Programa de control horario | Claves para encontrar la mejor opción para tu empresa

Desde la aprobación del Real Decreto-Ley 8/2019, las empresas tienen la obligación de llevar un registro de la jornada laboral de sus empleados y usar un programa de control horario es, frente a otros métodos más rudimentarios, la mejor opción para la mayoría de compañías gracias a su facilidad de uso, fiabilidad y accesibilidad, entre muchas otras grandes ventajas que proporcionan.

Descubre cómo revolucionan y automatizan todas las tareas y funciones relacionadas al control horario.

¿Qué es un programa de control horario?

Un programa de control horario o programa de gestión horaria es un software informático (habitualmente llamado software de control horario) que se divide principalmente en dos partes.

Por un lado, el programa permite a los empleados fichar a la entrada y salida de su jornada laboral, sustituyendo la tradicional máquina de fichaje por tarjetas o el poco práctico e ineficiente hoja de cálculo.

No hablemos si pensamos en hojas de papel que ya no es válido según la audiencia nacional. Además, también permite gestionar otros aspectos relacionados como las vacaciones, las ausencias o los turnos rotativos.

Por otro lado, un programa de gestión horaria también ofrece un centro de gestión orientado al departamento de Recursos Humanos. Los empleados de RR. HH- pueden acceder a un panel de control donde encontraran información relacionada con el registro horario de toda la organización, es decir, contar con todos los datos para analizar la presencia, productividad y rendimiento de cada equipo.

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Por qué implementar un software de control horario en tu empresa

¿Por qué es necesario un programa de control horario?

En la actualidad disponer de un buen programa de gestión horaria es sin duda imprescindible. Hasta el momento, los antiguos sistemas para fichar en el trabajo utilizados no han cumplido con las necesidades de las empresas. Hablamos de libros de registros en papel, hojas de cálculo, máquinas de fichar… Nada ha cumplido con las expectativas y mucho menos con las exigencias legislativas actuales.

Sin embargo, los programas de registro de horas trabajadas han encontrado el método para satisfacer tanto a empresas como empleados de una forma sencilla. Ya sea integrándose con el resto de dispositivos de control de acceso (imagen anterior) o facilitando toda la gestión desde su plataforma en la nube.

Veamos las ventajas diferenciales para las empresas:

Un programa de control horario permite cumplir con la ley

Desde la entrada de la ley de control horario, las empresas deben cumplir contar con un programa de registros de horas trabajadas es fundamental. Las empresas que no cumplan con las reglas que establece la ley, unidas al RGPD, se pueden enfrentar a sanciones económicas (hasta 6.250 €) e inspecciones laborales.

Para comprender la tendencia de moda en la organización de la jornada laboral, hemos elaborado una guía en profundidad sobre la irrupción de la jornada de 4 días, el cambio de horas trabajadas y la adaptación de sueldos y productividad.

Aparte, para las empresas que quieren atreverse a implantarla, facilitamos herramientas para medir, tomar decisiones adecuadas y alcanzar el éxito.

Recopilación de datos clave del equipo gracias a un programa de gestión horaria

Los programas de control horario se convierten en grandes bases de datos de las que las empresas pueden extraer mucha información. Asistencia y puntualidad, balance de horas entre el esperado y el registrado, productividad de los empleados, control de horas extras… Todos estos datos nos permitirán mejorar la toma de decisiones.

Un programa para controlar las horas de trabajo reduce el absentismo

El absentismo laboral puede volverse en un gran problema para las empresas, pues esto se traduce casi de manera directa en pérdidas. Un programa para controlar las horas de trabajo ayuda a mantener bajo control este KPI tan importante y, en definitiva, buscar soluciones para reducir el absentismo laboral

Un programa de control horario facilita la prenómina y horas extra

La realización y pago de nóminas puede ser un caos absoluto si no disponemos de un programar para controlar las horas de trabajo. En equipos pequeños puede resultar fácil controlar las horas extras, pero cuando este crece un poco, la tarea se vuelve cada vez más compleja. Su uso automatiza en gran parte el cálculo de nóminas y facilita el trabajo de los empleados de recursos humanos.

Previene los riesgos laborales

El estrés, la falta de descanso en la jornada laboral o la somnolencia son sin duda factores que pueden desencadenar accidentes. Un programa de control horario va a permitir tener bajo control las jornadas laborales que realizan los empleados, así como el descanso entre turnos de trabajo o los días libres. De esta forma, podremos incrementar el bienestar y reducir este tipo de riesgos laborales.

¿Por qué utilizar un programa de control horario?

Utilizar un programa de control horario es sin duda una gran opción. El uso de hojas de Excel puede ser insuficiente en medianas y grandes plantillas, ya que puede volverse ingobernable. El conteo manual es también una mala opción, pues ni siquiera permite cumplir con la legislación actual. Las ventajas que proporciona este tipo de programas de gestión horaria a las empresas son sin duda notables.

Equipos de RR. HH. más productivos

Un programa de control de horas trabajadas mejora notablemente la productividad del equipo de RRHH. Proporciona todas las herramientas necesarias y además permite automatizar ciertas tareas, y, por lo tanto, ahorrar muchísimo tiempo. Tiempo que se puede invertir en tareas como la atención personalizada, programas de formación, mejora continua o clima laboral.

Mayor flexibilidad y bienestar para los empleados

Un programa de gestión horaria mejora también la autosuficiencia de los empleados a la hora de solicitar vacaciones o un cambio de turno, justificar ausencias o conocer sus horarios de trabajo.

Esto se transforma automáticamente en un mayor bienestar para los empleados, una mejor comunicación y, por consiguiente, una mejor organización y un aumento general del rendimiento. Todo ello contribuye a una mejora en la rentabilidad de la empresa.

Programa de control horario para teletrabajo y modelos híbridos

En un panorama donde el teletrabajo es cada vez más habitual en ciertos sectores, un programa de control horario facilita mucho la tarea del fichaje de empleados. Como esta tarea sigue siendo obligatoria, los empleados deberán seguir fichando desde sus casas.

Este tipo de software de registro de jornada laboral permiten ficha fácilmente a través de una app de control horario o una web.

Optimiza la organización y la toma de decisiones

Tomarse el registro obligatorio de la jornada laboral como una oportunidad para mejorar es sin duda una gran idea. Todos los datos almacenados a lo largo del tiempo se pueden convertir en información muy valiosa. Gracias a ellos podremos elaborar informes de control horario que nos ayudarán a optimizar la organización y a tomar decisiones más inteligentes.

Ahorro de tiempo y dinero para la empresa

Si ponemos todas las ventajas vistas hasta ahora y las ponemos en una batidora, el resultado será que un programa de control horario permite a las compañías ahorrar tiempo y dinero. Se trata de una inversión que a medio y largo plazo hará que una empresa tenga una mejor organización y una plantilla con mayor grado de bienestar.

Esto se transforma automáticamente en mayores beneficios, aumento de la competitividad del mercado, mayor atracción y retención de talento y una mejora visión de marca.

¿Qué características debería tener un buen programa de control horario?

En los últimos años, han surgido diversos programas de control horario en el mercado. Elegir el más adecuado no es para nada sencillo debido al gran número de opciones. Sin embargo, existen varios puntos clave que pueden ayudarnos a tomar la decisión correcta.

Programa de gestión horaria adaptable y flexible

Atrás han quedado los programas para fichar empleados rudimentarios. No podemos aceptar programas de este tipo bajo ninguna circunstancia, un programa para el registro de horas trabajadas debe adaptarse a nuestras necesidades, y no a la inversa.

Debe adaptarse a nuestro ecosistema de software y hardware, incluyendo dispositivos de reconocimiento biométrico, tornos, tablets y otros dispositivos de fichaje.

Fácilmente escalable

A medida que una empresa crece, sus necesidades también lo hacen. Por lo tanto, debemos elegir un programa de registro de horas trabajadas que sea escalable y que permita incorporar todos los perfiles que sean necesarios. Las limitaciones no ayudan a crecer, y cambiar un sistema como este no es nada sencillo. Es importante que pensemos en ello antes de tomar la decisión definitiva.

Intuitivo y fácil de usar

En la actualidad, un buen programa de gestión horaria debe ser intuitivo y fácil de usar. Nada de procesos complicados y menús eternos que esconden opciones casi infinitas. Debe tener un aspecto visual muy fácil de entender y con una curva de aprendizaje sencilla. También deberíamos valorar la formación disponible, el soporte técnico y la atención al cliente.

Generación de informes y exportación de datos

Los datos son solo datos hasta que se convierten en información. Disponer de un generador de informes completos y visuales que nos va a permitir encontrar información muy valiosa que nos ayude a tomar decisiones.

Por otro lado, también debe ofrecer diferentes opciones de exportación de datos en los principales formatos: PDF, Excel, Doc., CSV, etc.

Informes de control horario: todos los tipos
Automatiza los informes de horas trabajadas, horas extra, totales y saldos…

Programa de control horario en la nube

La integración de un software de Recursos Humanos en la nube es cada vez más habitual gracias a las facilidades que proporciona la tecnología cloud actual. Disponer de esta opción es realmente aconsejable, puesto que nos permitirá acceder a todas las herramientas de control horario en cualquier momento, lugar o dispositivo.

Diseño moderno y responsive

Hablando de dispositivos, el programa de control horario que elijamos debe poder adaptarse a la perfección a los diferentes tamaños y opciones existentes. Un diseño responsive que luzca a la perfección en ordenadores, tablets y smartphones es algo totalmente necesario en la actualidad y algo de lo que no deberíamos prescindir si queremos sacarle el máximo provecho.