KPI’s de Recursos Humanos e Indicadores de Gestión | +100 ejemplos

La toma de decisiones en una empresa debe estar basada en datos e información de calidad. Por esta razón hay que establecer una serie de indicadores de gestión adecuados -también conocidos como KPI’s de Recursos Humanos-. Su función es importante para controlar el desarrollo de una planeación estratégica y actuar según sea necesario a la hora de gestionar el personal y su talento.

A la hora de conseguir el éxito de una acción o un conjunto de ellas, es esencial seleccionar los indicadores de Recursos Humanos apropiados. En este artículo explicaremos primero qué son, los beneficios que justifican su uso y los diferentes tipos que existen y luego… nos centraremos en lo importante mostrando los principales KPI’s de RR. HH. para disponer de una base mínima con la que empezar a usarlos. 

Indicadores de gestión (KPI’s) vs métricas. ¿Son lo mismo?

Es relativamente común confundir ambos conceptos. Al fin y al cabo, los dos miden diversos factores que afectan a la empresa, aunque cada uno en ámbitos distintos. Las métricas se centran en cuantificar aspectos de la actividad de la organización en un tiempo dado. Con ellas se visualiza la buena marcha del negocio en general, algo que está en continuo cambio y que hay que monitorizar.

Por su lado, los indicadores de gestión o KPI se utilizan para medir la marcha de una estrategia, el rendimiento de una acción y si se están cumpliendo los objetivos. En el caso de los KPI’s en Recursos Humanos, los datos que aportan al departamento ayudan a tomar mejores decisiones y pueden cambiar por completo el rumbo del plan de gestión de talento.

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¿Qué son los indicadores de gestión – KPI’s?

Los indicadores de gestión o KPI’s miden el cumplimiento del trabajo por objetivos marcados para una estrategia, el rendimiento de acciones concretas o si un equipo de profesionales está logrando su cometido. Es posible englobarlos en diferentes grupos. Cada sector de la economía utiliza unos u otros en función de sus necesidades.

Con ellos es posible pulir una estrategia con información empírica, ya que se podrá ver si la marcha de las acciones o los resultados de un plan anterior fueron pobres. Así, se consigue optimizar los procesos de forma orgánica y tomar decisiones basadas en datos.

Están compuestos de cifras o porcentajes y es crucial elegirlos con precaución. No basta con disponer de numerosos indicadores de gestión, hay que seleccionar aquellos que tengan relación con los objetivos que se persigan.

Por ejemplo, si se busca conocer la eficiencia de un proceso de reclutamiento y selección de personal, es importante controlar la tasa de rendimiento del mismo. Sin embargo, no será tan útil prestar atención a las promociones internas que se hayan realizado.

Ambos son indicadores relacionados con reclutar personal, pero afectan a situaciones diferentes que quizás no sea necesario prestar atención a la vez.

Lo que no son los indicadores de gestión (KPI)

Los indicadores clave de rendimiento no son unas sencillas métricas o números sueltos. Su razón de ser reside en que cuantifican los objetivos y miden el avance que se está produciendo. Son inductores del éxito al mostrar cómo de cerca se está de la meta, lo que permite modificar la estrategia en curso o plantear nuevas acciones.

Por tanto, no van a mostrar resultados. Esto es importante al obligar a revisarlos de forma diaria o semanal. No será un KPI aquella métrica que se revise en largos periodos de tiempo y que dé un dato fruto de la conclusión de un proceso.

Además, su relevancia reside en el impacto que tienen en los factores clave de éxito en una empresa. Los indicadores de gestión son cruciales en este aspecto, algo a lo que no puede aspirar una métrica convencional. 

Tampoco sirven para promover acciones inocuas o que puedan resultar negativas, salvo que se interpreten de forma equivocada o el KPI esté mal definido. Su utilidad reside en proveer de información para tomar decisiones positivas, las cuales sirvan para desarrollar acciones orientadas a cumplir objetivos.

Características que deben tener los indicadores KPI’s

Cualquier indicador KPI debe cumplir las reglas de los objetivos SMART. Deben ser:

• Specific (específico): por ejemplo, el KPI en Recursos Humanos debe referirse a una acción o tarea muy concreta. Por ejemplo: ahorrar un 7% el tiempo que se dedica a cada contratación.
• Mensurable (medible): si no se puede medir, no sería un KPI, ya que no podemos interpretar los datos ni utilizar herramientas de medición de KPIs específicas para ello.
• Achievable (alcanzable): los objetivos que establecemos para cada indicador KPI tienen que ser realistas y encajar con las condiciones con las que se cuenta.
• Relevant (relevante): cualquier indicador de gestión para el departamento debe tener una función en sí misma y estar enfocado en mejorar un área.
• Timely (temporal): un indicador de gestión o KPI debe enfocarse en un periodo de tiempo determinado y revisarse periódicamente.

Beneficios de los indicadores de gestión o KPI’s

Los indicadores de gestión o KPI’s ofrecen una serie de beneficios de peso. Estos son los más importantes:

• Rendición de cuentas y transparencia. Al ofrecer información actualizada y accesible sobre la marcha de un proyecto, se fomenta la transparencia en la empresa. Cualquier empleado podrá comprobar los avances y aportar su visión, con la consiguiente mejora del rendimiento laboral.
• Combaten la desmotivación laboral. Los indicadores de gestión permiten seguir el desempeño de los trabajadores y hacen que se involucren más en los proyectos. Según cumplen los KPI, es interesante reconocer su labor para que vean que su esfuerzo es útil y merece la pena.
• Fomento del aprendizaje. Cumplir con los indicadores de gestión incita a la mejora continua. Los equipos tienen que hacer frente a los retos que se suponga su consecución, lo que les lleva a plantear soluciones y a aprender de sus errores. Si un responsable falla, gracias a los KPI’s de RR. HH. es posible conocer dónde y tratar de darle la formación adecuada para subsanar fallos futuros.
• Información basada en la evidencia. Los indicadores KPI’s son un reflejo de los hechos y de la eficacia de las acciones realizadas. Muestran, de forma inequívoca, si se han tomado buenas o malas decisiones, lo que ayuda a que estas sean más acertadas en lo venidero.
• Facilitan los cambios. Se determina con agilidad qué es lo que está funcionando. En cuanto se comete un error, si se analiza el indicador KPI es posible virar el rumbo con rapidez suficiente como para evitar las peores consecuencias.
• Mejora en la coordinación. El personal de un proyecto tienen como referencia los mismos objetivos y pueden comprobar su avance. Así, la gestión de equipos y su coordinación se ve aumentada.

Uno de los aspectos más beneficiosos de los KPI’s en Recursos Humanos para medir el rendimiento es que tienen diferentes utilidades. Su mayor potencial reside en la capacidad de transformar empresas, pero para aprovecharlos al máximo es necesario un software de evaluación del desempeño.

Así, se podrá conocer el rendimiento de los empleados y cuáles son sus necesidades de formación. Con el programa no solo se pondrán los ladrillos para potenciar el talento de cada trabajador y, en consecuencia, el cumplimiento de los proyectos sino que también favorecerá un mejor clima laboral.

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Tipos de indicadores de gestión (KPI’s)

Los indicadores de gestión a nivel empresarial se organizan de varias maneras. Una de ellas es categorizarlos en función del área laboral en el que se utilizan, como es el caso de los indicadores de reclutamiento y selección, que se encarga de medir el éxito de una contratación. Cada uno recurrirá a un set diferente en función de sus necesidades. Sin embargo, es posible organizarlos según sus características.

Aquí analizaremos los distintos indicadores de gestión en las empresas (más adelante nos enfocaremos solo al área de Recursos Humanos).

KPI’s cualitativos y cuantitativos

Los cualitativos están diseñados para medir opiniones y factores que inciden en la calidad de un un proceso, producto o servicio. Indican si se ha conseguido una satisfacción adecuada o el éxito en el objetivo que se perseguía. Ejemplos de este tipo de indicadores de gestión son la calificación de calidad de un servicio o la tasa de éxito de las contrataciones.

Por su lado, los cuantitativos destacan a la hora de medir la productividad en el trabajo, por ejemplo los que se incluyen en un informe de trabajo típico. Las herramientas para la medición de KPI’s toman dos factores y se hace una media o, simplemente, se cuantifica la cantidad de veces que se ha realizado una acción.

Indicadores de gestión predictivos

Este tipo de indicadores de gestión llegan a anticipar los resultados futuros. Sirven como orientación y muestran si se está produciendo una desviación en lo programado. Con ellos es posible tomar una decisión crítica en el momento adecuado. Apoyan a otros, ya que actúan como una suerte de testigos.

Un uso de estos indicadores se da en un KPI para un presupuesto. Se cuenta con una cantidad de dinero que se estima suficiente para una acción determinada, como un curso de capacitación del personal.

Indicadores de eficacia y eficiencia

Cada uno mide una dimensión diferente del trabajo. Los de eficacia se encargan de constatar que una acción se ha realizado como se esperaba y de forma adecuada. En cuanto a los de eficiencia, se centran en los recursos que se han utilizado. Es importante cotejar ambos tipos, ya que pueden mostrar fallos en los procesos.

Hay que tener en cuenta que es posible actuar con eficacia, pero sin eficiencia. Por tanto, si se usa un KPI como número de productos entregados, es muy útil contar con otro que mida el coste de cada entrega o el tiempo que consumen. Así, se podrá optimizar el proceso.

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Indicadores estratégicos

Sirven para medir la evolución del contexto respecto a las metas establecidas. Proporcionan información cuantificada de la situación, lo que resulta útil para saber si se va en la dirección adecuada. Se establecen en función de las prioridades del proyecto en curso o que se vaya a empezar.

Un ejemplo sería el indicador KPI de cuota de mercado. Indicaría el crecimiento que se ha establecido como objetivo por parte de una empresa. Para su consecución se desarrollarán todo tipo de acciones, las cuales contarán con sus propios indicadores.

Indicadores de gestión primarios y secundarios

Son dos tipos de KPI muy relacionados entre sí. Los primarios serían aquellos que informan sobre el desarrollo de una acción concreta y aislada. No están conectados con los demás, lo que no les resta utilidad.

Los secundarios se componen por varios primarios para conseguir una imagen panorámica. Dan más información y su relación con los objetivos es indirecta. Dan una información más amplia.

Principales KPI’s de Recursos Humanos

Aunque los indicadores de gestión se pueden utilizar en cualquier área empresarial, en nuestro caso nos centramos en cómo explotar los KPI’s en el departamento de RR. HH. para que aparezcan y otorguen información en los informes de gestión de Recursos Humanos.

• Tasa de rotación de personal. Un indicador KPI de Recursos Humanos que normalmente no se tiene tan en cuenta o que se piensa que no aporta tanto valor. Sin embargo…
  • ¿No es clave el tiempo que pasa un trabajador en una empresa?
  • ¿Si está contento y satisfecho cuando entra en la empresa?
  • Si es una entidad en la que pueda crecer (plan de carrera) y permanecer la mayor parte de su vida laboral

Si no es así, buscará rápidamente una salida laboral y eso se puede medir con un KPI’s de RR. HH. que analicen la rotación de puestos y la retención de personal.

• Indicadores KPI de empleabilidad:
  • Cantidad de empleados
  • Tiempo promedio de un empleado
  • Tasa de absentismo laboral
  • Tasa de despidos
  • Tasa de jubilación para poder crear planes de sucesión

• Satisfacción y clima laboral
  • ¿Cómo es el ambiente entre los compañeros?
  • ¿Se ayudan entre los diferentes responsables de los departamentos?
  • ¿Hay buena comunicación interna?
  • ¿Hay problemas o conflictos laborales?
  • ¿Existe un plan de conciliación familiar?
  • ¿Hay promoción interna?

Son indicadores de gestión sencillos de medir con un software de encuestas que califique cada pregunta clave.

• Desempeño y formación. Aquí hay multitud de indicadores KPI’s de RR. HH. (los podéis encontrar en nuestra plantilla gratuita al final del post).
  • Tasa de productividad de los empleados
  • Número de horas extra: Para saber si es necesario más trabajadores para cumplir con los objetivos del departamento. También muestra síntomas de compromiso de los trabajadores por terminar el trabajo, aunque si se repite puede significar una gestión deficiente de procesos si se cuenta con lo necesario para terminar el trabajo a tiempo.
  • Tasa de promoción interna
  • Tasa de trabajadores en procesos de formación: Número de trabajadores que están mejorando sus competencias. También se podrá analizar a futuro cómo mejora su trabajo.
  • Ratio de competitividad salarial para ofrecer un salario justo para el talento que queremos explotar en la empresa

• Eficacia de un proceso de selección. Los KPI’s de Recursos Humanos permiten resolver preguntas clave de cada área de gestión:
  • ¿Cuánto se ha tardado en encontrar el perfil profesional que se buscaba?
  • ¿Cómo ha funcionado la criba curricular?
  • ¿Se ha demorado el proceso y las entrevistas?
  • ¿Se han almacenado candidatos para futuros procesos?
  • ¿Cuánto ha costado la contratación?

Con un indicador KPI de Recursos Humanos tendrás las respuestas (especialmente si lo automatizas con un software KPI integrado en informes de Recursos Humanos).

Ejemplos de KPI’s en Recursos Humanos e indicadores de gestión

Por último, antes de cerrar este tema, te ofrecemos los indicadores KPI’s en RR. HH. adecuados para arrojar la luz suficiente como para saber por dónde caminas, aunque no valen cualquiera.

En el documento, ordenamos los KPI’s de Recursos Humanos por categorías para allanarte el camino. Además, tendrás una explicación de su funcionamiento, su utilidad y fórmulas + herramientas para medición de KPI’s para aplicarlos.