Cómo aplicar la metodología Agile en Recursos Humanos

Si bien inicialmente se concibió como un sistema de trabajo para proyectos que requerían especial rapidez, hoy la metodología Agile se ha convertido en una auténtica filosofía empresarial.  Tanto, que su aplicación en Recursos Humanos es ya una realidad habitual. Pero, ¿cuáles son los métodos más utilizados? ¿En qué consiste exactamente?

Qué es la metodología Agile

La metodología Agile es una filosofía de trabajo que viene del mundo del software. Se trata de un modelo de mejora continua en el que se planifica, crea y se analiza el resultado para mejorar constantemente. Un modelo que cuenta con plazos de entrega rápidos que busca centrarse en una tarea y evitar la dispersión. La clave está en dividir las tareas y fijar entregas a corto plazo.

Los orígenes de la metodología Agile

Este método nació en el año 2001 ante la necesidad de creación de nuevos procesos que garantizasen una mayor efectividad y la creación de equipos de trabajo en los que existiera una mayor implicación, compromiso y motivación por parte de sus empleados.

Desde entonces han surgido muchos tipos de metodologías Agile entre las que están: Agile Modeling, Agile Unified Process, Crystal Clear o Scrum entre otras.

Empresas potentes como Google, Spotify o Netflix se han servido de la metodología Agile para llegar a lo más alto. El equipo de campaña de Obama, en el año 2012, también empleó esta técnica para lograr su reelección como presidente de EE.UU.

En definitiva, en la metodología Agile se otorga una mayor relevancia a los resultados que a los complejos procesos burocráticos y a las jerarquías. Las tareas se gestionan en pequeños equipos que van entregando cada quince días, normalmente, parte del trabajo a un supervisor encargado de evaluar el desarrollo del proyecto y orientar en las siguientes fases para avanzar por el camino correcto.

Qué es la metodología Agile en Recursos Humanos

El mercado laboral está en continuo cambio y crecimiento. Los departamentos de Recursos Humanos son conscientes de que las metodologías ágiles son el futuro y empiezan a ser el presente. Las empresas que no otorguen al empleado el papel predominante que le corresponde, le escuchen y tengan en cuenta su conocimiento e ideas, no serán capaces de adaptarse al mercado ni de crear soluciones idóneas.

Lo fundamental para las compañías es definir su misión empresarial y a continuación analizar cómo pueden alcanzarla. Si se estudian bien estos parámetros y se prioriza el bienestar del empleado, el área de recursos humanos comenzará a ver los resultados. ¿Cómo? Mejorando su productividad y su reputación. En definitiva, toda medida que no sirva para mejorar las experiencias de los empleados y de los clientes no será necesaria ni mucho menos prioritaria.

¿Por qué es beneficioso para el departamento de RR. HH. el uso de las metodologías Agile?

Le permite responder más rápidamente a las demandas de los trabajadores y llevar a cabo sus proyectos acortando los tiempos de producción y mejorando su eficacia.

Aplicar correctamente la metodología Agile por parte de RR. HH. exige dos cambios fundamentales: uno en la gestión de los equipos y otro en la manera de trabajar.

Los nuevos proyectos pueden generar cambios en los roles y es fundamental que la compañía ayude al empleado en ese proceso de adaptación. Este cambio de funciones de los trabajadores si no se gestiona correctamente puede resultar contraproducente porque al exigirles ser más polivalentes pierden la fuerza que tenían en su área gracias a la especialización concreta que venían desarrollando tradicionalmente.

Para implantar la metodología Agile con éxito es imprescindible explicar a los trabajadores los beneficios que se obtendrán con esta técnica y las razones del cambio. De esta manera el proceso será más sencillo y estarán más receptivos a la transformación.

Gestionar las expectativas y las inseguridades que pueden provocar los cambios en los empleados es también necesario. Al igual que dotarles de las herramientas adecuadas para llevar a cabo con el máximo rendimiento las tareas asignadas en estos nuevos procedimientos.

El 42% de las empresas está a favor de la adaptación del departamento de recursos humanos a las nuevas necesidades mediante la metodología Agile para centrarse en las personas ofreciéndoles una mayor motivación, cooperación y toma de decisiones de manera conjunta, según el estudio de “Agilidad estratégica a través del Capital Humano” elaborado por la escuela internacional de negocios IESE.

Cómo aplicar la metodología Agile a los RR. HH.

Para aplicar la metodología Agile a los RR. HH. es necesario prestar atención a los siguientes consejos:

Identifica las carencias empresariales

Y adopta nuevos modelos de gestión para organizar los departamentos por competencias que optimicen más el trabajo y para captar talento en procesos de selección más cortos y menos costosos. 

Todo ello siempre sin dejar de lado al personal existente en la empresa al que habrá que motivar y hacerle partícipe de la nueva manera de trabajar. A través del software de evaluación del desempeño de Bizneo HR se pueden identificar fácilmente las carencias existentes. permite al departamento de recursos humanos hacer un seguimiento pormenorizado de los objetivos sin que suponga una carga adicional de trabajo.

Fomenta la flexibilidad 

Fomenta la flexibilidad para facilitar los procesos, el intercambio de ideas entre departamentos y un buen clima laboral. Esa flexibilidad también convertirá a los empleados en personas más resolutivas, capaces de adaptarse a los constantes cambios del mercado.

Analiza las capacidades del personal para descubrir cuáles son las áreas de mejora, facilitar su formación y, en definitiva, ayudarles a crecer profesionalmente y a ser más versátiles.

Para que la formación sea más accesible y aumente ese desarrollo personal, Bizneo HR pone a disposición de las empresas el software de gestión de formación (LMS). Gracias a él la compañía mejorará la gestión del plan de formación de sus empleados reduciendo costes, fidelizándoles y motivándoles. Además es una manera idónea de medir la propia eficacia de la formación.

Crea un ambiente positivo 

Mediante planes de bienestar y jornadas que fomenten el hermanamiento y el trabajo en equipo. Es el caso de los planes de Global Benefits y las dinámicas de teambuilding, entre otras muchas cuestiones.

Facilita una comunicación constante 

Para que se cree un lazo de cercanía y confianza entre los miembros del equipo y con los responsables. Es recomendable tener reuniones diarias en las que el trabajador pueda dar feedback directo sobre qué tareas ha llevado a cabo, cuáles no y qué problemas se ha encontrado para continuar. Esto puede hacerse en una sala de manera presencial pero también de manera virtual en el caso del personal que teletrabaje, por ejemplo.

Aquí el portal manager y empleado del software de Recursos Humanos de Bizneo HR puede resultar muy útil. Esta tecnología facilita la gestión de la plantilla, el flujo de comunicación y agiliza los trámites.

Los cambios a veces generan dudas e incertidumbre, pero implementar la metodología Agile con las herramientas de Bizneo HR facilita el proceso y lo hace más sencillo.

Métodos más usados de Agile en RR. HH.

Para los métodos ágiles la prioridad es el personal, pero eso no implica que los procesos sean desordenados, todo lo contrario. La metodología Agile se caracteriza por establecer una disciplina que potencie el trabajo en equipo y la calidad del trabajo en un clima idóneo.

Los métodos más usados de Agile en recursos humanos son Scrum, Kanban y Lean.

Metodología Agile Scrum

Consiste en planificar los proyectos en bloques pequeños e irlos revisando en cortos periodos de tiempo para mejorar o subsanar los errores que se hayan podido cometer.

Su objetivo es gestionar aquellos proyectos que generalmente requieren muchos cambios de última hora y en los que existe mucha incertidumbre. Si se tiene un control cada 15 días del proceso será más sencillo atajar esos cambios con más rapidez y serenidad.

No obstante, los tiempos de análisis que se marquen dependerá de cada empresa. Lo mínimo suele ser una semana, pero otras compañías esperan un máximo de cuatro para analizar los resultados.

En la metodología Agile Scrum la planificación no es secuencial. Se solapan diferentes fases del desarrollo, pero sin descuidar ninguna de ellas. Los equipos suelen auto gestionarse por lo que su motivación, implicación y productividad es mayor que en un proceso jerárquico tradicional.

Metodología Agile Kanban

Este método simplifica la visualización de los flujos de trabajo porque se basa en la utilización de tarjetas de colores a través de las cuales todo el personal puede conocer el estado de las tareas específicas y del proyecto en general.

El método Kanban se fundamenta en tres pilares:

• Visualizar el trabajo y establecer las fases por las que pasará el ciclo de producción.
• Especificar cuál es el trabajo en curso.
• Medir el tiempo que se tarda en completar cada tarea para establecer unas previsiones a corto y largo plazo.

Metodología Agile Lean

Se basa en construir un equipo cohesionado y preparado para realizar cualquier tarea en el menor tiempo posible priorizando al personal ante los procesos y la burocracia tradicionalmente establecida. Esta metodología se apoya en la creación de un equipo motivado, unido y comprometido.