O controle de frequência é um tema cada vez mais relevante na gestão de empresas e organizações. Com a crescente adoção de modelos de trabalho flexíveis, como o home office e o trabalho remoto, tornou-se indispensável contar com sistemas eficientes de controle de frequência para garantir a produtividade e a eficiência dos colaboradores, bem como para cumprir as obrigações legais relacionadas à jornada de trabalho e ao pagamento de salários.
Além disso, o controle de frequência também pode ser uma ferramenta valiosa para identificar problemas e oportunidades de melhoria na gestão de recursos humanos, permitindo que os gestores tomem decisões mais conscientes e efetivas.
Neste artigo vamos explicar-lhe em que consiste e quais os benefícios do controle de frequência, bem como as melhores práticas e tecnologias disponíveis para apoiar os gestores nessa importante tarefa. Descubra, também, como um software de controle de ponto pode automatizar e aperfeiçoar este processo.
Tabla de contenidos
O que é o controle de frequência
O controle de frequência consiste no registro da entrada e saída de pessoal e sua posterior análise. A intenção é saber exatamente como cada trabalhador se desempenha em seu trabalho.
Além de ser uma prática importante para garantir a produtividade e eficiência, o controle de frequência também é necessário para a gestão dos recursos humanos. Com base nos registros de horários, é possível fazer um controle mais efetivo das horas trabalhadas, evitando atrasos e faltas injustificadas, e garantindo o cumprimento das leis trabalhistas.
É importante destacar que o controle de frequência deve ser visto como uma ferramenta de gestão, e não como uma forma de vigilância ou punição. É preciso que haja uma cultura de confiança e respeito mútuo entre empresa e colaboradores, para que o controle de frequência seja uma prática efetiva e positiva para todos.
Em muitos casos, nem todos os funcionários têm exatamente o mesmo horário de trabalho. O tempo de coordenação e planejamento em uma empresa torna-se um verdadeiro desafio. Sem uma boa gestão de tempo, atingir metas de produtividade é uma tarefa complexa e demorada.
Entretanto, um bom planejamento através de um sistema de frequência de funcionários facilitará a produtividade e o compromisso dos trabalhadores em uma empresa.
5 erros cometidos pelas empresas
7 principais vantagens do controle de frequência
Cumprimento das leis trabalhistas
O controle de frequência é uma obrigação legal para empresas, que devem manter um registro das horas trabalhadas pelos funcionários para cumprir com a legislação trabalhista.
Maior produtividade
Ao monitorar a frequência dos funcionários, é possível identificar padrões de comportamento e produtividade, o que pode ajudar a melhorar o desempenho da equipe como um todo.
Transparência
O controle de frequência também contribui para aumentar a transparência nas relações entre a empresa e os funcionários, já que permite que todos tenham acesso a informações precisas e atualizadas sobre o tempo de trabalho de cada um.
Maior precisão no cálculo da folha de pagamento
Com o controle de frequência, é possível ter um registro preciso das horas trabalhadas por cada funcionário, o que facilita o cálculo da folha de pagamento e evita erros.
Gestão mais eficiente de teletrabalho
Os tempos mudaram e as empresas tiveram que se adaptar ao teletrabalho. Os funcionários podem trabalhar de casa e a empresa pode ter controle sobre quantas horas foram trabalhadas ou quantas horas extras foram necessárias para completar um projeto.
Nosso sistema de registro de frequência possui uma versão app para celulares, tablets e acesso web à plataforma, com geolocalização, o que permite ao gerente supervisionar os horários e horários de sua equipe de qualquer lugar e no mesmo dispositivo.
Redução de custos
O controle de frequência também pode ajudar a reduzir custos, já que permite identificar e corrigir problemas como atrasos e ausências frequentes, que podem impactar negativamente a produtividade da empresa.
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Melhoria do clima organizacional
Com o controle de frequência, é possível criar um ambiente de trabalho mais organizado e disciplinado, o que pode contribuir para a melhoria do clima organizacional e o aumento da satisfação dos funcionários.
Qual a importância e como a tecnologia pode ajudar!
Facilidade na gestão de férias e licenças
Com o controle de frequência, é possível gerenciar de forma mais eficiente as férias e licenças dos funcionários, evitando conflitos e garantindo que a equipe esteja sempre completa.
O que diz a lei sobre o controle de frequência
As leis trabalhistas passaram por muitas alterações para acompanhar a evolução do mundo do trabalho. Uma dessas mudanças foi o decreto N° 10.854, que incluiu a Portaria 671. Essa portaria substituiu as antigas portarias 373 e 1510 e tem como objetivo tornar os processos mais claros e ágeis, tratando de legislação trabalhista, políticas públicas e relações de trabalho. Ela apresenta regras para o controle de frequência dos funcionários, incluindo um novo sistema de registro de jornadas.
Empresas com mais de 20 colaboradores são obrigadas a realizar o controle de frequência por meio do registro de ponto, mas há alterações aos Sistemas Eletrônicos de Ponto (REP) que podem ser usados.
As empresas com menos de 20 funcionários podem adotar um sistema de controle de ponto para ajudar na gestão das equipes.
Descubra, também, todos os direitos e deveres trabalhistas estabelecidos na CLT.
Que tipos de controle de frequência existem
Durante muitos anos, o controle de ponto e de frequência era feito manualmente.
Mas, com a evolução da tecnologia e do próprio mercado de trabalho, hoje existem sistemas de frequência mais sofisticados que permitem uma automatização dos processos.
Descubra quais as opções que existem para o registro de frequência e encontre o que mais se adequa às suas necessidades.
Sistemas tradicionais de registro de frequência de funcionários
Folhas de papel
Como acabamos de mencionar, o controle era realizado, na maioria das vezes, manualmente (relógio de ponto em folhas de papel). Quanto maior o número de trabalhadores, mais incômodo se torna este método. Seria difícil e impraticável manter as folhas durante um período exigido por lei, pois seria necessário um espaço de armazenamento para este efeito.
Planilha em excel para controle de frequência
Nos últimos anos, também tem sido comum que o registro seja feito com a ajuda de um programa como o Excel. Neste caso, o perigo é o erro humano devido à entrada de dados um a um ou ao uso de fórmulas incorretas, resultando em dados errôneos ou perda de informações.
Os arquivos Excel podem ser facilmente excluídos ou perdidos, e é mais difícil coletar, organizar e analisar os dados inseridos. Também não tem conexão entre diferentes dispositivos.
Controle de frequência com dispositivos biométricos
Finalmente, a tecnologia mais avançada. O registro de ponto dos funcionários é controlado por leitura de impressões digitais ou palmas das mãos e, nos sistemas mais modernos, controle de ponto por reconhecimento facial, íris ou mesmo de voz.
Eles permitem tanto o acesso às instalações e escritórios quanto o registro de frequência e das horas de trabalho e turnos quando vinculados a outros dispositivos – software. São tão sofisticados que tornam quase impossível a existência de fraudes ou erros. Eles verificam completamente a identidade do trabalhador.
Muito popular em empresas que exigem um nível de segurança mais elevado, no entanto, seu principal obstáculo é frequentemente o custo, já que o controle rigoroso geralmente envolve ferramentas mais modernas e valiosas.
Análise e comparação das 10 melhores soluções
Sistema de frequência online
Esta é a solução mais recomendada e completa. Um software de controle de ponto para trabalhadores a partir de uma única plataforma que é gerenciada 100% na nuvem, ou seja, com acesso total em qualquer lugar e a qualquer momento.
Sua principal vantagem é que pode ser integrada com outros métodos, sejam dispositivos de entrada física, controle de acesso, biometria ou aplicações.
Eles não requerem instalação, são acessíveis via web, escaláveis, flexíveis, de fácil manutenção e amigáveis, e é o método que garante todos os benefícios que detalhamos no artigo (simplicidade, análise, comunicação, coordenação, flexibilidade, relatórios…).
É o único método de registro com regras totalmente flexíveis e personalizáveis para o controle de frequência o dia de trabalho de acordo com suas necessidades. Desde métodos de registro de frequência para empresas com políticas flexíveis (teletrabalho, relógio esperado, relógio de massa) até ferramentas para o monitoramento exaustivo do desempenho (restrições de IP, contador de horas, geolocalização).
Como fazer um controle de frequência eficaz
Um controle de frequência eficaz é essencial para garantir que os colaboradores compareçam ao trabalho de forma regular e pontual. Para alcançar isso, é necessário estabelecer um processo claro e organizado que permita acompanhar a presença dos funcionários e identificar rapidamente possíveis problemas.
A seguir, apresentamos algumas dicas sobre como fazer um controle de frequência eficaz:
- Defina uma política clara de controle de frequência: é importante que todos os colaboradores conheçam as regras sobre a frequência e as consequências caso haja atrasos ou faltas;
- Utilize um sistema de registro de ponto: existem diversas opções de sistemas de registro de ponto, como o tradicional relógio de ponto, o ponto eletrônico ou o aplicativo de celular. É importante escolher aquele que melhor se adequa às características da empresa e dos colaboradores;
- Estabeleça horários flexíveis: se a empresa oferece horários flexíveis, é importante definir regras claras sobre a jornada de trabalho e o controle de frequência;
- Monitore a frequência regularmente: é importante analisar regularmente os dados de frequência dos colaboradores para identificar possíveis problemas e tomar as medidas necessárias;
- Aplique políticas de incentivo: é possível incentivar a presença e a pontualidade dos colaboradores por meio de políticas de bonificação e reconhecimento;
- Ofereça um ambiente de trabalho agradável: um clima de trabalho agradável e saudável pode contribuir para a motivação dos colaboradores e, consequentemente, para um maior comprometimento com a presença no trabalho.
Existem várias opções e sistemas controle de frequência dos funcionários. A escolha da solução mais adequada requer um conhecimento prévio das necessidades de sua empresa (incluindo o número de funcionários, trabalho presencial ou remoto, orçamento disponível. etc.
Não hesite em solicitar uma demonstração para descobrir a solução que poderá levar a sua empresa ao próximo nível.
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