Matriz de Polivalência de Recursos Humanos | Retenção de Talentos

O gerenciamento e o desenvolvimento de talentos são cruciais para qualquer empresa. Uma maneira de conseguir isso é usar uma matriz de polivalência. Deve-se ter em mente que os indivíduos excepcionais não se destacam apenas em um campo, mas também apresentam bom desempenho em vários.

Uma das chaves para a sobrevivência das empresas é, justamente, saber como a polivalência está distribuída na organização. Com essas informações, é possível tomar decisões para aprimorar os processos de produção a médio e longo prazo.

O que é uma matriz de polivalência?

A matriz de versatilidade de Recursos Humanos é uma ferramenta criada para medir, avaliar e tomar decisões relacionadas à versatilidade de uma equipe. Ela descobre o desempenho de cada funcionário em diferentes funções. Para isso, as competências dos funcionários são analisadas com uma avaliação de desempenho.

Os resultados são usados para formar a matriz de polivalência. Ela mostra uma relação entre os requisitos de um cargo e as habilidades atuais de um grupo de funcionários. Dessa forma, sabe-se quais deles estariam preparados para ocupar um cargo que não é o deles e quais deles precisam de treinamento específico. Puramente interdisciplinar.

O objetivo é determinar quais pessoas seriam capazes de fazer um trabalho diferente do habitual em caso de necessidade. Por exemplo, se um funcionário estiver em licença médica, outro poderá realizar suas tarefas. Dessa forma, o ritmo de trabalho não seria reduzido. Uma empresa com uma força de trabalho versátil é mais flexível. Isso tem repercussões importantes no caso de uma crise, de uma mudança na demanda ou de uma mudança no mercado.

A matriz de polivalência está integrada nas ferramentas de avaliação de desempenho que determinarão quem precisa melhorar suas habilidades, como a transferência de conhecimento. No entanto, deve-se ter em mente que colocar muita responsabilidade em um funcionário é contraproducente. Ele pode acabar sofrendo de estresse ou desenvolver burnout.

O que é exatamente uma pessoa polivalente?

Uma pessoa polivalente ou interdisciplinar é capaz de realizar diferentes trabalhos, funções ou colocar em prática vários tipos de conhecimento em áreas semelhantes. Além disso, a qualidade de seu desempenho e produtividade permanece acima dos mínimos aceitáveis, que serão definidos por cada empresa de acordo com sua situação específica.

O principal benefício para a empresa é que o conhecimento ou as habilidades cruciais não ficam concentrados em um único indivíduo. Embora o mesmo desempenho não seja alcançado, em caso de licença médica, por exemplo, o cargo pode ser preenchido rapidamente. Assim, a dependência de um ou mais indivíduos para o bom funcionamento da organização é reduzida.

Pessoas polivalentes brilham em pequenas empresas, mas também em cargos intermédios ou de gerência. Por serem capazes de realizar várias tarefas, elas aumentam a eficiência no uso de recursos e podem atender a diferentes situações com facilidade.

Como criar uma matriz de polivalência?

O desenvolvimento de uma matriz de polivalência é simples, embora exija informações sobre o desempenho. Um banco de dados de funcionários é muito útil nesse sentido.

Haverá material suficiente disponível sobre o comportamento dos funcionários em sua própria área e em outras áreas de trabalho, o que servirá como ponto de partida para diferentes decisões, como, por exemplo, como melhorar seu treinamento ou se eles podem ter um desempenho adequado em outro cargo.

É isso que precisa ser levado em conta na matriz:

• Análise e descrição dos cargos incluídos: as funções e tarefas de cada um serão detalhadas, bem como o treinamento necessário para realizá-las com sucesso.

• Criação dos níveis de polivalência necessários para cada tarefa: geralmente são quatro, mas é possível adaptar isso à realidade da empresa. Exemplos:
  • Nível 1: o conhecimento é possuído e aplicado.
  • Nível 2: O conhecimento é possuído e aplicado de forma satisfatória.
  • Nível 3: o conhecimento é possuído, aplicado de forma satisfatória e as tarefas são concluídas em um prazo aceitável.
  • Nível 4: todos os itens acima são mantidos e a capacidade de transmitir conhecimento e formas de agir a outras pessoas é adicionada.

• Cada funcionário participante será colocado em um nível que corresponda às suas capacidades como um profissional versátil. Isso permitirá que ele mostre seu desempenho nessa área específica e será capaz de se relacionar com os diferentes trabalhos.

E uma matriz de treinamento?

• Determinar como abordar os déficits de cada funcionário é a etapa final. Alguns se destacarão pela versatilidade, outros precisarão de treinamento para consolidar suas habilidades e alguns exigirão ações de treinamento específicas para desenvolvê-las. Útil para o gerenciamento de equipes.

Um software de treinamento facilitará o treinamento de cada funcionário. Primeiro, como já dissemos, as habilidades/competências que um funcionário pode desempenhar são verificadas com a matriz de polivalência.

A chave dessa matriz de treinamento será que, quando o desempenho não for adequado ou mesmo se for adequado, o funcionário será integrado a um plano de treinamento especial para atingir seu potencial máximo.

O objetivo essencial é desenvolver o talento ao máximo e combinar os dados de desempenho com o potencial futuro. O software de treinamento permite avaliar os cursos, a frequência e verificar se há uma melhora no desempenho como resultado.

Avaliação da polivalência

O Indicador de Polivalência de Pessoal (PPI) esclarece a flexibilidade e as mudanças dos funcionários ao longo do tempo. É um dos indicadores de avaliação de desempenho com um valor numérico da situação da equipe e é outra matriz de polivalência pessoal com a qual se pode avaliar esse parâmetro, que complementa a matriz de treinamento.

Os trabalhos e os funcionários são levados em consideração. À medida que eles são confrontados com as diferentes tarefas, seu conhecimento e sua capacidade de executá-las com sucesso aumentam. Os trabalhadores recebem um questionário no qual expressam, em forma numérica, o desempenho que acreditam ter tido em cada cargo.

Os dados fornecidos são cruzados entre os funcionários e os cargos, de modo que o resultado é a polivalência ou interdisciplinaridade total da equipe avaliada. Além disso, são estabelecidas pontuações mínimas para determinar a adequação ao trabalho solicitado. Isso fornece uma aproximação das habilidades da equipe e sua flexibilidade em termos de capacidade de realizar outros trabalhos.

Com esse indicador, o desenvolvimento da polivalência pode ser planejado a longo prazo por meio da definição de metas anuais e ações corretivas. Para obter dados mais confiáveis, é aconselhável ter um software de avaliação de desempenho adequado.

Isso oferece a opção de aplicar modelos diferentes de acordo com as necessidades, elimina a presença de vieses na análise e fornece um feedback melhor, entre outras vantagens.

Intimamente relacionada, temos a matriz 9 box, uma comparação entre desempenho e potencial que é muito interessante para combinar com a matriz de polivalência. Desenvolvemos um modelo muito fácil de usar, caso você queira experimentá-lo diretamente:

Além disso, um trabalhador polivalente já terá uma classificação alta tanto no desempenho atual quanto, ainda mais, no potencial, pois está demonstrando que tem a capacidade de aprender diferentes habilidades e desempenhar bem diferentes funções. É útil para alguns trabalhadores; para algo mais profissional, é preciso recorrer a uma solução avançada.