Estrutura Organizacional | O que é e para que serve

Pode-se dizer que a estrutura organizacional é a forma de planejar seu trabalho e distribuir formalmente suas responsabilidades, é o esqueleto que a sustenta. É assim que Robbins o descreveu em 1987:

“Se os seres humanos têm esqueletos que definem seus parâmetros, as organizações têm estruturas que os definem.”

O que é estrutura organizacional?

A estrutura organizacional é o sistema hierárquico escolhido para organizar o pessoal e os meios de uma organização. Graças a ela, são abordadas as formas de organização interna e administrativa. A divisão do trabalho em áreas ou departamentos é ramificada em estrutura como uma árvore.

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Por que planejar a estrutura de uma organização?

Para que serve a estrutura organizacional? Se bem planejada, ela colabora para focar os esforços em direção aos objetivos e para que todos os departamentos cresçam na mesma direção. Se não for desenvolvido adequadamente, os funcionários ficam desnorteados com a falta de autoridade, a coordenação falha e a tomada de decisões é mais lenta. O rendimento econômico de longo prazo da empresa pode ser afetado.

Os aspectos organizacionais de uma empresa são fundamentais para que todos os trabalhadores entendam como a organização funciona. Com uma cadeia de comando clara, os funcionários ganham segurança e melhoram a orientação dos recém-chegados à empresa.

As ferramentas modernas de gestão de pessoal tornam mais fácil para que cada funcionário identifique e entenda seu papel na empresa rapidamente.

Com um sistema de organograma, você não precisa se preocupar em configurar permissões para cada novo funcionário. O sistema definirá quais funcionários têm acesso a cada informação, permitirá definir exceções e permissões especiais para gerenciar documentos ou processos (atribuição de tarefas).

E o mais importante, o tamanho ou a complexidade da organização não importa. Você terá uma estrutura automatizada e constantemente atualizada com apenas alguns cliques. Assim, os responsáveis sabem a todo momento em que seus colegas trabalham e para que posição são designados. Permite antecipar necessidades de substituição ou contratação de pessoal.

Características da estrutura empresarial

Quando falamos da estrutura de uma organização, descrevemos uma base representativa em constante evolução, coordenada e com protocolos padronizados, especializada por departamentos, com uma estratégia comum definida e objetivos a alcançar.

A estrutura organizacional pode ser centralizada ou descentralizada, dependendo se os gerentes seniores ou as equipes de departamento tomam as decisões principais.

O ambiente da empresa, suas ferramentas e seus recursos disponíveis influenciam diretamente no modelo organizacional. Da mesma forma, a estrutura escolhida depende da visão, missão e valores da organização.

6 elementos-chave de um sistema organizacional

Toda estrutura organizacional conta com alguns componentes fundamentais que distingue uma das outras.

Cadeia de comando

É a base de qualquer modelo organizacional. É uma linha de autoridade que flui desde a alta administração para os cargos mais baixos. Essa cadeia define quem contratar de acordo com o tema em questão.

Para evitar confusão, é aconselhável ter uma plataforma que esclareça a cadeia de comando e melhore a comunicação interna. O programa de elaboração de organograma empresarial cumpre essa função e auxilia no gerenciamento da carga de trabalho e das unidades que supervisiona.

Segundo Henry Mintzberg, a estrutura da cadeia de comando é composta por cinco elementos:

• Ápice estratégico (alta administração);
• Linha média (diretores de departamento);
• Núcleo operacional (trabalhadores não-gerenciais);
• Tecnoestrutura (especialistas técnicos);
• Equipe de apoio (terceirizada nas tarefas de limpeza ou segurança).

Nível de centralização

O fato de a organização ser centralizada ou descentralizada contribuirá diretamente para a velocidade do processo de tomada de decisão. Também terá impacto na percepção mais ou menos democrática da forma de agir.

Margem de controle

É um elemento altamente influenciado pelo tamanho da empresa e pelo nível de centralização. Quanto mais funcionários uma liderança sênior controla, maior sua margem de controle.

Grau de especialização

Este item essencial da estrutura empresarial trata da divisão do trabalho. Dentro de uma organização, as tarefas são distribuídas em diferentes níveis. Se os funcionários forem altamente especializados, eles serão especialistas em seu campo e serão mais produtivos.

Porém, ao mesmo tempo, quando o grau de capacitação é menor, a força de trabalho é mais flexível e versátil. Ambas as opções têm vantagens e desvantagens. O ideal é encontrar o mais adequado para a atividade da empresa, com um certo equilíbrio entre eles.

Formalidade estrutural

Outro ponto em que alguma harmonia deve ser mantida é o grau de formalidade da estrutura organizacional. Um compromisso entre rigidez e liberdade que permite trabalhar com processos rápidos, mas sem eliminar as relações entre os trabalhadores ou a sua criatividade.

Formação de departamentos

As diferentes atividades de uma organização são divididas em departamentos, cada um com seus próprios projetos. Quando o modelo organizacional é construído, estuda-se a necessidade de departamentalizar de forma rígida ou flexível. As estruturas mais rígidas alcançam um maior grau de especialização, enquanto as flexíveis estimulam a colaboração entre departamentos.

Entre as ferramentas de RH mais úteis na criação de departamentos, encontramos um programa de gestão empresarial. Ajuda a estruturar melhor a divisão de funções entre os diferentes departamentos.

Permite que a equipe se conecte com trabalhadores de outros departamentos e, ao mesmo tempo, facilita o onboarding e a conduzir o primeiro dia de trabalho, pois delimita perfeitamente as responsabilidades de cada cargo.

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Tipos de estrutura organizacional

Os tipos de estrutura organizacional de uma empresa é definida por suas divisões em departamentos e a linha de autoridade, mas também pelas interações espontâneas que surgem entre todos os seus indivíduos.

Estrutura organizacional formal

Nas empresas, os cargos e processos estão sujeitos a regulamentação e padronização. As regras favorecem a agilidade dos processos mais repetitivos e o respeito à cadeia de comando.

A estrutura formal de uma empresa se reflete em organogramas, manuais ou nos princípios da organização.

Estrutura organizacional informal

As estruturas organizacionais informais partem das formais, mas apresentam maior dinamismo. Proporcionam maior liberdade ao trabalhador na realização de seu trabalho.

Nesta segunda variante, os responsáveis são guiados mais por suas preferências pessoais, pelas habilidades observadas ou pelo desempenho individual de seus subordinados. Graças a ela, é possível avançar na formação de pessoal, oferecendo aos colaboradores a oportunidade de se formar em outras áreas que não são próprias de seu departamento e de inovar e crescer dentro da empresa. Um plano de carreira é elaborado.

As estruturas da organização são representadas por estruturas funcionais de linha. Neles, a divisão do trabalho, as linhas de autoridade e as comunicações são representadas graficamente.

Existem algumas normas comuns a todos as estruturas:

• Os cargos são colocados em retângulos;
• As linhas de autoridade devem sair da parte inferior dos retângulos;
• Os nomes dos responsáveis ​​por cada cargo devem ser incluídos.

Nos organogramas gerados, dados relevantes como um número de telefone ou um endereço de e-mail podem ser adicionados. Por sua vez, seu sistema garante informações e evita duplicação.

Estrutura organizacional funcional ou estrutural

A estrutura organizacional funcional é como organograma vertical. Contudo, é reconhecível uma vez que determina a estrutura da empresa com base em funções.

Ela parte de um CEO ou líder e então é separada por departamentos. Por exemplo, o marketing conta com todos os especialistas do setor; a produção reúne todos os gerentes da área e as vendas possuem todos os responsáveis por elas. Quanto ao gráfico, ele é desenvolvido verticalmente.

A ordem é uma grande característica desta estrutura, pois ela é organizada segundo as habilidades de cada profissional, fazendo com que todos os setores trabalhem de acordo com as diretrizes globais da empresa, evitando que problemas afetem a produtividade no trabalho. 

Caso busque por uma dinâmica de trabalho integrada, a estrutura empresarial funcional não costuma ser a melhor alternativa, já que existem barreiras entre os setores.

Como o software de organograma ajuda a construir uma estrutura da empresa funcional?

Com um sistema de Recursos Humanos simples de usar, o programa gerencia e dimensiona as diferentes áreas da organização, por meio de áreas gerais e específicas. 

Ele também facilita a divisão de tarefas dos diferentes setores que atendem aos objetivos na escolha das tarefas, de acordo com as habilidades do colaborador, e reduzem o risco de duplicação dentro do organograma funcional.

Estrutura organizacional matricial

Essa estrutura organizacional combina estruturas verticais e horizontais, uma estrutura que se divide em duas áreas.

As posições e setores são divididas de acordo com as funções, enquanto, por outro lado, existem as divisões da organização. A hierarquia é dividida em duas linhas separadas com direitos iguais.

Em outras palavras, a maioria dos trabalhadores estará em contato constante com ambas as linhas. Ela é representada graficamente com linhas verticais e horizontais que integram as diferentes áreas.

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Estrutura organizacional vertical ou linear

Outro exemplo é a estrutura organizacional vertical ou também conhecida como estrutura organizacional linear, que ao contrário da estrutura organizacional horizontal, representa a estrutura de cima para baixo, o CEO ou líder hierárquico no topo e subordinados às demais áreas e colaboradores.

A estrutura organizacional vertical é geralmente a mais utilizada, devido à sua simplicidade e por se basear na hierarquia para desenvolver a distribuição; é válida para pequenas e grandes organizações. É considerada um dos tipos mais antigos e clássicos de estruturas organizacionais corporativas. Essa estrutura é um pouco mais rígida em termos de autoridade e responsabilidade.

Os gerentes precisam monitorar os trabalhadores mais de perto, para que não se sintam bloqueados ou limitados em suas funções. A pesquisa de clima organizacional é uma forma muito eficaz de conhecer o clima de trabalho dentro de uma estrutura empresarial.

DOWNLOAD GRATUITO: MODELO DE PESQUISAS DE CLIMAProjeto simples para realizar pesquisas de satisfação e clima de sua equipe.

Estrutura organizacional horizontal

A estrutura organizacional horizontal é apresentada da esquerda para a direita, com as pessoas de maiores hierarquias na extrema esquerda. As escalas hierárquicas seguintes são afixadas à direita.

Esta estrutura traz formalidade à organização. Dependendo da comunicação e do tipo de relação entre as partes, encoraja as ligações horizontais, sem que as hierarquias fechem a porta a diferentes opiniões e ideias se for estimulada uma dinâmica de diálogo.

Como as ferramentas tecnológicas ajudam neste esquema?

Por meio do software de pesquisa, podem ser feitas consultas personalizadas, seguras e privadas, é incentivada uma dinâmica dialógica de participação contínua. É importante que os colaboradores se sintam valorizados.

Uma forma de fazer é através desta ferramenta que nos permite conhecer as ideias e preocupações dos diferentes integrantes da empresa.

Estrutura organizacional hierárquica

A estrutura organizacional hierárquica está inserida nos verticais. É reconhecida porque descreve as relações entre áreas de forma escalonada, partindo de um setor com maior autoridade e estabelecendo assim ligações com os outros integrantes.

A partir deste ponto de partida, tanto os departamentos como as divisões que os compõem são destacados, sempre submetidos à autoridade mais alta ou à direta da empresa. 

Se houver problemas para estruturá-lo, um sistema de organograma de uma empresa facilita essas tarefas através de uma plataforma simples, da qual tanto os papéis como as linhas de comando são claramente definidas para simplificar vários processos. Da mesma forma, o processo de novas admissões é acelerado.

Estrutura organizacional mista

A estrutura organizacional mista funde a estrutura da empresa horizontal com a vertical. Partindo de uma área principal e atuando como diretor, as várias áreas são implantadas de cima para baixo e, horizontalmente, os departamentos que a compõem.

Esta estrutura é amplamente utilizada em organizações que têm muitos empregados e divisões.

Estrutura organizacional circular

Ao contrário da estrutura organizacional horizontal, da estrutura organizacional  vertical e da estrutura organizacional funcional, a estrutura organizacional circular coloca a pessoa ou departamento com a hierarquia mais alta como eixo da estrutura. Em torno da sua figura ou setor, o resto dos componentes é inserido, formando um círculo que vai de dentro para fora.

A sua estrutura dissolve as hierarquias, facilitando a integração entre áreas. Uma forma de avaliar a eficácia desta distribuição de departamentos é ter um software de avaliação e comparar o desempenho com um tempo anterior a este sistema estruturante ou com outro departamento.

Estrutura organizacional de uma microempresa

As microempresas, devido ao seu tamanho, têm geralmente estruturas organizacionais  micro administrativas nas quais não existe uma estrutura extensa. Deve-se ter em mente que isto depende do número de pessoas que a compõem e das responsabilidades que cada um tem dentro dela.

Contudo, a utilização de uma estrutura organizacional micro administrativa não é exclusiva da transformação digital das PME. Como veremos abaixo, uma empresa maior pode usar este tipo de organização para apresentar parte da sua operação.

Como criar a estrutura organizacional de uma empresa

Desenhar a estrutura organizacional de uma empresa e representá-la graficamente não é algo simples. O mais complicado é fazer com que a apresentação seja clara e eficiente. E para conseguir isso, você deve primeiro distinguir as partes que compõem um organograma empresarial.

• Elementos estruturais: são as diferentes unidades em que se dividem as tarefas da empresa. Aqui estão os órgãos de governo, departamentos, serviços de apoio e a unidade mais básica, os cargos;
• Relações estruturais: é a rede que se tece em torno dos elementos estruturais e que define as relações entre todos eles;
• Sistema de direção: uma série de elementos gráficos buscam facilitar a compreensão do organograma: caixas, barras, linhas, setas …

O processo de criação da estrutura organizacional de uma empresa consiste em duas etapas:

• Numa primeira fase, são analisadas as tarefas e definidos as metas da organização, para posteriormente efetuar uma avaliação dos objetivos. Neste ponto, as principais tarefas e subtarefas de negócios são separadas.

• A segunda etapa é caracterizada pela síntese e distribuição das tarefas analisadas anteriormente. Para que a empresa funcione de forma ideal, é necessário garantir que, com esta distribuição de tarefas, os recursos disponíveis sejam utilizados ao máximo.

Não se preocupe se você tiver um organograma antigo no Excel ou outro sistema de RH. Nós migramos e importamos facilmente todos os dados para que você não perca nenhum tipo de informação.

Exemplos da estrutura organizacional de uma empresa

Algumas empresas se tornaram famosas por sua estrutura organizacional peculiar. Modelos adaptados ao seu negócio e que se renovam para não perder competitividade neste mundo em constante mudança.

Os gigantes da tecnologia diversificaram tanto suas atividades que, não fosse o enorme trabalho de simplificação de seus estruturas, as cadeias de comando estariam um caos.

Antes de mostrar os exemplos de estrutura empresarial de sucesso, queremos oferecer uma planilha para criar organogramas simples e verificar tudo o que você pode conseguir se optar pela digitalização, já que ter um software de Recursos Humanos automatizado seria … UM PASSO A MAIS.

Nossa equipe de consultores criou um modelo de organograma no Excel que o ajudará a criar um estruturas simples apenas incluindo a lista de trabalhadores em sua empresa. Esta solução permite que você tenha um resultado rápido, atraente e fácil de compartilhar.

Amazon

A Amazon, por exemplo, divide toda a sua força de trabalho em 12 níveis de estrutura organizacional. Jeff Bezos dirige a partir do mais alto nível. As demais posições são iniciadas desde o nível 1, dos distribuidores e embaladores.

Informalmente, a Amazon fornece identificações de cores diferentes com base na antiguidade do funcionário. Todos eles começam com azul e, a cada cinco anos, progridem para amarelo, vermelho, roxo e prata. A passagem para o próximo nível desta estrutura organizacional de uma empresa, com o emblema da seguinte cor, é comemorada dentro da entidade.

Google

O Google é organizado a partir da Alphabet Inc., empresa criada em 2015 que engloba todos os seus negócios em uma estrutura organizacional de uma empresa baseada no conglomerado de subsidiárias.

Dentro da estrutura complexa da Alphabet Inc., o Google é apenas uma das 26 empresas subsidiárias. Pelo menos em teoria, porque a verdade é que eles compartilham CEOs e o peso do Google dentro do grupo é enorme.

As mudanças estruturais da organização têm sido criticadas por estados de todos os continentes, especialmente dentro da União Europeia. Eles temem que essas manobras tenham como objetivo desviar lucros e evitar o pagamento de impostos em países com tributação mais severa.

Microsoft

A Microsoft abandonou sua antiga estrutura de negócios em 2017 com 8 divisões de produtos competindo pelos mesmos recursos. Agora tem a metade e visa dar mais liberdade aos engenheiros criativos. Rafael Sanz, diretor de Empresas e Parceiros da Microsoft Ibérica, avaliou isso de forma muito positiva:

“Esta é uma verdadeira oportunidade para o nosso canal, que poderá fazer frente a projetos de transformação digital, incorporando a nossa tecnologia e soluções próprias com impacto em todas as áreas da empresa”.

Inditex

O que teria acontecido com a Inditex se não soubesse evoluir e crescer a partir de sua oficina de vestidos em La Coruña, na Espanha. O império têxtil de Amancio Ortega vem desenvolvendo uma estrutura exemplar, com marcas especializadas e equipes de gestão próprias para atender diferentes públicos. Hoje, a Inditex é um espelho no qual milhões de empresas se olham.

Netflix

No entanto, existem empresas, como a Netflix, que quebraram os esquemas tradicionais de estruturas organizacionais. Eles seguiram o modelo holocrático de Brian Robertson, fundador da Ternary Software, uma fonte de inspiração para muitas organizações.

Nele, os objetivos estão no comando, e os papéis de uma equipe de trabalho e as “esferas de autoridade” estão subordinados a eles. As equipes são administradas de forma conjunta e sempre com um objetivo comum, sem chefes.