Cómo llevar el control de vacaciones de tus empleados sin morir en el intento

Una mala gestión en el control de las vacaciones de personal puede provocar graves pérdidas económicas. Ryanair es un buen ejemplo. La compañía organizó de manera equivocada las vacaciones de sus empleados y tuvo que cancelar más de 2.000 vuelos. 

¿Cuál fue el coste empresarial? Se estima que ese fallo supuso una pérdida de 34,5 millones de euros destinados a pagar las indemnizaciones de todos los viajeros damnificados.

Cuando llega el momento de gestionar las vacaciones, los responsables de Recursos Humanos reciben centenares de mails con las fechas solicitadas, con rectificaciones posteriores, preguntas sobre el derecho a vacaciones…

Se dificulta la labor del departamento de RR.HH. y más si se gestiona de forma manual. ¿Cómo podemos evitarlo? ¿Existe un software de control de vacaciones que simplifique y profesionalicen esta tarea? ¿Cuáles son los errores más habituales en la gestión del control de vacaciones?

La importancia del control de vacaciones

Gestionar adecuadamente el control de las vacaciones de la plantilla repercute en los resultados económicos de la entidad, en el ambiente laboral y en la producción.

Muchos departamentos de RR. HH. temen el momento de organizar y tomar el control de las vacaciones de personal; da igual que la entidad sea grande o pequeña, en muchas ocasiones pierden demasiado tiempo en esta tarea y cualquier despiste puede provocar grandes pérdidas.

El descanso en la jornada laboral es fundamental para que no disminuya su productividad en el trabajo, no caigan en situaciones de estrés, aumente su creatividad y estén en unas condiciones óptimas para desempeñar su actividad laboral. Se estima que el tiempo ideal de descanso para que el trabajador desconecte y vuelva cargado de energía son 10 días.

Para realizar un control de vacaciones adecuado es necesario establecer unas normas desde el principio. De esta manera los empleados conocerán las reglas del juego —las vacaciones a las que tienen derecho según contrato y convenio— y no se generará mal ambiente porque a un trabajador se le conceda unas vacaciones y a otros no. 

El empresario debe ser flexible con todos los empleados y permitirles, en la medida de lo posible, conciliar sus vacaciones con la vida familiar.

Sistemas de control de vacaciones

Existen varios sistemas de control de vacaciones. Desde los más tradicionales a los más modernos encontramos:

Calendarios de vacaciones

La más antigua y la que provoca más errores a las empresas. Organizar las vacaciones apuntando las vacaciones en un calendario de vacaciones de papel o escribiendo en un documento los días que coge cada trabajador. Nula capacidad de organización y gestión.

Deja atrás el antiguo calendario de vacaciones. Y… ¡apuesta por la tecnología!

Un software de autogestión de vacaciones permite a cada empleado planificar y solicitar sus días libres y simplemente esperar la aprobación de su supervisor.

Agiliza los trámites con notificaciones automáticas de solicitudes y aprobaciones. Además, incorpora un balance de días libres usados y restantes para siempre estar al día.

Plantilla en Excel

Aunque es un sistema anticuado y que genera errores, nuestros consultores han creado un Excel para control de vacaciones para que podáis comprobar cuál sería el primer paso o etapa de la digitalización del control de vacaciones (útil para gestionar las ausencias de pocos trabajadores).

Así, después de trastear con esta plantilla podréis probar un sistema profesional que automatice todos los procesos, permita la autogestión y evite errores.

Lo decimos sobre todo porque la plantilla para control de vacaciones en Excel está obsoleta, además de la pérdida de tiempo que supone picar todos los datos de manera manual, cualquier mínimo error supondrá un grave problema.

¿Problemas con el control de vacaciones con Excel?

• Necesita actualización manual constante por lo que se pueden cometer fallos y la persona encargada de esta función pierde mucho tiempo.
• No permite gestionar tareas simultáneas y cotejar duplicidades a la hora de asignar las vacaciones.
• La navegación se vuelve lenta cuando hay que realizar alguna consulta y hay demasiados datos.
• No permite el acceso desde cualquier lugar porque no es responsive por lo que en caso de duda no se puede solucionar nada desde el móvil. Su usabilidad es reducida.
• No se pueden compartir documentos de Excel con facilidad para trabajar en remoto sobre el mismo documento y que se actualice en tiempo real.

Base de datos

Se guarda un registro informático con los días de vacaciones gastados y concedidos. Permite visualizar más rápidamente la información que con la plantilla de Excel, pero sigue teniendo limitaciones importantes. Permite visualizar las vacaciones pero no trabajar con los datos. 

No existe la gestión de las vacaciones, se pueden ver las ausencias pero no hay una plataforma que permita solicitarlas, cancelarlas o comprobar si se coincide con otros trabajadores.

Software de vacaciones y ausencias

Una herramienta que simplifica la labor de los responsables de RR.HH. porque permite automatizar la gestión de las vacaciones. Solicitar, elegir, modificar, cancelar y comprobar de manera muy visual las vacaciones, permisos y días libres que le quedan a cada trabajador. 

Como hemos comentado anteriormente, nuestro sistema cuenta con permisos y bajas ya creados para que el empleado gestione sus vacaciones y así agilizar los procesos de RR. HH.. Las posibilidades de solicitudes vacaciones que vienen con el software abarcan prácticamente el 99% de los casos, sin embargo…

¿No es suficiente con la autogestión automática de vacaciones? ¡No te preocupes! Podemos implantar una política de vacaciones y ausencias personalizada y con la flexibilidad que necesites.

Al final, las políticas de vacaciones en los tiempos que corren cambian frecuentemente y nosotros te damos la opción de configurar:

• Nombre/tipo de ausencia
• Si consume días
• Si necesita documentación
• Si se acepta o se rechaza automáticamente o si necesita aprobación del supervisor o se puede ausentar simplemente con enviar la solicitud.

SOFTWARE DE CONTROL DE VACACIONES EN LA NUBESistema profesional para tener la planificación de vacaciones y ausencias bajo control.

Ventajas de un software para el control de vacaciones de personal

Las ventajas de utilizar una herramienta específica para realizar el control horario de una entidad son:

• Mejora la organización del personal de manera que no hay imprevistos de última hora porque se concedió vacaciones a dos personas que realizan la misma tarea y que nadie más sabe hacer.
• Asignación automática de los días de vacaciones de cada trabajador. Identifica el tipo de contrato y convenio e informa al sistema de los días disponibles de cada trabajador para repartir durante el año.
• Reducción de los conflictos con los empleados porque en cualquier momento pueden consultar a través de la plataforma online el número de días de vacaciones que les quedan por disfrutar.
• Se reduce la rotación de personal porque el trabajador siente que la empresa es transparente y flexible.
• Mejora el clima laboral al no tener dudas sobre la equidad en el trato hacia todos los empleados.
• Optimiza el tiempo de los jefesy de los responsables de RR. HH.
• Permite acceder a la información del calendario empresarial en cualquier lugar.

¿En tu empresa hay viajes de trabajo, movilidad o se permite el teletrabajo?

Proporciona a tu plantilla una APP para gestionar las vacaciones y con acceso 24/7. Notificaciones al momento, subida de justificantes, calendario de turnos de trabajo y ausencias… Haz más fácil la vida a tus empleados y optimiza la gestión de los responsables.

3 Errores frecuentes en el control de vacaciones

Si la empresa no dispone de una herramienta que de manera automática simplifique los procesos, puede caer en los siguientes errores en la gestión de las vacaciones:

Programar las vacaciones con excesiva antelación

Querer anticiparse demasiado para dejar cerrado la organización del control de las vacaciones no es una buena idea. 

Puede provocar que tengas que modificar días festivos que se han marcado a posteriori y no los habías contemplado o que obligues a los empleados a solicitar unas fechas y que luego no les encaje con sus familiares y tenga que solicitar el cambio para poder conciliar su vida familiar.

Tareas duplicadas 

Normalmente las empresas envían un correo preguntando las fechas en las que quieren solicitar las vacaciones, cada trabajador lo piensa, la envía y el responsable debe elegir a quién se lo concede y a quién no y, al mismo tiempo, esforzarse en que siempre haya un trabajador esencial para cada departamento para no provocar problemas en la producción o gestión de la empresa.

 Después vuelve a enviárselo a los trabajadores para que confirmen y, una vez confirmadas, comprobar que no hay coincidencias. ¿Qué supone esto? Una gran pérdida de tiempo y una mala optimización de recursos. 

Evitar este problema es una de las principales virtudes de un sistema de control de vacaciones de personal. El responsable de RR. HH puede comprobar directamente en la plataforma las solicitudes y si el empleado coincide o no con otro trabajador de su departamento con un simple vistazo. 

Evita el solapamiento de vacaciones para que siempre puedas ofrecer servicio a tus clientes y los proyectos no se retrasen.

Uso de herramientas obsoletas

El uso del Excel para realizar el control de las vacaciones es una práctica antigua de la etapa en la que no existían herramientas que automatizaran y simplificaran el proceso. 

Con un software de vacaciones de trabajadores se crean y configuran reglas para todas las posibles ausencias en una empresa. No habrá ningún tipo de baja que no recoja y que no se pueda solicitar o gestionar de forma automática.

Cómo mejorar el control de vacaciones de tus empleados

Hay cuatro pasos esenciales para optimizar el control de las vacaciones de tu plantilla:

Calcula automáticamente las vacaciones de cada trabajador

Los responsables de cada departamento o de la empresa pueden optimizar su tiempo porque el software de vacaciones permite calcular automáticamente cuántos días por disfrutar le quedan al trabajador. El registro ordenará y mostrará de manera visual los días gastados, los días pendientes y los aprobados por la compañía. 

También calculará los días que le corresponden a un empleado en función de su convenio o cargo y actualizará qué días son festivos (locales, nacionales o regionales) para evitar errores en el control de las vacaciones. Como vemos, la transparencia es total y los cambios son más sencillos de realizar con herramientas de este tipo.

 Además, como hemos comentado anteriormente, los programas informáticos de gestión de vacaciones evitan la duplicidad de tareas. Se centraliza la petición de vacaciones. Una plantilla autosuficiente que puede puede consultar la información sin tener que esperar o molestar a otra persona. 

ESTA HERRAMIENTA CALCULA LAS VACACIONES Y BAJAS DE FORMA AUTOMÁTICACon ella optimizas el proceso de cierre de novedades o incidencias en la nómina.

Establece alertas automatizadas

El departamento de RR. HH tiene que controlar muchos temas relacionados con el personal y pueden producirse olvidos que saldrán caros a la empresa.

Para evitar esta situación el software de ausencias, bajas y vacaciones permite establecer alertas automáticas de manera que todo esté perfectamente organizado. Cuando un empleado solicita una ausencia automáticamente le llega el proceso para confirmarla o rechazarla. 

¿Cuántas veces se ha generado un mal ambiente porque necesitan organizar su vida familiar y sienten que a la empresa no le preocupa su solicitud? Tramitar correctamente este asunto les motivará para realizar sus funciones de una manera más eficaz.

Disponer de una herramienta que permita responder rápidamente a las solicitudes de vacaciones de los empleados es muy funcional ya que agilizará el proceso, permitirá realizar cambios sin una burocracia asfixiante y admite consultas y modificaciones cuándo y dónde queramos.

Para comprobar cómo son las notificaciones de nuestro sistema te hemos preparado una plantilla personalizable para comunicar las fechas de vacaciones de un empleado.

Sin embargo, si lo que necesitas es una gestión avanzada y automatizada prueba nuestro software de control de vacaciones. Un sistema de solicitud y aprobación de vacaciones que ahorrará esfuerzo y dinero al departamento de RR.HH.

Comunica a tus empleados correctamente

Un sistema de control de vacaciones es útil porque permite informar en todo momento a la plantilla del calendario laboral de la organización.

Además, si observa que la solicitud de las vacaciones se gestiona de forma ágil y automatiza se sentirá a gusto con la capacidad de respuesta de la empresa y aumentará su sentimiento de pertenencia. El software permite además conocer desde el principio las reglas del juego. 

Es decir, los trabajadores saben cuántos trabajadores pueden coger las vacaciones en las mismas fechas o en qué meses debido a un aumento de la producción no se pueden solicitar. 

A su vez, queda reflejado según cada convenio o contrato las vacaciones que corresponden. 

Informes sobre el control de vacaciones de personal

Controla el absentismo y las vacaciones de tu plantilla con informes de control horario rápidos, precisos y fáciles de leer. No pierdas el tiempo en procesos rutinarios.

Además, registra todos los datos clave para el dpto de Recursos Humanos a la hora de hacer despidos, finiquitos, renovaciones de contratos o… para analizar las ausencias de un año en concreto y calcular el absentismo laboral y cómo ha afectado a la productividad.