Nota de gastos | Cómo mejorar su registro con tecnología

Aunque elaborar una nota de gastos puede resultar relativamente sencillo, la gestión de estas dentro de una empresa puede complicarse más de la cuenta cuando la organización aumenta su personal.

Sin un buen método para gestionarlas, es sencillo que las horas dedicadas a la gestión de gastos de empleados sean superiores a las deseadas. En la actualidad, son varias las empresas que siguen utilizando un modelo en papel de nota de gastos que los empleados deben rellenar mensualmente, aunque cada vez son menos las que apuestan por este método.

Por otro lado, son muchas las compañías que apuestan por plantillas de gastos de empresa empleando Excel, y aunque mejora la opción anterior, sigue presentando muchos límites y problemas.

En la actualidad, el modelo de control de gastos ideal se basa en el uso de un software de gestión de gastos especializado, puesto que este permite simplificar el proceso, agilizar la gestión y mejorar la comunicación entre empleados, responsables y Recursos Humanos.

¿Qué es una nota de gastos?

Una nota de gastos es un documento en el que se recogen todos los gastos realizados por un empleado durante un periodo de tiempo determinado, generalmente un mes. Este tipo de documentos son muy utilizados por las empresas para llevar un control preciso de los gastos que se realizan.

Los empleados rellenan el documento indicado por la empresa, ya sea manual o digitalmente, aportando los tickets que certifican que han realizado las transacciones indicadas. Este entrega la nota de gastos al departamento correspondiente, normalmente, a administración o Recursos Humanos, para que la empresa pase a reembolsar los gastos efectuados por actividades laborales.

Los gastos adjuntados deben estar justificados y entrar dentro de la política de gastos de la empresa, aunque estos suelen estar relacionados con dietas, transporte, kilometraje, etc. Las notas de gastos suelen incluir diferentes campos que los empleados deben rellenar, como el nombre del proveedor, el concepto, el importe y la fecha. También puede incluir campos adicionales para una mayor información.

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¿Cómo se elaboran las notas de gastos?

Las empresas emplean diferentes metodologías que permiten recoger la hoja de registro de gastos realizados por los empleados para contabilizarlos de forma correcta. Primero, los empleados rellenan la nota de gastos mensualmente, adjuntando los justificantes correspondientes. Estos se los envían a sus responsables que serán los encargados de transferirlos al departamento de administración o RR. HH.

El segundo paso es realizar una supervisión interna para comprobar los que los gastos sean reales y se ajustan a las políticas preestablecidas. En caso de que sean correctos, estos se incorporan a la contabilidad de la empresa, los cuales más tarde se incorporarán a su vez a la nómina de los empleados.

Aunque todo esto puede parecer sencillo, no lo es tanto cuando el volumen de empleados es elevado. Por ello, es importante utilizar herramientas que permitan aumentar la eficiencia de todo el proceso, así como facilitar la comunicación. ¿Pero cuáles son las principales vías para gestionar notas de pago?

Método tradicional: nota de gastos en papel

Gestionar las notas de gasto en formato papel es ya algo extraño en el mundo actual. Se trata de una plantilla que los empleados rellenan y entregan a sus responsables, adjuntando todos los justificantes. Este método no solo es poco eficiente, sino que tiene un amplio margen de error.

Además, como la contabilidad suele estar informatizada, esto añade trabajo a los responsables de gestionar las notas de gastos, ya que tienen que digitalizar todos estos datos para incorporarlo al sistema. Este es sin duda alguno un método arcaico que puede llevar a constantes errores y malestar entre todas las partes.

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Los límites de las plantillas de gasto en Excel

Otro método ya más generalizado y empleado en muchas empresas son las populares plantillas de Excel para gestionar las notas de gastos. Aunque es un método mucho más adecuado y con buenas posibilidades, este se vuelve insostenible con el paso del tiempo, ya que presenta algunos límites difíciles de salvar.

Por un lado, la gestión sigue siendo demasiado manual. El empleado tiene que introducir los datos en la nota de gastos de Excel, así como entregar los justificantes, aunque este puede fotografiarlos y enviarlos por correo electrónico. Después, recursos humanos debe contabilizarlos de manera manual. Demasiadas posibilidades de cometer errores.

Por otro lado, existe una importante falta de flexibilidad. Aunque una plantilla de nota de gastos puede ser suficiente en muchas ocasiones, en otras es necesario introducir datos que no estaban contemplados en la plantilla. Y en este caso, la modificación de esta es tediosa y suele conllevar errores. Tampoco es sencillo realizar cambios, ya que estos afectan a todos los empleados, lo que afectará al análisis posterior.

Asimismo, las hojas de Excel no se integran con los demás sistemas de trabajo. Se trata de una herramienta aislada que dificulta tanto la gestión de estos datos como la comunicación. Es un método ineficiente y complicado que aumenta el riesgo de errores y conlleva más horas de trabajo para todas las partes, lo que se traduce también en un mayor coste económico para la empresa, ya que la gestión de notas de gasto es una tarea improductiva.

Un software de notas de gasto, la mejor opción para las empresas

La solución a todos estos problemas es el uso de un software de notas de gasto. Se trata de una herramienta digital que permite agilizar esta tarea y mejorar la comunicación entre todas las partes.

El empleado introduce su nota de gasto mensualmente a través del módulo de gastos, ya sea a través de la web o una aplicación móvil. Este proceso ya evita un sin fin de errores, ya que el trabajador mismo podrá elegir cuál es la categoría de sus gastos, no podrá introducir datos erróneos, pues estos se acomodarán a la política establecida por la empresa.

También es posible adjuntar tickets de forma digital en el propio sistema, por lo que todo está unificado. La información le llega inmediatamente al responsable de procesarla y verificar que los datos introducidos son correctos.

Además, este recibe una notificación cuando se crea alguna nota de gastos, aumentando la eficiencia del proceso. Asimismo, se incluye un histórico de peticiones o la posibilidad de realizar informes, algo vital para cualquier empresa.

Ventajas de un software de nota de gastos

• Minimizar errores: se trata de un proceso más automatizado y sencillo que facilitará la introducción de datos, ajustándola a la política de gastos de la empresa.
• Facilitar correcciones: los errores son inevitables, pero con un software de gestión de gastos de empleados serán mucho más sencillos de subsanar que con cualquiera de los métodos mencionados.
• Aumento de la productividad: efectuar esta tarea conllevará al equipo de RR. HH. muchísimas menos horas gracias a una mayor eficiencia.
• Mejora en la comunicación: se facilita el flujo de solicitud – aprobación de notas de gastos, con funcionalidades para mejorar la comunicación. Cada paso se registra y se notifica a las personas interesadas.
• Flexibilidad: al contrario de una hoja de Excel, las notas de gastos digitales se adaptan a cualquier situación especial sin necesidad de invertir mucho tiempo.
• Lucha contra el fraude: un software de nota de gastos hace más difícil que se cometan fraudes internos, ya que es más fácil detectar las posibles irregularidades.

Otro punto clave es la problemática del fraude interno. Algunos empleados, ya sea de forma consciente o no, tienden a aumentar el coste total de las notas de gasto, algo que, a largo plazo, perjudica seriamente a la empresa.

Una funcionalidad muy valorada por nuestros clientes es que los gastos pueden ir firmados, lo que garantiza que no hay modificaciones de los mismos a posteriori y cumplen con los requisitos de factura electrónica, lo que evitaría tener que conservar los tickets de cara a posteriores inspecciones. Empleando un software de nota de gastos no solo es más sencillo que se cumplan las normas, sino que también es más sencillo detectar los posibles fraudes gracias a una gestión más automatizada.

A su vez, al formar parte de nuestra solución modular, es posible integrar el software de nota de gastos con otros módulos y herramientas importantes del software de Recursos Humanos para la empresa, facilitando así las tareas que depende de esta.

Por último, facilita la generación de informes y la toma de decisiones, ya que se pueden generar informes automatizados y personalizados en pocos clics a partir de la información almacenada.