trabajo.

Así, gracias a la tecnología, se simplifica la supervisión de las jornadas y horarios, la entrada y salida del personal, la distribución automática de turnos rotativos, las bajas y la comunicación de ausencias, evitando solapamientos, cuyo aviso enviará el empleado afectado desde su teléfono móvil. Además, se potencia el control de las horas extras, algo importante para su remuneración. También se podrá controlar las horas destinadas a cada proyecto.

Kit digital para pymes: impulsa el desempeño de tus equipos

Las funcionalidades del punto anterior ponen las bases en ayudar a optimizar tiempo y costes a los responsables de esas tareas del día a día en Recursos Humanos. Sin embargo, este sistema de Recursos Humanos va mucho más allá y donde realmente aporta aún más valor es con su búsqueda de potenciar el rendimiento de la plantilla.

Ya que, para que realmente las empresas viesen un añadido al contratar estas herramientas tenían que ver una evolución y una mejora de productividad o a nivel de negocio clara. ¿Cómo se logra eso? Apostando por mejorar su mayor activo: los trabajadores. Su talento.

Primero nuestro software —que podrías aprovecharlo e implantarlo en tu empresa después de obtener el kit digital para pymes— garantiza gracias con sus herramienta de reclutamiento la captación de los mejores profesionales para tu organización, cribando los candidatos que se presentan a cualquier oferta para que solo pasen a las últimas fases los talentos realmente diferenciales.

Después, una vez elegido el mejor aspirante, y para explotar aún más ese potencial y convertirlo en rendimiento, permite la evaluación del desempeño de los trabajadores. Es la base sobre la que cimentar y planificar ascensos, la adquisición de habilidades y competencias para la empresa o el diseño de planes de carrera.

En definitiva, se mide el rendimiento actual del trabajador y se compara con su potencial y la capacidad de desarrollar su talento. Así, se puede capacitar y formar a cada miembro interesante del equipo para que alcance su máximo nivel y de esta manera mejore la productividad y los resultados de la empresa.

¿Te animas a dar el salto digital? Solicita tu kit digital para pymes y cuenta con nuestras soluciones tecnológicas para impulsar tu negocio.