Todos os meses, muitos departamentos de Recursos Humanos enfrentam o desafio de fazer o controle de despesas da empresa com os colaboradores. Afinal, os gastos incluem salário, viagens, ajudas de custo, transporte, entre outras despesas. Gerenciar os gastos de uma empresa de forma eficiente é importante não apenas para controlar os custos e maximizar os lucros, mas também para aumentar a produtividade de todos.
Atualmente, um software de RH focado no controle de despesas facilita muito essa tarefa. Apesar disso, muitas empresas continuam a utilizam planilhas de Excel ou até documentos em papel para fazer essa gestão. Embora os métodos tradicionais ainda sejam válidos, eles estão mais suscetíveis a erros e não são tão eficazes quanto as ferramentas digitais.
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O que é o controle de gastos de uma empresa?
Podemos definir o controle de gastos de uma empresa com seus colaboradores como a tarefa de planejar, gerenciar e reduzir os custos com os funcionários. Estas despesas estão relacionadas à atividade dos profissionais e estão normalmente associadas a tarefas que devem ser realizadas fora do escritório.
As despesas de uma empresa geradas pelos funcionários devem ser contabilizadas com eficiência e precisão, porque não ter esse controle pode gerar sérios desequilíbrios financeiros, incertezas e até mesmo desconforto entre os funcionários.
Para isso, é importante manter os gastos dos funcionários sob controle, bem como desenvolver uma política de gastos da empresa que facilite as solicitação e os pagamentos.
Que tipos de despesas com os funcionários existem?
Para fazer um controle de despesas eficiente, os gastos precisam ser categorizados da melhor maneira possível. Embora isso nem sempre seja fácil por conta dos diferentes contextos enfrentados pelas empresas, podemos identificar algumas categorias específicas para ajudar no controle de despesas.
Despesas fixas
São aqueles gastos recorrentes da empresa com seus funcionários. Por exemplo, faturas recorrentes, como celular, aluguel ou hospedagem de longa duração para um projeto específico.
Trata-se, portanto, de uma quantia que os empregados recebem mensalmente de forma fixa. O controle das despesas fixas é bastante simples, já que esses gastos não tendem a mudar por um longo período de tempo.
Despesas variáveis
Despesas variáveis são aquelas que podem variar em função de diversos fatores, como número de reuniões ou viagens realizadas a trabalho (ajudas de custo, alojamento eventual, combustível, táxis, reembolso de material para a empresa).
Ou seja, pode haver meses em que nenhum tipo de despesa seja destinada a um determinado funcionário, mas outros meses em que a empresa terá gastos com esse mesmo colaborador. O controle das despesas variáveis tem uma complexidade muito maior, principalmente quando falamos de médias e grandes empresas, já que o volume de gastos pode aumentar consideravelmente em determinadas épocas do ano.
Da mesma forma, o controle das despesas variáveis de uma empresa inclui uma tarefa a mais, o reembolso dos gastos. Nesse caso, é recomendável que a empresa estabeleça canais de comunicação eficientes e transparentes, para reduzir o tempo gasto no controle de despesas.
Vantagens de ter uma gestão de despesas eficiente
Não há dúvida de que o gerenciamento eficiente de despesas economiza tempo e dinheiro. Controlar as despesas relacionadas com os funcionários pode ser um processo muito dispendioso, tanto em termos de tempo como de dinheiro, se a empresa não tiver uma boa estrutura e um fluxo de trabalho eficaz. Confira algumas vantagens de fazer a gestão de despesas da empresa:
- Aumentar a produtividade: ter um sistema eficiente de controle de despesas permite otimizar o tempo gasto nesta tarefa, para que você possa dedicar mais tempo a outras atividades mais importantes.
- Economizar de custos: o controle eficiente de despesas permite reduzir custos desnecessários e economizar dinheiro.
- Acelerar o fluxo de aprovação de despesas: se a empresa tiver uma política de despesas bem definida, a aprovação de gastos variáveis será feita com mais rapidez.
- Reduzir erros: o controle eficiente de despesas ajuda a minimizar erros e, consequentemente, evitar problemas de contabilidade ou reembolsos que não acontecem e causam insatisfação dos funcionários.
- Automatizar de processos: com um software de gestão de despesas, a empresa consegue automatizar tarefas e agilizar a comunicação com os colaboradores.
- Aumentar a autonomia do funcionário: com um sistema especializado, os funcionários podem fazer solicitações digitalmente por meio do portal do funcionário ou de um aplicativo móvel. Além disso, as despesas são registradas automaticamente sem que o time de RH tenha que fazer isso.
- Motivação: processos eficientes e uma boa comunicação interna são essenciais para que os colaboradores fiquem motivados e não se sintam frustrados com a má gestão da liderança.
Ao mesmo tempo, uma funcionalidade muito valorizada por nossos clientes é que as despesas podem ser assinadas, o que garante que não haja modificações posteriores e que elas atendam aos requisitos de faturamento eletrônico, o que evitaria a necessidade de manter os recibos para inspeções posteriores.
Como melhorar o controle de despesas de uma empresa?
Como você pode ver, melhorar a gestão de gastos de uma empresa em relação aos funcionários traz grandes vantagens. São muitas as formas pelas quais as empresas podem aumentar seu controle de gastos, e há alternativas para todos os tipos de empresa. Conheça algumas delas s seguir!
1. Digitalização do controle de despesas
São poucas as empresas que continuam fazendo sua contabilidade manualmente, com papel e caneta, à moda antiga. Mas ainda há muitas pequenas e médias empresas que continuam a ter uma gestão ineficiente das despesas, apesar de utilizarem ferramentas digitais como o Excel ou o Gmail. Nestes casos, a margem de erro é ampla, e quanto mais complexos forem os processos e quanto maior o número de colaboradores, mais essa margem aumentará.
Por isso, é importante dar um passo além e implementar um software para controlar os gastos de uma empresa. Essas ferramentas melhoram a atuação da empresa e trazem benefícios:
- Por um lado, além de ter maior controle e reduzir significativamente a margem de erro, o software otimiza a produtividade dos funcionários do RH, que terão mais facilidade para aprovar solicitações de despesas.
- Por outro lado, a ferramenta também facilita a solicitação e o registro de despesas para os funcionários.
2. Criação de uma política de despesas da empresa
Além de ter um controle de despesas eficiente, também é muito importante estabelecer uma política de gastos na empresa. Nesse caso, é necessário especificar quem pode gastar, no que o dinheiro será investido, quando e como isso feito e com que finalidade. O objetivo é garantir que os recursos sejam utilizadas da maneira mais eficiente possível e que a empresa não desperdice dinheiro com despesas desnecessárias.
A criação de uma política de despesas também ajudará os funcionários a saber exatamente o que podem e o que não podem fazer para evitar problemas no futuro. Nesse sentido, um sistema de gestão de despesas também pode ajudar, porque a ferramenta permite coletar dados que facilitam identificar problemas e otimizar recursos.
3. Implementação de um sistema de aprovação de gastos
Outro aspecto importante para as empresas é o sistema de aprovação de despesas. Isso é especialmente relevante se os gastos forem feitos por várias pessoas, e ainda mais no caso de grandes empresas, onde podem haver centenas ou mesmo milhares de funcionários.
A implementação de um sistema de aprovação de despesas permite estabelecer uma clara hierarquia de responsabilidades, além de facilitar a comunicação entre diferentes departamentos. Dessa forma, a empresa consegue evitar problemas e melhorar sua eficiência. Mais uma vez, um software de controle de despesas ajuda a garantir a comunicação entre os colaboradores, o RH e os líderes.
4. Gestão de despesas por categorias
Uma boa gestão de despesas também implica no controle de gastos por categorias, identificando e classificando as despesas com base em sua algumas características em comum. Isso é especialmente útil para que a empresa consiga analisar os dados e identificar melhorias ou mesmo problemas no negócio. Algumas das categorias mais utilizadas costumam ser:
- Viagens
- Hospedagem
- Transporte
- Treinamento
- Ajuda de custo
Com o software de controle de despesas da Bizneo HR, categorizar as despesas é muito mais fácil e prático. Além disso, com essa ferramenta, é possível elaborar relatórios de gastos de forma mais rápida. O objetivo é identificar em quais categorias a empresa está gastando mais e pensar em soluções para reduzir esses gastos.
5. Preparação de relatórios de despesas
Como mencionamos, uma gestão de despesas eficiente implica a elaboração de relatórios periódicos. Esses relatórios são muito úteis para identificar problemas e também para analisar tendências de gastos da empresa. Dessa forma, é possível comparar os gastos por categoria e, assim, traçar as melhores estratégias de acordo com o modelo de negócio.
Por exemplo, se a empresa identificar que gastou mais com hospedagem e transporte em um determinado mês, é possível analisar o que aconteceu para tomar as melhores medidas de correção. Mais uma vez, o software de gestão de despesas dos colaboradores será uma grande ajuda, já que os dados são coletados automaticamente, facilitando a análise feita pela equipe.
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