A folha de ponto (também conhecida como folha de presença) é importante para melhorar a gestão de pessoas na sua empresa, além de ser um item fundamental para a formalização do trabalho. No post de hoje, vamos explicar o que é a folha de ponto de funcionários, para que ela serve, quais são os principais erros das empresas ao utilizá-la e como um software de controle de ponto pode ajudar na gestão desse documento. Aproveite a leitura!
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O que é a folha de ponto?
A folha de ponto é um item obrigatório por lei para empresas que tenham mais de 20 funcionários para realizar o controle de jornada dessas pessoas. Essa ferramenta é muito prática e ajuda a empresa a ter controle sobre as horas trabalhadas por cada funcionário.
Na prática, ela traz todo as informações sobre as entradas e saídas das pessoas no ambiente de trabalho, ou seja, ela centraliza todos os dados sobre o ponto de cada pessoa que faz parte da organização. A partir desse documento, a empresa também coleta informações sobre engajamento e horas extras.
Não há uma regra a respeito de onde as empresas devem fazer o registro do ponto. Elas podem utilizar desde um livro ou caderno, até planilhas de folha de ponto e sistemas especializados que automatizam o processo. Para cada organização, há um modelo ideal. Mas os negócios que estão crescendo acabam tendo a necessidade de implementar automações que reduzam a burocracia das operações.
Para que serve a folha de ponto?
A folha de ponto é um documento utilizado no controle de freqüência para registrar os horários dos funcionários durante seu jornada de trabalho (picagem de ponto em Portugal o bater o ponto em Brasil). Nele, os funcionários incluem hora de entrada e saída, hora do almoço e intervalos.
No final do mês, as informações da folha de ponto são utilizadas para preencher a folha de pagamento. Dados como horas extras, horas noturnas, faltas ou dias de folga são essenciais para determinar o valor do salário de cada funcionário.
Erros ao usar a folha de ponto
Por mais útil que a folha de ponto seja para as empresas, há alguns erros que podem prejudicar todo o andamento do processo, principalmente quando a organização só conta com processos manuais e não com a ajuda da tecnologia na gestão de pessoas.
Registros errados com a folha de ponto
Um dos principais erros é fazer registros errados na folha de apontamento de horas. Ou seja, incluir horários de entrada ou saída que não correspondam ao que realmente aconteceu. Outro erro é esquecer de fazer o registro de horários, o que compromete o cálculo das horas trabalhadas, assim como o de horas extras. Nesse caso, a gestão financeira da empresa também é prejudicada, já que o controle de ponto não foi feito da forma correta.
Além disso, os registros errados podem levar a confusões legais, incluindo pagamento de multas. Afinal, os registros são uma forma de comprovar legalmente o número de horas trabalhadas por cada funcionário.
Erros manuais com a folha de ponto
Utilizar planilhas de folha de ponto em Excel, livros ou caderno de anotações para o registro do ponto acaba facilitando os erros manuais. Por exemplo, na hora de anotar as informações na planilha, o profissional pode cometer erros de digitação ou criar mais de um documento com a mesma finalidade, duplicando os dados.
Além disso, ao fazer o registro no papel, a empresa corre o risco de perder o documento e, consequentemente, perder todas as informações registradas ao longo do tempo. Isso pode prejudicar a organização e os profissionais, já que se perde todo o registro utilizado para fazer cálculos de salário e produtividade.
As planilhas e os registros em papel estão caindo em desuso, porque as empresas já perceberam que esses métodos são pouco eficientes e as distanciam de seus objetivos. Afinal, a tendência é que as organizações queiram ter cada vez mais controle sobre seus processos, facilitando a supervisão das equipes e a mensuração resultados sobre a produtividade dos funcionários.
A boa notícia é que os erros nos registros da folha de registo de horas de trabalho podem ser evitados utilizando um sistema de controle de ponto, uma opção muito segura para empresas de todos os tamanhos que querem utilizar uma folha de ponto digital. No tópico a seguir, explicamos o porquê. Confira!
Vantagens de usar uma solução para o registro de folha de ponto
Separamos algumas vantagens que as funcionalidades de um sistema de RH oferecem para empresas fazerem o registro adequado de folha de ponto. A seguir, veja mais sobre como a digitalização de processos pode ajudar a sua organização nesse aspecto!
1. Controle de horas trabalhadas
Um software para folha de ponto online permite realizar um registro eficiente das horas de entrada e de saída de cada funcionário da empresa. Todas as informações do sistema ficam armazenadas na nuvem, evitando a perda de dados fundamentais para cálculos de salário.
Além disso, mesmo que a sua empresa trabalhe no regime de home-office, não há problema. Isso porque o sistema pode ser acessado a qualquer momento e de qualquer lugar, funcionando no desktop e também no modelo mobile. Com isso, as pessoas conseguem fazer o calculo das horas trabalhadas com praticidade e eficiência.
2. Controle de férias e horas extras
Da mesma forma que o sistema especializado permite fazer o controle das entradas e saídas, ele também armazena as informações sobre horas extras e férias com a folha de ponto online.
No primeiro caso, a empresa consegue saber quantas horas a mais cada funcionário trabalhou, podendo fazer os pagamentos adequados para cada caso e evitando que as pessoas não recebam pelo que trabalharam. Em relação às férias, a organização tem mais clareza sobre quais pessoas estão trabalhando em um determinado período e delegar funções de acordo com isso.
3. Automações e personalização
Uma das grandes vantagens dos sistemas de gestão de pessoas, especialmente em comparação com planilhas e registros em papel, é a automação de processos. Essa tecnologia permite o preenchimento automático de algumas informações, economizando o tempo da equipe e aumentando a eficiência dos registros.
Além disso, os softwares de controle de ponto possuem um alto grau de personalização, para cada empresa adaptá-lo de acordo com a sua necessidade de registro de ponto. O sistema permite personalização em aspectos como:
- modelo de registro das horas trabalhadas (para jornadas fixas ou mais flexíveis)
- opções de rastreamento de geolocalização, IP e tempo
- integração com diversos sistemas de gestão que a empresa utiliza, centralizando dados em um único local
- registro da folha de mensal, folha de ponto diária e folha de horas
4. Tempo de trabalho e controle de produtividade
Como o software de RH com folha de ponto digital permite fazer todo o registro de tempo trabalhado pelo time, ele facilita muito o controle da produtividade de cada profissional e da equipe como um todo. Assim, os gestores conseguem saber quantas horas estão sendo utilizadas em determinado projeto.
A partir disso, é possível tomar decisões estratégicas para otimizar essa produtividade e entender como aproveitar as potencialidades de cada pessoa. Além disso, o sistema emite relatórios personalizados com todas as informações sobre a folha de ponto e que são uma ferramenta estratégica fundamental para guiar as ações da empresa.
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