O absentismo é a ausência no trabalho ou o abandono do emprego e das funções do colaborador. É uma violação das condições estabelecidas no contrato de trabalho que acarreta prejuízos às empresas de milhares de reais todos os anos.
Por isso, combatê-lo com as medidas necessárias é fundamental. Mas quais são os tipos de absenteísmo? Como preveni-los e detectá-los? Explicamos como otimizar o controle de absenteísmo com um programa para controle de férias de funcionários.
Tabla de contenidos
O que é o absenteísmo?
O absenteísmo é caracterizado, basicamente, pela falta do funcionário no ambiente de trabalho.
Nesse caso, o colaborador, com ou sem motivo específico ou aviso, não se apresenta para o cumprimento das suas funções ou abandona o seu posto de trabalho sem que o seu horário tenha sido cumprido.
Quando uma pessoa se ausenta do trabalho sem avisar antecipadamente, suas responsabilidades e compromissos devem ser assumidos por outro funcionário ou são suspensos. Isso afeta negativamente a produtividade e a dinâmica geral da empresa, além do ambiente organizacional e do relacionamento com os demais colegas.
É por isso que o absentismo é um dos principais problemas dos Recursos Humanos. Por isso, há alguns métodos e práticas para preveni-lo e também para monitorá-lo.
Entre eles, está a utilização de software de gestão de férias e controle de ponto, como os oferecidos pela Bizneo RH. Por meio dessas ferramentas, cada caso pode ser estudado e documentado de forma específica para fazer uma avaliação mais precisa e eficaz.
Absenteísmo no Brasil
Uma pesquisa feita pela Levee e documentada em matéria da revista Exame mostrou que 500 das maiores empresas no Brasil perdem cerca de R$ 230 milhões por ano, por conta da improdutividade no ambiente de trabalho.
As empresas do setor de serviços são as que mais sofrem com a falta de produtividade dos funcionários e com o absenteísmo. Nesse segmento, estima-se que 5% dos funcionários faltem todos os dias. No varejo, por exemplo, esse percentual pode dobrar.
Isso revela que o absenteísmo pode trazer perdas financeiras importantes para os negócios e exige uma estratégia eficiente para combatê-lo.
Regulamentação do absentismo laboral
De acordo com a Constituição brasileira, o absenteísmo envolve:
- Ausências injustificadas
- Atestados médicos (que constam no Artigo 11, Decreto 27.048/49)
- Atrasos ou saídas antes do horário (presentes no Artigo 58 da CLT)
- Descansos semanais com remuneração (Lei 605/49, Decreto 27.048/49)
- Suspensões por conta de indisciplina no trabalho (indicadas no Artigo 482 da CLT)
E quais são os tipos de absenteísmo mais comuns? Como eles são caracterizados? Confira a seguir!
Tipos de absenteísmo
É necessário conhecer os vários tipos de absentismo, visto que a classificação correta é fundamental para oferecer uma resposta apropriada a cada caso. Confira a seguir alguns tipos de absenteísmo!
Ausência justificada
Neste caso, o trabalhador comunica a sua ausência por motivos que, objetivamente, o impeçam de se apresentar ao serviço ou de cumprir as suas funções laborais durante o período estabelecido, no caso do teletrabalho.
Um exemplo disso é quando o funcionário está de mudança. Esse é um evento que pode coincidir com o horário normal de trabalho.
O software de férias e ausências oferece a possibilidade de definir o tipo de ausência, disponibilizando uma longa lista que pode ser personalizada de acordo com o combinado entre a organização e os funcionários.
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Absenteísmo presencial
Este tipo de absenteísmo ocorre quando o funcionário está em seu trabalho, mas não cumpre suas funções profissionais, perdendo tempo com outras tarefas ou em nenhuma atividade específica. Nesse caso, estamos falando sobre presenteísmo.
Por presenteísmo entende-se que o funcionário está no trabalho, mas não está sendo produtivo. Isso pode ocorrer por diversos motivos, como desmotivação, estresse, sobrecarga de trabalho por desorganização ou desequilíbrio na atribuição de tarefas, falta de comunicação efetiva com outras áreas da organização, entre outros.
Uma forma de resolver esse tipo de situação é fazendo pesquisas. O software de pesquisa de clima organizacional permite oferecer consultas personalizadas e privadas, para que o funcionário não se sinta pressionado naquele momento. Com isso, a organização pode reconhecer mais facilmente o que está acontecendo e agir sobre o problema.
Absenteísmo emocional
A presença emocional do trabalhador também é tida em conta no absentismo no trabalho. Quando o funcionário está em seu trabalho, executa suas tarefas, mas mental e emocionalmente ele está em outro lugar. Isso é o absenteísmo emocional.
Esse tipo de coisa acontece quando o funcionário não se identifica com a organização, não está motivado ou vivencia algum tipo de desconforto.
Absentismo injustificado
Este tipo de absentismo ocorre quando o trabalhador perde o emprego ou não cumpre as suas funções no horário acordado, sem que haja justificação ou motivo para a sua ausência.
Causas de absenteísmo
As causas do índice de absentismo nas organizações dividem-se em duas, as que são da responsabilidade do trabalhador e as outras que dependem da empresa.
Causas do absenteísmo do trabalhador
- Doenças. Nesse caso, incluem-se tanto as doenças crônicas ou específicas, que são reais e justificadas, como situações pouco claras para justificar o absenteísmo no trabalho.
- Razões familiares. Por acidente ou compromissos familiares, o absenteísmo também pode ser justificado nesses casos. Isso inclui tudo, desde a doença de uma criança até a morte de um membro da família.
- Motivos de força maior. O funcionário cita motivos fora de seu controle para não poder comparecer ao trabalho. Por exemplo, falhas no sistema de transporte.
- Motivos pessoais. O estresse no trabalho, exames médicos e acadêmicos ou algum outro compromisso pessoal podem levar ao absenteísmo no trabalho.
Causas de absenteísmo motivadas pela empresa
- Insatisfação com o trabalho. Os funcionários que não se sentem comprometidos ou vinculados à organização podem demonstrar isso por meio do absenteísmo no trabalho. É responsabilidade da organização avaliar o caso.
- Falta de supervisão. Por não estabelecer controles e avaliações, a organização fica vulnerável ao absenteísmo, o que afeta a produtividade da empresa e a conquista dos objetivos estabelecidos.
- Falta de estímulos. Os funcionários também têm objetivos e aspirações de carreira. Se a organização não criar um clima adequado para o funcionário sentir que há perspectiva, é provável que haja casos de absenteísmo.
- Péssimas condições. Cuidar dos espaços de trabalho e do tipo de vínculo trabalhista são fatores decisivos. Se esses aspectos não forem adequados, irão influenciar no desempenho do funcionário; da mesma forma, impactam no clima da organização.
- Acidentes de trabalho e riscos ocupacionais. Se a saúde do funcionário estiver em risco, isso influenciará no seu desempenho e no engajamento dele com a empresa.
- Rotação de pessoal. As constantes mudanças na organização afetam o ambiente de trabalho e, portanto, a motivação, o sentimento de pertencimento e a identidade do colaborador.
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Consequências do absenteísmo no trabalho
Quando o índice de absenteísmo é alto e as ausências se tornam uma prática, afetam seriamente as atividades e a produtividade da empresa.
O absenteísmo reduz recursos e produtividade
A taxa de absenteísmo descontrolada limita a capacidade da empresa de cumprir os objetivos definidos. Dependendo do tipo de negócio, pode haver atrasos na produção e falhas importantes no atendimento ao cliente. Como consequência, a imagem da empresa e a lucratividade são afetadas.
O absenteísmo aumenta os custos
Quando alguém se ausenta sem aviso prévio, outra pessoa tem que cobrir a função do ausente, o que implicará no pagamento de horas extras. Se o problema de absenteísmo for recorrente, a área de Recursos Humanos fica presa em um ciclo interminável de demissões, contratações e treinamentos, o que representa um grande gasto de dinheiro.
O absenteísmo prejudica o time todo
Mesmo os melhores funcionários podem perder a motivação, porque são forçados a cobrir ausências e concluir as tarefas inacabadas de outros.
Já os supervisores enfrentam a difícil tarefa de fazer ajustes de última hora e cobrar a equipe para alcançar as metas do departamento. Isso pode prejudicar o ambiente de trabalho.
7 chaves para prevenir o absenteísmo do trabalho
Os cenários de absenteísmo descritos podem ser evitados se as medidas adequadas forem tomadas. Confira quais são elas a seguir!
Estabelecer políticas de ausência e presença
As políticas de ausências devem ser formalizadas por escrito para que possam ser levadas em consideração pelas diferentes áreas da organização. Elas funcionam como normas para toda a empresa.
Gerentes e supervisores devem ser os principais responsáveis pelo cumprimento dos padrões estabelecidos. Portanto, devem ser os primeiros a respeitar os protocolos para administrar as ausências e cumprir com a política de controle de assiduidade ao trabalho.
Se os cronogramas forem definidos e houver uma política clara para toda a organização, será muito mais fácil para a empresa funcionar de forma eficiente. Da mesma maneira, é preciso indicar claramente quais são os passos a seguir em caso de ausência de colaborador.
Fazer a revisão dos processos de solicitação de licenças
O absenteísmo pode ocorrer, em alguns casos, por dificuldades no processo de notificação e registro. Para resolver essa questão, é preciso estabelecer um método simples e adequado para diferentes casos.
Nesse sentido, o software de gestão de férias e ausências possui um sistema de RH automatizado de lembrete e alerta para os cadastros realizados, além da opção de fazer login em qualquer tipo de dispositivo.
Essa ferramenta também possui uma interface que atualiza automaticamente os turnos rotativos de acordo com funções ou contratos, além de permitir que o gerente e o funcionário verifiquem novamente o cronograma.
Ter um software de gestão de ausência
Para simplificar os processos da gestão de pessoas, é importante contar com um software de RH que permita o controle preciso de cada caso. Para isso, conte com nosso software de gerenciamento de ausências. Com ele, é possível cadastrar as ausências em um calendário, anexar arquivos, justificativas, entre outros recursos que facilitam a gestão e organizam a documentação.
Além dessas vantagens, o principal diferencial do software de Recursos Humanos é oferecer uma plataforma em nuvem, 100% online para registrar o dia a dia da organização, acesso centralizado para gerenciamento de horários, férias e ausências, além de buscas rápidas por vagas ou intervalo de datas.
Programas de acompanhamento e bem-estar
A alta taxa de absenteísmo é um sintoma que pode indicar que a dinâmica organizacional está falhando. Para analisar esse aspecto e evitar que a ausência de colaboradores atinja níveis mais elevados e, portanto, prejudique a organização, recomenda-se monitorar e ter um software de pesquisa para saber a opinião dos funcionários em relação às diferentes questões.
Isso resulta na construção de um melhor ambiente de trabalho e evita potenciais ameaças. A partir das informações coletadas, também é possível desenvolver um software de capacitação profissional e de carreira para motivar os colaboradores da organização.
Para ajudar ainda mais a sua empresa, a Bizneo HR também oferece uma ferramenta de capacitação profissional. Esse sistema é fácil de usar e possui múltiplas opções para desenvolver os colaboradores, com atribuições e programas de carreira personalizados de acordo com o potencial de cada funcionário.
Investir em um pacote de benefícios atrativo
O maior ativo de uma empresa são as pessoas. Os benefícios corporativos são vantagens que os colaboradores podem ter além da sua remuneração como: Seguro Saúde, Seguro de Vida, Seguro Odontológico, Previdência Privada, Vale Refeição, Vale Alimentação, Crédito Consignado, dentre outros.
A retenção dos melhores funcionários ou o time mais qualificado deve ser um dos objetivos da liderança de recursos humanos de qualquer empresa.
Uma cesta de benefícios adequada ao perfil dos colaboradores tem papel fundamental na redução do absenteísmo e no presenteísmo.
Bons benefícios corporativos, impulsionam a produtividade na empresa e colaboram muito com a atração e retenção de talentos.
Além de melhorar indicadores como:
- Redução de turnover
- Promove a qualidade de vida no trabalho
- Melhora dos indicadores de clima e produtividade
Gerir e garantir um ambiente de trabalho agradável, seguro e inspirador é a condição vital para a permanência de um colaborador na organização.
Pesquisas em diversos países apontam que os benefícios ofertados pela empresa são fatores primordiais na atratividade e retenção.
Para estruturar ou incrementar o pacote de benefícios de sua empresa é fundamental contar com o apoio de uma consultoria de benefícios especializada.
Flexibilidade de cronograma
Ter várias opções dentro de um cronograma é uma ótima forma de oferecer soluções aos colaboradores, principalmente àqueles que precisam pegar muito trânsito para chegar à empresa.
Estabelecer uma política eficaz de horários flexíveis gera um aumento de produtividade entre 10 e 15% nas empresas.
Dessa forma, não só a relação entre o colaborador e a organização melhora, mas essa estratégia também evita perdas a curto, médio e longo prazo.
Como calcular o absenteísmo?
Calcular a taxa de absenteísmo é uma importante etapa da gestão de ausências, além de impactar nas tomadas de decisão da empresa. Veja como fazer o cálculo de absenteísmo a seguir!
Segmente a amostra
Para que o cálculo de absenteísmo seja eficaz, você precisa selecionar um período de avaliação específico, que pode ser de um mês, um trimestre, um semestre e até um ano, dependendo da profundidade da análise.
A partir daí, dois procedimentos podem ser realizados:
- 1. Some o número inicial de funcionários no momento da avaliação e ao final da avaliação. Depois, divida o resultado por dois.
- 2.Some o número final de funcionários por mês e divida pelo número de meses envolvido na avaliação.
Dias de trabalho
Nem todos os dias do mês são dias úteis (de trabalho), como no caso dos feriados. É necessário, portanto, especificar quantos dias os funcionários irão trabalhar para terem resultados eficientes. Sugerimos o seguinte:
- Conte as férias e as semanas do trimestre.
- Conte os dias irregulares (considerando os trimestres que iniciam no meio de uma semana).
- Multiplique o número de semanas por cinco.
- Some o número de dias irregulares ao resultado e subtraia os feriados.
Especifique os dias úteis da empresa
Nesta etapa, o número médio de funcionários é multiplicado pelo número de dias úteis, sempre de acordo com o período de tempo selecionado. Por isso, é importante segmentar adequadamente cada uma das etapas anteriores para obter resultados precisos.
Determine o número de dias de trabalho perdidos por conta do absenteísmo
Para calcular o absenteísmo nesse caso, você deve ter como referência a duração de uma jornada de trabalho. O exemplo clássico são as oito horas e o número de funcionários.
Em seguida, você deve contar o número médio de dias que os funcionários recebem licença médica ou que têm outros motivos para faltar ao trabalho. O resultado será a quantidade de dias de trabalho perdidos.
Resultados do absenteísmo no trabalho
Por último, recomenda-se dividir o número de dias perdidos pelo total de dias úteis da empresa.
Esse número trará uma margem clara do absenteísmo na organização. Dessa forma, é muito mais fácil tomar medidas eficientes para resolvê-lo.
Nesse cenário, vale contar com o software de controle de férias do seu pessoal, por meio do qual é possível estabelecer e monitorar métricas, manter um registro detalhado e documentado dos dias trabalhados pelo funcionário, incluindo dupla validação de registros.
Como otimizar o controle de absenteísmo?
Existem diferentes ferramentas de RH que ajudam a prevenir o absentismo. É preciso avaliar cada cenário de forma particular, reconhecendo quais são os problemas da organização e as causas que levam ao absenteísmo para poder enfrentá-los da melhor maneira.
Promova um ambiente de trabalho favorável para prevenir o absenteísmo
As pessoas passam grande parte da vida no trabalho. Em média, de sete a nove horas diariamente. Garantir que o ambiente organizacional seja agradável é uma tarefa fundamental para evitar o absenteísmo ao trabalho. É preciso criar condições para que os colaboradores não queiram sair da organização e tenham um maior sentimento de pertencimento e compromisso.
Isso pode ser alcançado cuidando dos espaços de trabalho, promovendo eventos e integrando as diferentes áreas da organização, bem como adotando um software que permite avaliar o impacto dessas e de outras medidas.
O software para pesquisa de clima organizacional pode ajudar nesse caso. Com automações eficientes, é possível realizar consultas individuais e seguras, de forma simples, para saber a opinião dos funcionários sobre o ambiente de trabalho.
Avaliação de desempenho, uma ferramenta de controle de absenteísmo
Ao saber o quão produtivo um funcionário está sendo, a organização tem informações diretas sobre seu engajamento e desempenho.
Esta também é uma oportunidade de reconhecer o trabalho e o esforço de um colaborador por meio de premiações é uma forma de combater o absenteísmo. A pessoa se sente valorizada. Isso fomenta a relação com a organização, o sentimento de pertencimento.
Para este tipo de estágio, é aconselhável ter um sistema de avaliação através do qual se possa oferecer um feedback eficaz e documentar as competências do colaborador, reconhecer os talentos-chave da organização, fomentar a motivação, reconhecer oportunidades de formação e trabalhar sobre eles.
Treinamento, chave para o controle de absenteísmo
Identificar pontos de melhoria é fundamental para evitar o absenteísmo. Mas não se trata apenas de encontrá-los, é preciso resolvê-los.
Ter uma ferramenta de gestão de treinamento permite que as organizações promovam planos de carreira para cada funcionário, com avaliações periódicas, sistema de notificações e lembretes, entre outras vantagens.
Uma delas é a possibilidade de avaliar o ROI de cada processo. Dessa forma, a organização pode identificar o retorno sobre o investimento feito por meio de uma gestão inteligente.
Hoje, o processo de treinamento não precisa ser rígido. Ao contrário, o avanço da gamificação surge como alternativa para otimizar e atualizar o processo de aprendizado.
Ao dedicar tempo e esforço à sua formação, o colaborador pode se sentir mais valorizado e desenvolver um compromisso maior com a organização.
Otimize a gestão do tempo para o controle de absenteísmo
A satisfação de um funcionário é proporcional à eficácia com a qual ele realiza suas tarefas. Assim, saber distribuir as tarefas e designá-las de acordo com as capacidades de cada funcionário é fundamental. Dessa forma, o funcionário não fica sobrecarregado.
Para isso, é recomendável ter duas ferramentas para facilitar o gerenciamento dessas etapas. A primeira é um software de controle de ponto, por meio do qual você pode ter controle das horas de trabalho cumpridas, definir lembretes para os registros e gerenciar com mais eficiência a rotação de horários.
Com esse recurso, a empresa ganha em termos de produtividade, monitoramento de tarefas, agilidade de processos e tomada de decisão. Além disso, esse sistema garante privacidade e segurança das informações.
A segunda ferramenta é o software de gestão de ausência, também oferecido pela Bizneo HR. O software RH permite uma revisão rápida e clara dos calendários, informando a equipe sobre novidades relacionadas à jornada de trabalho, facilitando o cadastro automático e reduzindo o consumo de papel.
Motive seus funcionários
Encorajar a motivação é muito mais lucrativo do que gerenciar licenças médicas. Existem várias formas de fazer isso, desde oferecer bônus financeiros, até permitir horários flexíveis, organizar dias de integração fora do horário habitual, disponibilizar programas de formação, e outros benefícios pelo cumprimento de metas. Outra opção é permitir o trabalho remoto durante alguns dias da semana.
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