Con una plantilla nómina Excel podrás comenzar a digitalizar una de las gestiones más importantes del equipo de RR. HH. : determinar los salarios y entregarlos mensualmente. Esta tarea exige manejar una amplia variedad de datos que afectan tanto a los empleados como a la empresa. Desde sus nombres y direcciones hasta sus cotizaciones a la Seguridad Social, todos ellos deben aparecer reflejados de manera fidedigna.
Para no cometer errores y seguir el modelo de nómina que manda la ley, la tecnología siempre está lista para echarnos una mano. Pese a que una plantilla de nómina en Excel ayuda a cumplir con este proceso (sobre todo para pocos trabajadores) la solución más completa y eficaz es un software de gestión de nóminas integrado en una suite de RR. HH.
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¿Para qué sirve una plantilla de nómina en Excel?
El objetivo de toda plantilla de nómina es el de facilitar la gestión de estos documentos. Llevarlas al día es fundamental para cualquier empresa, sin importar que sea grande o pequeña. No solo nos jugamos el bienestar de los trabajadores y que el clima laboral sea positivo, sino que una incorrecta administración dañará nuestra imagen y nos costará más de un problema legal.
A través de una correcta gestión, calculamos el pago del trabajo que realiza cada trabajador de la empresa. Este se debe ajustar a lo pactado en el contrato o convenio colectivo. Pero sin olvidar los diversos complementos salariales, horas extra, incentivos y tanto las cotizaciones a la Seguridad Social como las retenciones del IRPF, entre otros datos.
Por motivos laborales, fiscales y legales, toda empresa debe realizar una gestión de sus nóminas escrupulosa y transparente. Perder un solo detalle sale caro, lo que hace necesario el uso de un modelo de nómina en Excel. Gracias a ella, dotamos al departamento de Recursos Humanos, o al encargado de esta tarea, de una herramienta que le será de gran utilidad.
Todo sobre el proceso de prenómina.
¿Por qué usar una plantilla de nómina? Ventajas y desventajas
Utilizar una plantilla de nómina en Excel es una opción muy extendida. El programa es bien conocido, sencillo de configurar y es muy flexible, toda una ayuda para ganar en eficacia. Esta es una de las principales razones de su éxito. Un solo empleado puede llevar a cabo la gestión de las nóminas, en especial en las empresas de menor tamaño. Sin embargo, sus responsabilidades irán creciendo con la propia organización y ganarán en complejidad.
Además, al emplear una nómina automatizada en Excel, se optimizan las gestiones. El mero hecho de ahorrar cálculos, sean mentales o con una calculadora, solventa un quebradero de cabeza que nos conducirá a cometer errores. Al introducir el salario base del empleado, la plantilla se encarga de restar las retenciones o sumar una paga extra de Navidad, por poner dos ejemplos. Así, el trabajo del día a día se agiliza.
También representa un primer paso en el proceso de digitalización de una empresa. La facilidad de implementación es un atractivo, ya que no es necesario desarrollar una infraestructura física o formar a los empleados. La mayoría está familiarizado con Excel y lo ha utilizado en el pasado.
No obstante, cuando la organización crezca y la gestión de nóminas se complique, vamos a requerir de una herramienta más potente, como es el caso de un software de nóminas de empleados.
Pero antes de llegar a este punto, conviene que comprendamos al detalle las principales ventajas de utilizar un Excel de nómina. Además, no está de más entender qué posibles desventajas nos traerá, en especial según las tareas de gestión engloban a una mayor cantidad de trabajadores.
Las ventajas de usar una plantilla de nómina en Excel
- Implementación instantánea. Una plantilla de nómina en Excel no necesita instalación. Basta descargarla para empezar a usarla, toda una apuesta por simplificar la administración de sueldos y salarios.
- No requiere formación. Como ya se ha dicho, la mayoría de empleados está familiarizado con el uso de Excel. Tan solo hay que rellenar los cuadros indicados en el modelo de nómina en Excel para que esta actúe, no habrá complicación alguna.
- Coste reducido. Un modelo de nómina en Excel está disponible de manera gratuita, un complemento fundamental para aumentar su utilidad. No haremos ningún gasto. Además, la mayoría de empresas tiene acceso a Excel, ya lo usa o dispone de alternativas similares en software libre.
- Admite estadísticas. Gracias a las tablas y gráficas, podemos comprender a fondo el estado de las nóminas de la empresa. Así, tomar decisiones estratégicas será un poco más sencillo.
Cuál es la mejor manera de externalizar la nómina
Desventajas de un modelo de nómina en Excel
- No es escalable. Este es el principal inconveniente de utilizar una plantilla de nómina en Excel. Según va aumentando el personal, la gestión se vuelve más difícil. La cantidad de documentos que hay que generar es mayor, lo que requiere de más horas de trabajo.
- Actualizaciones manuales. En caso de cambios en la fiscalidad o las deducciones, habrá que cambiarlas modificando la propia plantilla de nómina. Esto puede conducirnos a equivocarnos al introducir los nuevos datos o a no hacerlo por un despiste.
- Automatización limitada. Pese a que los cálculos corren a cargo de Excel, cambiar los nombres de los trabajadores y otros conceptos es manual. Puede parecernos una tarea trivial, pero consume un tiempo valioso que dedicar a otras actividades más importantes.
- Dificultad para compartir datos. Otra cuestión que no debemos dejar pasar. No hay posibilidad de sincronizar diferentes equipos o personas para utilizar la plantilla. Esto nos lleva a tener que enviar el archivo a quien lo necesite, algo que podría conducir a pérdidas que echen a perder horas de trabajo.
- Ralentiza el proceso. En caso de pérdidas de información o de archivos, gestionar las nóminas requerirá de más tiempo. Además, cada cambio manual solo incrementará la lentitud de esta tarea.
- Multiplicidad de archivos. La plantilla de nómina en Excel es individual para cada empleado, por lo que habrá que crear un archivo para cada uno. Como sucede en otros casos, es necesario que velemos por no perderlos o borrarlos sin querer.
- Seguridad de los datos. La información de los trabajadores estará a la vista de cualquiera que abra el archivo, e incluso podría modificarlo si quisiera. Para evitar este problema, podemos bloquear las modificaciones de la plantilla de nómina y dejarlas solo en manos autorizadas.
- Problemas de conversión. Al pasar los datos a otros programas, es posible que se den incompatibilidades. Si llegamos a esta situación, podríamos tener que introducirlos otra vez de manera manual, algo que no es práctico.
La gestión de nóminas en RR. HH., ¿qué tareas engloba?
Descarga la nómina automatizada en Excel
Para facilitar la gestión de las nóminas, a continuación te espera la plantilla que nuestro departamento de consultoría ha confeccionado. Dispone de todos los apartados que exige la ley y está actualizada tanto en materia de impuestos como de cotizaciones. Recuerda que no hay que instalarla, solo tienes que descargarla para empezar a utilizarla.
Para usarla, lee detenidamente las instrucciones de uso que encontrarás en la plantilla de nómina. Y si te surge alguna duda uso, no dudes en consultarla en los comentarios de la entrada. Al descargarla, automatizarás los cálculos del salario real y nominal de los empleados, sus retenciones y el cobro de los impuestos. Así, remunerarás su labor de manera adecuada según el caso.
Cuando estés listo para dar el siguiente paso en la digitalización y requieras de una solución profesional, cuenta con nuestro software de gestión de nóminas incluido en la suite de RR. HH. Automatizarás el proceso de registro de incidencias y gestión de la nómina al completo.
Dejarás atrás la introducción manual de los datos y reducirás los errores al mínimo. Además, cualquier cambio en la política de la empresa o en la fiscalidad se introducirá en el acto, sin tener que esforzarte o consultar a una gestoría.
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