A má gestão no controle das férias de pessoal pode levar a sérias perdas econômicas. Ryanair é um bom exemplo. A empresa organizou de maneira equivocada as férias de seus colaboradores e teve que cancelar mais de 2.000 voos.
Qual foi o custo do negócio? Estima-se que essa falha resultou em uma perda de 34,5 milhões de euros destinados a pagar indenização a todos os passageiros afetados.
Na hora de gerenciar férias, os gestores de recursos humanos recebem centenas de e-mails com as datas solicitadas, com correções subsequentes e perguntas sobre o direito às férias.
O trabalho do departamento de RH é difícil e mais difícil se gerenciado manualmente. Como podemos evitá-lo? Existem ferramentas que simplificam e profissionalizam essa tarefa? Sim, facilite a organização de sua equipe com um software de gestão de férias.
Tabla de contenidos
A importância do controle de férias
Gerenciar adequadamente o controle das férias dos colaboradores tem impacto nos resultados econômicos da empresa, no ambiente de trabalho e na produção.
Muitos departamentos de RH temem o tempo para organizar e assumir o controle das férias dos colaboradores; Não importa se a empresa é grande ou pequena, muitas vezes eles perdem muito tempo nesta tarefa, e qualquer perda pode causar grandes perdas.
O descanso dos trabalhadores é essencial para que eles não diminuam sua produtividade, não caiam em situações de estresses, aumentem sua criatividade e estejam em ótimas condições para realizar sua atividade laboral. Estima-se que o tempo ideal de descanso para o trabalhador retornar com energia é de 10 dias.
Para realizar um controle de férias adequado é necessário estabelecer regras desde o início. Dessa forma, os colaboradores conhecerão as regras do jogo – as férias a que têm direito conforme contrato e acordo – e nenhum clima ruim será gerado – porque um colaborador recebe férias e outros não.
O empregador deve ser flexível com todos os funcionários e permitir que eles, na medida do possível, conciliem suas férias com a vida familiar.
Sistemas de controle de férias
Existem vários sistemas de controle de feriados. Do mais tradicional ao mais moderno que encontramos:
Calendários de férias
O mais antigo e o que causa mais erros às empresas. Organiza as férias escrevendo as férias em um calendário de férias em papel ou escrevendo em um documento os dias que cada trabalhador terá. Sem capacidade organizacional e gerencial.
APOSTE NA TECNOLOGIA COM UM SOFTWARE DE GESTÃO DE FÉRIAS!
O software de autogestão de férias permite que cada funcionário planeje e solicite seus dias de folga e simplesmente espere a aprovação de seu supervisor.
Simplifique a papelada com notificações automáticas de aplicativos e aprovações. Além disso, incorpora um balanço de dias de folga utilizados e permanece sempre atualizado.
Modelo de férias no Excel
É obsoleto porque além da perda de tempo que envolve inserir todos os dados manualmente, qualquer erro mínimo será um problema sério.
Problemas com uma planilha de controle de férias com Excel?
- Necessita de atualização manual constante, portanto pode ocorrer falhas e o responsável por essa função perde muito tempo.
- Não permite que você gerencie tarefas simultâneas e verifique duplicidades ao atribuir férias.
- A navegação fica lenta quando uma consulta precisa ser feita e há muitos dados.
- Não permite acesso de qualquer lugar porque não é flexível, e em caso de dúvida não pode resolver pelo seu celular. Sua estabilidade é reduzida.
- Não pode compartilhar documentos do Excel facilmente para trabalhar remotamente no mesmo documento e atualizá-los em tempo real.
Base de dados
É mantido um registro informático dos dias de férias gozados e concedidos. Permite visualizar a informação mais rapidamente do que com o Excel, segue tendo limitações significativas. Permite ver as férias, mas não trabalhar com os dados.
Não há como gerir férias, é possível ver as ausências, mas não há suporte que lhe permita solicitá-las, cancelá-las ou verificar se coincidem com outros colaboradores.
Software de férias e ausência
Uma ferramenta que simplifica o trabalho dos gestores de RH. porque permite automatizar o controle de férias. Solicitar, escolher, modificar, cancelar e verificar visualmente as férias, licenças e dias de folga que cada trabalhador sinalizou.
Como mencionado acima, nosso sistema de rh possui licenças e baixas já criadas para o colaborador gerenciar suas férias e agilizar os processos de RH. As chances de aplicativos de férias que vêm com o software de RH cobrem quase 99% dos casos, no entanto…
A autogestão automática de férias não é suficiente? Não se preocupe! Podemos implementar uma política personalizada de férias e ausências com a flexibilidade que você precisa.
No final, as políticas de férias mudam em tempos e damos a opção de configurar:
- Nome/tipo de ausência
- Se você consumir dias
- ¿Precisa de documentação?
- Se necessita que seja automaticamente aceito ou rejeitado, se você precisa de aprovação do supervisor ou simplesmente ficar ausente de enviar a solicitação.
Vantagens de um software para o controle de férias de pessoal
As vantagens de usar uma ferramenta específica para executar o controle de tempo de uma empresa são:
- Melhora a organização dos colaboradores para que não haja imprevistos de tal maneira que duas pessoas que realizam a mesma tarefa tenham férias concedidas ao mesmo tempo.
- Atribuição automática dos dias de férias de cada trabalhador. Identifica o tipo de contrato e acordo e informa ao sistema os dias disponíveis de cada trabalhador para distribuir durante o ano.
- Redução de conflitos com os funcionários, pois a qualquer momento eles podem consultar online o número de dias de férias que eles têm para usufruir.
- A rotatividade de funcionários é reduzida porque o trabalhador sente que a empresa é transparente e flexível.
- Melhora o clima organizacional, não tendo dúvidas sobre o tratamento justo de todos os colaboradores.
- Otimiza o tempo dos gestores e chefes de RH.
- Permite acessar informações do calendário de negócios em qualquer lugar.
A sua empresa conta com viagens de trabalho, deslocamentos ou teletrabalho?
Forneça às suas equipes um APP para administrar as férias e com acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana. Notificações no momento, recibos de documentos comprobatórios, calendário de turnos de trabalho e ausências. Facilite a vida de seus colaboradores e otimize a gestão do responsável.
Vantagens de adotar uma escala de férias automatizada!
3 Erros frequentes de controle de férias
Se a empresa não tiver uma ferramenta que simplifique automaticamente os processos, poderá cair nos seguintes erros de controle de férias:
Agendar férias com antecedência excessiva
Querer antecipar demais para deixar a organização do controle de férias fechada não é uma boa ideia.
Pode fazer com que você tenha necessidade de modificar feriados já agendados para mais tarde e que não foram usufruídos, o que obriga os colaboradores solicitarem datas que não se encaixam com seus familiares e tenham que solicitar remarcação para conciliar com sua vida familiar.
Como automatizar tudo com um planejador de férias!
Tarefas duplicadas
Normalmente as empresas enviam um e-mail pedindo as datas em que querem solicitar as férias, cada trabalhador pensa sobre isso, envia e o gestor analisa se consegue atender ou não nas datas solicitadas. Ele se esforçar para que haja sempre um trabalhador essencial em cada departamento, para não causar problemas na produção ou gestão da empresa.
Em seguida, envia de volta para confirmação dos trabalhadores e, uma vez confirmadas, o gestor verificar se não há duplicidade de datas. O que isso significa? Uma grande perda de tempo e pouca otimização de recursos.
Evitar esse problema é uma das principais virtudes de um sistema de controle de férias de pessoal. O gerente de RH. pode verificar as solicitações diretamente na plataforma e se o colaborador corresponde ou não a outro colaborador de seu departamento rapidamente.
Evite a duplicação de férias para que possa sempre prestar serviço aos seus clientes e para que os projetos não sofram atrasos.
Uso de ferramentas obsoletas
Utilizar o Excel para realizar o controle de férias é uma prática antiga, da época que não havia ferramentas para automatizar e simplificar o processo.
Com um gestor de férias, são criadas e configuradas regras para todas as ausências possíveis numa empresa. Não haverá qualquer tipo de licença que não seja coletada e que não possa ser solicitada ou gerida automaticamente.
Como melhorar o controle de férias de seus colaboradores
Existem quatro etapas essenciais para otimizar o controle de férias da sua força de trabalho:
Calcula automaticamente as férias de cada colaborador
Os responsáveis de cada departamento da empresa podem otimizar o seu tempo porque o software de férias pode calcular automaticamente quantos dias o empregado ainda tem para desfrutar. O registro ordenará e exibirá visualmente os dias passados, os dias pendentes e os dias aprovados pela empresa.
Também calculará os dias que correspondem a cada colaborador de acordo com o seu acordo ou posição e atualizará que dias são feriados (locais, nacionais ou regionais) para evitar erros no controle de férias. Como podemos ver, a transparência é total e as mudanças de turnos ou escalas são mais fáceis de fazer com ferramentas deste tipo.
Além disso, como mencionado acima, o software de gerenciamento de férias evita a duplicação de tarefas. O pedido de férias é centralizado. Um modelo autossuficiente que pode consultar informações sem ter que esperar ou incomodar outra pessoa.
Com ele você otimiza o processo de fechamento de atualizações ou incidentes na folha de pagamento.
Definir alertas automatizados
O departamento de RH tem que controlar muitas questões relacionadas a equipe e pode ocorrer esquecimento que será caro para a empresa.
Para evitar essa situação, o software de ausência, licenças e férias permite definir alertas automáticos para que tudo esteja perfeitamente organizado. Quando um funcionário solicita uma ausência, o processo chega automaticamente para confirmá-lo ou rejeitá-lo.
Quantas vezes um clima ruim é criado porque os colaboradores precisam organizar sua vida familiar e por sentir que a empresa não está preocupada com sua programação? O processamento adequado deste assunto irá motivá-los a desempenhar suas funções de forma mais eficaz.
Ter uma ferramenta que permite que você responda rapidamente às solicitações de férias dos colaboradores é muito funcional, pois irá acelerar o processo, permitir que você faça alterações sem uma burocracia sufocante e apoiar consultas e modificações quando e onde quiser.
Se você precisa de uma gestão avançada e automatizada, experimente nosso software de gestão de férias. Um sistema de aplicação e aprovação de férias que economizará RH e dinheiro.
Comunique-se com seus funcionários corretamente
Um sistema de controle de férias é útil porque permite que você informe a equipe do calendário de trabalho da organização o tempo todo.
Além disso, se você notar que o aplicativo de férias é utilizado de forma ágil e automatizada, você se sentirá à vontade com a capacidade de resposta da empresa e aumentará seu senso de pertencimento. O software também permite conhecer desde o início as regras do jogo.
Ou seja, os colaboradores sabem quantos deles podem tirar as férias nas mesmas datas ou em quais meses – devido ao aumento da produção – não podem ser solicitados.
Por sua vez, as férias correspondentes são pensadas de acordo com cada acordo ou contrato. Para testar como funcionam as notificações de nosso sistema, preparamos um modelo customizável para comunicar as datas de férias de um funcionário. Um passo preliminar para a automação.
Relatórios de Controle de Férias de Equipe
Controla ausência de pessoal e férias com relatórios rápidos, precisos e fáceis de ler. Não perca tempo com processos de rotina.
Integra-se ao sistema de controle de ponto. Também registra todos os dados-chave para o departamento de Recursos Humanos ao fazer desligamentos, rescisões, renovações de contratos ou para analisar as ausências de um determinado ano e calcular o absentismo e a forma como este afetou a produtividade.
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