Cómo hacer un buen onboarding a tus nuevos empleados

El 21% de los empleados abandona su puesto de trabajo durante los primeros tres meses de su incorporación a una nueva empresa. Por este motivo, el proceso de onboarding se ha convertido en una de las prioridades más importantes para el área de Recursos Humanos de todo sector.

Para poder realizar un onboarding exitoso es importante que conozcas todos los pasos que debes realizar, desde la fase de reclutamiento hasta el cumplimiento del primer año de contrato de tu nuevo fichaje. 

Qué es el onboarding

El onboarding o incorporación de nuevos empleados es un proceso diseñado con el objetivo de ayudar a los trabajadores a realizar con éxito su integración en una empresa en su primer día de trabajo.

El onboarding debería ser un proceso de acompañamiento a medio-largo plazo, que empieza con la incorporación del trabajador a la empresa y que puede alargarse hasta varios meses después.

Gracias a un correcto proceso de onboarding conseguirás:

• Que los trabajadores comiencen a ser productivos cuanto antes.
• Que se fidelicen y NO abandonen su puesto de trabajo al cabo de pocos meses.

Cada vez está más presente en las empresas que para asegurar el rendimiento hay que cuidar todas y cada una de las fases del ciclo de vida del trabajador. 

Por ejemplo, en los primeros días el onboarding es clave para que el trabajador se adapte a sus funciones y compañeros y, en contraposición, también hay que cuidar su desarrollo, formación e incluso salida. En nuestra guía explicamos cómo la tecnología puede dar ese plus al departamento de RR. HH. 

La diferencia entre onboarding e inducción

El onboarding y la inducción no son lo mismo, pese a que a menudo se confunden.

La primera diferencia entre estas dos prácticas es que la inducción tiene un carácter puramente informativo y suele durar unos pocos días, mientras que el onboarding es un proceso de integración mucho más completo y suele extenderse durante varios meses.

La segunda gran diferencia entre onboarding e inducción es que la inducción tiene un carácter unidireccional (o sea, se suministra de la empresa al trabajador), mientras que un onboarding de calidad debería ser siempre bidireccional y basarse en un proceso de interacción constante entre los empleados y la empresa.

Beneficios de hacer un buen onboarding

Diferenciamos entre ventajas a corto y largo plazo de hacer un buen proceso de onboarding.

Beneficios a corto plazo de hacer un buen onboarding

• Adecuada integración del trabajador.
• El trabajador absorbe los valores que conforman la cultura corporativa.
• El trabajador empieza a ser productivo antes.
• Disminuyen dudas, frustraciones, errores y malos entendidos.

VIDEO: VALORES, LA PIEZA CLAVE PARA EL COMPROMISO DEL TALENTOConoce un caso práctico sobre la cultura fit y el compromiso de los empleados

Beneficios a largo plazo de hacer un buen onboarding

• Se reducen los índices de rotación.
• Mejor marca empleadora o employer branding.
• Mayor productividad en el largo plazo.
• Mejor ambiente laboral.

Los cuatro pasos del proceso de onboarding

Paso 1: pre onboarding en fase de reclutamiento

El onboarding comienza desde que se inicia la búsqueda del candidato. Es importante que, a la hora de redactar una oferta laboral y entrevistar a los candidatos más prometedores, se comunique de forma clara:

• Cuáles son los valores corporativos de la empresa.  
• En qué consistirá el trabajo que va a a realizarse.
• Normas y horarios a seguir desde el primer día de trabajo.
• Características del departamento o equipo en el cual se desarrollará el trabajo ofertado.

Te recomendamos ver el vídeo: Employer branding y fidelización del talento. Conoce los pasos para construir una propuesta de valor fidelizadora, y mucho más.

Paso 2: onboarding en el primer día de trabajo

Para todo empleado, el primer día de trabajo es una jornada llena de dudas, preocupaciones, ilusiones y expectativas. Por tanto, es útil que alguien de Recursos Humanos se encargue de facilitar su inducción (es decir, la primera fase del proceso de onboarding) y:

• Acompañar al trabajador a su puesto de trabajo:
• Presentarle a los integrantes de su nuevo equipo.
• Explicarle cómo funciona la empresa en cuanto a: horarios de entrada y salida, períodos de descanso, pausas comida, turnos, organigrama, etc.

Si la empresa cuenta con un software para la gestión de Recursos Humanos, explicarle cómo funciona y qué tipo de peticiones podrá realizar de forma autogestionada.

El Portal del Empleado desarrollado por Bizneo HR, por ejemplo, permitirá que tus empleados accedan a fácilmente a su información personal, estén al día con sus formaciones, proyectos o evaluaciones, participen a encuestas y soliciten tantas ausencias, vacaciones y bajas como necesiten.

Verificar que el trabajador tenga a su disposición todos los medios técnicos necesarios para desempeñar su cargo (por ejemplo: ordenador, conexión internet, email propio, coche de empresa, teléfono, etc.).

Paso 3: la primera semana

Al igual que el primer día de trabajo, la primera semana es crucial para que el trabajador se sienta bienvenido en su nueva compañía. Intenta no pedir demasiado a los recién llegados y dales tiempo para que observen a sus compañeros y aprendan de ellos.

En esta etapa del proceso de onboarding:

• Selecciona a un mentor o anfitrión que guíe al nuevo trabajador. A poder ser, que sea alguien que pertenezca a su departamento.
• Entrega a los nuevos integrantes un listado con todos los departamentos por donde deben pasar y las tareas que deben conocer.
• Dosifica la información para no saturar sus capacidades cognitivas y evitar inútiles frustraciones.
• Asegúrate de que el mánager hable frecuentemente con los recién llegados y responda a todas sus dudas.
• Haz un balance al final de la semana.

Nuestro software permite automatizar diversos procesos de onboarding y gestión de tareas con herramientas de workflow.

Así, con la funcionalidad de seguimiento de tareas, se puede notificar fácilmente tareas pendientes, entrega de materiales, equipos o cualquier otra necesidad rutinaria tanto en los primeros días de un nuevo trabajador como en la rutina diaria de la empresa.

Cuando las condiciones programadas se cumplan (por ejemplo, 15 días antes de cierto evento) se enviará la notificación automáticamente la/s persona/s correctas. Y siempre tendrás un tablón de tareas pendientes y podrás revisar si algún compañero te debe o le debes algún material, formación o tarea.

Paso 4: onboarding continuo

Un buen plan de onboarding no acaba tras la primera semana de trabajo del nuevo integrante. Pocos días no son suficientes para que alguien llegue a conocer todas las características de su puesto de trabajo, por tanto, es necesario que entiendas el onboarding como un proceso continuo.

Asegúrate de que los responsables de equipo hagan un seguimiento semanal durante el primer mes y mensual durante el primer trimestre.

Sucesivamente, podrás optar por un seguimiento trimestral o semestral. A través de un software de evaluación del desempeño como el que te ofrece Bizneo HR podrás realizar tus evaluaciones de forma profesional, ofrecer un feedback efectivo e identificar a tiempo eventuales necesidades de formación y puntos de mejora.

Apuesta por actividades de teambuilding. Estas iniciativas potencian el trabajo en equipo y facilitan la integración de los nuevos trabajadores.

Entre las más eficaces encontramos: las comidas y los aperitivos de empresa, las escapadas, las competiciones deportivas, los juegos (p. ej. escape-rooms, juegos de confianza, desafíos por equipos, etc.) y todas aquellas actividades de teambuilding que podrás organizar de forma habitual dentro de la propia empresa (p. ej. iniciativas tipo «Casual Friday» o «viernes casual», desayunos colectivos, etc.).

5 claves de un buen plan de onboarding

• No dejes que el proceso de onboarding esté únicamente gestionado desde el área de Recursos Humanos. Implica también a los mánagers y a los propios equipos.
• Ofrece tu feedback constructivo durante toda fase del proceso de onboarding. Corregirás errores y fomentarás la confianza entre personal y empresa.
• Permite que tu nuevo empleado sea lo más independiente posible. Disponer de un software de onboarding te ayudará a simplificar el proceso de incorporación, ya que los nuevos contratados podrán comunicarse con la empresa y acceder de forma autónoma a toda la documentación que necesiten… ¡todo con un solo clic!
• Sé materialista: los regalos son una excelente forma de mimar y fidelizar a los nuevos contratados. Mejor aún si se trata de objetos que llevan el logotipo de la empresa, como camisetas, tazas, bolígrafos y así sucesivamente.
• Extiende tu proceso de onboarding a las demás fases del employee journey. Recuerda que el aprendizaje es un proceso continuo en nuestras vidas y que todos tus empleados, incluso los más veteranos, podrían beneficiarse de refrescar su conocimiento sobre la empresa en la que trabajan.

Tendencias onboarding para facilitar la incorporación de nuevos empleados

Personalizar el onboarding

Las compañías más exitosas saben cuanto es importante adaptar todo proceso de onboarding a las particularidades de cada empleado. Si un trabajador se siente mimado e incluido, su integración será más rápida y efectiva.

Asimismo, es necesario adecuar los ‘kit de bienvenida’ –toda la documentación, formación y comunicación que sueles entregar a tus nuevos empleados– a las características de cada perfil laboral.

A continuación puedes descargar un modelo de carta de bienvenida, que aunque parezca un pequeño detalle, su impacto es grande a la hora de integrar a un nuevo miembro al equipo.

Digitalizar el onboarding

Las empresas tecnológicas lo saben de sobra: los métodos tradicionales requieren demasiado tiempo. Haz como ellas y ahorra tiempo y dinero digitalizando tus procesos de onboarding.

Podrás entregar virtualmente documentos, guías de bienvenida, documentos formativos y calendarios de trabajo. Un buen sistema de gestión documental será clave para lograrlo. Gracias a su implementación reducirás costes, errores y complejidad.

Medir y aprender después del onboarding

Las organizaciones que aplican métricas para valorar las funciones clave de RR. HH. son más exitosas y logran una mejor retención de personal. Por tanto, asegúrate de medir siempre el impacto y la efectividad de tus procesos de onboarding.

Podrás trabajar con métricas como: evaluación del proceso de onboarding por parte de los empleados, evaluación del proceso de onboarding por parte del área de Recursos Humanos, medición del desempeño de los recién incorporados, tasas de retención al cabo de un año, y así sucesivamente.

Ejemplos de cada etapa del onboarding

Ejemplos en el pre-onboarding

En esta fase previa del onboarding es la entidad la que mueve los hilos para que la contratación sea un éxito y, los primeros días del nuevo trabajador vayan como la seda. Se solicita todo el material e información para que no haya ningún procedimiento sin solicitar a administración o gestoría.

Ejemplos de onboarding

El onboarding en sí. Aquí encontramos desde la bienvenida, firma de documentos corporativos claves para integrarse y funcionar correctamente en la empresa, entrega de equipos y material, presentación de todos los elementos de la organización (organigrama, instalaciones, compañeros…) y también la formación y consejos sobre cómo actuar en la primera etapa en la entidad.

Ejemplos del cierre de onboarding

En esta etapa, encontramos los procesos que permiten asegurar que se ha finalizado correctamente el onboarding.

Hablamos de envíos con evaluaciones, encuestas, reuniones de feedback y los diferentes planes de acción y evaluación del desempeño para hacer seguimiento a futuro del trabajador.

Ahora cuéntanos: ¿qué haces en tu empresa para dar la bienvenida a los nuevos empleados?