Banco de horas: como fazer uma gestão eficaz

A função principal do banco de horas é permitir que tanto a empresa, como os colaboradores, consigam uma jornada de trabalho mais flexível. Esta é uma ferramenta muito útil para lidar com situações excepcionais ou para se adaptar aos picos de produção.

Esta flexibilização do trabalho que pode melhorar o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. A fim de implementar tal plano, é necessário monitorar de perto controle de ponto.

Além disso, é importante levar em conta tanto o que diz a lei quanto o que os diferentes acordos estipulam. Se quisermos ter tudo sob controle, usar a tecnologia para nos orientar e otimizar o processo é, sem dúvida, uma opção altamente recomendável.

O que é o banco de horas

O banco de horas de trabalho é um termo coloquial que se refere ao sistema de distribuição irregular das horas de trabalho.

Através do banco de horas individual, é possível compensar o funcionário pelas horas que ele trabalhou a mais, com a correspondente redução da jornada quando solicitado. Neste sistema, ao invés de dinheiro, são acumuladas horas de trabalho positivas ou negativas. 

No Brasil, o banco de horas é regulamentado pela CTL (Consolidação das Leis do Trabalho), artigo 59, parágrafo 2.

O banco de horas não se destina a reformular o conceito de tempo de trabalho, mas sim a permitir uma redistribuição das horas trabalhadas ao longo do ano. É um sistema que oferece maior flexibilidade tanto para as empresas, que podem redistribuir os turnos de trabalho em relação ao nível atual de produção, quanto para os funcionários, que podem acumular dias de folga para melhorar a conciliação familiar.

Este método de gerenciamento e distribuição também é muito útil em épocas de baixa produção ou em casos excepcionais, como os experimentados durante a pandemia. Graças ao banco de horas, a demissão de pessoal valioso ou situações desconfortáveis como o não pagamento de salários pode ser evitada.

Tudo sobre controle de ponto
Perceba porque é tão importante para a sua empresa.

Como implantar um banco de horas de trabalho

Por padrão, o banco de horas permite a redistribuição irregular de 10% do tempo de trabalho anual. Em qualquer caso, esta redistribuição deve respeitar os períodos mínimos de descanso diário e semanal, e o número de horas trabalhadas não pode exceder o limite legal ou o número de horas acordado por contrato. Se este for o caso, elas serão contadas como horas extras.

Como as horas extras que se acumulam no banco de horas são compensadas? Há três maneiras de as empresas poderem fazer isso:

• Dias de folga: os trabalhadores podem acumular horas para obter um ou mais dias de folga, que podem ser solicitados após o pico da demanda.
• Pagamento: a empresa também pode oferecer pagamento por hora extras trabalhadas de acordo com o acordo ou contrato coletivo.
• Redução do horário de trabalho: Por outro lado, também é possível deduzir o tempo excedente acumulado através da redução do horário de trabalho do pool de horas.

A CTL e o banco de horas

Muitas pessoas se perguntam se o banco de horas de trabalho é legal e até que ponto uma empresa pode redistribuir o horário de trabalho como desejar. Como já dissemos, esta é uma ferramenta completamente legal. No entanto, deve sempre respeitar aquilo que está descrito na lei. Destacamos alguns dos pontos mais importantes:

• A um dia de trabalho podem ser acrescidas 2 horas extras (mediante acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho). Por dia, o colaborador não pode trabalhar mais de 10 horas;
• Estas horas extra devem ser pagas com 50% de acréscimo da hora normal (no mínimo); 
• A empresa pode ser dispensada do pagamento desse acréscimo se as horas extra forem compensadas por diminuição da jornada de trabalho em outro dia;
• Se por acordo ou convenção coletiva a empresa adotar o regime de compensação de horas, pode não ter de pagar horas extras;
• Quando feito por acordo ou convenção, o banco de horas só pode durar um ano. No caso de ser feito por acordo individual, a sua validade é apenas de 6 meses.

Estas são apenas algumas das condições previstas no artigo 59 da CTL.

Além de tudo isso, existem acordos individuais ou coletivos que podem ser alcançados por acordo mútuo. Se levarmos em conta todas as variantes possíveis, é fácil ver como é bastante complicado administrar o banco de horas usando o Excel ou manualmente. Qualquer tipo de irregularidade ou desconforto pode levar a casos de absenteísmo.

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Saiba como combater e reverter este índice.

O fato é que elaborar um calendário de trabalho ou respeitar todas as regras a fim de evitar irregularidades é complexo, o que significa um investimento significativo de tempo para o departamento de RH, especialmente se não tivermos tecnologia.

Por este motivo, a melhor opção hoje é usar um software de controle de ponto que nos permite automatizar uma grande parte do processo e gerar facilmente um banco de horas de trabalho com um fluxo de aprovação entre a pessoa encarregada e o funcionário.

Como administrar um banco de horas com um software de controle de ponto

Utilizar um programa de controle ponto para gerenciar o tempo e a presença é uma ótima idéia. Este tipo de software permite não apenas a entrada e saída de funcionários, mas também o registro de feriados, o planejamento de dias de folga ou a compensação de horas extras.

Se tivermos todos esses dados e, além disso, aplicarmos todas as obrigações e regras mencionadas acima, o resultado é que temos uma ferramenta de controle com a qual podemos facilmente controlar um sistema de distribuição irregular do tempo de trabalho.

Registro e controle do banco de horas

Após a aprovação da lei de registro de horas, todas as empresas são obrigadas a manter um registro abrangente das horas de entrada e saída de seus funcionários. Esta solução permite aos funcionários registrar facilmente suas horas de trabalho, seja através de um aplicativo de RH, do portal do funcionário ou de sistemas biométricos (impressão digital, controle de ponto por reconhecimento facial, etc.).

A partir deste ponto, é fácil respeitar os limites diários e semanais de horas e intervalos. Todos os dados estão em um só lugar e são precisos, sem medo de erros humanos, pois são utilizados sistemas confiáveis de registro de ponto. A geração de bancos de horas se torna uma tarefa muito mais simples.

Cálculo de banco de horas, regras e compensações personalizadas

Além de integrar as regras estabelecidas por lei, um software de gestão de banco de horas também permite a inclusão de políticas personalizadas, mesmo em uma base individual. Não podemos cair na ilegalidade e sempre respeitaremos o que foi acordado, pois se quisermos fazê-lo, o programa nos impedirá de fazê-lo e nos advertirá.

Também nos permite aplicar regras personalizadas de cálculo de horas extras ou de compensação, tudo de forma simples e intuitiva. A execução destes tipos de processos relacionados aos bancos de horas usando um modelo Excel é extremamente complexa, especialmente quando o número de diferentes casos ou funcionários é elevado. Com o uso de software, evitamos mal-entendidos e irregularidades.

Elaboração de um calendário para a redistribuição do horário

Imagine que temos uma equipe de 20 funcionários aos quais aplicamos um banco de horas de trabalho. Pense em todas as variantes que devem ser levadas em conta na elaboração do cronograma de turnos para todas elas, e como qualquer erro de cálculo pode jogar tudo fora do forno e, portanto, afetar a produtividade da empresa e o bem-estar dos funcionários.

E se ao invés disso houvesse um botão “mágico” que pudesse criar todos os horários de trabalho com todos os pontos a serem levados em conta? Isto é precisamente o que podemos fazer com um sistema de controle de ponto.

Com um simples clique, podemos elaborar os horários de trabalho de toda uma força de trabalho, sem erros e levando em conta tudo o que foi dito acima. O tempo economizado com o gerenciamento dos bancos de horas é simplesmente… impressionante.

Notificações e aplicações

Como vimos, os funcionários com um banco de horas devem receber seu horário de trabalho ou qualquer alteração nele com antecedência. Bem, graças aos workflows incorporados no software de RH, isto é bastante simples, pois permite o envio automático de e-mails e notificações de aplicativos.

O mesmo se aplica aos pedidos de mudança de horário de trabalho dos funcionários. O funcionário tem as ferramentas para fazer isso facilmente e a qualquer momento com um aplicativo de ponto, mesmo que ele precise fazer vários pedidos no mesmo dia.

Além disso, os gerentes podem acessar estes pedidos para uma fácil aprovação. Tudo isso contribui para uma comunicação mais eficaz e ajuda a evitar mal-entendidos.

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Sincronização de banco de horas e folha de pagamento

Se há algo que pode afetar o clima de trabalho de uma empresa, são os erros na folha de pagamento. Os bancos de horas são difíceis de gerenciar porque têm um efeito direto na folha de pagamento.

Se for utilizado software, ele é muito mais simples, pois leva em conta as horas de trabalho, compensação por horas negativas, horas extras, dias de folga e qualquer outro fator que possa alterar o salário do funcionário.

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Relatórios de saldo de horas e porcentagem por convenção

Ter um registro de horas trabalhadas, compensadas e a serem compensadas é sem dúvida essencial ao redistribuir horas de trabalho flexíveis, pois os 10% (ou a porcentagem acordada) de horas anuais não podem ser excedidos.

Com o software de controle de ponto, podemos facilmente acessar essas informações de forma confiável e sem medo de erros. Também podemos preparar outros relatórios avançados e detalhados para conhecer o saldo de horas, relatórios por indivíduos ou departamentos…

Podemos preparar relatórios de tempo e presença legalmente válidos que também nos fornecerão informações muito valiosas com as quais podemos continuar a melhorar a gestão de forma contínua.