El método Kaizen: mejora continuamente tu empresa

El método Kaizen, una filosofía de vida muy popular en el ámbito empresarial, se basa en la idea de que pequeñas acciones, realizadas de forma organizada y continua, pueden hacernos alcanzar objetivos muy importantes.

En el contexto actual, los mercados cada vez son más globales, complejos y cambiantes, por lo cual no siempre es posible prever las crisis.  La pandemia del coronavirus nos lo ha dejado bien claro.

Frente a la gran incertidumbre que achaca a los mercados internacionales, enfocarnos en pequeñas metas a corto plazo podría ser clave para sobrevivir a la coyuntura económica actual e, incluso, sentar bases sólidas para el crecimiento futuro de nuestras empresas.

Por este motivo, grandes empresas como Toyota, Honda y Sony llevan más de 50 años adaptando su filosofía empresarial a esta metodología de origen japonés.

Qué es el método Kaizen

El método Kaizen se originó en Japón, tras la II Guerra Mundial, como reacción a la fuerte crisis social y económica que azotaba por aquel entonces el país. Para competir con las empresas europeas y estadounidenses, el gobierno nipón promovió las metodologías de William Edwards Deming y Joseph Juran: usar la estadística para el control de calidad de los procesos.

La aplicación de la filosofía Kaizen superó todas las expectativas y, en pocas décadas, las empresas japonesas se convirtieron en grandes líderes del mercado mundial.

El término Kaizen, por su parte, deriva de la fusión de dos palabras japonesas: “Kai” y “Zen”. Traducidas al español significan, respectivamente, “cambio” y “mejor”, lo que hace referencia a un proceso de mejora continua.

Para qué sirve el método Kaizen

La finalidad de la metodología Kaizen es lograr metas y objetivos de forma gradual y continuada (es decir, sin interrupciones). Se eliminan aquellas pérdidas de tiempo que pueden generarse por una mala gestión de los procesos productivos.  

Al facilitar la gestión y organización de las jornadas laborales, un buen programa de control horario se configura sin duda como el mejor aliado de aquellas empresas que decidan implantar el método Kaizen. 

Si tu empresa está entre ellas, ten en cuenta que digitalizar tu gestión del tiempo te permitirá conocer de forma más fácil e inmediata en qué lugar y con qué tiempos está contando cada uno de tus trabajadores, con lo cual podrás distribuir más adecuadamente las cargas de trabajo e incorporar sin esfuerzo el Kaizen su rutina diaria.

Para que esto funcione, cada trabajador debe implicarse y proponer nuevas ideas a diario. ¡Recuerda! La idea que subyace al método Kaizen es que varios cambios pequeños y graduales dan mejores resultados que un único cambio grande.

Cinco técnicas de la filosofía Kaizen fáciles de aplicar 

Aplicar el método Kaizen en las empresas es más fácil de lo que parece, ya que esta metodología prioriza la realización de pequeños cambios cotidianos antes que la introducción de innovaciones radicales y repentinas. 

Entre las técnicas que podrás introducir en tu rutina empresarial diaria, destacan las llamadas 5S del Kaizen, el círculo PDCA, el método de los 5 por qué y el celébre método Kanban. 

Las cinco “S” del método Kaizen 

El llamado “método de las 5S” toma su nombre de cinco palabras japonesas que principian con S: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke.  Este movimiento se inició en Toyota, en la década de 1960, con el objetivo de lograr lugares de trabajo más organizados, limpios y productivos.

Las 5S del Kaizen no son otra cosa sino los 5 pasos básicos a dar para implementar la metodología Kaizen dentro de las empresas:

• Seiri (clasificar): diferenciar entre lo útil y lo inútil, con el objetivo de mantener únicamente lo necesario y remover todos los elementos que no son necesarios para realizar un trabajo.
• Seiton (organizar): ordenar lo útil asignando un nombre y una ubicación fija a cada objeto/proceso. De esta forma se minimizan los tiempos de búsqueda y se evitan esfuerzos inútiles.
• Seiso (limpiar): limpiar el espacio de trabajo a diario, con el objetivo de mejorar el bienestar de los trabajadores, reducir el riesgo de accidentes, y mejorar la calidad de los productos.
• Seiketsu (estandarizar): cuidar la higiene personal para evitar la aparición de suciedad y desorden. Como resultado, se mejora el bienestar de la plantilla y se incrementa su productividad.
• Shitsuke (autodisciplina): fomentar la autodisciplina, para que los trabajadores conviertan en hábito el empleo de la filosofía Kaizen y adopten las 5S tanto en el trabajo como en su hogar.

¡Nota importante! Algunas empresas occidentales han optado por traducir las 5S del método Kaizen al inglés: Sort, Set in Order, Shine, Standardize, Sustain.

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Ayuda a tu plantilla a alcanzar metas con mayor facilidad

El ciclo PDCA o círculo de Deming

En la práctica, el método Kaizen se apoya en un sistema de cuatro pasos, conocido como “enfoque PDCA” por sus siglas en inglés o “círculo de Deming” por su creador Edward Deming:

• Plan (planificar): primera etapa de todo cronograma de un proyecto, consiste en analizar el estado de nuestra empresa y fijar unas metas claras y alcanzables.
• Do (hacer): implementar el plan definido en base a un calendario de ejecución organizado por prioridades.
• Check (comprobar): analizar el grado de cumplimiento de los objetivos para identificar ineficiencias y corregir eventuales errores. Entre las herramientas de control más utilizadas destacan la ley de Pareto, las Check lists y las métricas de rendimiento (KPIs). Para llevar a cabo esta fase, es recomendable el uso de un software de evaluación del desempeño flexible (cuantos más modelos de evaluación permita, ¡mejor!) y capaz de generar gráficos e informes con el desempeño y rendimiento.

• Act (actuar): aplicar las medidas correctoras que correspondan y estudiar sus resultados con el objetivo de crear un nuevo plan de acción, más eficiente y productivo. 

El método de “los 5 por qué”

Responde al principio fundamental de método, según Masaaki Imai: descubrir el origen de los problemas para alcanzar una solución duradera. 

Hay que preguntarse cinco veces «por qué»: Los informes no salen adelante. 

• ¿Por qué? Porque se pidieron hace muy poco tiempo y no ha dado tiempo debido al volumen de trabajo
• ¿Por qué? Porque faltan los datos de los comerciales
• ¿Por qué? Falta el albarán del cliente más importante
• ¿Por qué? Porque la persona encargada ha estado de vacaciones y se ha retrasado su lanzamiento.
• ¿Por qué? Porque el sistema con el que hacemos los gráficos ha fallado.

Las retrospectivas

Las reuniones stand-up son un claro ejemplo de esta metodología ágil. El equipo hace un repaso de las tareas que ha hecho en los últimos días, explica su estado y cuenta los próximos pasos y si hay algún problema en el que puedan intervenir sus compañeros. 

El método Kanban 

Es una técnica visual que se basa en el «justo a tiempo», es decir, proporcionar la información necesaria en el momento oportuno y no sobrecargarlos con información inútil o que no necesitan todavía. 

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Cómo ayuda el método Kaizen a tu empresa

Gracias a las técnicas anteriormente nombradas (especialmente el círculo de Deming) podemos definir que el método Kaizen funciona como una espiral estratégica encaminada a mejorar continuamente la calidad las empresas. Gracias a la espiral PDCA, los procesos de producción se vuelven más rápidos y baratos, sin afectar la calidad de los productos.

Algunas de las principales formas en que las empresas se benefician del enfoque PDCA:

Mejor timing empresarial

 Al eliminar las tareas superfluas, las empresas perfeccionan su organización del tiempo. Asimismo, al basar sus procesos en calendarios de ejecución predeterminados, los equipos tienen más facilidad para repartir tareas, coordinar el trabajo remoto y garantizar un buen nivel de flexibilidad horaria.

Una buena manera para lograr todos estos objetivos es confiar en un software de gestión del tiempo que te permita administrar de forma simultánea múltiples calendarios laborales, teniendo en cuenta turnos, vacaciones y bajas de todos los miembros de tu plantilla. 

Al tener más control sobre las horas efectivamente trabajadas por el personal de tu empresa, podrás detectar más fácilmente eventuales “desperdicios” de tiempo y optimizar la gestión de turnos y horarios según el principio “seiton” de organización.

Por ejemplo, eliminar los tiempos no productivos asociados a búsquedas y desplazamientos innecesarios podría favorecer la implantación de jornadas más cortas y, por ende, la conciliación laboral.

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Cómo automatizar el control y registro de las horas en tu empresa.

Optimizar la gestión documental

Para que puedas aplicar el principio “seiton” de organización, es necesario que tus empleados puedan acceder fácil y rápidamente a tu documentación de empresa.

Un software de gestión documental agilizará tus procesos de almacenaje y búsqueda de archivos y recursos corporativos, garantiza un acceso 24/7 y a través de cualquier tipo de dispositivo a toda aquella información que decidas compartir con tu plantilla. 

Beneficios del método Kaizen

• Eliminación de procesos inútiles y repetitivos.
• Incremento de la productividad.
• Incremento de la satisfacción y el reconocimiento de los trabajadores.
• Mayor retención del talento.
• Aumento del compromiso de los trabajadores.
• Potenciación de la competitividad de la empresa.
• Incremento de la satisfacción de los clientes.
• Resolución rápida de errores y problemas.
• Disminución de la cantidad de accidentes laborales.
• Mejor adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.
• Capacidad para acomodarse a los cambios que se generan en el mercado.

Método Kaizen: 7 pasos para implementarlo

Seleccionar el ámbito de intervención de la metodología Kaizen

 Según la filosofía Kaizen, es fundamental que cualquier trabajador de una empresa -sin importar su nivel- pueda expresar sus opiniones y presentar sugerencias de mejora.

Crear un equipo de trabajo multidisciplinar

Cuanto más heterogéneo el equipo, más creativas y variadas serán las aportaciones de sus integrantes.

Recoger y analizar datos

Con el objetivo de determinar qué problemas existen en la empresa y encontrar soluciones adecuadas. Un software de encuestas agilizará este proceso, te permitirá evitar errores y duplicidades y proporcionará una mayor accesibilidad a la información que hayas recolectado.

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Gembutsu Gemba (“ir y ver”)

Verificar sobre el terreno todos aquellos problemas que se hayan detectado a través del análisis de datos.

Este principio fue desarrollado por Taiichi Ohno, principal impulsor del sistema de producción de Toyota. Según Ohno, tras detectar cualquier problema es indispensable “ir al campo de batalla”, hablar con las personas involucradas y no dejar nunca de mostrar respeto por sus capacidades y esfuerzos.

Buscar contramedidas 

Esta acción permitirá elaborar un calendario de ejecución adecuado. El calendario debería incluir fechas de implementación claras y asignar un responsable directo a cada contramedida.

Evaluar los resultados logrados con el método Kaizen

Analizarlo a través de informes y gráficos. Si los resultados de esta evaluación no son satisfactorios, el equipo vuelve a realizar los pasos anteriores hasta encontrar una solución más adecuada.  

Seguimiento de resultados a largo plazo 

Incluso durante varios meses. En caso de evaluación final positiva, los resultados alcanzados a través del método Kaizen quedarán registrados para que puedan aplicarse a casos similares en el futuro.

4 ejemplos del método Kaizen

Ejemplos del método Kaizen para tu empresa

¿Quieres aplicar el método Kaizen a tu filosofía de empresa? Aquí tienes 3 ejemplos de cómo hacerlo:

• Planifica reuniones periódicas: para que jefes y empleados no dejen nunca de colaborar y de trabajar hacia el objetivo de la mejora continua.
• Fomenta el orden y la limpieza: para fomentar el bienestar y el rendimiento de tus empleados. Aunque tengas contratado un servicio de limpieza, puedes proponer que cada trabajador ordene personalmente su lugar de trabajo al final de su jornada laboral.
• Fija objetivos comunes: así fomentas la unidad y compromiso, al puro estilo Kaizen.  

Las 5S de Toyota, la base del método Kaizen

El eslogan de Toyota, “Siempre Mejor”, se basa explícitamente en búsqueda de la mejora continua y en las 5S de la metodología Kaizen, cuya implementación dentro del gigante japonés del automóvil se debió principalmente a la labor y a la intuición de tres personas: Sakichi Toyoda, el fundador de la empresa, su hijo Kiichiro y el ingeniero Taiichi Ohno.

Para fomentar la producción, los tres se inspiraron en el funcionamiento de los supermercados, que suelen reponer los productos en función de las necesidades de los consumidores. 

Este sistema, en el que la producción industrial se planifica en base a los pedidos de los clientes, se conoce como Kanban y es una de las aplicaciones más exitosas y conocidas de la filosofía Kaizen.

El Caso Honda

Tal y como su competidora Toyota, Honda es sinónimo de tecnología, calidad y fiabilidad. Parte de este éxito se debe al método Kaizen, que la empresa nipona aplica a través de sus llamados Círculos de Calidad Honda (New Honda Circles).

Estos “círculos” consisten en unas competiciones anuales en las cuales los empleados de Honda se reparten en 5 macro grupos con el objetivo de identificar un problema, definir un proyecto y proponer soluciones adecuadas.

Sony y el método Kaizen 

Desde la década de 1980, Sony aplica la metodología Kaizen de la mejora continua en busca del llamado sistema “cero defectos”.

Este concepto, cuya traducción literal del japonés sería “a prueba de errores”, se marca como objetivo una total ausencia de desperdicios en los tiempos y métodos de ejecución de cualquier proceso empresarial.