Definir responsabilidades y organizar un proyecto no siempre es sencillo. Las empresas pueden ayudarse de una matriz RACI para que cada empleado conozca sus obligaciones y funciones de forma clara.
Una buena estructura organizacional es fundamental para desarrollar un proyecto. Cada persona debe conocer su papel en el esquema para evitar errores, desánimos y confusiones. La matriz RACI simplifica esta división en los equipos de trabajo. Con ella es posible conocer, de un vistazo, quién se está encargando de una actividad concreta.
Con la matriz RACI también se distribuyen las responsabilidades, algo que permite agilizar el desarrollo de un proyecto y terminarlo dentro del tiempo pactado. La matriz de responsabilidades es una herramienta que no conviene infravalorar y que debe aplicarse de forma efectiva.
Tabla de contenidos
¿Qué es una matriz RACI?
Se trata de una matriz de responsabilidades enfocada a la gestión de un proyecto (RACI matrix en inglés). En ella se determina qué persona va a realizar un rol concreto, algo que se indica a través de las iniciales que dan nombre a la matriz. Cada individuo involucrado estará asignado a un rol.
La forma de representar la matriz de actividades es sencilla. Se crea una cuadrícula en la que se muestran los nombres de los participantes (parte de arriba) y las actividades a realizar (a la izquierda). Los recuadros interiores se complementan con los roles que tendrá cada empleado. De un solo vistazo los implicados verán cuál es su responsabilidad de forma clara.
La matriz de responsabilidades RACI es una herramienta de diseño sencillo y versátil pensada para simplificar la organización y distribuir las obligaciones y tareas. Además, hay que completarla entera, es decir, asignar todos los roles. De otro modo, podrían darse confusiones y se dificultaría la toma de decisiones.
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Los roles de la matriz RACI
Esta matriz de asignación de responsabilidades está compuesta por cuatro roles:
- Responsible o responsable (R). Indica la persona encargada de realizar una tarea concreta. Puede desempeñarse por una o varias personas y también es posible que quienes ostenten este rol deleguen en terceros, pero nunca su responsabilidad sobre la consecución de la tarea.
- Accountable o autoridad (A). Es el encargado de que las tareas salgan bien. Solo hay uno para evitar responsabilidades compartidas y vigila que se ejecute cada acción. Tiene la capacidad de definir qué herramientas se utilizan y de cambiarlas si lo considera oportuno.
- Consult o consultor (C). Son personas con un perfil técnico. Ofrecen opiniones de valor y facilitan la comprensión de las tareas a los demás roles. Pueden llegar a detener acciones si lo estiman oportuno.
- Informed o informado (I). Se les informa sobre el avance del proyecto, ya que están interesados en el mismo. No pueden parar las tareas que se llevan a cabo, pero es necesario mantenerles al tanto de lo que ocurre. La comunicación en este caso es solo unidireccional.
Cómo hacer una matriz RACI
1. Establecer el tamaño y complejidad del proyecto
En este primer paso, se establece el tamaño y complejidad del proyecto. Una matriz de roles y responsabilidades como la matriz RACI funciona mejor en los de tamaño medio o superior.
Esto se debe a que en uno pequeño —si bien es adecuado organizar las puestos de trabajo de la entidad— no hay tantos roles ni relaciones laborales entre distintos departamentos como puede ocurrir en una mediana o gran empresa, donde la comunicación interna y el establecimiento de una matriz de actividades será fundamental para la consecución del proyecto.
Además, también es interesante utilizarla cuando la empresa se enfrenta a un nuevo proyecto. Ante la falta de experiencia, se hace necesaria una buena dirección y distribución de responsabilidades.
2. Identificar las tareas con una matriz RACI
Para poder ejecutar el proyecto hay que dividirlo en tareas, las cuales se asignan en el siguiente paso. No es necesario precisar cada una, con un esbozo será suficiente. Para facilitar este paso, es recomendable crear primero una lista y luego colocar las tareas en la parte izquierda de la matriz.
3. Asignar los roles
Una vez estén perfiladas las tareas y los objetivos que perseguirá cada una, llega el momento de distribuir los roles de la matriz RACI. Este paso puede realizarse mediante una reunión inicial. En ella se asignará cada rol a la persona específica.
Es importante que todos los participantes estén presentes, así conocerán su cometido antes de empezar el proyecto. En la matriz de responsabilidades RACI, se colocarán los nombre en la parte superior y en las casillas del cuerpo se indicarán con una inicial los diferente roles.
Conviene que cada tarea tenga una autoridad y al menos un responsable. Se recomienda que todos los integrantes del proyecto estén de acuerdo con la selección.
4. Determinar fases del proyecto y un calendario
Esta es una forma de garantizar el éxito del proyecto y la efectividad de la propia matriz de actividades. En el calendario se mostrará la finalización de cada tarea y fase, aunque siempre buscando la flexibilidad.
Para agilizar este paso, es posible utilizar un software de control horario con el que garantizar el cumplimiento de los tiempos, la sincronía en el avance de las diferentes tareas y confirmar que se están cumpliendo los plazos.
Se tendrá un aliado que combina sin problemas con los beneficios que ofrece el modelo matriz RACI, sobre todo si es posible automatizar los registros del horario y la carga de trabajo.
Para qué sirve una matriz de responsabilidades | 3 ventajas
La matriz de asignación de responsabilidades aporta tres ventajas principales en el desarrollo de un proyecto.
1. Comunicación
Cada persona conoce su rol de forma clara y de un simple vistazo con esta matriz de responsabilidades de un proyecto. En caso de que sea necesario contactar con un consultor, se sabrá en todo momento a quién recurrir. De esta forma, la toma de decisiones se agiliza y se evitan errores.
2. Mejora en la gestión del proyecto
Las jerarquías quedan definidas desde el primer momento, lo que facilita la coordinación entre los miembros y la toma de responsabilidades. Además, cada persona sabrá qué tarea tiene que realizar en caso de repetición.
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3. Evita sobrecargas
Al dividir los roles, se impide una excesiva carga de trabajo y responsabilidades en un mismo empleado. Esto reduce el estrés de los trabajadores y facilita la delegación de tareas, en especial por parte de los responsables. También se diversifica el riesgo, ya que no habrá una sola persona que condense sobre sí misma todo el conocimiento y responsabilidad de una tarea.
Además, utilizando un software de evaluaciones se puede conocer de forma objetiva el desempeño de cada individuo. Saber si se cumplen las expectativas o los objetivos del proyecto y, a su vez, establecer acciones correctoras resulta más sencillo.
Así, es posible crear planes específicos para potenciar las habilidades de cada trabajador, reconocer sus logros o ayudarles a alcanzar todo su potencial mediante formación y planes específicos de capacitación de personal.
Cuándo usar una matriz RACI
La matriz no encaja en todos los proyectos. En los que mejores resultados consigue es en los de mayor tamaño, ya que sus necesidades de planeación estratégica son mayores. Hay demasiadas personas interesadas y participando, lo que dificulta definir los roles de cada uno y las responsabilidades a las que están sujetos.
También tendría cabida en los proyectos en los que la rotación del personal es alta. Con introducir el nombre y el rol del nuevo trabajador, podrá integrarse en el equipo sin crear confusiones. Cada miembro conocerá cuál es su tarea y rango de responsabilidad, lo que limita las dudas y la incertidumbre.
Además, la matriz de actividades es especialmente útil cuando llega el momento de dirimir responsabilidades. Si se ha producido un error crítico, se conocerá rápidamente al responsable y se podrá tomar medidas a tiempo.
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Variantes de la matriz de responsabilidades RACI
Existen tres variantes principales de la matriz RACI:
- Matriz RASCI. Se mantienen los roles de la original, pero se añade la S de soporte. Este rol ayudaría a un responsable a realizar su tarea.
- Matriz RASI. En esta variante desaparece el rol del consultor y se potencia el papel de los soportes.
- Matriz RASIQ o RACIQ. El ayudante desaparece y se añade al equipo un supervisor de calidad, el cual realizará tareas de revisión.
- Matriz RAS. Es una variante incompleta, ya que no tiene en cuenta al responsable de una tarea. No obstante, apuesta por simplificar la toma de decisiones.
- Matriz DACI. La búsqueda de una mayor claridad llevó al desarrollo de esta matriz. Cambia los responsables por conductores y a la autoridad por un aprobador.
- Matriz CLAM. Una variante de la anterior. Está centrada en las acciones involucradas en un proyecto: contribuye, lleva, aprueba y monitorea.
- Matriz CARS. Se sustituyen casi todos los roles clásicos y se añaden comunicar (C) y aprobar (A). El objetivo es crear una matriz enfocada a cumplir tareas.
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Ejemplo de una matriz RACI
Para conocer esta herramienta, nada mejor que una matriz de responsabilidades de ejemplo. Así, se comprenderá mejor su funcionamiento.
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Con esta matriz RACI de ejemplo, aparecen las responsabilidades de cada persona y la labor que tienen que desempeñar. De un solo vistazo, cada profesional sabe a quién consultar, cuál es su trabajo y a quién informar de su cumplimiento.
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