Planilha de controle de horas trabalhadas | Baixe grátis

A planilha de controle de horas trabalhadas é uma ferramenta freqüentemente utilizada por empresas com um pequeno número de colaboradores ou que querem começar a testar mais sistemas digitais para registrar a entrada e saída e calcular o horário de seus funcionários.

Somente nestes casos seria correto usar a planilha para calcular horas trabalhadas, pois quando o número de colaboradores aumenta ou são necessárias funcionalidades mais avançadas para garantir a conformidade (ou são necessários sistemas inovadores) o Excel torna-se obsoleto e desatualizado.

Neste artigo, você pode baixar uma planilha de horas trabalhadas em excel (para experimentá-lo, ver se realmente funciona para seu empresa e também verificar suas limitações), além disso, explicaremos em profundidade a importância e os passos a seguir para realizar um controle de horas trabalhadas com sucesso.

O que é o controle de horas trabalhadas

O controle de horas trabalhadas é o conjunto de procedimentos que permitem o registro das horas da jornada dos trabalhadores. Tradicionalmente, esses tipos de ferramentas de controle de tempo têm dois objetivos principais. Por um lado, contam todas as horas trabalhadas pelo funcionário, o que tem repercussões diferentes, como veremos mais adiante.

Por outro lado, está um modelo mais desatualizado em muitas empresas. Trata-se do controle de horários, ou seja, do registro do exato momento de início e término da jornada de trabalho. Os novos tipos de jornada de trabalho, em que o colaborador tem maior flexibilidade neste sentido, minimizam esta questão, que, apesar de tudo, continua a ser relevante em muitos modelos de negócio.

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Planilha de controle de horas trabalhadas | Download o excel grátis

Nossos consultores desenvolveram uma planilha de controle de horas trabalhadas para registrar o horário de seus funcionários. Com a planilha de horario de trabalho também pode incluir horas de intervalo/ descanso ou horas extras. Além disso, ele calcula automaticamente as horas registradas e os totais (somando horas extras).

Entretanto, deve ficar claro que com a planilha de horas trabalhadas só podemos registrar o horário de entrada e saída de alguns funcionários. Ele só é adequado para pequenas empresas ou que estão apenas começando na digitalização e querem tentar algo mais digitalizado do que registrar as horas de trabalho em papel ou com um calendário.

Para evitar os erros que podem ser gerados pela planilha de controle de horas trabalhadas e ter um controle real de todos os aspectos relacionados ao horário de trabalho (métodos diferentes, cumprimento da lei, relatórios, funcionalidades avançadas…) você deve ter um software de controle de ponto que explicaremos mais adiante no artigo.

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Importância do controle de horas trabalhadas

As empresas precisam ter informações precisas sobre a jornada de trabalho de cada funcionário para tomar diferentes decisões operacionais ou administrativas. Além disso, o controle das horas trabalhadas é necessário por outros motivos:

Registro de horas extras

Esta é uma das principais funções do controle de jornada de trabalho. O registro das horas extras que cada funcionário cumpriu ajuda a definir a sua remuneração no final do mês, o que pode servir, por sua vez, como incentivo à produtividade.

Avaliação de rendimento graças ao controle de horas trabalhadas

Ao considerar um programa de recompensas por desempenho, é importante registrar adequadamente as horas trabalhadas pelos funcionários.

Só assim o desempenho por hora trabalhada pode ser avaliado com precisão, evitando queixas por parte dos funcionários.  

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Disponibilidade de pessoal com controle de horários

O controle das horas trabalhadas contribui para uma melhor gestão da equipe, avaliando o tempo que cada pessoa precisa para realizar suas tarefas. Dessa forma, a empresa pode prever quantos funcionários estão disponíveis para assumir novos projetos.

Cálculo de rentabilidade e ajustes operacionais

Com um controle eficiente de horas, a empresa também pode avaliar melhor quais são seus custos operacionais e qual a lucratividade de cada funcionário, considerando determinadas obrigações. Com essas informações, os gestores podem reajustar as tarefas até encontrar a distribuição mais adequada de acordo com o desempenho de cada funcionário.

Para facilitar cada modificação, conte com o nosso organizador avançado de turnos rotativos. Com ele, você poderá criar, copiar ou trocar horários para dias específico ou indicar pausas para um ou vários usuários em poucos segundos.

Dessa forma, é possível manter o alinhamento da equipe, além de evitar a sobrecarga dos profissionais. Com o sistema de escalas de trabalho automatizado, você consegue atribuir e visualizar os turnos diários de cada funcionário e, assim, organizar o dia da melhora maneira:

Prevenção de fraudes e práticas ruins

O controle de horas de trabalho também tem implicações legais. Um funcionário pode infringir os termos contratuais se o volume de horas efetivamente trabalhadas não for o esperado.

Medir o absenteísmo e identificar fraudes em relação às horas de trabalho é muito mais fácil quando você tem um aplicativo para acompanhar as horas trabalhadas.

Alinhamento interno e melhoria do ambiente de trabalho

Como resultado da prevenção de práticas ilegais, o ambiente de trabalho será muito mais agradável para todos os colaboradores. Isso pode, inclusive, significar maior alinhamento interno, uma vez que todos os colaboradores da empresa agem com ética, sem querer prejudicar seus colegas.

Adaptação ao modelo de controle de horas trabalhadas da empresa

Um elemento essencial em qualquer política de gestão de horários é a sua adaptação ao modelo de gestão da empresa. Afinal, as soluções operacionais não são universais. Cada empresa tem suas peculiaridades, que exigem a adequação de seus sistemas de RH.

Nesse cenário, os sistemas de controle de ponto podem ser uma grande vantagem, uma vez que eles oferecem a possibilidade de customizar suas funções e seu escopo de acordo com as necessidades da empresa. Por exemplo, a funcionalidade de geolocalização pode ser importante para uma organização que exige a presença física dos colaboradores. 

Já outras empresas podem aproveitar a possibilidade de integrar o programa de controle de horas trabalhadas com as demais iniciativas que fazem parte do seu Plano de Transformação Digital. Dessa forma, as informações de todos os sistemas da empresa podem ser integradas no software de Recursos Humanos, centralizando os dados dos profissionais e agilizando a tomada de decisões dos gestores.

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Adaptação aos novos modelos de gestão do trabalho

O teletrabalho, as medidas para equilibrar vida profissional e vida pessoal e os horários flexíveis podem fazer com que as empresas a registrarem as horas trabalhadas pelos colaboradores sem que eles estejam fisicamente presentes nos escritórios.

Neste ponto, as organizações podem contar com aplicativos para controlar as horas de trabalho e gerir os turnos rotativos de cada departamento. Com um sistema especializado, você consegue coordenar sua equipe de qualquer lugar, monitorar as horas trabalhadas e notificar os profissionais em caso de alterações. 

Além disso, também é possível reduzir mal-entendidos e problemas de horários com um software de gestão de turnos e escalas, aumentando o controle sobre quem trabalha e os períodos de produtividade.

Como controlar o horário de trabalho

Um desafio de muitas empresas é controlar o horário de trabalho para maximizar o desempenho de seus colaboradores sem precisar alocar mais recursos do que o necessário para esse objetivo. Existem dois grandes modelos de controle de horas trabalhadas que as organizações podem adotar: 

Sistemas convencionais e controle de horário de trabalho por Excel 

O controle de horários tem sido realizado de diversas formas, mas planilhas de Excel costumam estar entre as ferramentas mais comuns. Não é necessariamente um sistema  ruim de controle de tempo, mas esse método tem alguns problemas que podem trazer dores de cabeça operacionais para as empresas.

Desde o início, esse modelo exige o monitoramento direto das horas de trabalho, o que significa que outro profissional é obrigado a registrar as horas que um colega trabalha (ou receber e classificar as informações que o colega oferece). O tratamento dos dados recolhidos é também mais complicado nesse caso, além dos riscos de perder informação com as planilhas. 

Modelo de Controle de ponto em Excel (grátis)Descarregue-o gratuitamente

Soluções para controle de horas trabalhadas

Diante das desvantagens acima, cada vez mais empresas estão optando por usar um sistema de controle de as horas trabalhadas. Esse tipo de ferramenta apresenta diversos benefícios, como a possibilidade de adaptar o registo de conferências presenciais ou à distância; e maior autonomia para o funcionário (sem abrir mão do controle).

O software para controle de horas trabalhadas elimina a necessidade de monitorar diretamente as horas trabalhadas pelo funcionário e transfere essa responsabilidade para o próprio colaborador.

Basta que eles acessem o aplicativo para que as horas trabalhadas sejam registradas automaticamente, diferenciando também as horas normais das horas extras.

O aplicativo de controle de horários permite o acesso de qualquer dispositivo móvel e a empresa pode utilizar o sistema de geolocalização para confirmar a hora e o local de onde o funcionário acessa. Além disso, o controle de acesso pode ser gerenciado pela web, app ou com acesso biométrico.

A tudo isso, vale acrescentar a possibilidade de envio de alertas ou notificações, bem como um espaço para solicitar permissões ou justificar ausências. A gestão de horários de trabalho só tem a ganhar com a implementação de aplicativos para controle de jornada.

Um software de controle de ponto com essas características possibilita a criação de malas de horas, permitindo que os funcionários realizem trocas sem a necessidade de ajustes adicionais nos registros físicos. As horas também podem ser atribuídas a um projeto específico, por exemplo.