¿Cómo organizar las vacaciones de los empleados de una forma efectiva? Esta es una pregunta que cada año suelen hacerse los equipos de Recursos Humanos de muchas empresas. Cuadrar calendarios sin que esto afecte a la productividad del negocio es un proceso complejo que sin embargo es totalmente necesario.
La anticipación, el orden y la colaboración de todas las partes son puntos clave para lograr afrontar esta tarea cumpliendo los objetivos de negocio a la par que mantener a los empleados motivados y comprometidos. Pero si hay algo que puede marcar la diferencia en la programación de las vacaciones es el uso de una tecnología que facilite y automatice gran parte del proceso.
Tabla de contenidos
- 1 La importancia de organizar las vacaciones de los empleados
- 2 Beneficios de la programación de vacaciones
- 3 Cómo organizar las vacaciones de los empleados|6 puntos clave
- 3.1 1. Estudia las necesidades del negocio
- 3.2 2. Repasa los periodos de mayor carga de trabajo
- 3.3 3. Jerarquías en tu planificador de vacaciones
- 3.4 4. Implementa un software planificador de vacaciones
- 3.5 5. Contrata de forma inteligente
- 3.6 6. Notifica con antelación la programación de las vacaciones
- 4 Programador de vacaciones en Excel
- 5 Cómo automatizarlo todo con un planificador de vacaciones
La importancia de organizar las vacaciones de los empleados
La organización de las vacaciones de los empleados es una tarea relevante en muchos aspectos. La primera y más importante, es un derecho laboral que los trabajadores deben disfrutar de la mejor forma posible. Obligar a realizar las vacaciones solamente durante el periodo indicado por la empresa es sin duda un signo de mala planificación.
La creación de una buena política de vacaciones permitirá a la plantilla llegar a un acuerdo con la empresa para descansar durante las fechas deseadas. Esto aumentará la satisfacción de los trabajadores y los mantendrá motivados y comprometidos a largo plazo. Serán más felices y por lo tanto, más productivos.
Planificar las vacaciones de los empleados permite a su tiempo evitar el solapamiento de puestos sin cubrir o errores que pueden hacer peligrar la productividad laboral en ciertos turnos. De lo contrario, el buen funcionamiento de la compañía y la satisfacción de sus clientes entrará en peligro durante los periodos de vacaciones.
Asimismo, una buena organización de las vacaciones aligerará el trabajo de RR. HH., que gracias a la anticipación, podrá cuadrar calendarios y atender a todas las solicitudes sin estrés. En definitiva, todo ello contribuirá a crear un ambiente laboral saludable sin comprometer la productividad de la empresa.
Beneficios de la programación de vacaciones
- Conciliación familiar: la programación de vacaciones laborales permite a los empleados conciliar de mejor forma su vida personal con la laboral. Estos podrán hacer coincidir su periodo de vacaciones con la de sus familiares, aumentando su satisfacción.
- Riesgos laborales: el derecho de los trabajadores a las vacaciones está directamente relacionado con la disminución de las bajas laborales. Una mala planificación puede hacer que estas no acaben de disfrutarse del todo, lo que a la larga reporta problemas físicos y mentales.
- Productividad: la empresa necesita empleados con la mente fresca y con energías renovadas. Una buena planificación de las vacaciones hará que toda la empresa sea más productiva, pues dispondrá de empleados motivados y llenos de vitalidad.
- Crecimiento personal y laboral: las vacaciones también son un momento clave para que las trabajadores puedan seguir creciendo en lo personal, ya que estos aprovechan estos días para hacer distintas actividades, viajar y mejorar su estado anímico. Esto se reflejará más tarde en lo laboral.
- Reducción de conflictos: la elección de las mejores fechas para las vacaciones es siempre tema de discusión entre compañeros. Esto puede evitarse con una buena planificación. Además, esto también evitará conflictos en el conteo de los días libres restantes.
- Optimización del proceso: el tiempo dedicado a la planificación de las vacaciones será mucho menor, con un resultado excelente. La improvisación y las prisas tan solo derivan en problemas. Recursos Humanos podrá dedicar ese tiempo a tareas de valor para el negocio.
Cómo organizar las vacaciones de los empleados|6 puntos clave
Si te preguntas cómo organizar las vacaciones de los empleados de manera efectiva, es importante tener en cuenta algunos puntos clave que facilitarán el proceso y evitarán posibles errores o conflictos.
1. Estudia las necesidades del negocio
Antes de iniciar cualquier tipo de planificación, un punto clave es estudiar las necesidades del negocio. A partir de la plantilla actual, deberás prever qué nivel de presencialidad es necesario para cubrir las diferentes tareas y ofrecer tus servicios sin problemas. Incluso podrás averiguar si es necesario contratar personal temporal o cuál es la mejor forma de distribuir los días disponibles.
2. Repasa los periodos de mayor carga de trabajo
La época estival puede ser la de menor carga para un sector, pero la de mayor para otro. Lo mismo ocurre con el periodo navideño o cualquier otra temporada destacada. Será necesario revisar cuáles son las épocas con mayor carga de trabajo, pues esto te permitirá averiguar cómo organizar las vacaciones de tus empleados y qué fechas son las mejores para reducir la cantidad de personal disponible.
Si dispones de un software de control de vacaciones avanzado para programarlas en detalle, una buena idea es generar informes de periodos pasados. Esto te permitirá averiguar con rapidez cómo se gestionó anteriormente y aprender de tus propios errores y aciertos.
Infinidad de informes para consultar solicitudes e históricos
3. Jerarquías en tu planificador de vacaciones
Establecer jerarquías es fundamental a la hora de elegir fechas de vacaciones. Deberás definir qué criterios son los más relevantes: antigüedad, hijos, cuidado de familiares, tipo de jornada, contrato, etc. De la misma forma, puedes establecer un sistema de rotación en la elección para mantener una mayor equidad.
Con Bizneo HR es posible crear tus propias políticas de vacaciones, personalizando todas las reglas de ausencias, legislación, movilidad, festivos, ajustes anuales, convenios, etc.
4. Implementa un software planificador de vacaciones
Implementar una herramienta que permita realizar la programación de vacaciones de manera sencilla es clave en todo este entramado.
En cuanto crezca tu empresa verás que una hoja de Excel es insuficiente y genera errores, este tipo de software ofrecen un buen número de funcionalidades que permiten automatizar tareas y aumentar la eficiencia del proceso.
5. Contrata de forma inteligente
A la hora de contratar nuevo personal, hazlo de manera inteligente. Evita contratar en periodos con muchas ausencias, ya que esto dificulta el onboarding. Además, la llegada de nuevo personal, que normalmente no dispone de vacaciones de manera inmediata, puede cubrir las tareas de otros compañeros.
6. Notifica con antelación la programación de las vacaciones
Una vez tenga los rangos de fechas de vacaciones definidos, tus empleados deberán solicitar sus vacaciones con suficiente antelación, aunque esta no debe ser excesiva. La comunicación debe ser fluida entre todas las partes, dejando claro la aprobación o denegación de las fechas planteadas.
En este aspecto, un software de vacaciones para empleados puede ser de gran ayuda, ya que permite la autogestión de solicitudes y aprobaciones en tiempo real.
Aparte, proporciona un sistema de notificaciones entre RR. HH., managers y empleados. Además, si este dispone de aplicación móvil, todo será mucho más sencillo. Todo ello facilita la comunicación entre las partes y aumenta la agilidad de la tarea.
Programador de vacaciones en Excel
A estas alturas puede que te estés preguntando si tener un programador de vacaciones en Excel es buena idea. Pues sí y no. Si apenas te estás iniciando como empresa o tan solo tienes unos pocos trabajadores, puede resultarte una herramienta muy útil para empezar a planificar las vacaciones de tus empleados.
No necesita inversión extra, todo el mundo conoce su funcionamiento y ofrece muchas funciones para realizar el cálculo de los días libres. Para que puedas probar si es lo que necesitas, a continuación te dejamos una completa plantilla que puedes emplear como planificador de vacaciones laborales.
No obstante, el uso de Excel en esta tarea tiene también muchos riesgos. Si tu plantilla empieza a crecer, este archivo se volverá incontrolable. Tendrás que dedicar muchas horas para cuadrar todo, y al mínimo despiste, los errores aparecerán tarde o temprano. Asimismo, no se puede incluir políticas de vacaciones, notificaciones, solicitudes, acceso a empleados, etc.
Si crees que esto te puede suceder o incluso ya estás en esa situación, entonces necesitas un software más avanzado y específico que te permita automatizar y facilite la gestión. En el siguiente punto te explicamos cómo organizar las vacaciones de los empleados de forma óptima.
Cómo automatizarlo todo con un planificador de vacaciones
La mejor opción es sin duda disponer de un programa planificador de vacaciones que permita gestionar todo con facilidad. El software de control de vacaciones y ausencias de empleados de Bizneo HR te permitirá olvidarte del Excel, automatizar el cálculo de los calendarios, evitar solapamientos y ahorrarte mucho tiempo y dolores de cabeza.
Por un lado tenemos la parte de gestión de recursos humanos. Se trata de un todo en uno que permite gestionar las vacaciones de toda una plantilla en solo unos clics. Podrás decir adiós a las eternas mañanas cuadrando las vacaciones de todos los empleados: el programa lo hará por ti a partir de una política vacacional y reglas de ausencias personalizadas.
Asimismo, mánagers y empleados de Recursos Humanos podrán aprobar o desestimar solicitudes de vacaciones de forma fluida gracias a las notificaciones automatizadas, personalizables y en tiempo real. De la misma forma podrán visualizar calendarios de empleados, así como filtrarlos para ver la disponibilidad del equipo para cualquier proyecto. Todo ello con permisos de visibilidad avanzados.
Por otro lado, los empleados disponen de un portal y aplicación móvil con la que podrán realizar sus solicitudes en cualquier momento y lugar. Podrán ver su calendario laboral, recibir notificaciones o justificar ausencias. Esto aumentará su autogestión, facilitando su día a día y agilizará la confirmación de sus vacaciones. Gerentes y RR. HH. también pueden hacer uso de la app de vacaciones para hacer gestiones sencillas fuera de la oficina.
En definitiva, el planificador de vacaciones de empleados de Bizneo HR ofrece todo lo necesario para convertir una tarea muy compleja en una mucho más sencilla. Gracias a esta solución es posible aumentar la productividad, mejorar la comunicación e incrementar la satisfacción de los empleados.
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