Comunicação Interna | 7 dicas para melhorá-la em sua empresa

Cuidar da comunicação interna corporativa é tão importante que existem especialistas dedicados na elaboração e implementação de estratégias mais adequadas. Todavia, quais são as vantagens de promover a comunicação interna dentro de uma empresa? Quais pontos-chave não podem ser negligenciados? Como podemos melhorar a comunicação corporativa?

O que é a comunicação interna?

Antes de mais nada, a comunicação interna é uma ferramenta essencial para promover o relacionamento saudável entre as equipes e a empresa. Seu objetivo é melhorar os resultados ao gerir e integrar as diferentes áreas motivando os colaboradores.

São objetivos da comunicação interna evitar a perda de talentos. Além disso, favorece a participação e a compreensão entre os integrantes de diversos departamentos.

Ao realizar a comunicação da empresa da forma correta, os colaboradores conhecem melhor a organização. Conseguem transmitir seus valores aos clientes. Afinal, entendem desde o princípio o que o negócio faz, quais são seus fundamentos e objetivos, quais projetos estão em andamento, entre outros.

No entanto, não se deve confundir comunicação interna com informação. Esta se refere à transmissão de mensagens. Contudo, a comunicação exige um feedback do receptor, ou seja, um feedback de ambas as partes. Portanto, tal comunicação deve ser bidirecional para que o trabalhador seja parte ativa.

A importância da comunicação interna

Primeiramente, a comunicação interna nas empresas aumenta em 40% a satisfação do(a) cliente. Ademais, pode melhorar a rentabilidade da instituição em 30%. Desse modo, os dados apontam para a importância de conversar com os trabalhadores.

Porém, para obter tais resultados, é indispensável ter um plano de comunicação interna como estratégia. Ou seja, diretrizes concretas para informar aos colaboradores os objetivos gerais ou de uma iniciativa. Certamente, elas permitem que eles tomem as decisões mais vantajosas conforme as circunstâncias e as mudanças.

Consequentemente, um conhecimento mais abrangente da empresa pelas equipes permite organizar melhor as prioridades e o tempo.

Benefícios da comunicação interna

Primeiramente, comunicação interna nas organizações proporciona: alinhamento da equipe; melhora do clima organizacional ;redução da rotatividade; controle das crises com mais eficiência; e aumento da produtividade.

Tal cenário é possível, porque, os colaboradores possuem toda a informação necessária para tomarem decisões otimizando os processos. Esse conhecimento resulta em agilidade para encontrar mais soluções em menos tempo.

Inegavelmente, a segurança e a tranquilidade proporcionadas pela troca de informações evitam um clima de desconfiança entre integrantes da equipe, bem como geram sentimento de pertencimento.

7 dicas para a comunicação interna

Quais são os passos para que a estratégia de comunicação interna da empresa seja efetiva?

Ouvir os colaboradores

Nesse sentido, ouvir assume uma importância significativa. Tal processo de escuta deve investigar, com a ajuda dos integrantes, quais aspectos podem ser melhorados. Quais deles os deixam mais à vontade? Como melhorar o clima organizacional? O que poderia motivá-los?

Inclusive, o software de clima organizacional da Bizneo HR também ajuda a avaliar a qualidade do ambiente de trabalho a partir de resultados de pesquisa.

Visto que se escuta e se analisa a informação, é imprescindível elaborar um plano de ação que responda, a curto ou médio prazo, às necessidades que os colaboradores apontaram.

Planejamento: chave da comunicação interna

Por outro lado, a comunicação dentro da empresa deve ser pautada em estratégias concretas. Logo, significa escolher bem as mensagens e os períodos para colocar em prática cada ponto do plano estratégico. Inclusive, cada área da empresa pode ter necessidades diferentes, exigindo táticas distintas.

Integrar a estratégia de comunicação interna às ações da empresa

Após definir a estratégia e o planejamento dos pontos-chave da comunicação interna, é necessário relacioná-lo com ações reais fugindo de situações puramente teóricas. Ou seja, as ações inovadoras da estratégia de comunicação interna devem ser sentidas em casos concretos.

Compromisso mútuo entre os trabalhadores e a direção da empresa

Com o intuito de obter os benefícios dessa prática, a comunicação deve ser horizontal. Dessa maneira, o pensamento de que os líderes mandam e as equipes obedecem precisa ser descartado.

Aliás, a humildade dos responsáveis e a potencialidade das ações capazes de motivar os colaboradores são dois aspectos básicos para formar equipes produtivas e competitivas. Isso também implica no sentimento de pertencimento à empresa por parte dos funcionários.

Transparência

Com toda a certeza, os colaboradores necessitam confiar em seus responsáveis e gestores. Para isso, a gestão precisa ser totalmente transparente. Nesse sentido, a comunicação interna deve fluir, ser clara e direta. Dessa forma, os processos serão agilizados e a confiança aumentará.

Ademais, as mensagens da organização à equipe devem ser simples e claras. Em síntese, precisam informar, fornecer e recordar informações de interesse.

Se você quer agilidade nos processos, leia este post! Gestão de equipe de trabalho: técnicas para aumentar o rendimento.

Flexibilidade

Ao mesmo tempo, a organização necessita evitar uma política conservadora que tende a bloquear seu crescimento. Além disso, se os colaboradores podem colaborar efetivamente, os processos serão otimizados. A confiança entre os membros do grupo de trabalho aumenta na mesma proporção.

Aproveitar as oportunidades tecnológicas para comunicar

Por fim, a criação de conteúdos audiovisuais e multimídia com base em canais internos e estratégias digitais torna a comunicação mais atrativa e acessível.

Como melhorar a comunicação interna nas organizações?

Para cessar ou evitar os problemas de comunicação interna nas empresas, os profissionais de Recursos Humanos devem: elaborar o planejamento de comunicação interna; selecionar os canais de comunicação; e incentivar os colaboradores nessas trocas.

Em seguida, é imprescindível tomar cuidado tanto com a comunicação oral quanto com a escrita. No primeiro caso, o tom de voz deve ser agradável, e o(a) comunicador(a) precisa perceber se todos estão compreendendo a mensagem.

O local escolhido para realizar a comunicação dentro da empresa também é relevante.

Já a comunicação interna escrita deve ser revisada antes do envio, o qual deve acontecer através do canal adequado. Ademais, linguagem precisa ser bem observada para não haver equívocos.

Ferramentas de comunicação empresarial interna

Algumas ferramentas de comunicação interna nas empresas contribuem bastante para melhorar esse processo. São elas:

Elaboração e compartilhamento de manual corporativo

Certamente, o manual corporativo é de grande utilidade para as equipes. Logo no início ele deve conter um texto de boas-vindas, e em seguida toda a informação relevante para suas funções. Isso inclui os objetivos da empresa, o organograma, os procedimentos básicos, as normas internas, os valores da instituição e os recursos.

Se redigido corretamente e com todos os detalhes fundamentais, o(a) colaborador(a) será eficaz desde o seu primeiro dia na empresa, basicamente. Ademais, ao se sentir integrado(a) e informado(a), sua adaptação será mais rápida.

Criação de novos canais de comunicação

Na era tecnológica atual, é inegavelmente mais eficaz usar canais de comunicação interna na empresa que estimulem as pessoas. Por exemplo, criar uma revista interna para traduzir de forma amena toda a informação sobre a corporação é uma maneira dinâmica de alcançar todos os colaboradores.

Ao mesmo tempo, vídeos em canal do YouTube, newsletters, entre outros meios, também funcionam bem.

Caixinha de sugestões

Certamente, para que a comunicação interna funcione ela precisa ser bidirecional e baseada no respeito e na confiança. No entanto, haverá questões delicadas em que o(a) colaborador(a) não se sente à vontade para revelar sua identidade ou dar a sua opinião abertamente por medo de não ser compreendido(a). Colocar uma caixinha de sugestões no ambiente da empresa resolve tal problema.

Como dar um bom feedback aos seus colaboradores?
Como otimizar o feedback com a tecnologia.

Quadro de avisos

Só para ilustrar, situações pontuais, urgentes ou relevantes podem ser comunicadas através de um quadro de avisos. Este deve estar posicionado de modo com que todos possam consultá-lo.

Então, o e-mail dos colaboradores não fica sobrecarregado e não há o risco de as mensagens irem para o spam.

Encontros periódicos

Visto que as ferramentas escritas não são suficientes para promover a participação e a integração de todos, é fundamental reunir a equipe fisicamente. Então, isso deve acontecer pelo menos duas vezes por mês.

Afinal, as relações interpessoais favorecem a comunicação e a empatia. Por isso, marcar encontros periódicos, nos quais são oferecidos e atualizados os dados, é imprescindível. Inclusive, o software da Bizneo HR facilita as avaliações de desempenho.

Aliás, elas se posicionam como um aspecto igual ou mais importante que o próprio sistema. Ademais, a forma como os pontos fortes e fracos dos colaboradores são transmitidos é essencial para ajudá-los no desenvolvimento de seus talentos.

Desenvolvemos conteúdo para download sobre a importância do feedback nas avaliações de desempenho. É tão importante, se não mais importante, do que o próprio sistema. A forma como os pontos fortes ou fracos do funcionário são transmitidos é fundamental para ajudá-los a desenvolver seus talentos em todo o seu potencial.

Eventos extraordinários

Por fim, realizar atividades pontuais fora do escritório melhora o clima organizacional, pois, permite aos colegas e líderes se relacionarem de forma mais descontraída.

Como saber se a comunicação interna é boa?

Com toda a certeza, a comunicação interna entre os colaboradores é a rede sobre a qual se sustenta a atividade da empresa. Uma organização que se comunica mal não terá sucesso em suas tarefas e seus objetivos. Certamente, será um motor sem gasolina.

Certamente, a chave do êxito dessa política reside em ter um planejamento estratégico comunicacional adequado.

Em que isso consiste?

Primeiramente, isso significa ter as ferramentas que permitem mensurar como a informação e a comunicação estão sendo divulgadas entre os funcionários. Portanto, estamos falando de pesquisas, diagnósticos e avaliações.

A Bizneo HR oferece um software de RH com pesquisas de clima organizacional. Ele permite desenvolver uma cultura de opinião e melhoria contínua. Aliás, conta com mecanismos para poder escutar, informar e avaliar de forma rápida, digital e centralizada.

Em seguida, deve haver um meio ou plataforma digital para concretizar a comunicação. Ou seja, um canal propriamente dito em que as pessoas possam se comunicar.

Da mesma forma, é fundamental a existência de ações grupais que reafirmem a estratégia de comunicação interna. Por exemplo, cafés da manhã, reuniões e conversas que incentivem a comunicação.

Por último, é preciso oferecer treinamento aos encarregados e líderes que vão, primeiro, estabelecer esse clima comunicacional. Em segundo lugar, também irão avaliar se os objetivos comunicacionais estabelecidos estão sendo cumpridos. Isso possui relação com programas de coaching, cursos, seminários, entre outros.