Cerca de 21% dos colaboradores deixa o posto de trabalho ainda nos três primeiros meses após sua incorporação numa nova empresa. Por isso, o onboarding de funcionários se posiciona como uma das prioridades mais importantes para a área de Recursos Humanos.
Para realizar um processo de orboarding com sucesso é importante conhecer todos os passos a serem dados, desde a fase de recrutamento de pessoas até o cumprimento do primeiro ano de contrato.
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O que é o processo de onboarding?
Antes de mais nada, o onboarding é um termo que, em inglês, significa “embarque”. Dessa forma, ao ser levado para o contexto de Recursos Humanos (RH), diz respeito ao processo de integração de um novo colaborador à empresa. Isso inclui a adaptação à equipe, cultura e divisão de tarefas.
Com o intuito de orientar, supervisionar, acompanhar e treinar os recém-contratados, há um cronograma de onboarding com diversas etapas que devem ser bem planejadas pelo setor de RH.
Aliás, desde que aplicado da maneira correta, o onboarding de funcionários contribui para:
▪ Que os trabalhadores comecem a ser produtivos quanto antes;
▪ Que haja uma retenção de talentos evitando a evasão poucos meses após a contratação.
Vale reforçar que os primeiros dias de onboarding são cruciais para que o colaborador se adapte às suas funções e aos colegas de trabalho. Ao mesmo tempo, é necessário acompanhar o seu desenvolvimento, formação e até mesmo a saída.
Qual a diferença entre onboarding e indução?
Inegavelmente, há quem acredite que o processo de onboarding de funcionários é o mesmo que indução.
Primeiramente, esta última possui um caráter totalmente informativo e costuma durar poucos dias, enquanto o onboarding se constitui como um processo muito mais completo e que se estende por vários meses.
Em segundo lugar, a indução é unidirecional. Ou seja, é fornecida da empresa para o trabalhador. Por outro lado, o onboarding é bidirecional e baseado num processo de interação constante entre os colaboradores e a empresa.
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Quais os benefícios do onboarding RH?
Selecionamos algumas vantagens a longo e curto prazo proporcionadas por um bom processo de onboarding de funcionários.
Retenção de talentos
Para que os talentos sintam interesse em permanecer na instituição, não apenas bons salários devem ser oferecidos, como também elementos abstratos. Por exemplo, uma relação positiva com os líderes e o alinhamento com os valores organizacionais.
Nesse sentido, a retenção de talentos evita que todo o processo de recrutamento tenha sido em vão, além de dispensar a realização de uma nova fase de contratação. Portanto, há economia de dinheiro, energia e tempo.
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Equipe mais engajada e produtiva
O sentimento de pertencimento faz com que os profissionais sintam motivação em seguir os propósitos da empresa. Ao estarem mais envolvidos com a missão e as tarefas que lhes foram designadas, tornam-se mais produtivos e rentáveis. Consequentemente, a empresa alcança seus objetivos rapidamente.
Employer branding
Uma vez que o onboarding de funcionários evita os índices de turnover ao reter os talentos, a empresa consegue destaque com a imagem de uma boa marca empregadora. Dessa maneira, seus processos seletivos atrairão cada vez mais profissionais altamente qualificados que estão bastante interessados em fazer parte da equipe.
Na Bizneo HR, por exemplo, há um software de relatórios de RH que fornece indicadores de gestão de pessoas para medir a efetividade das políticas em todas as áreas da empresa.
4 passos para estabelecer o processo de onboarding
Passo 1: etapa de recrutamento
Com toda a certeza, o cronograma de onboarding de funcionários tem início ainda na fase de seleção dos novos talentos. Portanto, o RH precisa ter cuidado já no momento de redigir uma oferta de trabalho e entrevistar os candidatos.
É relevante comunicar quais são os valores corporativos da empresa, quais atividades serão executadas por quem ocupar a vaga, as normas e os horários, bem como as características do departamento ou da equipe.
O software de recrutamento e seleção ajuda nesse processo ao publicar vagas em mais de 200 portais, além de permitir a seleção minuciosa dos candidatos que chegam ao anúncio. Somente os melhores chegam às fases finais do processo seletivo. Assim, garantimos que o onboarding funcione melhor ao levar à equipe profissionais mais preparados.
Passo 2: onboarding no primeiro dia de trabalho
Sem dúvida, no primeiro dia de trabalho os colaboradores estão com muitas dúvidas, preocupações, ilusões e expectativas. Com o propósito de facilitar a integração, alguém do RH deve acompanhar as pessoas ao posto de trabalho, apresentá-las ao restante da equipe e explicar o funcionamento da empresa.
Só para ilustrar, horários de entrada e saída, períodos de descanso, intervalos para o almoço e turnos são informações pertinentes que precisam ser comunicadas. Oferecemos diferentes cartas, incluindo uma carta de boas-vindas.
Inclusive, se a empresa conta com um software para gestão de recursos humanos, é necessário explicar o funcionamento da mesma em sua totalidade.
O portal de RH, por exemplo, permite que os empregados acessem facilmente suas informações pessoais, assim como fiquem em dia com projetos ou avaliações. Eles ainda podem participar de pesquisas e solicitar ausências, férias e baixas.
Por fim, vale mencionar que a pessoa do RH encarregada pela apresentação deve confirmar se todos os meios técnicos necessários para os recém-contratados desempenharem suas funções estão à disposição.
Passo 3: a primeira semana
Assim como o primeiro dia, a primeira semana é crucial para que o trabalhador se sinta bem-vindo à empresa. Ao invés de sobrecarregá-lo com muitas tarefas, é mais interessante que ele observe e aprenda com os colegas.
Nesta fase de treinamento de onboarding, é importante: selecionar um mentor ou anfitrião para guiar o novo colaborador; disponibilizar uma lista com todos os departamentos por onde o recém-chegado deve passar e as tarefas que deve conhecer; fornecer informações paulatinamente para evitar a sobrecarga e possíveis frustrações; certificar que o líder fale com frequência e tire todas as dúvidas colocadas pelo colaborador; e realizar um balanço ao fim da semana.
Passo 4: onboarding contínuo
Acima de tudo, os indicadores de onboarding de funcionários são promissores somente quando o processo é aplicado de forma contínua. Por isso, os responsáveis da equipe devem empreender um acompanhamento semanal durante o primeiro mês, e mensal durante o primeiro trimestre.
Posteriormente, é possível escolher entre um acompanhamento trimestral ou semestral. A fim de otimizar essa etapa do onboarding, a Bizneo HR oferece um software de avaliação de desempenho para isso ser feito de forma profissional. A sistema de gestão de pessoas também ajuda a oferecer um feedback efetivo aos novos colaboradores e a identificar a tempo eventuais necessidades de formação e pontos de melhoria.
Para finalizar, as atividades de teambuilding promovem o trabalho em equipe facilitando a integração de novas pessoas.
Só para exemplificar, refeições e lanches na empresa, competições esportivas e instalação de salas de jogos são estratégias eficazes. Tais interações podem ser organizadas toda sexta-feira na própria empresa como uma recompensa ao final da semana.
5 chaves para um onboarding de sucesso
▪ Não deixe o processo sob responsabilidade apenas do RH. Selecione pessoas dos próprios departamentos e equipes que receberão o novo trabalhador para fazer parte desse acompanhamento;
▪ Ofereça um feedback construtivo capaz de melhorar o trabalho, bem como transmitir confiança entre contratados e líderes;
▪ Permita ao empregado ser o mais autônomo possível. E é por isso que um software de onboarding ajuda a simplificar processos de incorporação, já que os novos contratados podem se comunicar com a empresa e colocar sozinhos toda a documentação necessária no sistema de RH;
▪ Promova o pertencimento presenteando os talentos com mimos como camisetas, canetas, canecas e outros objetos que levem o logotipo da empresa;
▪ Visto que o aprendizado é um processo contínuo, estenda o onboarding para as demais fases da jornada dos funcionários. Essa atualização beneficia até mesmo os mais veteranos.
Tendências do onboarding
Após a pandemia causada pelo coronavírus, os líderes precisaram se reinventar para continuar aplicando o processo de onboarding de funcionários. Afinal, as contratações não pararam, e as empresas precisavam manter a qualidade de seus recrutamentos para não colocar o negócio em risco.
Diante desse cenário, ferramentas de RH se estabeleceram como suporte vital para dar continuidade de maneira efetiva a essa estratégia. Não há dúvidas de que essas soluções revolucionaram o setor de RH, que passa a contar com um grande auxílio.
Sobretudo, a gestão de documentos, manuais e calendários é apenas um dos benefícios que ajudam a poupar tempo e dinheiro.
Um software de RH também oferece relatórios de métricas para que os líderes consigam medir o impacto de suas ações durante o processo de onboarding. E aí? O que sua empresa faz para dar as boas-vindas aos novos empregados?
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