Quando falamos em calcular as horas de trabalho, nos referimos ao tempo que compreende o expediente de trabalho acordado entre a empresa e o funcionário.

O exercício dessas horas será contabilizado no final do mês e, de acordo com o tempo de horas de trabalho e horas extras realizadas, o funcionário receberá um valor correspondente ao que executou naquele mês.

No entanto, muitas empresas ainda utilizam métodos manuais ou antigos para calcular as horas de trabalho de seus funcionários. Para otimizar esse processo, a Bizneo RH oferece seu módulo de controle de ponto, um programa para calcular as horas trabalhadas de forma automática e sem erros.

Como calcular as horas trabalhadas de um funcionário | Fórmulas

No momento da contratação de um funcionário, os responsáveis por essa contratação devem ter em mente a carga horária que o trabalhador recém-contratado irá cumprir e saber gerenciar essa métrica para calcular qual será o seu salário.

O cálculo das horas trabalhadas normalmente leva em conta uma jornada de trabalho de 40 horas semanais. Todo o tempo que passa disso começa a ser contabilizado como horas extras.

Como calcular as horas de trabalho e as horas trabalhadas de um ano

Para saber como calcular as horas de trabalho que cada funcionário deve cumprir, basta multiplicar as horas correspondentes ao expediente diário pelo total de dias úteis do ano. Dessa forma, o resultado será o total de horas efetivas de trabalho, sem contar os dias de férias.

Horas de trabalho de um ano = dias úteis (365 dias do ano – fins de semana – feriados) * horas diárias de trabalho

Já o cálculo das horas trabalhadas em um ano é simples: multiplica-se o número de horas de trabalho diário pela quantidade de dias úteis do ano. Em seguida, para completar o cálculo total, é necessário somar as horas extras trabalhadas ao longo do ano.

Horas trabalhadas em um ano = horas de trabalho de um ano * dias úteis + horas extras de trabalho

Como calcular as horas trabalhadas em um mês

Por outro lado, se quisermos ter o total de horas trabalhadas durante um mês, devemos multiplicar as horas de trabalho no período pelo número de dias úteis do mês e somar as horas extras mensais registradas.

Horas trabalhadas em um mês = horas de trabalho * dias úteis do mês + horas extras do mês

No entanto, é importante levar em consideração as condições de trabalho de cada pessoa, incluindo férias (nem todos os contratos pressupõem esse pagamento), horas extras e feriados. Além disso, calcular as horas de uma jornada de trabalho completa é diferente de calcular as horas de outro profissional que tenha um contrato de meio período ou outro tipo de horário.

Horas extras: como calcular

As horas extras são as horas trabalhadas por um funcionário fora do seu horário habitual de trabalho. De acordo com a legislação vigente, elas devem ser incluídas no salário do profissional.

Subtração entre o total de horas de trabalho e as horas de trabalho esperadas. Número de horas de trabalho adicionais realizadas por um funcionário após ter excedido o número máximo de horas de trabalho previamente acordado em seu contrato.

O problema ocorre quando o registro é feito manualmente ou com métodos imprecisos ou ultrapassados, que mencionaremos a seguir. Por quê? Porque dessa forma, a empresa e o funcionário não têm garantias de que esses dados são confiáveis ou corretos.

• Quem garante que um trabalhador não incluiu mais horas extras na planilha ou papel em que registra as horas trabalhadas para receber mais dinheiro?
• Ou, ao contrário, quem garante que a empresa está contabilizando adequadamente as horas trabalhadas e as horas extras para pagar ao seu funcionário de forma objetiva?

Para evitar problemas e garantir o pagamento correto, as empresas devem contar com soluções tecnológicas que automatizem o cálculo das horas trabalhadas. A funcionalidade de registro de ponto já marca a entrada e saída do funcionário, além calcula o tempo extra trabalhado.

Por exemplo, com a solução de controle de ponto para calcular as horas trabalhadas da Bizneo RH, é possível definir a partir de qual horário o tempo trabalhado será considerado hora extra, quando o funcionário será remunerado ou quando será compensado o tempo extra, armazenando-o em um banco de horas que podem ser transformadas em horas livres ou férias.

Métodos para calcular as horas de trabalho: do registro manual à automação

Como calcular as horas de trabalho manualmente

Tradicionalmente, o cálculo das horas pode ser feito de várias formas:

• Cartões de ponto;
• Com caneta e papel aplicando a fórmula para obter o resultado total;
• Relógio de ponto mecânico;
• Registro de horas com um dispositivo eletrônico;
• Planilha de Excel.

Essas ferramentas, apesar de já estarem obsoletas, ainda são usadas hoje em dia e até podem ser funcionais. No entanto, registrar a jornada de trabalho de forma manual está se tornando cada vez mais trabalhoso e pode se tornar estressante quando se trata de calcular as horas trabalhadas de uma equipe extensa.

Os responsáveis por esse cálculo (provavelmente, o departamento de Recursos Humanos) acabaria se sobrecarregando e cometendo erros humanos decorrentes do desgaste. Os erros fariam com que os relatórios emitidos pelo departamento fossem imprecisos, perdendo o rigor no cálculo total das horas trabalhadas.

Além disso, esses sistemas manuais não podem ser vinculados a dispositivos eletrônicos que permitem gerenciar entradas e saídas ou oferecer funcionalidades mais relevantes para a empresa. Já em relação à gestão do RH, esses métodos não oferecem um banco de dados eficiente, de modo que desenvolver, revisar e modificar relatórios de controle de tempo se torna uma tarefa complicada.

Por fim, a obsolescência dessas ferramentas é uma grande desvantagem, porque a empresa que as utiliza fica desatualizado diante da transformação digital, dificultando a adaptação a novas formas de trabalho, como o home-office.

Tecnologia para calcular as horas de trabalho

Vimos que calcular as horas trabalhadas manualmente exigiria um registro diário permanente, e o gasto de recursos para manter esse processo seria enorme para qualquer empresa, independentemente do seu tamanho.

Por esses motivos, a organização precisa dar um passo adiante e contar com uma tecnologia que faça o registro da jornada de trabalho de forma automática e precisa.

Um sistema eficiente para calcular as horas trabalhadas conta com métodos também para empresas com políticas flexíveis e equipes remotas:

• entrada e saída flexíveis, horas esperadas, cronômetro com intervalos incluídos

Um software como esse também oferece a opção de incorporar sistemas de controle de presença e acesso para geolocalizar o funcionário:

• registrar a jornada por leitura de um código QR; entrar com código ou senha ou fazer o registro facial.

Além disso, a Bizneo RH oferece um app de controle de ponto com todos os recursos que você precisa, disponíveis tanto para celular, como para tablet.

Com o aplicativo, você pode marcar e registrar sua jornada de trabalho, não importa onde esteja.

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Por que é tão importante usar a tecnologia para calcular as horas trabalhadas? 7 motivos

Sempre que se conta com uma tecnologia avançada, calcular as horas trabalhadas oferece grandes benefícios para uma empresa, além dos já mencionados, como:

• Calcular adequadamente o salário de acordo com a jornada trabalhada.
• Cumprir a lei de controle de tempo ao quantificar as horas entre a entrada e a saída.
• Antecipação das necessidades de contratação e resolução na gestão de equipes: se for observado que um trabalhador está fazendo muitas horas extras para cumprir as tarefas/metas estabelecidas, talvez seja necessário contratar mais pessoas para a equipe. Ao mesmo tempo, há equipes que têm um orçamento muito restrito e os funcionários não podem fazer mais horas do que o previsto (por exemplo, quando um freelancer é contratado). Ao calcular as horas trabalhadas pelos funcionários, ajudaremos a controlar as finanças da empresa.

• Coleta de informações para a folha de pagamento: ao calcular as horas trabalhadas, dados-chave para a folha de pagamento são registrados (a jornada foi cumprida, há horas extras, ausências não justificadas, o funcionário trabalhou dias suficientes para tirar férias?).

• Controle da jornada e do desempenho: a partir da avaliação de desempenho e da análise das tarefas do funcionário, podemos calcular as horas trabalhadas e analisar se ele absorveu corretamente a carga de trabalho e se cumpriu os objetivos em tempo hábil. Assim, é possível verificar se um funcionário que está trabalhando remotamente está rendendo o que deve ou, ao contrário, está realizando menos tarefas do que deveria.

• Planejamento de turnos e horários: para ajustar os diferentes expedientes, é necessário calcular quantas horas cada funcionário deve trabalhar e em qual turno/horário para que sempre haja alguém da equipe ativo e não haja falta de pessoal ou sobreposições devido a férias ou ausências. Além disso, é possível configurar fluxos de trabalho para gerenciar o horário e automatizar avisos e lembretes de que eles precisam registrar o ponto.

• Registros e cálculos precisos das horas trabalhadas: se você optar pela tecnologia, garantirá precisão na coleta e no armazenamento dos dados necessários para cumprir a lei. Relatórios de controle de tempo permitem localizar e organizar melhor o expediente de trabalho, flexibilizando mudanças e facilitando o gerenciamento dos dados.

Em resumo, graças a um software para calcular as horas trabalhadas, teremos informações objetivas sobre o horário de trabalho e, não menos importante, poderemos cumprir a legislação vigente, evitando fraudes e falta de rigor ao calcular as horas trabalhadas.