A carta de férias é o documento corporativo no qual o departamento de Recursos Humanos comunica os dias de folga que correspondem por direito ao colaborador.
É utilizada para organizar e assegurar a produção, evitar a acumulação de faltas ou mesmo para notificar os trabalhadores que não comunicaram as suas férias. Para além disso, com a comunicação de férias, a empresa confirma que cumpriu a lei e comunicou ao colaborador o seu direito a férias.
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O que é uma carta de férias
A carta de férias é um documento escrito que o departamento de Recursos Humanos envia ao trabalhador para comunicar o direito a um período de férias, sempre de acordo com os dias que por lei correspondem ao trabalhador.
Atualmente, em Portugal, os colaboradores têm 22 dias úteis de férias por ano, enquanto no Brasil, por cada ano trabalhado, os trabalhadores têm direito a 30 dias de férias.
Normalmente, o trabalhador decide quando gozar os dias de férias a que tem direito por lei. Mesmo assim, as empresas podem ter acordos colectivos ou políticas empresariais para organizar as férias de modo a não interromper o ciclo de produção.
Por outro lado, há ocasiões em que um trabalhador não pediu férias e a empresa, tendo conhecimento da lei e para evitar concentrações e conflitos de férias, notifica os trabalhadores através de uma carta ou documento. Isto para os informar do seu direito a pedir férias, das datas em que podem descansar e do montante a que têm direito.
O departamento de Recursos Humanos tem uma tarefa importante no que respeita à organização das férias dos colaboradores da empresa, uma vez que cada trabalhador tem as suas preferências e vários trabalhadores podem pedir os mesmos dias.
Guia prático para gerir o descanso da sua equipa
Por este motivo, é essencial que haja uma negociação entre a entidade patronal e os colaboradores, que permita ao serviço de recursos humanos organizar o calendário anual de forma adequada.
É necessário apresentar a carta de férias por escrito?
De acordo com a legislação em vigor, não é obrigatório que a empresa comunique por escrito ao trabalhador o início do seu período de férias, exceto nos casos em que a convenção colectiva o preveja expressamente. Isto porque o início do período de férias, que é obrigatório, pode ser comunicado verbalmente.
No entanto, é aconselhável apresentar o comunicado de férias individuais, uma vez que esta constitui uma prova de que a empresa cumpriu as suas obrigações em matéria de direito a férias do trabalhador. É também útil para o trabalhador, pois permite-lhe ter uma justificação documental para qualquer litígio que possa surgir.
No entanto, é comum que a entidade patronal e o trabalhador cheguem a um acordo prévio sobre as datas das férias, pelo que não é necessário um aviso prévio.
Modelo de carta de férias para os empregados e como preenchê-la
Como não é obrigatório, não existe um modelo geral de comunicado de férias para os trabalhadores que seja expressamente solicitado por todas as empresas. Na Internet, podemos encontrar muitos modelos simples de utilizar, que contêm as seguintes informações fundamentais que todos os colaboradores devem incluir quando se dirigem ao departamento de Recursos Humanos da sua empresa:
- Data e local onde é efetuada a notificação;
- Nome, número do bilhete de identidade e endereço postal (se possível, o mesmo que consta do recibo de vencimento) do trabalhador;
- Período de férias, do primeiro ao último dia, incluindo o dia em que o trabalhador regressa ao trabalho;
- Se a convenção colectiva exigir um prazo de pré-aviso por parte da empresa, incluir esse prazo na carta;
- Assinatura da empresa e do trabalhador.
Obrigações legais e como geri-la
Chaves para a elaboração de uma carta de férias
No caso dos trabalhadores que ocupam cargos importantes (chefes de departamento, diretores, supervisores, gestores, recrutadores, etc.), estes podem responder à carta de férias com uma recomendação para que seja escolhido o trabalhador mais qualificado para os substituir durante o período de férias. A empresa pode também interessar-se diretamente por esta questão.
Para tomar estas decisões, cada vez mais empresas recorrem a um software de gestão férias dos colaboradores, um programa de fácil utilização que permite ter uma visão global do pessoal disponível num dado momento.
Isto facilita muito a substituição de profissionais, qualquer que seja o seu papel na equipa ou no departamento. E, por fim, evitar erros comuns na gestão das férias e na comunicação.
Redação do modelo de férias
No que diz respeito à formulação do formato das férias pela empresa, bastaria cumprir os termos da convenção colectiva (caso exista), avisando no prazo estipulado. Se tal não for necessário, é habitual chegar a um acordo direto com o trabalhador para evitar inconvenientes e acelerar o processo.
Modelo de carta de aviso de férias
Para informar os empregados do início das suas férias, Bizneo HR tem um modelo de carta de férias dos colaboradores que facilita o trabalho do departamento de RH. Embora esta seja uma ótima opção para poupar tempo, é apenas um recurso inicial, uma vez que a opção mais produtiva e eficiente é utilizar uma solução tecnológica completa para as férias.
Outras alternativas de comunicação mais eficazes
As férias são um direito que, por lei, assiste a todos os trabalhadores assalariados, pelo que a empresa deve esforçar-se por gerir o calendário de trabalho dos seus empregados da melhor forma possível.
Há certos períodos em que muitas pessoas querem gozar férias (verão, Natal, Páscoa), pelo que é essencial sentar-se e negociar com os trabalhadores e organizar-se de forma a beneficiar ambas as partes. Isto também facilitará a redação da carta de notificação de férias.
Por exemplo, se tomarmos o exemplo de uma pequena empresa com 10 trabalhadores, em que seis deles pretendem gozar férias durante a segunda quinzena de agosto, haveria uma sobreposição muito prejudicial para a empresa, uma vez que não poderia continuar a sua atividade corretamente durante esses 15 dias.
Por este motivo, faz sentido ter um sistema de gestão de férias dedicado que não só facilite a redação de cartas de férias a enviar aos empregados, mas também automatize outras funções.
E um bloco de notas não serve, nem um calendário onde apenas se escrevem as datas ou mesmo uma folha de cálculo do Excel que não permite detetar sobreposições e conduz a erros.
As vantagens da transformação digital na gestão de férias
Para otimizar a atividade de organização e distribuição das férias dos trabalhadores, a opção mais eficaz é a utilização de um software de gestão de férias, graças às suas interessantes funcionalidades e à sua interface clara, simples e eficaz.
Sistemas automatizados que calculam e equilibram os dias de férias utilizados e restantes.
Esta ferramenta vai muito além da comunicação de férias ou de qualquer outra forma de notificação de férias. Os empregados podem verificar rapidamente quando é possível tirar férias, independentemente de terem ou não recebido a carta, e os gestores têm um controlo mais eficaz sobre o descanso do seu pessoal.
Isto evita perturbações na atividade da empresa. O calendário de férias do software facilita o planeamento das equipas e evita a temida sobreposição de ausências.
Numa altura em que os mercados são extremamente competitivos e voláteis, as empresas precisam de maximizar a produtividade em todas as tarefas. A gestão das férias não é alheia a esta tendência e a digitalização é fundamental para a tornar mais eficiente.
