Mensurar e analisar a produtividade no trabalho permite que as empresas detectem pontos de melhoria, proponham novas estratégias e tomem decisões com base em dados reais.
Na verdade, de acordo com um estudo da Universidade de Warwick, no Reino Unido, os funcionários que estão satisfeitos com seus empregos são 12% mais produtivos.
O levantamento mostrou que os colaboradores aumentam em 31% a produtividade total da empresa e em 37% as vendas.
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A importância da produtividade no trabalho
Quando falamos em produtividade do trabalho, logo pensamos na eficiência do processo produtivo de uma empresa. Este é um fator chave nos resultados do negócio.
Medir a produtividade ajuda a otimizar os Recursos Humanos da empresa, detectar problemas – nível de presença, absenteísmo, funcionários que não realizam seu trabalho corretamente – e tomar melhores decisões para o negócio.
Da mesma forma, a produtividade no trabalho é condicionada por uma série de fatores, como o ambiente de trabalho, a flexibilidade oferecida pela empresa, as próprias condições de trabalho, o líder da equipe, etc.
Por exemplo, de acordo com a V Pesquisa Adecco sobre Felicidade no Trabalho, 97% dos trabalhadores afirmam que a felicidade no trabalho influencia sua produtividade. Desfrutar de um ambiente organizacional de qualidade também impacta nesse aspecto.
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7 vantagens de medir a produtividade no trabalho
Medir a produtividade no trabalho traz diversos benefícios, como:
- Antecipar os resultados e saber a rentabilidade que a empresa pode esperar no final do ano.
- Localizar facilmente as circunstâncias que impedem o crescimento da empresa.
- Obter resultados reais a curto e médio prazo.
- Verificar quais ações trazem o resultado buscado.
- Ajustar corretamente as horas de trabalho e o volume de produção.
- Saber com antecedência a quantidade de unidades produzidas, o número de funcionários que fizeram parte do processo e a quantidade de horas que cada um trabalhou, simplificando as análise e otimizando as tomadas de decisão.
- Aumentar os pontos fortes da empresa e melhorar os pontos fracos.
Tudo isso ajuda a aumentar a competitividade da sua empresa em relação às concorrentes do seu segmento.
As empresas podem utilizar diferentes testes psicométricos para avaliar o potencial dos candidatos para garantir que o pessoal tenha as qualidades certas para o trabalho e assim facilitar a sua produtividade. Além disso, é possível analisar as habilidades de os trabalhadores da empresa no dia-a-dia para identificar talentos, adaptar cargos, explorar potenciais e projetar carreiras.
Nesse caso, um sistema de gestão de pessoas pode ajudar muito. Confira alguns que você pode implementar na sua empresa:
Descubra como implementá-la e quais são suas principais vantagens.
Como medir a produtividade no trabalho?
As melhores decisões são aquelas baseadas em dados previamente analisados. Sem essas informações, é difícil melhorar a produtividade do time.
A função do monitoramento da produtividade no trabalho não é controlar os funcionários, mas verificar o que pode ser corrigido, quais as necessidades que eles possuem e o que contribui para o seu crescimento pessoal e, portanto, também o da organização.
Ter um software de avaliação de desempenho é uma forma rápida e eficaz de analisar o desempenho de cada colaborador com base em critérios objetivos previamente estabelecidos.
Seus relatórios permitem que você analise as habilidades e qualidades de cada trabalhador e compare-as com os critérios da competência-chave para o cargo.
Para calcular a produtividade no trabalho, algumas etapas são recomendadas. Confira a seguir!
Determine os critérios numéricos para medir a produtividade
Meça a produtividade dos colaboradores com base nas mesmas unidades para todos. Também é interessante comparar o período de trabalho de um funcionário em relação a outro período em que ele foi mais produtivo porque teve que aumentar o número de horas extras (por exemplo, por conta de um pico de oferta).
Escolha indicadores claros e relevantes
É necessário medir a produtividade com os tradicionais dados quantitativos, mas não podemos esquecer dos qualitativos. O que isso significa?
Isso significa mensurar resultados de ações concretas, como cursos de formação disponibilizados aos colaboradores, estratégias motivacionais ou a avaliação do ambiente de trabalho. Uma forma de medir esses aspectos é atribuir uma pontuação para cada tarefa realizada por cada trabalhador.
Defina o cálculo da produtividade com base no tempo
É preciso definir o período de avaliação da produtividade de cada colaborador. É preciso decidir, portanto, se você fará essa medição em dias, meses ou anos. As análises mais relevantes são aquelas realizadas em um período de tempo mais curto, embora a avaliação dos dados também seja mais complicada.
Fórmula para calcular a produtividade do trabalho
A fórmula para calcular a produtividade é:
Produtividade do trabalho = (Produtos ou Serviços Produzidos) / (Recursos Utilizados).
Para que você entenda melhor esse conceito, confira alguns exemplos a seguir!
Exemplos de como a produtividade é medida no trabalho
- Exemplo 1: Fábrica de Perfumes
Uma empresa produz 200.000 perfumes por dia e cada um custa 50 reais. Os custos com materiais, aluguel da fábrica e maquinário somam 100.000 reais. O número total de horas de trabalho de cada um dos 10 trabalhadores é igual a 8.
Com esses dados, o cálculo de produtividade fica assim:
(200.000×50) / (8×10 + 100.000) = 10.000.000 / 100.000 = 99,92 reais
- Exemplo 2: Fábrica de sofás
Uma fábrica de sofás produz 30 sofás diariamente. O preço de cada um deles é de 300 reais. Para a sua realização, foram necessários 12 trabalhadores com jornada de 8 horas e que recebem 10 reais por hora.
Os materiais para construir os sofás custam 2.000 reais. Já o custo do aluguel do armazém e das máquinas é de 200 reais por dia. Qual é a produtividade?
Produtividade= (30×300)/(12x8x10+2.000+200)=n9.000/3.160 = 5.840
Da mesma forma que essa é a produtividade total do trabalho da fábrica, é possível calcular a produtividade de um determinado funcionário ou a de todo um departamento. Como estimar a produtividade no trabalho de um funcionário que cobra 10 reais por hora e fabrica 8 sofás? Da seguinte maneira:
Produtividade de trabalho do funcionário = (8×300) / (8×10) = 30
Como medir a produtividade de uma empresa: 7 dicas
Quanto mais trabalho os funcionários conseguirem realizar no menor tempo possível, maior será sua produtividade.
No entanto, além das fórmulas apresentadas, existem outros fatores que devemos levar em consideração se quisermos saber como melhorar a produtividade no trabalho, como:
- Comparar os resultados atuais com os obtidos nos dias, meses ou anos anteriores.
- Controlar a quantidade de materiais desperdiçados.
- Descobrir quantos colaboradores e quantas horas eles levaram para cumprir uma determinada quantidade de tarefas.
- Analisar os gastos com eletricidade, gás e água, elementos envolvidos na produção dos itens pelos funcionários.
- Medir novamente a produtividade cada vez que uma mudança for feita.
- Mensurar a quantidade de produtos que não são adequados para venda por não atenderem às condições mínimas de qualidade.
- Automatizar a gestão do desempenho dos funcionários com avaliações periódicas. Para conseguir isso, você pode adotar um sistema de avaliação de desempenho.
Uma plataforma como essa permite identificar, com diferentes tipos (avaliações 360º ou 180, por exemplo), as necessidades do time, oferecer feedback eficaz e documentado, descobrir os principais talentos da organização, entre outros elementos.
7 formas para melhorar a produtividade no trabalho
Incentive um bom ambiente de trabalho
Um funcionário motivado é um funcionário mais produtivo. Para criar um clima organizacional de qualidade, algumas medidas para implementar na sua empresa são: flexibilizar o horário de trabalho, oferecer reconhecimento profissional, oferecer promoções e adotar o teletrabalho para conciliar vida profissional e vida pessoal.
No entanto, cada trabalhador pode ter necessidades ou preocupações diferentes:
Para saber o que os motiva, existem ferramentas como o software para pesquisa de clima organizacional, que permite conhecer a opinião dos trabalhadores e analisar os dados a partir de relatórios gráficos.
Para analisar o ambiente de trabalho, a primeira coisa que temos que definir é qual o objetivo a ser alcançado com os resultados. Desta forma, é possível personalizar o sistema de RH para obter as informações desejadas, como:
- Como é o trabalho em equipe.
- Qual o nível de satisfação do funcionário em relação às condições de trabalho.
- Seu sentimento de pertencimento no ambiente de trabalho
- Sua satisfação com as políticas de remuneração.
- As possibilidades de promoção na empresa.
Aposte em horários flexíveis
Em relação ao monitoramento de horas e à flexibilidade de horários, implementar um software de controle de ponto facilita a gestão de pessoas para a empresa e permite que os funcionários trabalhem de casa normalmente.
As vantagens são muitas, por exemplo, a ferramenta recolhe os dados de entrada e saída de pessoal e das férias correspondentes. Graças a essas informações, fica mais fácil organizar o horário de trabalho dos colaboradores e definir as melhores estratégias para otimizar o desempenho de cada departamento.
O controle de ponto ajuda muito no processo de gestão da produtividade e traz benefícios como:
- Instalação simples em qualquer dispositivo.
- Otimização do tempo dos profissionais de RH.
- Personalização da ferramenta de acordo com as necessidades da empresa.
Assim, é possível, por exemplo, considerar com antecedência os feriados para a organização dos horários, definir qual a remuneração por cada hora extra, organizar turnos automaticamente, economizando tempo e evitando erros humanos. Todas essas são técnicas de produtividade.
Além disso, com o software também é possível gerar relatórios acessíveis para identificar o grau de absenteísmo de cada funcionário e o nível de produtividade para encontrar soluções o mais rápido possível.
Priorize tarefas importantes
É importante ajudar os funcionários a saberem quais são as prioridades de cada projeto. Para isso, divida os objetivos em pequenas tarefas para que os colaboradores saibam quais são as mais urgentes e quais os prazos de cada uma.
Além disso, evite perder tempo com tarefas que ainda não são tão relevantes para o andamento dos projetos. Essas são ótimas técnicas de produtividade para você adotar.
Promova uma comunicação efetiva
Ter uma comunicação efetiva com o seu time é fundamental para que os funcionários não sejam simples executores de ordens, mas também contribuam com conhecimentos e ideias. Isso será muito enriquecedor para todos e pode gerar novas oportunidades de negócios.
Ofereça feedback constante com os funcionários
Reúna-se com seus funcionários para compartilhar o feedback e a evolução das tarefas, quais problemas ainda precisam ser resolvidos e quais estratégias serão adotadas para solucioná-los. Essa estratégia oferece boas ideias sobre como melhorar a produtividade no trabalho.
Facilite o treinamento da equipe
Ofereça capacitação profissional nas áreas que precisam ser melhoradas e que irão contribuir para otimizar a produtividade da empresa. Os colaboradores devem estar atentos aos novos avanços tecnológicos para se adaptarem às mudanças que surgirem.
Um softwareo de gestão de treinamentos e desenvolvimento facilita o aprendizado dos funcionários por ser um espaço voltado para a formação corporativa por meio de cursos e programas online. Esse tipo de plataforma oferece acesso a um conteúdo virtual, além de permitir troca de arquivos, esclarecimento de dúvidas e avaliação do conteúdo aprendido.
A utilização do LMS aumenta a rentabilidade das empresas, uma vez que os colaboradores adquirem conhecimentos relevantes e podem crescer dentro da organização, o que impacta, inclusive, na motivação desses funcionários. Além disso, a taxa de absenteísmo e de rotatividade de pessoal também diminui, porque os trabalhadores se envolvem mais com a empresa ao se sentirem valorizados.
Como construir um programa de treinamento e desenvolvimento
Identifique os pontos fortes e fracos de cada trabalhador
Desta forma, você poderá atribuir as tarefas de acordo com as habilidades de cada um, o que permite aumentar a produtividade do colaborador.
Para saber quais são essas habilidades, conte com a ajuda de um o software de RH com avaliação de desempenho. Com essa ferramenta, você tem dados relevantes sobre a forma como os funcionários trabalham e, assim, pode tomar as melhores decisões para o negócio.
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