Ley de firma electrónica: todo lo que debes saber sobre su normativa

La generalización del uso de la firma electrónica y la firma de archivos de manera digital ha obligado al Gobierno de España a modificar la ley de firma electrónica, ya que había quedado totalmente desfasada debido a la evolución tecnológica.

El objetivo de esta reforma es regular el uso de los distintos tipos de firmas electrónicas así como establecer los criterios para las empresas que se dedican a prestar servicios de firma electrónica.

¿Qué es la Ley de Firma Electrónica?

El pasado 11 de Noviembre de 2020 se aprobó en las cortes generales de España la Ley de Servicios Electrónicos de Confianza (LSEC), más conocida popularmente como ley de firma electrónica, después de un par de años de tramitación parlamentaria. Esta nueva ley deja en desuso la anticuada y desfasada Ley 59/2003 de Firma Electrónica.

La ley de firma electrónica es un texto legal en el que se establece el reglamento que regula el uso y el efecto de los documentos firmados electrónicamente, ya sea en el ámbito público o en el ámbito privado. La firma digital en empresas y el uso de certificados digitales para identificarse en internet se ha generalizado y era necesario modificar la ley de firma electrónica para establecer unos criterios claros sobre cómo deben utilizarse y emitirse.

Además, esta nueva ley de firma digital permite adaptarse y complementar a la normativa de firma electrónica existente en la Unión Europea (el reglamento eIDAS), que hace ya bastantes años que intenta unificar los diferentes sistemas de todos los Estados con el objetivo de acabar con la discrepancia normativa entre ellos, ya que esto perjudica tanto a la seguridad jurídica como al comercio electrónico.  

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¿Qué validez legal tiene una firma electrónica con la llegada de la Ley de firma digital?

Gracias a la modificación de la ley de firma electrónica, se puede decir con total certeza que todos los documentos firmados electrónicamente con servicios electrónicos de confianza tienen el valor y la eficacia jurídica que corresponda a su respectiva naturaleza, o dicho de otra forma, tienen el mismo valor legal que un documento firmado manualmente. 

Por lo tanto, en estos momentos lo más adecuado para las empresas es utilizar herramientas de firma electrónica que pertenezcan a la lista de empresas que prestan servicios electrónicos de confianza y que les permita asegurar que todos los documentos que son firmados digitalmente son totalmente válidos ante la ley.

Tras la llegada de esta se ha puesto en marcha un listado oficial de prestadores de servicios de confianza, lo que permite saber perfectamente si una empresa, software o aplicación para firmar electrónicamente se adapta al reglamento actual. También existe una lista de servicios de confianza no cualificados que se rigen por otros criterios, y donde se incluye una descripción detallada y clara de las características propias y diferenciales de los prestadores cualificados. 

En Bizneo HR hemos integrado a la empresa Signaturit para cumplir con la ley de firma electrónica y es uno de los prestadores de confianza garantizados por el gobierno. Así, facilitamos que en la optimización de los procesos más rutinarios de Recursos Humanos exista una vinculación y garantía legal.

Una de sus principales funcionalidades es su modo de solicitud de firma: masiva, paralela y secuencial. Un software que asegurará que la firma digital de contratos y documentos y sea totalmente legal.

Vigencia, caducidad, renovación y suspensión de certificados electrónicos

La nueva ley de firma electrónica también aborda otras cuestiones específicas sobre los servicios de confianza, tales como la caducidad de los certificados electrónicos, su vigencia, su renovación o su suspensión, para los que se dictamina que no podrán tener una duración mayor a 5 años. 

Por otro lado, también regula otras cosas que afectan directamente a los prestadores de servicios de confianza, como por ejemplo:

• Publicar información fiable y veraz conforme a  la ley.
• No copiar ni almacenar datos de la creación de las firmas electrónicas.
• Disponer de un servicio público sobre el estado de validez o revocación de los certificados.
• Conservar la información relativa a los servicios prestados durante 15 años.
• Constituir un seguro de responsabilidad civil por un importe mínimo de 1,5 millones de euros y 500.000 adicionales por cada tipo de servicio cualificado que se preste.
• Si se descubre una violación de seguridad o pérdidas en la integridad de los datos, se deberá notificar de manera obligatoria a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). 

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En definitiva, la Ley de Servicios Electrónicos de Confianza ha establecido una serie de normas y reglas que permiten utilizar las distintas aplicaciones de firma electrónica con mayor seguridad y total validez ante la ley. Esto permite presentar cualquier documento firmado electrónicamente como ventaja probatoria en un juicio si el servicio de confianza utilizado se ha prestado correctamente, y este figuraba en ese momento en la lista oficial de servicios cualificados del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación digital. 

Tipos de firmas electrónicas reconocidas por la ley de firma digital

Tras la aprobación de la nueva ley de firma electrónica, además de la extendida firma simple y avanzada, se han introducido nuevos servicios adicionales para firmar documentos digitalmente con total validez ante la ley. Los servicios aprobados en la actualidad son los siguientes.

• Firma electrónica simple, avanzada y cualificada
• Sello electrónico de persona jurídica
• Validación de firmas y sellos cualificados
• Conservación de firmas y sellos cualificados
• Sellado electrónico de tiempo
• Entrega electrónica certificada
• Expedición de certificados de autenticación web

Gracias al uso de un software de firma electrónica que utilice uno o varios de estos servicios de firma se puede procesar cualquier tipo de documento o contrato de forma legal y con total validez. Buen ejemplo de ello es el gestor documental de Bizneo HR, que permite firmar documentos digitalmente haciendo uso de firmas electrónicas totalmente válidas ante la ley. 

Ley de Firma electrónica en América Latina

Al igual que sucede en España, son muchísimos los países de todo el mundo que están teniendo que modificar su normativa sobre firma electrónica debido al auge del uso de la firma digital, sobre todo tras la pandemia de la Covid-19, momento en el que muchas empresas han acelerado su transformación digital y el uso de la firma electrónica en documento digitales. 

Todo tipo de empresas se están sumando al uso de software de firma electrónica como el de Bizneo HR, que permite firmar digitalmente todo tipos de contratos y documentos con total validez legal, además de proporcionar una serie de ventajas que permiten aumentar la productividad:

• Permite compartir documentos fácilmente con las personas interesadas o con otros miembros del equipo de recursos humanos.
• Mejora la experiencia de los empleados o candidatos.
• Disminuye el tiempo de papeleo administrativo. 
• Reduce los costes del departamento de RRHH.
• Aumenta la cobertura y seguridad legal.
• Disminuye el uso de papel favoreciendo al medioambiente. 

Ley de Firma electrónica en Argentina

La ley de firma electrónica en Argentina (Ley 25.506) reconoce y otorga el uso y validez de la firma electrónica en todos aquellos documentos o acuerdos que no estén sujetos a restricciones específicas que así lo prohíban. Esto quiere decir, que como regla general, un contrato o cualquier otro tipo de documento firmado electrónicamente por dos o más partes será totalmente legal y admisible como prueba en cualquier proceso judicial. 

Ley de Firma electrónica en Brasil

De acuerdo con la Ley 11.419 y Medida Provisoria 2.200-2 y con la aprobación de la Ley de firma electrónica en Brasil, la documentación firmada tiene validez legal y puede ser presentada en un juicio como prueba.

La firma electrónica puede utilizarse para la firma de todos aquellos acuerdos
que no estén sujetos a restricciones de forma que así lo impidan.

Ley de Firma electrónica en México

Existe también una Ley de Firma Electrónica Avanzada dentro del Código Civil Mexicano que marca que un contrato firmado por medios electrónicos será totalmente válido, así como que no podrán negarse efectos jurídicos, de validez o de fuerza obligatoria por el simple hecho de que estén contenidos en un documento digital. Por lo tanto, en México las firmas electrónicas son también totalmente legales y aplicables.

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Ley de firma digital en Paraguay

La ley de firma digital de Paraguay, correspondiente a la Ley Nº. 4107 y que fue aprobada en 2010, dictamina que los contratos son válidos siempre que exista un acuerdo entre las partes, independientemente de si están expresados de forma oral, escrita o por medios electrónicos. En esta ley se define la firma electrónica y regula su vigencia y su aplicación, así como su validez en procesos judiciales siempre que se pueda acreditar con pruebas fehacientes. 

Ley de ficha electrónica en Chile

La Ley 17.799 y el Decreto Ley 181 (revisión 2014) son las normativas que regulan el uso y la validez de la firma electrónica en Chile. Estas establecen que los documentos firmados con firma electrónica producirán los mismos efectos de obligatoriedad y legalidad que los documentos firmados de forma manuscrita. 

Ley de firma digital en Perú

La Ley de Firma Electrónica de Perú está regulada por la Ley 27.269 y el Decreto 052/08. Esta afirma que todos los contratos firmados de forma manuscrita o digital, incluso establecidos de forma oral, son válidos ante la ley. Por lo tanto, Perú es otro de los países que admite el uso de la firma electrónica en cualquier documento en el que no se haya indicado lo contrario.

Normativa de firma electrónica en Honduras

La Ley sobre Firmas Electrónicas Nº 33.301 de Honduras indica que, como regla general, los contratos son válidos siempre que exista un acuerdo entre las partes, independientemente de cómo se haya formalizado, lo que incluye también la firma electrónica. Esto supone que los documentos firmados digitalmente tienen la misma validez legal que uno escrito. 

Ley de firma digital en Colombia

El Código de Comercio Colombiano indica que como regla general, un contrato es válido siempre que las partes interesadas hayan alcanzado un acuerdo y lo hayan formalizado, ya sea de forma verbal, manuscrito o digital. La firma electrónica en Colombia está regulada por la Ley 527/99 , que establece que una firma avanzada, tal y como se define en la UE, debe mantener la integridad del documento y asegurar que dicha firma solo puede asociarse a una sola persona física o jurídica, para lo que se tendrá que utilizar un sellado de tiempo para garantizar la integridad de la misma.

Normativa de firma electrónica en Ecuador

La validez de la firma electrónica en Ecuador está regulada por la Ley de Comercio Electrónico 2002-67, en la que se dice que según la legislación ecuatoriana no se puede negar la validez de un acuerdo solamente por haberse firmado electrónicamente. Más específicamente, en el artículo 14 de la Ley de Comercio Electrónico Ecuatoriana es donde se indica que la firma electrónica tiene una validez y efectos judiciales idénticos a una firma manuscrita. 

Ley de Firma electrónica en Portugal

En Portugal, la mayoría de contratos se celebran por escrito, de forma oral o electrónica (salvo que la ley obligue a que se haga por escrito).

Sin embargo, se ha autorizado la regulación de la Ley de firma electrónica en Portugal mediante el Decreto ley 290-D/99 que aprueba la validez de la firma digital y regula el derecho a usarla con todos aquellos acuerdos que no tengan restricciones que impidan su utilización.