Por qué usar Excel para planificar las tareas de tus empleados es mala idea

Una de las fuentes de estrés laboral más frecuentes es la falta de tiempo: todos tenemos mucho trabajo por hacer y poco tiempo para hacerlo. Afortunadamente, planificar las tareas puede ayudarte a organizarte mejor y a completar tus objetivos profesionales a tiempo. El asunto todavía va más allá cuando hablamos de gestionar las tareas de cientos de empleados.

Para llevar a cabo esta función eran muchos los departamentos de RR.HH que optaban por descargar una plantilla Excel para la planificación de tareas. Un sistema que, con la digitalización de las empresas y de este área en concreto, ha quedado obsoleto. De hecho utilizarlo puede conllevar múltiples errores.

Qué es la planificación de tareas

La planificación de tareas consiste en decidir el orden exacto de las acciones que tendremos que realizar para lograr la consecución de un determinado objetivo. 

En otras palabras, planificar una tarea significa determinar:

• Qué debe hacerse.
• Cómo.
• Quién va a ser el responsable de que se haga.
• En qué plazos.

Sin embargo, no siempre resulta fácil llevarla a cabo. Una buena planificación de tareas requiere de una estructura y de una distribución adecuada al tiempo disponible. Se trata de organizar de manera efectiva con el objetivo de incrementar el rendimiento y la productividad de la plantilla.

Por qué es importante la planificación de tareas

El tiempo es el recurso más importante: quien no lo sabe administrar, no sabe administrar nada
De Peter Drucker.

Este conocido lema de Peter Drucker, filósofo austriaco considerado por muchos como el padre del Management, nos habla de la importancia que tiene administrar correctamente nuestro tiempo para  lograr ser más eficaces y productivos tanto en nuestros puestos de trabajo como en nuestras vidas privadas.

Así, la falta de planificación puede dar lugar a falta de autonomía, una jerarquía excesivamente fija, la puesta en marcha de soluciones cortoplacistas y poco efectivas a la larga, el uso de métodos improvisados y coercitivos, etcétera. Es imprescindible que la compañía sea consciente de su papel en lo que a la gestión del tiempo atañe para evitar todos estos inconvenientes.

No planificar las tareas adecuadamente, por otra parte, puede conllevar falta de orden y pérdida de tiempo en el trabajo. Si no existen unos mínimos, la eficiencia se verá afectada –será difícil, por ejemplo, encontrar documentos y archivos–, y actividades como reuniones, análisis y otros se atrasarán innecesariamente.

Para analizarlo con datos objetivos, un software de control horario de trabajadores te permitirá saber cuánto tardan los miembros de tu equipo en completar sus tareas y ayudarles a potenciar su rendimiento. Se logra optimizar el tiempo del equipo con flujos de solicitudes y aprobaciones rápidas.

Pasos de una correcta planificación de tareas

Las etapas a seguir para llevar a cabo una correcta planificación de un cronograma para organizar tareas son las siguientes:

• Detección de necesidades: en cuanto a tareas, productividad y otras labores propias de la compañía y sus diferentes departamentos.
• Definición de objetivos: resulta clave saber a dónde queremos llegar para fijarnos un camino y organizarnos para conseguirlo.
• Establecimiento de prioridades: por escalas, monetización, u otros parámetros adecuados a la cultura organizacional y a la productividad.
• Elaboración en una lista o esquema.
• Elección de fecha límite para tu proyecto: es imprescindible saber hasta cuándo tenemos para acabar el proyecto y sus tareas programadas. En caso contrario podrían acabar alargándose en el tiempo indefinidamente. Resulta clave fijar entregables y cierres.
• Puesta en marcha del proyecto.
• Medición de los resultados alcanzados.
• Corrección de eventuales errores.

Para organizar todas estas tareas y como apuntábamos, era habitual descargar una plantilla excel de planificación de tareas. Sin embargo, esta puede llegar a dar los errores propios de cualquier método que implique la introducción manual de datos, de la gestión de múltiples personas en un cuadrante, etcétera. Pero ya ahondaremos más tarde en esta cuestión.

Beneficios de la planificación de tareas

Conocer tus prioridades

Priorizar te permite dividir grandes proyectos en pequeños objetivos asumibles. Si conoces tus prioridades podrás decidir qué quieres hacer en un determinado momento y qué podrás dejar para más tarde. Esto es precisamente lo que hace posible una adecuada planificación de tareas.

Saber cómo repartir el trabajo

Cuando conoces por anticipado la carga de trabajo puedes gestionar tus proyectos de forma más equitativa y evitar tensiones innecesarias. En un segundo momento, analizar el desempeño de cada colaborador o equipo te permitirá corregir eventuales errores cometidos durante la fase de planificación.

Ser más productivo

La principal ventaja de la planificación de tareas es que te permite aumentar tu productividad sin incrementar el tiempo trabajado. Aunque a veces pueda darte pereza, invertir algo de tiempo en programar y priorizar tareas te saldrá muy rentable a largo plazo.

Tener más tiempo libre

Cuando eres más productivo acabas tus tareas antes, y terminas teniendo mucho más tiempo libre. Podrás emplear este tiempo para tomarte descansos durante tu jornada laboral. Tampoco tendrás que llevarte el trabajo a casa, ni salir de la oficina más tarde de lo debido.

Estar más motivado

Tachar elementos de tu lista de planificación de tareas aumenta tu satisfacción y tiene el poder de motivarte para seguir adelante. Por este motivo, la planificación de tareas es especialmente eficaz en los entornos de trabajo orientados a resultados.

Estás menos estresado

Otra importante ventaja de planificar tareas es que una buena organización puede reducir considerablemente tu nivel de estrés. Cuando sientes que eres el dueño de tu tiempo –y no lo contrario– mantienes a raya la ansiedad con muchas más facilidad.

Incrementar tu creatividad

Una correcta planificación de tareas te ayuda a delegar y automatizar las labores más mecánicas y repetitivas. Al liberar tu carga mental, tu mente fluirá mejor y dejará más hueco para la creatividad.

Reaccionar más rápido ante los imprevistos

En el día a laboral, los trabajadores tienen que hacer frente a numerosas situaciones inesperadas. Una buena planificación de tareas te ayudará a prever el surgimiento de eventuales obstáculos y a encontrar por anticipado la mejor forma de resolverlos. Ahorrás tiempo y evitarás frustraciones innecesarias.

Cómo hacer una planificación de un proyecto eficaz

Crear una planificación de tareas eficaz no tiene porqué ser un dolor de cabeza para el departamento de Recursos Humanos.  Este es el procedimiento que te recomendamos seguir si tu objetivo es terminar más tareas en el menor tiempo posible, sin afectar a la calidad:

• Revisa las actividades que quedan por hacer cada día, la primera vez cuando llegues al trabajo y la segunda al final de cada día.
• Evalúa el grado de urgencia e importancia de cada tarea y establece un orden de prioridad.
• Mantén actualizada tu lista de tareas, bien sea a través de Excel o de un software de planificación de tareas. Apunta cualquier cambio que pueda afectar al orden de ejecución programado.

En cambio, si tu objetivo es más bien optimizar el rendimiento de tu planificación de tareas, puedes probar estos dos trucos:

• Dejar, cuando sea posible, las actividades más placenteras para el final de un proyecto. Es recomendable empezar por las tareas más difíciles y engorrosas porque, si colocas lo que más te cuesta en un momento en el que ya has gastado toda tu energía, es más probable que te distraigas y cometas errores.
• Planificar las tareas más rápidas para realizarlas cuanto antes, para tacharlas de tu lista. La razón de este truco es sencilla: tachar tareas te hace sentir muy bien y te motiva a seguir trabajando.

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6 errores de descargar una plantilla Excel para la planificación de tareas

Descargar una plantilla Excel para la planificación de un proyecto puede parecer lo más fácil, pero la verdad es que las hojas de cálculo no son el instrumento más adecuado para la gestión de tus proyectos. Veamos el por qué:

• Las hojas de cálculo requieren actualizaciones manuales constantes, con lo cual te hacen perder mucho tiempo y te llevan a cometer errores.
• Excel no está hecho para gestionar proyectos complejos, con tareas simultáneas o en secuencia.
• Con el tiempo las hojas de cálculo pueden llegar a contener demasiados datos, con lo cual se vuelven lentas y difícilmente manipulables.
• Descargar una plantilla Excel para la planificación de tareas complica la vida de tu equipo ya que Excel no es ni web responsive ni user friendly.
• Excel no te permite compartir documentos, con lo cual no facilita el trabajo en equipo ni el trabajo remoto.

Alternativas a descargar una plantilla Excel para la planificación de tareas

Utilizar un software para la gestión de tareas y proyectos es tu mejor alternativa a descargar una plantilla Excel para la planificación de tareas. Si todavía no has apostado por un software para la planificación de tareas, aquí te dejamos un decálogo con 10 razones para hacerlo:

1. Te permiten programar tareas desde cualquier ordenador, tablet o dispositivo móvil.
2. Te permiten incorporar archivos y compartirlos con tus colaboradores de forma sencilla y efectiva.
3. Favorecen la comunicación y el debate entre compañeros, lo cual se traduce en una constante aportación de nuevas ideas a tus proyectos
4. Facilitan el proceso de asignación de tareas.
5. Minimizan los errores y las imprecisiones que derivan de descargar una plantilla Excel para la planificación de un proyecto.
6. Te ayudan a mantener bajo control el estado de desarrollo de tus proyectos/tareas.
7. Centralizan toda la información relacionada con un determinado proyecto.
8. Focalizan tu atención en las tareas más urgentes, con lo cual evitarás las y serás más productivo.
9. Te ayudan a cumplir con los deadlines gracias a sus recordatorios automatizados.
10. Te ayudan a ahorrar tiempo y dinero.

De la planificación de tareas al seguimiento

Una buena planificación de un proyecto es solamente el primer paso a dar en el camino hacia la productividad. Para que sea realmente útil, todo proceso de planificación de tareas debería completarse con un plan para el seguimiento y la evaluación de los resultados alcanzados.

Un buen software para la evaluación del desempeño te permitirá:

• Fijar retos y objetivos claros.
• Monitorear el estado de tus proyectos.
• Implementar nuevas estrategias de planificación.
• Evaluar el rendimiento de cada miembro de tu equipo.
• Detectar el mejor talento para poder premiarlo y fidelizarlo.

El software de evaluación de desempeño y competencias de Bizneo HR te permitirá detectar los puntos fuertes y débiles de tu sistema de planificación de tareas, a la vez que irá fomentando una cultura participativa capaz de impulsar el crecimiento de tu negocio.