Nueva ley de control horario y fichaje digital en 2025 | Bizneo HR

La nueva ley de control horario de trabajadores es prácticamente una realidad (a la espera de la aprobación final en el Congreso). El Ministerio de Trabajo de España ha llegado a un acuerdo con los principales sindicatos de trabajo para reducir la jornada laboral a 37,5 horas semanales, así como eliminar el registro horario en papel y establecer la obligatoriedad de sistemas digitales de registro.

Esta medida, que entrará en vigor a lo largo del 2025, busca modernizar y hacer más eficiente el control horario en el trabajo, así como garantizar los derechos laborales de los trabajadores, especialmente en lo que respecta a su jornada laboral y descansos. Ambos bandos deberán adaptarse a la nueva normativa para no incurrir en posibles sanciones.

¿En qué consiste la nueva ley de control horario y fichaje digital de trabajadores en 2025?

Se ha llegado a un acuerdo para la nueva ley de control horario de trabajadores y se aprobará a lo largo de 2025. Así lo confirmaba en la vicepresidenta segunda del Gobierno y ministra de Trabajo, Yolanda Díaz, durante una rueda de prensa celebrada en Madrid. Esto implica una reforma del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.

La nueva normativa establece varios cambios en la gestión del tiempo de trabajo, siendo los más importantes la reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales y la digitalización obligatoria del registro horario. Este proyecto, que llevaba desde 2021 en fase de estudio y debate, finalmente verá la luz tras años de negociaciones entre el Gobierno, sindicatos y organizaciones empresariales.

Principales cambios respecto a la normativa anterior

• Jornada: la jornada laboral se reduce de 40 a 37,5 horas semanales, manteniendo el mismo salario. Cualquier hora trabajada que exceda este límite será considerada como horas extras y deberá ser compensada según lo establecido en el convenio colectivo correspondiente.
• Adiós al papel: obligatoriedad de implementar sistemas digitales de registro horario, eliminando el registro en papel. Los sistemas deben cumplir con ciertos requisitos, como ser compatibles y accesibles con plataformas del gobierno para facilitar posibles inspecciones.
• Tiempo efectivo: la nueva ley de control horario contabiliza el tiempo efectivo de trabajo. Antes tan solo era necesario registrar la entrada y salida de la jornada, pero ahora se debe incluir también los descansos, horas para comer o cualquier otra interrupción.
• Sanciones: hasta el momento, las multas por incumplimiento del registro horario oscilaban entre 751 y 7500 €. Con la nueva normativa estas se incrementarán, pudiendo alcanzar los 10.000 € por trabajador.
• Teletrabajo: la normativa anterior no contemplaba el teletrabajo u trabajo híbrido. La nueva ley de registro horario digital obligatorio exige que el sistema implementado permita fichar desde cualquier lugar. Además, se debe asegurar la autenticidad y veracidad del registro.
• Desconexión digital: se define claramente el derecho a la desconexión digital, garantizando que las empresas no contacten a sus empleados fuera de su horario laboral, salvo en situaciones extraordinarias.

¿Desde cuándo es obligatorio el control horario digital?

El control horario se implementó en España en mayo de 2019, cuando entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019, que estableció la obligatoriedad del registro de la jornada laboral.

Sin embargo, hasta ahora se permitía el registro en papel, algo que cambiará con la nueva normativa de 2025, que exige exclusivamente medios digitales para este fin.

La fecha exacta de entrada en vigor de esta nueva normativa digital estaba prevista para el 1 de enero de 2025, pero las dificultades en las negociaciones han pospuesto su implementación.

Según las últimas noticias, se espera que la ley entre en vigor en aproximadamente 5 o 6 meses como máximo, por lo que la fecha más probable para su implementación sería el 1 de junio o julio. No obstante, como la ley aún debe pasar por el Consejo de ministros y el Congreso de los Diputados, es posible que estas fechas sufran algunas modificaciones.

En cualquier caso, el Ministerio de Trabajo ha asegurado que las empresas dispondrán de un período de adaptación de entre 3 y 6 meses desde la publicación oficial de la ley para implementar los nuevos sistemas digitales de control horario. Nuestro consejo es que implementes un sistema de control horario digital válido lo antes posible, ya que la aprobación de la nueva ley es casi un hecho.

¿Qué empresas están obligadas a cumplir con la nueva normativa?

La nueva ley de control horario obligará a empresas de todos los tamaños a implementar sistemas digitales de control horario, independientemente de su sector o número de empleados.

Esta obligación afecta tanto a las grandes corporaciones como a las pequeñas y medianas empresas (PYMES), así como el registro horario de autónomos que tengan trabajadores a su cargo. La única excepción contemplada en la normativa son los trabajadores autónomos sin empleados.

Registro horario digital obligatorio: ¿Cómo afecta a las empresas?

Aunque muchas empresas ya habían optado por implementar un sistema de control horario tras la aprobación de la obligatoriedad del registro laboral en 2019, no todas ellas habían dado el paso hacia un sistema digital.

Cuando la nueva ley entre en vigor, ya no habrá otra opción: las empresas deberán adoptar un software de control horario digital de manera obligatoria.

¿Qué sistemas de control horario son válidos según la nueva ley?

Aunque el texto definitivo aún no está disponible, se ha adelantado qué tipos de sistemas de control horario serán válidos según la nueva ley. Estos deberán cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

• No analógicos: no se permitirán sistemas de registro en papel o analógicos como tarjetas de fichaje tradicionales. Los sistemas deben ser completamente digitales y capaces de almacenar los datos de forma segura.
• Adiós al Excel: todo hace pensar que la plantilla de control horario en Excel no será válido como sistema de control horario digital, ya que no garantiza la inmutabilidad de los datos ni proporciona las medidas de seguridad necesarias para cumplir con la normativa.
• Automatización: los sistemas deben registrar de forma automática tanto la hora de entrada como de salida, así como los posibles descansos o cualquier otra interrupción. Deben hacerlo con inmediatez y a diario.
• Accesibilidad: los sistemas deben ser accesibles desde cualquier lugar y momento, tanto para los trabajadores como para la Inspección de Trabajo, que podrá revisar los registros en caso de detectar irregularidades.
• Compatible: el sistema debe ser compatible con las plataformas gubernamentales de inspección laboral.
• Verificación de identidad: el sistema debe incluir métodos seguros de autenticación para garantizar que cada empleado registra sus propias horas de trabajo.
• Seguridad: los datos deben almacenarse de forma segura, así como cumplir con la normativa de protección de datos (RGPD). Además, se debe garantizar la confidencialidad y la integridad de la información durante al menos 4 años.

Adaptación de las empresas al fichaje digital obligatorio

Las empresas deberán adaptarse irremediablemente al fichaje digital obligatorio. No obstante, más que un inconveniente, estas pueden tomarse la nueva ley como una oportunidad para modernizar sus procesos y mejorar la gestión del tiempo de trabajo.

Cuanto antes comiencen con la adaptación, más fácil será la transición y menores serán los costes asociados a la implementación del nuevo sistema. Las empresas que se adelanten podrán realizar una implementación gradual y tener tiempo suficiente para formar a sus empleados adecuadamente.

La digitalización del control horario no solo permite cumplir con la normativa, sino que también ofrece ventajas como la automatización de procesos, la reducción de errores y una mayor transparencia en la gestión del tiempo. Además, facilita la generación de informes detallados y el análisis de datos para mejorar la toma de decisiones.

Las empresas deben decidir, a partir de sus necesidades, qué tipo de sistema de fichaje es el más adecuado. Una vez tomada la decisión, deberán crear una estrategia de implementación progresiva, que incluya la formación de los empleados en el uso del nuevo sistema y un período de prueba para detectar y resolver posibles incidencias antes de su implementación definitiva.

Multas y sanciones por incumplimiento del registro horario digital obligatorio

Las multas por incumplir la nueva ley de control horario de trabajadores de 2025 se han endurecido respecto a la normativa anterior. Las multas podrán ir hasta los 10.000 €, mientras que anteriormente el máximo era de 7500 €.

Además, las sanciones se aplicarán por cada empleado afectado, y no solo por empresa. Esto quiere decir que estas serán proporcionales al tamaño e ingresos de cada empresa, lo que significa que una gran empresa con cientos de empleados podría enfrentarse a multas millonarias si no cumple con la normativa. Esto puede suceder cuando:

• No se dispone de un sistema de control horario digital que cumpla con los requisitos
• No se registra la jornada laboral de manera diaria e inmediata.
• El sistema implementado no registra correctamente todos los aspectos requeridos (descansos, pausas, etc.)
• Los datos registrados han sido manipulados o falseados.
• No se permite el acceso a los datos del registro horario a los empleados o a sus representantes legales cuando lo soliciten
• Los datos no se almacenan de forma segura o no se garantiza su conservación durante el período obligatorio
• El sistema no cumple con los requisitos de compatibilidad con las plataformas gubernamentales de inspección laboral
• No se garantiza la autenticidad de la identidad del trabajador que realiza el registro

Por otro lado, y a falta de información más específica, las sanciones se dividirán en 3 categorías:

1. Infracciones leves: serán multadas con importes de entre 1000 y 2000 € por trabajador afectado.
2. Infracciones graves: las multas oscilarán entre 2001 y 5000 € por trabajador afectado.
3. Infracciones muy graves: las sanciones podrán alcanzar los 10.000 € por trabajador afectado, especialmente en casos de reincidencia o manipulación deliberada de los registros.

Reducción de la jornada laboral a 37,5 horas: claves para implementarla

La reducción de la jornada laboral a 37,5 horas supone también cambios en la forma en el que los equipos de recursos humanos gestionan el tiempo de trabajo de los empleados.

¿Cómo gestionar el ajuste de horas en los calendarios laborales?

La implementación de la reducción de jornada laboral a 37,5 horas semanales requerirá modificar la planificación laboral por parte de las empresas. Los departamentos de RR. HH. deberán revisar y ajustar los calendarios laborales existentes, asegurándose de que la reducción se aplique de manera efectiva a todos los empleados.

Esto puede implicar la reorganización de turnos, la modificación de horarios de entrada y salida, o la implementación de jornadas intensivas en algunos casos. Y aunque en pequeñas empresas o jornadas estándar puede ser sencillo, la tarea se complica cuando hablamos de empresas con turnos rotativos, trabajo por objetivos o sectores con necesidades especiales como la hostelería o la sanidad.

En estos casos, será fundamental contar con un software de gestión de turnos como el de Bizneo HR, que permite automatizar la planificación y garantizar el cumplimiento de las nuevas horas semanales establecidas.

En apenas unos clics podrás generar nuevos cuadrantes de trabajo, adaptados a la nueva jornada de 37,5 horas semanales sin afectar al funcionamiento normal de la empresa. Además, el sistema te alertará automáticamente si se produce alguna desviación respecto a las horas establecidas.

Registro detallado de la jornada laboral: Inicio, pausas y fin de turno

Por otro lado, el nuevo registro de la jornada laboral ya no solo contempla en el inicio y fin de turno. Cualquier interrupción, ya sea en forma de descanso, pausa para comer o cualquier otra actividad que interrumpa la jornada laboral, deberá quedar registrada en el sistema digital.

Eel software debe permitir registrar las pausas y descansos, ya sea a través de botones específicos en la app o mediante recordatorios automáticos. La clave está en que el proceso sea lo más intuitivo posible para garantizar un registro preciso y completo de la jornada laboral.

En este caso, disponer de un software de control horario versátil es fundamental. Por un lado, está la forma en que los empleados registran sus entradas y salidas. App móvil, web, sistemas de fichaje presencial… Cuanto mayores sean las opciones, más sencillo será para los empleados registrar su jornada laboral.

Supervisión y generación de informes sobre horas trabajadas

Más allá de la propia responsabilidad del trabajador, la empresa debe tener el control sobre las horas trabajadas de sus empleados. Para ello, el software de control horario debe ofrecer herramientas de supervisión que permitan a los responsables de RR. HH. monitorizar en tiempo real el cumplimiento de la jornada laboral y generar informes detallados cuando sea necesario.

Por ejemplo, Bizneo HR permite generar informes sobre las horas trabajadas por departamento, empleado o período específico, detectar patrones de trabajo irregular o exceso de horas extras, y exportar estos datos en formatos compatibles con la Inspección de Trabajo. De esta forma se pueden tomar acciones rápidas para corregir cualquier problema.

De la misma forma, también se puede automatizar el sistema para lanzar recordatorios de fichaje o controlar fácilmente las horas extra o días de compensación.

Prohibición de registros en papel: digitalización obligatoria del control horario

Los registros horarios en papel formarán parte del pasado. Cuando la nueva ley entre en vigor no podrán volver a utilizarse. Su prohibición, más que un capricho, responde a la necesidad de garantizar los derechos del trabajador, así como facilitar el trabajo de los departamentos de RR. HH.

El registro de las horas trabajadas en papel tiene grandes inconvenientes:

• Falta de control: empleados, mánagers o departamento de RR. HH les resulta complicado controlar las horas reales trabajadas, sobre todo en plantillas grandes o con turnos muy variados.
• Errores: el registro manual en papel está sujeto a errores humanos, como olvidos al anotar las horas o escritura ilegible.
• Falsificación: es muy fácil manipular o falsificar los registros en papel, lo que puede dar lugar a disputas laborales y problemas legales. Además, no existe forma de verificar la autenticidad de las firmas o anotaciones realizadas.
• Pérdida de información: los documentos físicos pueden extraviarse, dañarse o deteriorarse con el tiempo, lo que compromete el requisito legal de conservar los registros durante 4 años.
• Ineficiencia administrativa: procesar y analizar datos de registros en papel requiere mucho tiempo y recursos humanos, además de dificultar la generación de informes y estadísticas.
• RGPD: los registros en papel no cumplen con los requisitos de protección de datos establecidos por el RGPD, ya que no garantizan la seguridad y confidencialidad de la información.
• Auditoria: ante una inspección de trabajo, los registros en papel son más difíciles de verificar y analizar, lo que puede resultar en sanciones por no poder demostrar adecuadamente el cumplimiento de la normativa laboral.
• Incompatibilidad con el teletrabajo: el registro en papel es especialmente problemático para empleados que trabajan de forma remota, ya que no tienen acceso físico al sistema de registro de la empresa.

Cómo implementar un sistema de control horario digital eficiente

Por todos estos motivos, los sistemas de control horario digital se han posicionado como la solución más eficiente y segura para cumplir con la nueva normativa laboral. Sin embargo, debido a la gran variedad de soluciones disponibles en el mercado, es importante seleccionar un sistema que se adapte a las necesidades de cada empresa.

• Facilidad de uso: el sistema debe ser intuitivo tanto para empleados como para administradores, minimizando la curva de aprendizaje y la resistencia al cambio.
• Flexibilidad en los métodos de fichaje: debe ofrecer múltiples opciones como app móvil, web o dispositivos físicos para adaptarse a diferentes entornos de trabajo.
• Turnos: debe permitir la gestión flexible de turnos rotativos, con capacidad para definir diferentes tipos de jornadas y gestionar automáticamente los cambios y rotaciones del personal.
• Personalización: el sistema debe adaptarse a las necesidades cada empresa, permitiendo configurar reglas de trabajo o políticas de horas extra y flexibilidad horaria.
• Integración con otros sistemas: capacidad para conectarse con software de nóminas, ERP y otras herramientas de gestión empresarial para optimizar procesos.
• Seguridad y cumplimiento normativo: debe garantizar el cifrado de datos, autenticación segura, copias de seguridad automáticas y cumplimiento con RGPD y normativas laborales vigentes.
• Reportes y análisis: capacidad para generar informes detallados sobre horas trabajadas, ausencias, costes laborales y otros indicadores clave para la toma de decisiones.
• Soporte técnico: servicio de atención al cliente disponible para resolver dudas y problemas técnicos, así como formación inicial para administradores y usuarios.

Beneficios de un software de control horario frente a otros métodos

• Cumplimiento legal: el más obvio es que un software de control horario digital permite cumplir con la nueva normativa vigente de manera sencilla y automatizada, evitando posibles sanciones por incumplimiento.
• Mayor eficiencia: automatiza procesos administrativos que antes requerían tiempo y recursos humanos, permitiendo dedicar ese tiempo a tareas más productivas. Cada empleado puede registrar de forma autónoma su jornada.
• Transparencia: proporciona datos precisos y en tiempo real sobre las horas trabajadas, facilitando la gestión de nóminas, días libres de compensación o el cálculo de horas extras.

• Métodos de fichaje: ofrece diferentes opciones de fichaje adaptadas a cada empresa, desde apps móviles y tablets hasta terminales biométricos con huella dactilar o reconocimiento facial, garantizando la máxima seguridad y comodidad para los empleados

• Teletrabajo: facilita el cumplimiento del registro horario para empleados que trabajan desde casa o en modalidad híbrida, garantizando la misma precisión que en la oficina.
• Satisfacción de la plantilla: mejora la satisfacción de los empleados al proporcionar un sistema transparente y justo de registro horario, eliminando posibles conflictos y favoreciendo un mejor equilibrio entre vida laboral y personal
• Conservación de datos: almacena de forma segura todos los registros de tiempo durante el período legalmente requerido (4 años), cumpliendo con el RGPD y eliminando el riesgo de pérdida de información,
• Análisis de datos: permite obtener informes detallados sobre patrones de trabajo, productividad y gestión del tiempo, facilitando la toma de decisiones basada en datos.
• Informes: permite generar automáticamente informes personalizados para presentar a la Inspección de Trabajo o para uso interno de la empresa, ahorrando tiempo en la preparación de documentación.

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Adaptación de los sistemas de fichaje al teletrabajo y modelos híbridos

La nueva ley de control horario de 2025 introduce también novedades respecto a los métodos de fichaje para empleados en modalidad remota o híbrida.

¿Cómo fichar desde cualquier ubicación sin vulnerar la ley?

La normativa establece que las empresas deben proporcionar herramientas digitales que permitan un registro preciso del tiempo de trabajo independientemente de la ubicación del empleado. Estos deben ser seguros, fiables y accesibles desde cualquier o tipo de dispositivo, prestando especial atención a smartphones y tablets.

Esto tan solo es posible mediante el uso de software específico que incorpore funciones para fichar con geolocalización y sistemas de autenticación robustos. Estos sistemas no solo verifican la identidad del empleado, sino que también registran la hora exacta y la ubicación desde donde se realiza el fichaje, cumpliendo así con los requisitos legales de la nueva normativa.

Garantizar la autenticidad de los registros en remoto

Para garantizar la autenticidad de los registros en remoto es necesario que el software cuente con un sistema de identificación personal e intransferible. En Bizneo HR cada empleado puede acceder a su portal personal mediante credenciales únicas, lo que garantiza que solo el usuario autorizado pueda realizar el registro horario.

Además, el sistema registra automáticamente la dirección IP y la ubicación desde donde se realiza el fichaje, proporcionando así una capa adicional de seguridad y trazabilidad. Esta autenticación robusta cumple con los requisitos de la nueva normativa mientras mantiene la flexibilidad necesaria para el trabajo remoto.

De la misma forma, los datos de entrada y salida están encriptados y almacenados de forma segura en servidores que cumplen con los más altos estándares de seguridad informática.

Esto garantiza que la información sensible de los empleados esté protegida contra accesos no autorizados y posibles brechas de seguridad. La empresa puede establecer diferentes niveles de acceso a estos datos según los roles y responsabilidades de cada usuario del sistema.

Control horario flexible y adaptado a la movilidad empresarial

Las empresas que tiene un modelo de trabajo basado en la movilidad necesitan sistemas especialmente flexibles que permitan a sus empleados registrar su jornada desde cualquier ubicación.

Esto es particularmente importante para comerciales, técnicos de campo o personal que realiza visitas a clientes. Los sistemas modernos de control horario incorporan funciones específicas para estos casos, como el registro con geolocalización o la posibilidad de fichar desde diferentes sedes o ubicaciones autorizadas.

También es necesario implementar políticas de horarios de trabajo flexibles que permitan a los empleados fichar dentro de unos márgenes de tiempo razonables, adaptándose a sus necesidades personales mientras cumplen con sus obligaciones laborales. Esto permite una mejor conciliación de la vida laboral y personal, al tiempo que se mantiene un registro preciso de las horas trabajadas.

La flexibilidad en los horarios debe ir acompañada de una política clara que establezca los límites y expectativas para garantizar tanto la productividad como el bienestar de los empleados. Por supuesto, el software empleado debe ser capaz de recoger todos estos requisitos y adaptarlos a las necesidades específicas de cada empresa.

Esto incluye la capacidad de definir diferentes franjas horarias, establecer límites de horas extras y configurar alertas automáticas cuando se detecten patrones irregulares de trabajo. La implementación de estas políticas a través del software adecuado no solo asegura el cumplimiento normativo, sino que también contribuye a crear un ambiente laboral más saludable y productivo.

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Derecho a la desconexión digital: ¿Cómo garantizar su cumplimiento?

Además, la nueva ley de control horario profundiza en el derecho a la desconexión digital de los empleados. Mientras que la anterior ley se limitaba a mencionar este derecho de forma general, la nueva normativa establece medidas más concretas y estrictas para garantizar que los trabajadores puedan desconectarse completamente de sus obligaciones laborales fuera del horario de trabajo.

¿Qué obligaciones tienen las empresas respecto a la desconexión digital?

Las empresas deberán garantizar que nadie sea contactado fuera de su horario laboral establecido, ya sea por correo electrónico, mensajes o llamadas telefónicas, salvo en casos de emergencia previamente definidos.

El trabajador tiene derecho a la intimidad, a no estar localizable o no contestar fuera de su horario sin consecuencias o la protección frente a la videovigilancia y geolocalización.

Este derecho no solo deberá ser respetado por las empresas, sino que también deberán establecer mecanismos técnicos, como el bloqueo automático de acceso a correos electrónicos o la desactivación de notificaciones en dispositivos corporativos durante las horas de descanso. Las medidas a implementar se definirán más adelante.

Cómo evitar interrupciones fuera del horario laboral

De esta forma, las empresas deberán implementar políticas de desconexión digital que garanticen los derechos de los trabajadores. En caso de no cumplirse, ya se ha anunciado que las empresas podrían enfrentarse a sanciones económicas.

Así, los software de control horario deberán incluir funciones para gestionar y monitorizar la desconexión digital. Estas herramientas pueden configurarse para enviar recordatorios automáticos sobre los horarios de descanso, bloquear el acceso a sistemas corporativos fuera del horario laboral y generar informes sobre el cumplimiento de las políticas de desconexión.

Por ejemplo, los mánagers pueden recibir alertas cuando traten de contactar a sus empleados fuera del horario laboral establecido. Del mismo modo, se pueden configurar recordatorios automáticos para los empleados cuando se detecte actividad en sistemas corporativos durante períodos de descanso.

Estas medidas tecnológicas ayudan a crear una cultura de respeto por el tiempo personal y el derecho a la desconexión.

Medidas para proteger el tiempo de descanso de los empleados

• Configuración de límites automáticos en el envío de correos electrónicos fuera de horario
• Desactivación de notificaciones en dispositivos corporativos durante las horas no laborables.
• Protocolos claros sobre la gestión de emergencias y definir qué situaciones justifican contactar a un empleado durante su tiempo libre.
• Formación y sensibilización de los empleados sobre la importancia del descanso y la desconexión digital para su bienestar.
• Establecimiento de períodos mínimos de descanso entre jornadas laborales que deben ser respetados sin excepciones.

Cómo garantizar el cumplimiento de la nueva ley de fichaje digital y control horario

La nueva ley de control horario de trabajadores consigo un buen puñado de novedades a las que las empresas deberán adaptarse. La mejor forma de afrontar dichos cambios asociándose es con proveedores tecnológicos especializados que ofrezcan soluciones integrales de control horario.

Estas herramientas no solo ayudarán a cumplir con la normativa, sino que también optimizarán los procesos de gestión del tiempo en la empresa. Para garantizar una implementación exitosa, es fundamental elegir un sistema que se adapte a las necesidades de la organización y que cuente con el respaldo de expertos en la materia.

Bizneo HR es una solución que se actualiza constantemente para cumplir con todos los requisitos de la nueva normativa de control horario. Con su sistema de fichaje digital avanzado, geolocalización y funciones específicas para el trabajo remoto, permite a las empresas adaptarse fácilmente a los cambios legislativos mientras optimizan su gestión del tiempo. Además, su plataforma incluye todas las herramientas necesarias para garantizar la desconexión digital.