Além das reuniões convencionais, as empresas precisam incluir reuniões one on one nas suas agendas para obter melhores resultados. Por meio desse tipo de reunião, os colaboradores têm a oportunidade de apresentar seus problemas e objetivos diretamente ao seu supervisor.
Da mesma forma, nas reuniões 1:1, os líderes têm a oportunidade de se antecipar e lidar com os problemas que começam a surgir na empresa antes que eles se agravem e seja tarde demais para trabalhar em uma solução.
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O que são reuniões one on one
Nas reuniões one on one, o gestor e o colaborador podem estabelecer um diálogo sem qualquer pressão externa. Aqui, o responsável terá a oportunidade de conhecer as prioridades e objetivos do funcionário entrevistado, bem como apresentar as metas de longo prazo da empresa.
Deste tipo de encontro, é possível obter informações muito valiosas que permitem antecipar os possíveis problemas da empresa para resolver gradualmente os primeiros inconvenientes antes de eles criarem um mal-estar geral na empresa.
Quando é bom marcar uma reunião 1:1?
Para manter uma equipe motivada e produtiva, o ideal seria definir as agendas para ter uma reunião one on one pelo menos uma vez por semana.
A principal vantagem é que, deixando muito pouco tempo entre as reuniões, gestores e liderados se mantêm sempre atualizados. Por isso, agendar uma conversa de 15 minutos deve ser suficiente. O ideal é que o tempo total dedicado a esses encontros não ultrapasse 2 horas por mês.
Descubra como implementá-la e quais são suas principais vantagens.
Vantagens das reuniões one on one
Para compreender as vantagens que a reunião one on one pode ter para uma empresa, é necessário partir da premissa de que o sucesso de uma organização depende, em grande medida, da capacidade que esta tem de se comunicar com os seus colaboradores.
Assim, uma organização em que a comunicação faz parte do DNA e em que as reuniões one on one estão integradas no dia a dia pode construir uma equipe muito produtiva.
Os encontros one on one têm como objetivo promover a empatia no ambiente de trabalho e fazer com que os líderes se coloquem no lugar dos liderados para entender o seu dia a dia e as possíveis dificuldades que possam surgir.
Apesar de esta dinâmica estar cada vez mais estabelecida nas grandes empresas, dificilmente ela está presente nas PMEs. Assim, muitas vezes surgem grandes problemas de convivência entre funcionários por desconhecimento dos possíveis inconvenientes.
Por isso, todas as empresas, independentemente da sua dimensão ou do seu setor de atuação, devem adotar as reuniões one to one como parte da rotina. Nossos consultores têm desenvolvido um modelo que lhe permite avaliar o desempenho de sua equipe utilizando oito critérios de avaliação diferentes. Desta forma, você pode encontrar tanto os pontos fortes quanto o treinamento que precisa ser abordado na reunião one on one.
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Como fazer uma reunião one on one
A preparação é importante
Embora as reuniões 1:1 devam ser o mais informais possível, é uma boa ideia dedicar alguns minutos para estruturar reunião 1 a 1 para garantir que estamos abordando os tópicos principais. Também é necessário reservar uma margem para improvisação, já que alguns temas não planejados podem surgir ao longo da conversa.
Compromisso com a transparência
Uma vez que o colaborador expõe as dificuldades do trabalho, o gestor deve ser 100% sincero e permitir que o funcionário se expresse livremente para melhor entendê-lo. Criar um ambiente seguro e falar abertamente é a fórmula ideal para obter informações relevantes.
Ação é a chave
Na reunião one on one, surgirão algumas questões complicadas que devem ser abordadas para resolver as possíveis dificuldades que possam surgir. Assim, antes de encerrar a conversa, é preciso deixar claro os próximos passos que o funcionário deve seguir, bem como as ações que a empresa irá ter.
Delicadeza e empatia devem dominar a conversa
Conduzir a conversa com respeito e sempre mantendo o tato é a melhor forma de o funcionário ganhar confiança durante a reunião one on one. Criar um ambiente seguro permitirá que o colaborador se expresse honesta e abertamente, evitando cair em uma conversa superficial que não leva a lugar algum.
Apresentar um resumo escrito
Após a reunião pode parecer que as questões e soluções ficam no ar, por isso, o é importante detalhar por e-mail o que foi discutido e abordado na conversa e enviar essa mensagem ao colaborador para que os objetivos fiquem registrados.
Não adie a reunião one on one
Uma vez que a data da reunião foi marcada, é importante não cair na tentação de cancelá-la para tratar de outros assuntos. É preciso ter em mente que o colaborador é o principal ativo da empresa. Por isso, conhecer suas preocupações deve ser uma prioridade para os gestores.
Revise as metas estabelecidas em reuniões anteriores
Para avaliar se as reuniões one on one estão surtindo efeito, uma dica é reservar um momento da conversa para falar sobre os objetivos previamente definidos. Desta forma, é possível verificar o progresso das atividades e o que ainda está pendente.
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Como não fazer uma reunião one on one
Esqueça o tempo
Para que a reunião seja efetiva, é preciso ter em mente que a duração da reunião deve ser entre 15 e 20 minutos para que não seja nem muito curta nem muito longa.
Não estabeleça metas
Outro erro frequente nas reuniões one on one é terminar a conversa sem definir as metas que devem ser cumpridas até a reunião seguinte.
O que é e como medir
Limite a conversa a questões de trabalho
O ideal nessas reuniões é descobrir todos os fatores que podem estar impedindo o funcionário de atingir seu potencial máximo dentro da empresa. Portanto, os gestores também precisam rever questões pessoais que possam influenciar as atividades do colaborador na empresa.
Não exija feedback
Nas reuniões one on one, o protagonista é o funcionário, por isso, é necessário pedir a opinião dele sobre a empresa e o ambiente de trabalho.
Plataformas de suporte para reuniões one on one
Para preparar reuniões 1:1, é importante ter alguns dados objetivos que ajudem a conduzir a conversa com o colaborador.
Uma boa solução para ter todas essas informações disponíveis de forma simples é contratar um software de Recursos Humanos como Bizneo HR, que facilitarão a coleta, o armazenamento e o entendimento dos dados.
Avaliação de desempenho
Com uma ferramenta de Avaliação de Desempenho, é possível promover uma cultura participativa que impulsione o crescimento da empresa, identificar talentos e, claro, avaliar a performance dos funcionários.
Essas informações sobre o desempenho do colaborador serão úteis na reunião one on one.
Pesquisas de satisfação
Adotar uma pesquisa de clima organizacional é uma ótima oportunidade para coletar periodicamente todas as informações necessárias para descobrir como as mudanças organizacionais afetam os funcionários. Dessa forma, tomar decisões estratégicas pode ser mais fácil.
Além disso, saber o que preocupa a equipe é um bom ponto de partida para estruturar as reuniões.
Nas pesquisas de satisfação, é possível incluir questões sobre o ambiente de trabalho. Como o software da Bizneo HR permite que os funcionários respondam às perguntas de maneira anônima, os gestores conseguem descobrir problemas que os colaboradores podem não querer trazer nas reuniões one on one.
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