Devido à expansão da IA generativa, impulsionada pelo ChatGPT, o uso de chatbots no RH também está crescendo. A facilidade de uso e a capacidade de fornecer informações úteis e de qualidade estão permitindo que as organizações aumentem sua eficiência em áreas importantes, como atendimento aos funcionários, automação de tarefas e aumento da produtividade da equipe de RH.
Por outro lado, apesar de ser mais fácil do que nunca, apenas 12% dos empregadores estão satisfeitos com seu sistema de informações sobre funcionários. Além disso, quase 99% concordam que as informações de RH deveriam ser mais fáceis de acessar. Os chatbots de IA para RH podem ser a resposta para todos esses problemas.
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O que é o chatbot para Recursos Humanos?
Um chatbot de RH é uma ferramenta de inteligência artificial de RH projetada para automatizar e facilitar as tarefas de RH. Esses chatbots podem responder a perguntas frequentes, ajudar na integração de novos funcionários e até mesmo auxiliar no processo de recrutamento.
Eles são sistemas baseados em IA treinados em grandes quantidades de dados e podem fornecer respostas em tempo real a consultas de funcionários, gerentes ou equipe de RH. Além disso, eles podem ser integrados ao software de Recursos Humanos para ampliar seus recursos.
Além disso, eles podem automatizar várias tarefas de RH, bem como realizar análises preditivas sobre questões como rotatividade de funcionários ou identificação de lacunas de habilidades, entre outras. Isso permite que os gerentes de RH tomem decisões baseadas em dados e melhorem a eficiência operacional.
Esses tipos de chatbots com inteligência artificial funcionam de maneira muito semelhante ao ChatGPT. Eles são modelos de conversação que entendem a linguagem natural, capazes de gerar respostas coerentes e úteis às perguntas dos usuários, unificando o conhecimento em um só lugar. Esses chatbots usados no RH podem entender o contexto das consultas dos funcionários para fornecer respostas precisas e oferecer assistência em tempo real, melhorando a experiência do funcionário e simplificando os processos de negócios.
Em que áreas podem ser usados os chatbots de Recursos Humanos?
As áreas em que um chatbot de RH pode oferecer benefícios imediatos são variadas. Elas estão divididas em 5 áreas amplas.
Recrutamento
Os chatbots de inteligência artificial podem ser muito úteis durante os processos de recrutamento. Eles podem ser usados durante a triagem inicial de currículos, automatizando a análise dos currículos recebidos e selecionando aqueles que atendem aos requisitos da vaga. Além disso, eles podem ser usados para fazer perguntas e pré-selecionar candidatos.
Em Bizneo HR, já temos um chatbot para recrutamento e, no futuro, certamente desenvolveremos mais para outras áreas. Automatize também o agendamento de entrevistas ou melhore a experiência do candidato fornecendo feedback imediato e mantendo os candidatos informados durante todo o processo.
Onboarding
Os chatbots de RH também podem se tornar um grande aliado para melhorar e automatizar o processo de integração, crucial para aumentar a retenção de funcionários, impulsionar a produtividade inicial e melhorar o bem-estar dos novos funcionários.
Um bot de boas-vindas pode fornecer aos novos funcionários acesso imediato às informações de que eles precisam. Como alternativa a um chatbot de RH, nossas automações do módulo e software de onboarding permitem esse tipo de mensagem automatizada.
Desde as políticas e os procedimentos operacionais da empresa até a localização das instalações ou os benefícios para os funcionários. Isso permite que os novos funcionários se familiarizem rapidamente com seu novo ambiente de trabalho e respondam a perguntas de forma autônoma.
Processos de RH
Algumas tarefas e processos de RH são muitas vezes repetitivos e demorados. Os chatbots para RH podem automatizar essas tarefas: agendamento de reuniões, gerenciamento de férias, registro de horas ou tratamento de solicitações de funcionários. Isso libera tempo para que os profissionais de RH se concentrem em tarefas mais estratégicas.
No nosso caso, já temos workflows (fluxos de trabalho) que podem ser usados para substituir essa funcionalidade de um chatbot de RH e automatizar a geração de notificações e mensagens com fluxos que ajudam a otimizar todos os tipos de processos da gestão de pessoas.
Os chatbots também podem otimizar outras tarefas, como administração de benefícios para funcionários, relatórios de despesas, acompanhamento de metas e desempenho, entre outras. Além disso, eles podem fornecer suporte de informações mais rápido e fácil ou automatizar as comunicações internas com candidatos e funcionários.
Avaliação de desempenho
Outra área em que a IA e os chatbots podem oferecer muitas vantagens é na avaliação do desempenho da força de trabalho. Relatórios detalhados e recomendações personalizadas para melhorar a produtividade e o desempenho podem ser gerados a partir dos dados coletados. Com apenas algumas perguntas, os funcionários de RH terão todas as informações necessárias para realizar uma avaliação de desempenho eficaz.
Os chatbots também podem facilitar o processo de feedback, permitindo que os funcionários recebam e respondam às avaliações com mais eficiência. Eles também podem facilitar o treinamento e o desenvolvimento profissional, recomendando cursos ou programas de treinamento específicos com base nas necessidades e nas metas de cada funcionário. Dessa forma, o crescimento profissional de cada membro da equipe é personalizado e otimizado.
Satisfação dos funcionários
Um chatbot também pode ser uma boa ferramenta para aumentar a satisfação dos funcionários. Os funcionários podem fazer perguntas ao chatbot de forma rápida e eficiente, solucionar dúvidas sobre políticas ou procedimentos internos da empresa, solicitar folgas, etc.
Eles podem se tornar o ponto de referência onde os funcionários podem ir sempre que precisarem e, se não conseguirem encontrar a informação que estão procurando, o chatbot pode redirecioná-los para a equipe de RH relevante. Eles também podem ser de grande ajuda para receber o feedback dos funcionários, seja para coletar o feedback deles ou para enviar pesquisas sobre o clima de trabalho.
Vantagens do chatbot para Recursos Humanos
Como você pode imaginar, a implementação de um chatbot de RH pode oferecer enormes vantagens para as organizações. Se bem feito, ele pode se tornar uma vantagem competitiva.
Disponibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana
Um chatbot de RH está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. Isso significa que os funcionários podem obter respostas às suas perguntas a qualquer momento, o que é especialmente útil para empresas com funcionários que trabalham em fusos horários diferentes ou fora do horário comercial normal.
Informações de qualidade
Os chatbots de RH podem fornecer feedback preciso e consistente aos funcionários. Treinados com dados específicos da organização, eles podem responder às perguntas dos funcionários com informações atualizadas e relevantes, ajudando a melhorar a tomada de decisões e a satisfação dos funcionários.
Atenção personalizada
Cada perfil de funcionário pode receber atenção personalizada de acordo com suas necessidades. Os chatbots podem adaptar suas respostas com base nos detalhes específicos de cada consulta, proporcionando uma experiência personalizada e mais satisfatória para o funcionário. Isso pode ser muito útil para empresas com perfis muito diversos ou em diferentes localizações geográficas.
Automatize a seleção de talentos
Fácil de usar
Como os chatbots de IA para RH usam linguagem natural, seu uso é intuitivo e fácil para os funcionários aprenderem. Ele não requer treinamento prévio ou conhecimento técnico e permite uma interação suave e natural. Tanto os funcionários quanto os gerentes poderão começar a usá-lo e se beneficiar de seus recursos quase imediatamente.
Poupança de tempo
Os chatbots de RH podem automatizar tarefas repetitivas e rotineiras, liberando tempo para que a equipe de RH se concentre em tarefas de maior valor. Isso se traduz em maior eficiência e produtividade para o departamento como um todo, além de aumentar a satisfação dos funcionários.
Análise preditiva
Os chatbots de RH podem ajudar a prever comportamentos e tendências na força de trabalho por meio da análise de dados, o que pode ser útil para o planejamento estratégico e a tomada de decisões. Por exemplo, eles podem prever a rotatividade de funcionários, detectar possíveis problemas de desempenho ou identificar necessidades de treinamento.
Tomada de decisão informada
Os chatbots são apenas outra forma de coletar, analisar e interpretar dados. Esses dados podem ser inestimáveis para os gerentes de RH e fornecer a eles informações em tempo real sobre qualquer aspecto da força de trabalho. Isso permite a tomada de decisões mais informadas e orientadas por dados, melhorando a eficiência e reduzindo os erros.
Econômico
Apesar de ser uma tecnologia avançada, os chatbots de RH são atualmente mais acessíveis e econômicos de implementar do que você imagina. Atualmente, há uma variedade de soluções disponíveis para atender a diferentes orçamentos e necessidades. A implementação dessas soluções pode oferecer um bom retorno sobre o investimento.
Descubra como funciona a IA em RH
Implementação de chatbot em Recursos Humanos
Anteriormente, para se ter um chatbot de RH personalizado, era necessário desenvolver um modelo proprietário, que era caro em todos os aspectos. Hoje, existem soluções de chatbot de RH que são pré-treinadas e prontas para serem implementadas, reduzindo o custo do desenvolvimento do chatbot de RH. O uso da tecnologia foi democratizado.
As organizações agora podem selecionar uma das soluções disponíveis no mercado, personalizá-la de acordo com seu contexto e implementá-la de forma rápida e fácil. Para isso, vários pontos precisam ser levados em conta:
- Objetivos: os objetivos a serem alcançados com a implementação de um chatbot devem ser definidos. Sem objetivos claros, a implementação pode não ser eficaz;
- Necessidades: quais tarefas você pode automatizar ou quais informações os funcionários precisam? Ao responder a essas perguntas, podemos focar melhor nossa estratégia e garantir que todas as necessidades e expectativas sejam atendidas;
- Integração: é importante garantir que o chatbot se integre ao nosso software de Recursos Humanos e aos aplicativos de comunicação interna. O objetivo é proporcionar uma experiência perfeita e consistente;
- Testes: antes do lançamento, é fundamental fazer testes para garantir que o chatbot funcione corretamente e atenda aos objetivos definidos. É necessário refinar seu comportamento antes de colocá-lo em produção;
- Treinamento: embora os chatbots de RH sejam intuitivos e fáceis de usar, pode ser útil fornecer algum treinamento ou orientação aos funcionários para que eles se familiarizem com a nova ferramenta e se sintam à vontade para usá-la. Você também deve oferecer suporte e comunicar os benefícios de usá-la;
- Cultura organizacional: uma cultura de digitalização e automação precisa ser promovida na organização. Os funcionários precisam entender e aceitar o uso da inteligência artificial e dos chatbots em seu ambiente de trabalho. Isso pode envolver a mudança de mentalidade e a superação de possíveis resistências à mudança;
- Melhoria contínua: depois que o chatbot for implementado, é importante continuar a coletar feedback e fazer ajustes para melhorar sua eficácia e precisão. O uso de chatbots no RH é um processo de melhoria contínua.
