Como programar as férias dos funcionários de forma eficaz? Essas perguntas costumam estar na rotina das equipes de Recursos Humanos de muitas empresas. Equilibrar calendários sem afetar a produtividade do negócio é um processo complexo, mas necessário.
A antecipação, a organização e a colaboração de todas as partes são pontos-chave para um bom planejamento de férias, cumprindo os objetivos da empresa e mantendo os colaboradores motivados e empenhados. Mas se há algo que pode fazer a diferença na programação das férias é o uso da tecnologia que facilita e automatiza grande parte do processo.
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A importância de organizar as férias dos funcionários
A organização das férias dos funcionários é uma tarefa importante por vários motivos. O primeiro e mais importante é que as férias são um direito trabalhista do funcionário. Obrigar o colaborador a tirar férias apenas no período indicado pela empresa é, sem dúvida, um sinal de mau planejamento.
A criação de um cronograma de férias de funcionários permitirá que eles cheguem a um acordo com a empresa para descansar nas datas desejadas. A tendência é que isso aumente a satisfação dos colaboradores e os mantenha motivados e engajados a longo prazo. Eles serão mais felizes e, portanto, mais produtivos.
Programar as férias dos funcionários evita a sobrecarga no trabalho e erros que comprometam a produtividade em determinados turnos. Se esse planejamento não é feito, o bom funcionamento da empresa e a satisfação dos seus clientes ficarão comprometidos durante os períodos de férias.
Da mesma forma, uma boa organização das férias aliviará o trabalho do RH, que graças à previsibilidade das ausências, poderá equilibrar agendas e atender a todas as solicitações sem estresse. Tudo isso contribuirá para a criação de um ambiente de trabalho saudável, sem comprometer a produtividade da empresa.
Benefícios de planejar férias
- Conciliação de agendas com a família: planejar as férias com antecedência permite aos colaboradores conciliar melhor a vida pessoal com a profissional. Eles poderão fazer com que seu período de férias coincida com o de seus familiares, aumentando sua satisfação.
- Riscos ocupacionais: o direito dos trabalhadores a férias está diretamente relacionado à diminuição das licenças médicas. O mau planejamento de férias pode desorganizar a rotina dos colaboradores, o que, a longo prazo, leva a problemas físicos e mentais.
- Produtividade: a empresa precisa de funcionários com disposição e energia renovada. Uma boa programação de férias tornará toda a empresa mais produtiva, porque você terá funcionários mais motivados e descansados.
- Crescimento pessoal e profissional: as férias são também um momento chave para os trabalhadores continuarem a crescer pessoalmente, porque aproveitam estes dias de folga para realizar diversas atividades. Isso irá se refletir mais tarde no clima organizacional.
- Redução de conflitos: a escolha das melhores datas para as férias é sempre tema de discussão entre os colegas. Isso pode ser evitado com um bom planejamento. Além disso, isso também evitará conflitos na contagem das folgas restantes.
- Otimização do processo: o tempo dedicado ao planejamento das férias será bem menor, com um excelente resultado. A improvisação e a pressa só trazem problemas. Os Recursos Humanos poderão dedicar esse tempo a tarefas mais relevantes para o negócio.
Como programar as férias dos funcionários | 6 pontos-chave
Se você está se perguntando como programar férias de funcionários de maneira eficaz, é importante ter em mente alguns pontos que facilitarão o processo e evitarão possíveis erros ou conflitos.
1. Entender as necessidades do negócio
Antes de iniciar qualquer tipo de planejamento, um ponto fundamental é entender as necessidades da empresa. A partir do modelo de negócio, é preciso entender o que é necessário para exercer as funções e atividades desempenhadas na organização.
Com isso, o RH consegue entender se é necessário contratar pessoal temporário ou qual a melhor forma de distribuir os dias disponíveis.
2. Rever os períodos de maior carga de trabalho
O período de verão pode ser um momento de menor carga para um setor, mas a de maior carga para outro, por exemplo. O mesmo vale para o período de Natal ou qualquer outra época do ano.
Será necessário entender a sazonalidade do negócio e rever quais são os momentos de maior carga de trabalho. Isso ajuda a organizar as férias de seus funcionários e definir as melhores datas para reduzir o número de pessoal disponível.
Se você utiliza um software de controle de férias para planejá-las em detalhes, uma boa ideia é gerar relatórios de períodos anteriores. Isso permitirá que você descubra rapidamente como o processo foi administrado no passado e aprenda com seus próprios erros e sucessos.
3. Hierarquizar critérios
Estabelecer hierarquias é essencial na hora de escolher as datas das férias. O RH deve definir quais os critérios mais relevantes para planejar as férias dos funcionários: tempo de casa, filhos, cuidados a familiares, tipo de jornada de trabalho, contrato, etc. Da mesma forma, você pode estabelecer um sistema de rotação para manter uma maior equidade.
Com o Bizneo HR é possível criar as suas próprias políticas de férias, personalizando todas as regras de ausências, legislação, mobilidade, ausências, reajustes anuais, acordos, etc.
4. Implementar um software com planejador de férias
Implementar um planejador de férias ou uma ferramenta que permita realizar o planejamento de férias de forma simples é fundamental para o processo fluir adequadamente.
Assim que sua empresa crescer, você verá que uma planilha de Excel é insuficiente e gera erros. Já um software de gestão de férias e ausências especializado oferece diversas funcionalidades que permitem automatizar tarefas e aumentar a eficiência do processo.
5. Contratar de forma inteligente
Contratar novos funcionários exige estratégia. Evite fazer contratações em períodos com muitas ausências, porque isso dificulta o onboarding. Além disso, a chegada de novos colaboradores, que normalmente não têm férias imediatas, pode ajudar a cobrir as tarefas de outros colegas.
6. Notificar sobre o calendário de férias
O ideal é que os funcionários comuniquem as férias com antecedência. A comunicação deve ser fluida entre todas as partes, deixando clara a aprovação ou não das datas propostas.
Nesse sentido, um sistema para planejar férias de colaboradores pode ser de grande ajuda, porque permite a autogestão de solicitações e o acompanhamento das aprovações em tempo real.
Além disso, um planejador de férias especializado permite enviar notificações ao RH, a gerentes e funcionários. Além disso, com uma app de RH móvel, tudo será ainda mais fácil, agilizando a comunicação entre as partes e aumentando a produtividade do time de RH.
Planejador de Férias em Excel
Você pode estar se perguntando se ter um planejador de férias em Excel é uma boa ideia. A melhor resposta para isso é: depende. Se você está começando como empresa ou tem poucos funcionários, o Excel pode ser uma ferramenta muito útil para começar a planejar as férias de seus funcionários.
Essa estratégia não exige investimento extra, todo mundo sabe como funciona a ferramenta, e ela oferece muitas funções para calcular as folgas.
Mas usar o Excel nessa tarefa também apresenta muitos riscos. Se a empresa começar a crescer, as planilhas podem não dar conta do trabalho. Você terá que dedicar muitas horas para equilibrar tudo. Da mesma forma, uma planilha não tem as mesmas automações de um software, como políticas de férias, notificações, solicitações, acesso a funcionários, etc.
Se você acha que isso pode acontecer com a sua empresa ou se isso já está acontecendo, a opção mais adequada é um software com cronograma de férias de funcionários especializado que permita automatizar e facilitar a gestão. No próximo tópico, explicamos como organizar as férias dos funcionários de maneira eficiente.
Como automatizar tudo com um planejador de férias
A melhor opção é, sem dúvida, ter um programa de planejamento de férias que permita gerir tudo facilmente. O sistema de controle de férias dos funcionários da Bizneo HR permitirá que você esqueça o Excel, automatize o cálculo de calendários, evite sobrecarga e economize muito tempo.
Um software apoia a gestão de recursos humanos, ajudando a gerenciar as férias de toda a equipe em apenas alguns cliques. Você poderá dizer adeus às manhãs intermináveis agendando férias para todos os funcionários: a tecnologia fará isso por você com base em uma política de férias e regras de ausência personalizadas.
Da mesma forma, os gerentes e funcionários de RH poderão aprovar ou rejeitar solicitações de férias com facilidade em tempo real, graças a notificações automatizadas e personalizáveis .
Da mesma forma, poderão visualizar os calendários dos funcionários, bem como filtrá-los para ver a disponibilidade da equipe para os projetos. Tudo isso com permissões avançadas de visibilidade.
Além disso, os colaboradores têm acesso a um portal e a um aplicativo a partir dos quais podem efetuar os seus pedidos a qualquer hora e local. Os funcionários poderão ver os respectivos calendários de trabalho, receber notificações ou justificar faltas. Isso aumentará sua autogestão, facilitando seu dia a dia e agilizando a aprovação das suas férias.
Resumindo, o planejador de férias de funcionários da Bizneo HR oferece tudo o que você precisa para transformar uma tarefa muito complexa em uma tarefa muito mais simples. Graças a esta solução para planejar férias com sucesso, é possível aumentar a produtividade, melhorar a comunicação e aumentar a satisfação dos colaboradores.
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