Modelo de organograma no Excel – má ideia!

Ter uma estruturação visual correta da força de trabalho permite identificar como os funcionários e os departamentos estão agrupados, conhecer as cadeias de comando e entender melhor o funcionamento da organização. É exatamente essa a função do organograma de uma empresa.

No entanto, algumas empresas optam por fazer o download de um modelo de organograma no Excel o Power Point que, além de ficar aquém do esperado em um curto espaço de tempo, também pode levar a erros graves.

Qual a importância do modelo de organograma?

Mas a função desses organogramas ou hierarquias é dupla: por um lado, são ferramentas informativas; por outro lado, são instrumentos analíticos que servem para detectar e solucionar falhas na estrutura organizacional. Em outras palavras, eles são uma ferramenta básica para garantir o crescimento natural alinhado com a estratégia geral de negócios.

Também não devemos perder de vista o fato de que a forma como uma empresa é organizada e estruturada tem um impacto direto em sua produtividade. Dependendo dos objetivos e das necessidades de sua empresa, você terá de escolher um organograma ou outro, bem como um suporte ou programa para executá-lo. Como dissemos, uma das opções comuns é o modelo de organograma do Power Point. Mas essa é uma má ideia.

Exemplo de um modelo de organograma no Excel o Power Point

Oferecemos um modelo de organograma em Power Point para que você possa ver que esse é um sistema ineficiente para uma empresa e que a melhor maneira seria usar a digitalização para ter um sistema organizacional à altura do desafio.

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Por que não usar um modelo de organograma no Excel?

Baixar um modelo de organograma em Excel – PowerPoint pode parecer a coisa mais fácil a se fazer, mas não é, porque as desvantagens e limitações que ele tem podem afetar a qualidade de seus diagramas organizacionais.

Vamos ver porquê:

Um modelo de organograma em Excel o PowerPoint não é escalonável

Quando falamos em escalabilidade, estamos pensando em levar nossos processos mais longe. Uma ideia que qualquer empresa que queira crescer deve ter em mente. Se nossa empresa crescer, se surgirem novos departamentos, seremos forçados a modificar o organograma.

Com um modelo de organograma em Excel o PowerPoint, isso envolverá uma reformulação quase completa, com a consequente perda de tempo que isso acarreta. Em resumo: ele não é capaz de se adaptar ao crescimento natural e à estratégia de negócios.

Os perigos da acessibilidade do modelo de organograma em Excel o Powerpoint

Outro grande problema com o uso de um modelo de organograma em Excel o PowerPoint tem a ver com o acesso ao documento. E aqui há duas desvantagens.

A primeira é que a nova lei de proteção de dados não é respeitada ou que informações confidenciais são expostas.

O segundo é que o local do documento não é conhecido e os novos funcionários não podem acessá-lo para entender melhor a empresa em que estão ingressando.

Introdução de dados errados e duplicações

Além disso, não podemos perder de vista o fato de que o uso de um modelo de organograma em Excel o PowerPoint envolve a entrada manual de dados. E, como quase toda tarefa humana, isso leva a erros, duplicação e outros problemas.

Também não há rastreabilidade. Em outras palavras, não é possível ver como as informações do organograma evoluíram, muito menos a estrutura da organização.

Não sincroniza com outras ferramentas de gerenciamento de pessoal

Para aproveitar ao máximo as funcionalidades de um organograma, o ideal é que ele seja sincronizado com outras ferramentas de gerenciamento de pessoal.

Por exemplo, vamos imaginar que queremos saber mais sobre as funções de uma determinada pessoa ou departamento, seu desempenho e produtividade. Em caso de sincronização, teríamos acesso a todos esses dados de forma rápida e ágil.

Em relação a isso, um modelo de organograma no Power Point não é ágil de manusear, pois não permite buscas com menus suspensos nem modificações maciças.

O design de um modelo de organograma em Excel o Powerpoint deixa a desejar

Além de estruturar a organização, o organograma deve se adequar ao design corporativo e à imagem da marca. Um bom design em formato .pptx requer muito tempo e paciência. E, quanto aos modelos, eles não têm originalidade e são incapazes de transmitir os valores corporativos da empresa.

Os modelos de organogramas no PowerPoint podem levar a problemas de compatibilidade

As versões mais recentes do PowerPoint salvam por padrão no formato (.pptx), o que cria problemas de compatibilidade para os usuários de versões mais antigas, que só reconhecem o formato (.ppt). Isso pode causar problemas se o destinatário de um modelo de fluxograma do PowerPoint não tiver a versão mais recente do PowerPoint.

Alternativas ao modelo de organograma em Excel o PowerPoint

No mercado atual, existem inúmeras soluções de software que permitem evitar as limitações frustrantes de trabalhar com um modelo de organograma no Power Point.

A Bizneo HR – software líder na gestão integrada de Recursos Humanos na Espanha e no exterior – criou uma plataforma digital para a geração de organogramas que é fácil de usar e está preparada para se adaptar facilmente às necessidades de empresas de qualquer tamanho e setor.

Graças a essa plataforma:

• Você deixará de lado o papel e as planilhas;
• Seus organogramas terão uma aparência moderna;
• Você tomará decisões melhores e mais rápidas para o gerenciamento da sua equipe e da carga de trabalho dela;
• Atenda às necessidades da sua empresa, mesmo que trabalhe em uma organização grande ou em crescimento;
• Reduzir o risco de duplicação;
• Você poderá sincronizar com as outras ferramentas de gerenciamento de RH oferecidas pelo Bizneo HR;
• Você criará organogramas da empresa adaptados às suas necessidades (gerais, específicos, etc.);
• Você atualizará seus organogramas de forma rápida e fácil (modificações massivas com poucos cliques, pesquisas com drop-downs automatizados, etc.);
• Aumente o comprometimento da sua equipe, garantindo uma visão mais global e transparente da empresa;
• Acelere a integração de novos funcionários;
• Você promoverá a comunicação interna.

7 passos para criar um bom modelo de organograma

Independentemente de você optar por baixar um modelo de organograma em Excel o PowerPoint ou implementar um software de organograma empresarial de última geração, aqui estão as etapas necessárias para produzir um organograma claro e abrangente:

• Determinar a hierarquia de trabalho (também conhecida como “cadeia de comando”), de cima para baixo;
• Segmentar sua empresa em departamentos e determinar a amplitude de comando de cada supervisor;
• Associar tarefas e responsabilidades específicas a cada grupo de funcionários;
• Identificar e esclarecer quais são as possibilidades reais de mobilidade interna de seus funcionários;
• Certificar-se de fornecer uma visão geral da empresa que seja a mais abrangente possível;
• Projetar seus organogramas da forma mais intuitiva e esteticamente agradável possível;
• Analisar o organograma que você acabou de elaborar para detectar possíveis problemas e propor soluções.