La automatización de los procesos de Recursos Humanos

La automatización de los procesos de Recursos Humanos y la digitalización de las empresas constituye una de las mejores formas de aumentar su competitividad sin descuidar la gestión de algunas de las variables más sensibles del negocio. Es por ello que cada vez más compañías cuentan con un Plan de Transformación Digital para encarar esta ineludible transición.

Los procesos de Recursos Humanos pueden automatizarse con bastante facilidad siempre y cuando se disponga de las herramientas más recomendables para gestionar cada una de las parcelas de su actividad. El software de Recursos Humanos da respuesta a todas estas necesidades de manera ágil e integral.

Qué son los procesos de Recursos Humanos

Los procesos de Recursos Humanos son las áreas en las que este departamento interviene de manera activa y que, generalmente, están relacionados con la situación del empleado dentro de la compañía. Es por ello que los procesos de RR. HH. suelen vincularse con las etapas del ciclo de vida del empleado.

Todas estas fases arrancarían con la planificación de las estrategias de Recursos Humanos más oportunas en cada caso y culminarían con la salida del trabajador y su posible conversión en un “embajador de la marca”. Cada una de estas etapas cuenta con sus propias particularidades y el acierto de la empresa a la hora de gestionarlas definirá en buena medida la imagen que el empleado se forme de la misma.

Ventajas de automatizar el proceso de administración de Recursos Humanos

Como ya hemos apuntado, los procesos de Recursos Humanos no solo son perfectamente compatibles con cualquier estrategia de transformación digital sino que su rendimiento puede maximizarse gracias a la automatización de RR. HH. No en vano, muchas de las tareas son rutinarias y, por lo tanto, pueden digitalizarse con facilidad.

Además, las empresas que consigan digitalizar la totalidad del proceso de administración de Recursos Humanos pueden beneficiarse de ventajas competitivas como:

• Mejora del rendimiento y la productividad: los empleados no necesitan dedicar apenas tiempo a atender aspectos puramente administrativos y su trabajo se monitoriza de manera más efectiva. Su desempeño puede mejorar de manera significativa.
• Mayores niveles de eficiencia: la digitalización y automatización de los procesos de RH permite avanzar hacia un modelo de gestión interna más eficiente y, por lo tanto, con mejores márgenes de rentabilidad.
• Evaluación más precisa: existen múltiples modelos de evaluación del rendimiento laboral pero todos ellos comparten una misma necesidad, la de examinar los resultados con el mayor rigor posible. Con la herramienta oportuna, este requisito se da por descontado.
• Objetividad y transparencia en todos los procesos: ya se trate del crucial aspecto de la evaluación o de la concreción de un plan de incentivos, la objetividad es siempre positivamente valorada por la plantilla. Los recursos digitales contribuyen igualmente a hacer más transparentes todos los procesos.
• Mantenimiento de un buen clima laboral: enlazando con la ventaja anterior, el clima laboral tiende a ser más positivo cuando se entienden y comparten los criterios que sigue el departamento de RR. HH. en todos los procesos, algo más sencillo de lograr con herramientas digitales.

Un software de Recursos Humanos permite facilitar el día a día a cada rol existente en una empresa. ¿Quieres saber cómo lo logra y cuáles son sus ventajas?

Procesos de Recursos Humanos: etapas que se pueden automatizar

Automatizar procesos de Recursos Humanos: planificación y atracción

La planificación de las estrategias a adoptar durante todo el ciclo de vida del empleado es el primero de los procesos de Recursos Humanos a tener en cuenta. Se trata de la hoja de ruta que permitirá responder a las diferentes circunstancias que se vayan planteando así como optimizar al máximo los recursos disponibles.

Procesos de Recursos Humanos: atracción, reclutamiento y selección

Es uno de los capítulos más importantes en cualquier estrategia de gestión de RR. HH. y comprende tres áreas de actividad que van estrechamente relacionadas. El primer paso es la atracción, esto es, la capacidad de la empresa para conectar con los mejores candidatos posibles y posicionarse como marca empleadora.

El reclutamiento y la selección de personal son los otros apartados de este bloque de actuaciones que culminan, cómo no, con la contratación del candidato más idóneo. Automatizar las tareas de cribado de currículums, recopilación de datos sobre los aspirantes o gestión de los resultados de las evaluaciones puede agilizar considerablemente el proceso.

Un software de reclutamiento y selección permite trabajar con decenas de bases de candidatos de manera simultánea y facilita el trabajo de los equipos de reclutadores al permitir el intercambio de información y la automatización de la agenda del proceso. Los candidatos, por ejemplo, reciben alertas sobre las diferentes fases del reclutamiento.

Automatización en Recursos Humanos: onboarding

Una vez que el empleado ha superado el proceso de selección y se incorpora a la plantilla, la empresa debe facilitar la adaptación a su nuevo entorno de trabajo. Ello incluye tanto el acompañamiento físico (con posibles mentores o una supervisión más minuciosa durante las primeras semanas) como la facilitación de todos los documentos relevantes para su día a día.

El software de gestión documental permite a los empleados acceder a toda la información que la empresa considera de su interés, con la posibilidad de que esta restrinja los accesos en función de cada puesto de trabajo. El programa de Recursos Humanos posibilita igualmente la firma digital de documentos, aspecto de gran utilidad en entornos de teletrabajo total o parcial.

Procedimiento de Recursos Humanos: desarrollo profesional

El crecimiento profesional de los empleados no les beneficia solamente a ello sino que repercute positivamente en la empresa. Además, si estos perciben que la compañía apuesta por su desarrollo en el marco de la empresa, también mejora la capacidad de retención del talento.

Entre los programas que más pueden contribuir a fomentar el desarrollo profesional de los trabajadores sobresale el software de formación. Este recurso contribuye a cubrir las carencias formativas de la plantilla así como facilita la capacitación de los empleados para ejercer nuevas funciones. Un instrumento que sirve, además, para la promoción interna.

Procesos de Recursos Humanos: retención

Suele apuntarse que retener el mejor talento es tanto o más difícil que atraerlo. Por ello, las empresas no deberían descuidar a sus trabajadores más valiosos, ofreciéndoles la posibilidad real de crecer en la empresa con planes de carrera o recompensando su rendimiento con programas de incentivos.

El software de evaluación del desempeño es particularmente útil para este cometido al permitir ajustar al máximo los criterios de cada proceso de medición del rendimiento laboral. El programa da la opción de seguir diferentes modelos de evaluación (como la evaluación de 360º, la evaluación por competencias…) y suministra informes de trabajo muy detallados y que se traducen en un buen Feedback para el empleado.

DESCUBRE A QUIÉN PROMOVER CON ESTA HERRAMIENTA PARA EVALUARUsa sus diferentes modelos de evaluación: 360º, por competencias, por objetivos…

Automatización en procedimientos de Recursos Humanos: salida

El momento culminante en cualquier ciclo de vida del empleado no es otro que la salida de la empresa. Muchas compañías apenas prestan atención a este apartado pero lo cierto es que organizar una buena salida puede ayudar a preparar la transición dentro de la propia compañía. Estas prácticas se conocen como offboarding y evitan trastornos operativos.

El software de organigrama empresarial ayuda a realizar la tarea de redistribuir las funciones del empleado que va a dejar la empresa durante los intervalos de transición, hasta que un nuevo trabajador ocupe su lugar o sus responsabilidades se reasignen definitivamente. Así, la operatividad de la compañía se ve mucho menos afectada por la salida de un empleado valioso.

Proceso de administración de Recursos Humanos: employer branding

Ligado a lo anterior, la salida de un empleado no tiene por qué traducirse en la ruptura completa de sus vínculos con la empresa. De hecho, un extrabajador puede convertirse en el mejor “embajador de la marca”, en tanto que conoce las ventajas de trabajar en la compañía.

Por otro lado, no hay que perder de vista que, salvo que la salida del empleado se deba a una jubilación, nada le imposibilita para regresar a compañía, trayendo consigo el bagaje profesional acumulado en otros entornos de trabajo. Esto se conoce como recontratación y puede ser una de las tendencias laborales del futuro.