Análise de cargos passo a passo

A análise de cargos é uma prática essencial para a gestão estratégica de recursos humanos, permitindo que as empresas compreendam de forma detalhada as responsabilidades, competências e requisitos de cada função. Esse processo não só auxilia na criação de descrições de cargos precisas, mas também serve de base para recrutamento, avaliação de desempenho, estruturação de planos de carreira e definição de salários.

Neste artigo, vamos explorar o passo a passo para realizar uma análise de cargos eficiente, garantindo que sua empresa possa alinhar melhor as expectativas e necessidades organizacionais com o perfil de seus colaboradores.

O que é a análise de cargos?

A avaliação de cargo consiste na pesquisa do trabalho a ser oferecido. O objetivo é conhecer as habilidades necessárias para um bom desempenho do trabalho e estabelecer todos os critérios necessários para selecionar o profissional certo.

Obviamente, a análise do cargo é a base de todos os Recursos Humanos. Ao descrever o cargo, uma oferta de emprego pode ser feita. Mas a empresa também pode criar planos de carreira e um organograma completo. Além disso, ela fornece informações sobre as deficiências de um funcionário e suas necessidades de treinamento.

Em resumo, a análise de cargos é tudo para os Recursos Humanos de uma empresa.

Temos uma funcionalidade muito relacionada em nosso software de Recursos Humanos. Na ficha do colaborador, você terá acesso à guia organizações e à seção de descrição de cargos. Lá, você pode facilmente colocar a distribuição por importância dos cargos e hierarquias de seus departamentos e, acima de tudo, colocar tarefas, responsabilidades e competências que cada perfil profissional deve ter. Uma descrição de cargo profissional em detalhes.

Assim, garantimos que, no nível de recrutamento, procuremos candidatos que atendam a essas descrições de cargo (adequação ao cargo) e, no nível interno, que haja uma avaliação de desempenho diária para analisar se cada gerente ou funcionário atende às suas expectativas. Um método para organizar a equipe e otimizar sua produtividade e desempenho.

Análise de cargos para recrutar o candidato ideal

Uma vez descrito o perfil profissional, a avaliação de cargo que sua empresa precisa é essencial para elaborar uma oferta de emprego que realmente atraia talentos diferenciados.

As habilidades, as competências e os critérios que a organização está procurando podem ser incluídos na triagem de currículo que nosso software de recrutamento permite, com as killer questions, os scorecards e os filtros específicos que garantem que os candidatos ideais para nossa empresa cheguem à etapa final.

Tipos de análise de cargos

Há vários tipos de análise de cargos, quase o mesmo número de tipos de entrevistas.

Na realidade, não há necessidade de escolher entre um tipo ou outro; pelo contrário, eles se complementam. Entretanto, muitas vezes não é possível para uma empresa realizar todos eles e não faz sentido despender tanto esforço em determinados cargos.

A avaliação de cargos baseada em tarefas é a mais antiga de todas. Esse modelo busca definir e estabelecer as tarefas, os deveres e as responsabilidades associados ao cargo. Como conduzir essa análise será discutido mais adiante.

O segundo tipo de análise de cargos é baseado em competências. Ela se concentra nas habilidades necessárias para realizar o trabalho, especialmente com relação aos comportamentos (competências) que o funcionário precisa para o trabalho.

Na análise de cargos, o modelo baseado em pontos fortes também está começando a ser usado. Esse modelo está associado a todo um espectro de novas técnicas de RH. Trata-se de procurar comportamentos, mas as ações que os funcionários mais gostam de realizar, com ênfase especial nas motivações do trabalho.

Por fim, podemos falar sobre a análise de cargos com base na personalidade. Essa análise analisa os traços que definem uma personalidade como ideal para um cargo. Por exemplo, ser extrovertido para um funcionário de vendas.

Mas, primeiro, é importante ter em mente que cada função em uma empresa tem suas próprias preocupações, tarefas e deveres. Desenvolvemos um guia que explica o impacto do software de RH em cada função com ilustrações atraentes. Ou seja, como ele resolve os principais problemas do dia a dia e como o ajuda a ter um melhor desempenho em seu perfil profissional.

De onde extrair informação para análise de cargos

Como qualquer método científico, a avaliação de cargos tem suas fontes de informação e suas técnicas. Os dados são extraídos do próprio cargo, o que o funcionário faz, como ele faz ou os comportamentos que ele executa. Mas, além disso, há várias técnicas para extrair todas as informações necessárias.

Técnicas

De entre as mais importantes, podemos destacar:

• Entrevistas e grupos de discussão;
• Questionários.

• Observação ou auto-observação;
• Análise por meio de documentação, especialmente avaliação de desempenho e ofertas de emprego anteriores;
• Metodologia de incidente crítico: observação de ações específicas que levaram à conclusão bem-sucedida de uma tarefa.

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Desenvolvimento de análise de cargos

Para fazer uma boa análise do trabalho, você precisa conhecer as etapas e ter uma compreensão clara do que precisa saber, quem pode lhe dizer e como você vai gerenciar isso. Agora que já abordamos os fundamentos da análise de cargos, vamos analisá-la passo a passo.

Tarefas

A primeira parte do processo é a análise de tarefas, a forma mais antiga de análise de cargos. Para realizá-la, é importante considerar quatro questões básicas:

• O que o funcionário faz?
• Como ele faz isso?
• Para que ele faz isso?
• Por que ele faz isso?

A coleta de informações pode ser simplificada com uma estrutura muito simples.

Exemplo: no caso dos garçons, uma tarefa seria: transportar bebidas usando bandejas para satisfazer os clientes. 
- Outra tarefa seria: pegar os pratos de forma rápida e organizada para manter o espaço limpo.
- E também: servir a comida não empratada com pinças para oferecer um serviço correto aos clientes.

Com essa técnica simples, você pode criar uma lista completa de tarefas.

DESCRIÇÃO DE CARGOS
Como elaborar a estrutura de uma descrição de funções?

Responsabilidades e funções do cargo

A segunda etapa é agrupar as tarefas em funções de trabalho.

EXEMPLO: seguindo o exemplo acima, carregar bandejas e outras tarefas semelhantes constituem a função: atendimento ao cliente.
- Outras tarefas, como recolher alimentos ou pratos, constituem a função: limpeza do espaço.

Uma vez feito isso, são estabelecidos graus de responsabilidade para cada função. Se achar útil, você pode classificá-las em uma escala.

A responsabilidade pelo atendimento ao cliente é maior do que a responsabilidade pela limpeza do espaço, portanto, podemos dizer que um cargo que garante que todos tenham sua bebida é mais alto e tem um grau maior de responsabilidade.

Experiências, conhecimento e KSAOs

Nesse ponto, passamos para os KSAOs: conhecimento (knowledge), habilidades (abilities), competências (skills) e outras características (other).

Algumas habilidades são fáceis de estabelecer, mas outros elementos são mais difíceis de conhecer. Qual é a experiência necessária? Você precisa ter um diploma?

Se for um serviço de garçom em que há protocolos, o conhecimento desses protocolos é absolutamente necessário. Geralmente, também é necessária uma qualificação de treinamento vocacional.

Para obter essas informações, é comum perguntar aos funcionários e gerentes suas opiniões sobre a experiência e a formação necessárias e estabelecer um meio-termo. Mas também é útil saber o que outras empresas estão fazendo.

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Competências em análise de cargos

Agora é importante realizar a análise do cargo com base em competências.

Nesse momento, é útil usar três técnicas, tentando complementá-las da melhor forma possível:

• Entrevistar gerentes: eles são os únicos que conhecem o cargo e suas funções suficientemente bem para ter uma ideia clara e com distância suficiente para serem objetivos;
• Avaliação de desempenho: isso serve para deduzir quais competências diferenciam um bom funcionário de um ruim;
• Incidentes críticos: consiste em estabelecer os principais comportamentos do trabalho que garantem o sucesso na execução das tarefas.

Há limitações específicas para cada técnica: a primeira dificulta a coleta de dados, a segunda dificulta a localização de dados e a terceira depende de momentos específicos que podem não ter ocorrido.

No entanto, todas elas são relevantes para a extração de competências e é melhor tentar combiná-las. Ao mesmo tempo, essas competências dependerão das habilidades e funções do cargo que você estabeleceu, portanto, não perca de vista as tarefas que você mesmo definiu.

Ao avaliar o desempenho dos garçons, você observa que os melhores garçons mantêm uma atitude calma diante das críticas dos clientes ou de momentos de tensão e frustração. Portanto, você pode ver que a função de atendimento ao cliente está associada à inteligência emocional.

Independentemente da técnica utilizada, três questões devem ser abordadas para estabelecer as competências:

1. “Qual é a diferença entre um funcionário bom e um ruim?”
2. “Por que alguns funcionários são capazes de realizar tarefas melhor do que outros?”
3. “Se você fosse contratar um funcionário para realizar uma tarefa, o que você procuraria?”

É necessário mais alguma coisa para estabelecer as competências corretamente?

Embora possa parecer que você já tem tudo o que precisa, às vezes as competências variam muito de uma empresa para outra. Não apenas porque a cultura organizacional as influencia, mas também por causa de outras características, como o tipo de cliente ou o método de trabalho.

A inteligência emocional pode ser entendida como a capacidade de responder educadamente a qualquer solicitação ou de seguir os procedimentos estabelecidos para cada situação.

Portanto, é necessário ser flexível na aplicação das competências e adaptar-se ao caso específico de cada empresa.

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Dicas finais sobre análise de cargos

Você pode criar uma lista de verificação para tentar passar por todo o processo rapidamente. Isso será particularmente útil em determinados setores em que as tarefas, funções e competências tendem a ser estáveis, mas esteja ciente de que muitas vezes será necessário modificá-la para se adequar à situação.

O mesmo se aplica à revisão de ofertas antigas. Se o seu setor for estável, você poderá reutilizá-las sem problemas.

É possível que sua empresa não tenha experiência anterior para o cargo que você está procurando. Começar do zero é difícil e, nesses casos, pode ser útil começar examinando as vagas dos concorrentes.