Una plantilla de control horario en Excel es la herramienta más sencilla con la que registrar la jornada y revisar el fichaje de los empleados. Sobre todo, la pueden sacar más partido las empresas más pequeñas con menos trabajadores, que tendrán una hoja de asistencia con la que dar los primeros pasos en el registro de la jornada, y cuando aumenten el equipo o quieran utilizar algo más avanzado y profesional ya cuenten con un software de control horario.
En este artículo, te explicamos los pros y contras de llevar el control horario en Excel y te ofrecemos una plantilla de control de horario totalmente gratuita.
Tabla de contenidos
¿Para qué sirve una plantilla de control horario?
La plantilla de control horario tiene el objetivo de registrar el fichaje de los trabajadores. Cada uno deja constancia de su hora de entrada y salida, lo que facilita contabilizarlas al final de la jornada.
Además, constituye una mejora sustancial para dejar atrás métodos ya obsoletos, como la firma en una hoja de papel. Aunque sigue lejos de sistemas tecnológicos que automatizan y perfeccionan el control horario.
Permite llevar un control sencillo de las horas trabajadas, al mismo tiempo que hace partícipes a los empleados. Estos tendrán que indicar a qué hora han entrado y la de salida. De este modo, se enfatiza la responsabilidad que tienen.
Por el lado de la empresa, el encargado o el departamento de Recursos Humanos puede controlar la asistencia del personal revisando el Excel. Por un lado, tendrá acceso a las horas de entrada y salida.. pero la plantilla contribuye a reducir los errores, ya que cada miembro tendrá una casilla específica, es más complicado de hacer seguimiento y sacar conclusiones.
Los campos que debe tener una plantilla de control horario
Las plantillas con hoja de control horario de trabajo cuentan con una serie de datos esenciales. Sin ellos no se podría llevar un registro adecuado, el cual debe seguir la ley de control de presencia. Esta obliga a que las empresas lleven un cómputo de las horas ordinarias y complementarias de sus empleados. Además, los registros deben guardarse durante cuatro años.
Al disponer de la plantilla de control de asistencia laboral, se cumplen las obligaciones legales sin problemas. Esto incluye guardar los registros durante el periodo exigido, lo que facilita el contar con los archivos generados por Excel. Para garantizar un cumplimiento estricto, las plantilla contienen estos datos:
- Nombre del empleado. Es esencial que aparezcan todos los trabajadores de la empresa. De otro modo, no podrían fichar o se verían forzados a editar la plantilla, lo que llevaría a que se produjesen errores. Cada uno tendrá su propia casilla.
- Período que abarca la hoja. La plantilla de horarios de trabajo puede destinarse a registrar diferentes periodos de tiempo. El más común es la semana, aunque pueden ampliarse a todo un mes para tener un mejor registro horario.
- Computo de horas (a final de semana, extras, totales…). Esta es la clave de cualquier hoja de control horario de trabajo. Existen campos para dejar constancia de la hora de entrada y salida, el cómputo semanal, las horas extras y otros que resulten útiles.
- Administrador. Es un campo opcional, pero que resulta útil. Tiene como objetivo indicar el responsable del control horario. Así, en caso de que surja algún problema, existirá una persona a la que pedir explicaciones.
Análisis y comparativa de las 7 mejores soluciones
Plantilla gratuita para el control horario en Excel
Para ahorrarte trabajo, te ofrecemos una plantilla de control horario adaptada a la legislación vigente. Podrás supervisar las entradas y salidas, así como el cumplimiento del horario, con sencillez. De esta forma, cuentas con una herramienta inicial que te permitirá controlar el absentismo, entre otros problemas.
La plantilla de horarios de trabajo es un método básico pero útil para el control de los trabajadores. Incluso es una plantilla de control de horas extra y también se pueden incluir los descansos. No obstante, si la cantidad de empleados aumenta (máximo 10), es posible que las tareas de registro se compliquen. En estas situaciones, es preciso que apuestes por una solución de control horario más completa.
¿Necesitas algo más que una plantilla de control horario?
Cuando una plantilla de control de presencia se queda corta, es preciso optar por una solución más completa. El software de control horario de Bizneo HR te ofrece todo el poder de la automatización y una amplia variedad de funcionalidades. Ahorrarás tiempo en las tareas de supervisión, pero no perderás información relevante.
Cuenta con cinco herramientas en una. Puedes gestionar las vacaciones, ausencias, turnos de trabajo, control de acceso y gestión de horas extra. No tendrás que cotejar diferentes hojas de Excel, ya que la información queda registrada en una sola base de datos, a la cual es posible acceder desde múltiples dispositivos.
Te permite controlar el tiempo de manera sencilla y exhaustiva. Te informa de las horas trabajadas en diferentes periodos, así como los problemas que han podido surgir. Por descontado, cumple punto por punto con la ley de control horario, pero sin generar diferentes archivos que perder en un despiste.
Cuando notes que la plantilla de control horario no da más de sí, te estaremos esperando con una solución completa y que se encuentra en constante actualización. Cumplirás con las tareas de gestión de Recursos Humanos de manera inteligente.
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