10 elementos clave de un buen plan de transformación digital en RR. HH.

Seguro que si te gusta estar al día en Recursos Humanos te has encontrado con artículos más o menos extensos y rigurosos, que ponen en valor la transformación digital de las empresas. Entre otras ventajas, se habla del incremento en competitividad, de una mayor eficiencia en los procesos internos y de una capacidad de generar valor para el cliente superior. Unos beneficios y digitalización que también puede aplicarse a RR. HH.

Qué es la transformación digital

Para comprender qué es la transformación digital conviene dejar a un lado muchos de los prejuicios o planteamientos incorrectos que se hayan ido afianzando con el paso del tiempo. La transformación digital de la empresa no implica la digitalización de todos los procesos productivos. Sencillamente, se trata de aprovechar las posibilidades de las nuevas tecnologías para agilizar y mejorar el funcionamiento de la empresa.

Es por ello que no basta con instalar una serie de programas o aplicaciones informáticas, ni con dar un mayor protagonismo a servicios como las plataformas Cloud. Para que la revolución digital y transformación sea efectiva, debe ser integral. No solo las cuestiones operativas pueden verse afectadas. La mentalidad y la filosofía de trabajo que se viven a diario en la oficina también están obligadas a adaptarse a un nuevo paradigma laboral y productivo.

La importancia de la transformación digital en las empresas

La consultora IDC ha publicado recientemente un amplio estudio que recoge que el 66% de los CEOs consultados consideran la transformación digital como una “pieza clave” en los planes de negocio de sus empresas.

Lo contundente del dato de la revolución digital da buena muestra de la creciente importancia de la introducción de las nuevas tecnologías en los procesos operativos y productivos. Nadie quiere quedarse atrás.

Por ese motivo, hemos elaborado una guía que te ayudará a digitalizar tu empresa:

¿Qué dicen los datos sobre la transformación digital?

A comienzos de la presente década, apenas un tercio de las empresas reconocía estar implementando algún plan de transformación digital (datos del prestigioso MIT Center for Digital Business). La misma institución concluyó, cuatro años más tarde, que, si bien este porcentaje se estaba incrementando significativamente, el grado de digitalización era mayor en los negocios maduros que en los que acababan de ver la luz.

¿Cómo es esto posible si las empresas de reciente creación son las más proclives a la utilización de las nuevas tecnologías? El MIT recuerda que la transformación digital no implica solamente el uso de herramientas innovadoras en procesos individuales, sino una revisión en profundidad del modelo de negocio. Así, las empresas más asentadas estarían demostrando un mayor interés en modificar su estructura operativa.

Por supuesto, algunas direcciones podrían tener dudas sobre cuánto mejorarían los resultados si se redoblara la apuesta por la transformación digital. La consultora McKinsey cifra en una horquilla de entre el 20% y el 30% el incremento de la productividad derivado de la digititalización.

Ventajas de la transformación digital

La mejora de diferentes parámetros cuantificables de la actividad empresarial no es el único aliciente para apostar por la digitalización del negocio. Los cambios que esto supone alcanzan cualquier aspecto del día a día de los empleados y refuerzan la competitividad de la compañía.

• Nuevas oportunidades de negocio: la apertura al entorno digital puede hacer aflorar nuevas posibilidades de negocio, tanto por el aumento del mercado potencial como por la mayor conexión con el mismo.
• Fomento del trabajo colaborativo: las nuevas tecnologías facilitan la comunicación entre empleados (y, en general, la comunicación interna), independientemente de si están físicamente cerca. Esto abre un amplio abanico de posibilidades para trabajar de manera cooperativa.
• Eficiencia: la digitalización de los procesos empresariales suele ir aparejada de una reducción de los costes operativos y de una mayor rapidez en la transmisión de información.
• Cultura de la innovación: las empresas más abiertas a las posibilidades de los nuevos entornos digitales son también más flexibles a la hora de implementar ideas innovadoras. Se afianza así una visión empresarial que valora especialmente la capacidad de ofrecer nuevas soluciones a los mismos procesos.
• Mejora de la experiencia del cliente: no todos los beneficios se observan en el seno de la empresa. Los clientes también pueden mejorar su experiencia con la marca, bien por la mejor comunicación, bien por las mayores facilidades para informarse o contratar un servicio.

La importancia de la transformación digital en Recursos Humanos: 10 elementos clave

Para construir un buen plan de transformación digital, la empresa debe tener claro qué desea conseguir y cómo lo va a llevar a cabo. La manera en que se dé respuesta a esta segunda cuestión determinará si el proceso se lleva a cabo con éxito o no. Bizneo HR cuenta con diferentes herramientas para conseguir la plena transformación digital de las empresas.

1. LMS

Dentro de los programas disponibles para la gestión del talento, el software de formación empresarial (LMS) da respuesta a una necesidad de las empresas estrechamente vinculada con su capacidad para adaptarse a los nuevos escenarios. La formación es imprescindible para actualizar los conocimientos ya existentes en la plantilla y ampliarlos. Solo así es posible ganar en competitividad o, como mínimo, seguir siendo tan competitivos como en la actualidad.

El software LMS Learning de Bizneo HR facilita el seguimiento de los planes formativos, ayuda a detectar las carencias de la plantilla, simplifica la supervisión de los diferentes cursos activos y posibilita la evaluación de los mismos. Todo ello con un diseño simplificado y que permite buscar y comparar las mejores opciones de formación disponibles en el mercado.

Los beneficios de la introducción de un sistema como este son evidentes, puesto que la empresa se anticipa a los problemas derivados de la falta de habilidades o conocimientos de sus trabajadores. Esto resulta particularmente útil cuando se va a implementar un nuevo programa o se va a modificar el funcionamiento de un proceso operativo concreto.

2. ATS

Cualquier profesional de Recursos Humanos puede confirmar que poner en marcha un proceso de selección y contratación no es en absoluto una tarea sencilla, debido a los numerosos aspectos que deben contemplarse. ¿Qué perfil debería incorporarse? ¿Qué funciones concretas debe cubrir el nuevo empleado? ¿Cómo promocionamos la oferta de trabajo? ¿Qué condiciones salariales pueden ofrecerse? ¿Cómo podemos saber si el candidato encajará con la filosofía de la empresa?

El software de reclutamiento y selección (ATS) de Bizneo HR permite afrontar tan complejo proceso de una manera mucho más eficiente, comenzando por la propia difusión de la oferta. El sistema trabaja con más de ochenta fuentes de reclutamiento y permite centralizar la gestión de todos los canales de difusión, incluyendo las redes sociales.

Esta herramienta construye una base de datos de candidatos tan amplia como ágil, reduciendo el riesgo de pérdida de información. También facilita el intercambio de información entre los responsables del proceso y permite crear alertas para cumplir los plazos previstos. Además, mejora notablemente la experiencia del candidato.

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3. Evaluación del desempeño

Evaluar a los trabajadores es una tarea difícil por varios motivos. En primer lugar, los empleados no suelen mostrarse especialmente entusiasmados ante la idea de estar siendo examinados, con las lógicas consecuencias que ello puede tener en función de los resultados. Por otro lado, los supervisores corren el riesgo de no haber valorado un aspecto muy sensible del desempeño o de haber dado excesiva importancia a otros.

El software de evaluación del desempeño de Bizneo HR simplifica el trabajo de los managers y responsables de los departamentos al utilizar diferentes sistemas de evaluación, permitir la segmentación de resultados y crear evaluaciones personalizadas para cada trabajador. Otra posibilidad es la de ofrecer diferentes tipos de respuestas, en función de las variables que se desee evaluar.

Este sistema genera datos muy importantes para tomar decisiones en materia de Recursos Humanos, reduciendo el riesgo de incurrir en sesgos a la hora de evaluar. La información es confidencial y solo resulta accesible para las personas autorizadas. En cualquier caso, su principal utilidad es, quizá, el feedback que los supervisores pueden hacer llegar a los empleados.

4. Encuesta de clima laboral

Disfrutar de un buen ambiente de trabajo es necesario para que los empleados se sientan satisfechos y motivados. Más allá de establecer normas básicas de funcionamiento, la empresa también debe observar que el clima laboral no empeore y, cuando así suceda, conviene reaccionar con la mayor rapidez posible.

Bizneo HR ha diseñado una herramienta muy funcional para realizar encuestas entre los empleados y constatar, entre otros indicadores, cuál es el clima de trabajo en la oficina. Los datos se recopilan de manera anónima y los responsables de esta tarea pueden segregarlos y clasificarlos cómodamente a través de la aplicación. Pueden crearse encuestas a medida y convertir los datos en informes para presentarlos a la dirección.

Los mapas de calor son otra interesante función de este software, puesto que permiten comprobar qué departamentos o secciones de la empresa se desvían más de la media general (para bien o para mal). En suma, esta herramienta contribuye a crear una dinámica muy positiva por la cual los empleados pueden transmitir sus opiniones a la empresa sin ningún tipo de miedo.

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5. Software de Control Horario

La aprobación, el año pasado, de una exigente normativa en materia de control de horarios en entornos laborales, pilló a muchas empresas con el pie cambiado. Paralelamente, un estudio realizado por la consultora laboral Adecco constató que en 2018 se perdieron cerca de 100.000 horas de trabajo en España a causa del fenómeno conocido como absentismo laboral.

Ambos problemas pueden solucionarse con el software de control horario de trabajadores de Bizneo HR, especialmente diseñado para responder a las necesidades de las medianas y grandes empresas. Entre otras funciones, este programa permite controlar los horarios de todos los empleados de manera sencilla y comprobar que todos ellos han cumplido la jornada estipulada.

También es posible introducir los días de baja, permiso o vacaciones para cuadrar mejor los horarios del resto de trabajadores y evitar que se resienta la actividad de la empresa.

Por lo que respecta a la sensible cuestión del registro del horario de los trabajadores, la solución permite “fichar” tanto desde su PC corporativo como desde una app de control horario, así como recibir un registro mensual de las horas trabajadas y del grado de cumplimiento de los horarios. Todo ello se lleva a cabo respetando la privacidad de los empleados, tanto en la gestión de los días de permiso como en la detección de horas no trabajadas.

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6. Organigrama para la transformación digital de Recursos Humanos

Clarificar el organigrama de una empresa es indispensable para que todos los departamentos y, por supuesto, la plantilla, puedan realizar sus tareas en la dirección deseable y sin fricciones. El software para diseñar y gestionar el organigrama de la empresa de Bizneo HR ayuda a delimitar clara y estratégicamente las funciones y las responsabilidades de cada miembro de la empresa.

La herramienta da respuesta a las necesidades de las compañías de mayor tamaño, ayudando a la dirección a dimensionar mucho mejor la organización de la empresa. No obstante, también es un recurso útil para las empresas medianas o que funcionen de manera relativamente descentralizada. Su sistema de clasificación y distribución de funciones evita duplicidades y concede una mayor eficiencia a la gestión interna.

También se agiliza la toma de decisiones, con la posibilidad de crear mapas desplegables con todos los empleados de la empresa (sin importar el número). Todo ello tiene un impacto muy positivo en el día a día de los directivos y managers pero también de los empleados, que saben a quién dirigirse en todo momento.

7. Gestión documental

Una de las ventajas más notables del proceso de digitalización empresarial es que puede ahorrarse mucho espacio simplemente por dejar de almacenar tantos documentos físicos. No obstante, esto no implica que se deje de generar información. De hecho, las compañías manejan un volumen de documentación que tiende a incrementarse año tras año.

El software de gestión documental de Bizneo HR permite disponer de un repositorio de documentos de fácil acceso y con muchas funciones totalmente automatizadas. Así, tanto la clasificación de los archivos como su almacenamiento y recuperación resultan mucho más ágiles. De igual modo, cuando sea necesario hacer llegar documentos sensibles a cualquier sección o persona de la empresa, el programa garantiza que el envío se realizará con la máxima seguridad.

El recurso de Bizneo HR está adaptado a las exigencias del Reglamento General de Protección de Datos aprobado por la UE en 2018. El riesgo de pérdida de información se reduce al mínimo gracias a los sistemas de protección, lo mismo que sucede con la posible dispersión de los documentos. Todo ello sin necesidad de dedicar más recursos humanos y económicos.

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8. People Analytics

Cuando se trata de tomar decisiones, resulta fundamental disponer de toda la información que puede condicionarlas. Ocurre que estos datos no siempre son fáciles de recabar y las empresas se ven obligadas a elegir entre la funcionalidad y la exhaustividad. El software de People analytics de Bizneo HR forma parte de los programas de Workfoce Planning permite convertir cualquier dinámica interna de la empresa en datos cuantificables.

Entre las variables que se pueden analizar y comparar con esta herramienta destaca el número de trabajadores, su distribución entre los departamentos, el rango de edad, el número de operaciones cerradas (o en curso), la evolución salarial, la tasa de conversión de los principales servicios online o el impacto de las acciones de los managers o la dirección sobre la plantilla.

Gracias a toda esta información, es posible tomar decisiones con mayor rapidez y precisión, anticipándose a cualquier problema y aprovechando las oportunidades que puedan surgir. También es posible identificar los puntos fuertes y débiles de la compañía y comprobar si las medidas adoptadas están surtiendo el efecto deseado. Todo ello prácticamente en tiempo real.

9. Personas y organización

Relacionada con la herramienta para la gestión del organigrama interno de la empresa, el software de personas y organización de Bizneo HR ayuda a los responsables del negocio a controlar todo lo relacionado con la plantilla. Es uno de los programas más útiles para los departamentos de Recursos Humanos por cuanto centraliza buena parte de los ítems que deben supervisar.

El sistema genera una amplia base de datos con toda la información disponible sobre los empleados. Cada uno de ellos dispone de una ficha muy completa que puede consultarse con facilidad y que se actualiza a medida que el trabajador modifica algún apartado de su perfil. También se conserva un registro con todas las interacciones con los trabajadores.

Otra de las ventajas de este recurso es que puede integrarse con cualquier programa de nóminas ya instalado en la empresa. También pueden exportarse datos desde hojas de Excel, lo que facilita la transición desde el modelo tradicional de gestión del personal hasta un entorno digitalizado y eficiente.

10. Portal del empleado y del mánager

El portal del empleado y el del mánager son dos herramientas complementarias que facilitan la gestión de las tareas diarias. Las aplicaciones de Bizneo HR para empleados y mánagers refuerzan la comunicación en los equipos de trabajo, permiten recopilar información con mayor facilidad y conservan el historial de conversaciones para no perder datos importantes.

Los empleados pueden gestionar aspectos como su formación, su dirección o sus datos de contacto, que automáticamente se actualizan en su ficha de trabajadores. También pueden utilizar esta herramienta para solicitar días de permiso, comunicar una ausencia justificada o comprobar qué tareas tienen pendientes en el marco de su equipo de trabajo.

Para los managers, el portal individual les facilita la administración de sus equipos, incluyendo la realización de encuestas, evaluaciones o consultas a cualquier trabajador.

Cabe destacar que ambas herramientas pueden implementarse con facilidad y resultan perfectamente compatibles con la mayoría de programas con los que trabajan habitualmente las empresas en general y los departamentos de RRHH en particular.

Nuevas competencias para la transformación digital en Recursos Humanos

Cualquier plan de transformación digital está condenado al fracaso si no se implementa en paralelo con la introducción de una serie de competencias profesionales en la plantilla. Es posible que algunas de ellas ya estén presentes entre los trabajadores pero otras requerirán de formación previa. Los departamentos de RR. HH. deben requieren de cinco competencias digitales muy específicas.

Dominio de las redes sociales

Una sólida presencia en las principales redes sociales se traduce en un mayor grado de conocimiento de la empresa y una mayor capacidad para captar y retener el mejor talento. También es una poderosa herramienta de comunicación para llegar un público amplio y que valora especialmente la posibilidad de interactuar con las marcas.

Manejo de software de RRHH

En la lista anterior, hemos incluido algunos de los principales tipos de software con los que deben trabajar los departamentos de RRHH en las empresas más digitalizadas.

Conocer su funcionamiento y aprovechar su potencial es básico para que la transformación digital de la empresa se traduzca en una mayor eficiencia. Por fortuna, los recursos de Bizneo HR destacan por su diseño altamente intuitivo.

Conocimiento de Big Data

Disponer de datos concretos y actualizados sobre cualquier aspecto relacionado con la actividad comercial o los procesos operativos de la empresa resulta de gran valor para tomar las mejores decisiones. Pero de poco sirve generar tan ingente volumen de información si no se es capaz de gestionarla, procesarla, almacenarla y, finalmente, utilizarla de manera apropiada. Es la competencia en Big Data.

Comunicación digital

La comunicación en entornos digitales no sigue exactamente los mismos patrones que las interacciones a través de canales más tradicionales.

Los profesionales de RRHH deben dominar los principales sistemas de comunicación tanto internos (con el resto de la plantilla y con la dirección) como externos (con otras empresas o con profesionales ajenos a la compañía).

SEO

Todas las empresas desean estar lo más arriba posible cuando un usuario realiza una búsqueda general en Internet.

Esto incluye tanto a los potenciales clientes que buscan a un proveedor de servicios como los que ofrece nuestra empresa como a los profesionales más valiosos y que quieren informarse sobre nuestra actividad antes de aceptar una oferta de trabajo.

En ambos casos, la marca saldrá fortalecida si los responsables de RRHH han conseguido una mejor posición en los buscadores a través del SEO.