Segurança em Recursos Humanos | Proteja a Informação do capital humano

A segurança em Recursos Humanos tornou-se nos últimos anos um aspecto crítico para as organizações. Proteger os dados digitais, tanto os relacionados aos processos da empresa quanto aos trabalhadores, é vital para evitar problemas legais e manter a confidencialidade, integridade e disponibilidade da informação.

Os riscos e ameaças da rede são cada vez maiores, e apesar da aparente tranquilidade, os cibercriminosos estão sempre à espreita de qualquer brecha informática. RH, em colaboração com o departamento de segurança informática, deve implementar medidas de proteção para garantir a segurança dos dados e manter a estabilidade na organização.

O que é a segurança digital em RH?

A segurança digital em Recursos Humanos refere-se às medidas e práticas adotadas para proteger a informação e os dados relacionados aos empregados e aos processos da empresa.

Através de ferramentas, formação e políticas de segurança da informação, RH deve zelar pela privacidade dos empregados, assegurando que sua informação pessoal esteja protegida e que se respeitem as normativas de proteção de dados. Além disso, deve garantir a segurança dos dados da empresa, evitando qualquer violação que possa comprometer a integridade da informação.

Os dados de uma empresa são um ativo muito valioso que fica exposto em diferentes situações. Desde o teletrabalho, um simples e-mail ou a utilização de dispositivos pessoais, até a aparição de malware ou ataques de phishing. Portanto, é fundamental implementar políticas de segurança fortes e realizar formação constante para prevenir vulnerabilidades e manter a segurança dos dados.

Caso contrário, a organização pode se ver exposta a grandes riscos, como o roubo de informação, a interrupção dos serviços, danos à reputação da empresa e possíveis sanções legais. Tudo isso pode ter um efeito negativo tanto na imagem da empresa, quanto na sua produtividade, confiança interna, aquisição de talentos ou na relação com os clientes.

Normativas de segurança de dados aplicadas a RH

Uma das maiores preocupações das organizações em torno da segurança digital é o aspecto legal. Os dados dos empregados são considerados informação sensível que deve ser tratada e armazenada de acordo com as legislações vigentes. Caso contrário, as empresas podem enfrentar sanções severas e conflitos com seus empregados.

Com o objetivo de evitar isso, as empresas devem assegurar que seus sistemas de gestão da informação cumpram com as normativas vigentes em torno da proteção de dados e as práticas recomendadas pelos órgãos competentes.

ISO 27001

A normativa ISO 27001 é um padrão internacional que proporciona o marco para implementar um Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI) em qualquer tipo de organização. Esta norma é especialmente relevante para RH, pois estabelece as diretrizes necessárias para garantir a proteção da informação pessoal dos empregados e os dados da empresa.

Trata-se de uma norma a nível mundial que se compõe de diferentes processos que permitem implementar, manter e melhorar de forma contínua a segurança digital dos recursos da empresa. A ISO 27001 também estabelece que o sistema:

• Deve ajustar-se às necessidades de cada empresa
• Estabelecer controles de segurança
• Avaliar regularmente sua efetividade. Oferecer formação contínua a todos os empregados
• Conscientizar o pessoal em matéria de segurança da informação.

As empresas podem certificar-se na ISO27001 com o objetivo de demonstrar seu compromisso com a segurança da informação e dispor das ferramentas necessárias para gerir eficazmente os riscos de segurança. Este certificado proporciona um selo de confiança que pode ser crucial para estabelecer relações com clientes, empregados e futuros trabalhadores.

ISO 27002

A ISO27002 é uma extensão da norma ISO27001 e oferece um guia mais detalhado sobre cada um dos controles de segurança mencionados na norma. Este padrão é útil para as empresas que desejam aprofundar nos aspectos técnicos da segurança da informação e os procedimentos de controle.

Atualizada em 2022, a ISO27002 foi adaptada para responder aos novos desafios de segurança digital, proporcionando diretrizes para proteger a informação em ambientes cada vez mais digitalizados e globalizados. Detalha processos que abordam a segurança desde um enfoque integral, considerando fatores humanos, físicos, tecnológicos e organizacionais.

Também faz ênfase na adoção de práticas internacionais, na prevenção proativa, na resiliência frente a incidentes de segurança, na melhoria da cultura organizacional e no compromisso com a segurança da informação.

RGPD e LGPD

O Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) é uma normativa da União Europeia que estabelece as regras para o tratamento e proteção dos dados pessoais dos cidadãos da UE. Esta regulação tem um impacto significativo em RH, já que o setor lida com uma quantidade considerável de dados pessoais dos empregados e candidatos.

O RGPD exige que as empresas implementem medidas de segurança adequadas para proteger esses dados e notificar às autoridades pertinentes em caso de que ocorra uma brecha de segurança. Além disso, os empregados têm direito a acessar os seus dados pessoais, a solicitar sua retificação ou supressão, e a opor-se ao seu tratamento. Não cumprir estas obrigações pode acarretar sanções econômicas severas.

Por outro lado, a LGPD é a normativa de proteção de dados vigente no Brasil e estabelece medidas específicas para a proteção de dados pessoais em território nacional.

Ambas normativas sublinham a importância de contar com políticas de privacidade claras e transparentes e de obter o consentimento informado dos empregados para o tratamento de seus dados.

Quais os desafios da segurança digital de Recursos Humanos?

Segundo o Índice Global de Proteção de Dados 2023, elaborado pela Dell Technologies, 52% das organizações sofreram um ciberataque ou tiveram um incidente relacionado aos seus dados. Além disso, 90% sofreram uma parada total ou parcial de seus sistemas informáticos, dos quais, 40% tiveram sua origem em uma brecha de segurança.

Esses dados são apenas uma amostra da crescente ameaça que a cibercriminalidade representa para as empresas. Os hackers estão buscando constantemente novas formas de se infiltrar nos sistemas das organizações e acessar informações valiosas. Além disso, a adoção do teletrabalho representou um novo desafio em termos de segurança.

A segurança digital se apresenta como a grande barreira que as organizações devem superar durante sua digitalização e modernização. Para isso, é necessário levar em conta os principais desafios que sua implementação implica:

• Humanos: as pessoas são o elo mais fraco quando falamos de segurança digital. Todos os empregados não só devem ter habilidades e informações suficientes na hora de proteger os dados da empresa, como também devem estar conscientes e comprometidos com a causa.
• De localização: o incremento do trabalho remoto ampliou o perímetro de segurança, o que requer novas medidas para proteger os dados. Acessar a informação da empresa a partir de localizações e dispositivos não seguros pode colocar em risco a segurança dos dados.
• Tecnológicos: o desenvolvimento constante de novas tecnologias e plataformas digitais também apresenta um desafio para a segurança. As organizações precisam manter-se atualizadas com as últimas tendências de software de RH e implementá-los para aumentar a segurança.
• Legais: as leis e regulações sobre proteção de dados estão em constante mudança. As organizações devem assegurar-se de cumprir com todas as normativas vigentes para evitar sanções e problemas legais.
• Dispositivos móveis e pessoais: o uso de dispositivos pessoais para o trabalho, conhecido como BYOD (Bring Your Own Device), pode expor a empresa a riscos de segurança se não forem geridos corretamente. É fundamental estabelecer políticas claras e garantir que todos os dispositivos utilizados para acessar os dados da empresa estejam devidamente protegidos.
• Culturais: a segurança dos dados vai além de tudo o anterior. Trata-se de uma questão cultural que a empresa deve enraizar em seus valores a longo prazo, já que aos usuários parece complexo e pouco prático seguir as normativas de segurança.

Ameaças cibernéticas: quais são as mais habituais?

Quando falamos de desafios de segurança digital que as empresas devem enfrentar, as ameaças cibernéticas merecem um capítulo à parte. Cada dia aparecem novas ameaças que buscam explorar qualquer fraqueza nos sistemas de informação. Algumas das mais habituais são:

• Phishing: os cibercriminosos se fazem passar por uma entidade confiável para enganar os usuários para roubar dados e acessar o sistema. Frequentemente, isso é realizado através de e-mails ou mensagens fraudulentas que contêm links para sites falsos.
• Malware: é um software malicioso que se instala nos sistemas sem o consentimento do usuário. Pode roubar, criptografar ou eliminar dados, alterar ou sequestrar funções do sistema e espionar as atividades do usuário sem seu consentimento.
• Ransomware: é um tipo de malware que criptografa os dados do usuário e exige um resgate para desbloqueá-los. Os ataques de ransomware podem ser devastadores para as empresas, já que podem resultar na perda ou inacessibilidade de dados críticos.
• Ataques DDoS: esses são ataques de Negação de Serviço Distribuído, onde múltiplos computadores atacam um sistema para sobrecarregá-lo e provocar uma interrupção do serviço, afetando assim a disponibilidade da informação.
• Smishing: é realizado através de mensagens de texto, SMS ou aplicativo de mensagem instantânea. Os criminosos enviam mensagens falsas com o objetivo de enganar os usuários para que forneçam informações pessoais ou financeiras.
• IA: a Inteligência Artificial (IA) é a próxima grande ameaça. Pode ser utilizada para perpetrar ataques cibernéticos de maneira mais sofisticada e efetiva, como a criação de e-mails de phishing altamente convincentes ou a realização de ataques automatizados em grande escala.

Casos de estudo: brechas de segurança digital em RH

Centenas de milhares de empresas ao redor do mundo descobriram, de uma forma nada desejável, como a segurança digital é essencial para manter a integridade de sua informação e manter a salvo a informação da empresa e dos colaboradores. Aqui alguns exemplos das consequências de ignorá-la:

• Uber: a Uber sofreu um ataque cibernético que deixou expostos os nomes e números de licença de cerca de 600.000 motoristas nos EUA, assim como informação pessoal de 57 milhões de usuários de todo o mundo. Para recuperar e apagar todos os dados, tiveram que pagar 100.000 $ aos hackers. Mais tarde, o regulador britânico lhe impôs uma multa de 385.000 libras.
• Equifax: a empresa de relatórios de crédito Equifax sofreu uma das maiores brechas de segurança da história, com a exposição de informação pessoal de aproximadamente 143 milhões de pessoas. A informação vazada incluía nomes, números da seguridade social, datas de nascimento, endereços e informação dos cartões de crédito. Teve que pagar mais de 18,5 milhões por demandas dos usuários e a cifra de perdas totais supera os 1000 milhões.
• Sony Pictures: em 2014, a Sony Pictures sofreu um ciberataque que resultou no vazamento de informação confidencial, incluindo detalhes pessoais de empregados e correspondência interna. Mais de 100 TB de informação confidencial ficaram expostos. Além de uma multa de 300.000 libras, o ataque também danificou a reputação da empresa.

Os casos da Uber, Equifax e Sony Pictures demonstram que a segurança digital vai muito além da proteção de dados e sistemas informáticos. Também implica a proteção da reputação da empresa e a confiança dos clientes e empregados. Tomar medidas proativas para prevenir e responder às ameaças de cibersegurança é vital.

Neste guia mostramos onde e como identificar os sinais de que a gestão de Recursos Humanos na sua empresa precisa ser digitalizada.

Melhores estratégias para a segurança digital em Recursos Humanos

Embora não exista nenhuma fórmula secreta que ofereça garantias absolutas de proteção, existem estratégias e medidas que podem ser implementadas para melhorar a segurança digital na área de Recursos Humanos.

Usar um software de RH para garantir a segurança do departamento

Empregar tecnologia avançada é uma das formas mais eficazes de proteger a informação e os dados em Recursos Humanos. Implementar um software de gestão de Recursos Humanos pode oferecer tudo o necessário para dispor de uma boa base e assegurar que nossos dados de empregados e candidatos estão seguros, íntegros e disponíveis.

Por um lado, o software de RH deve oferecer funcionalidades de segurança robustas, como a criptografia de dados, autenticação de dois fatores e permissões de acesso baseadas em funções. Além disso, deve cumprir com todas as regulações e normativas de proteção de dados pertinentes. Tudo isso já proporciona um alto grau de proteção e garante que os dados estão resguardados de maneira eficiente.

Além disso, se escolhermos um software de Recursos Humanos na nuvem, as vantagens são ainda maiores. Os provedores de software na nuvem costumam contar com equipes de segurança dedicadas e tecnologia avançada para proteger os dados. Além disso, oferecem atualizações de segurança constantes e realizam backups regulares para garantir a integridade e disponibilidade dos dados.

Além das questões de segurança, as funcionalidades que oferece também nos ajudam a enfrentar vários desafios. Além disso, o acesso à informação é imediato e de qualquer lugar, o que facilita o teletrabalho e a mobilidade dos empregados.

A suite de Bizneo RH garante todas essas características essenciais relacionadas com a segurança em Recursos Humanos.

Formação em segurança

Uma estratégia eficaz para melhorar a segurança digital em recursos humanos é a formação e educação dos empregados. Os colaboradores devem entender a importância de proteger os dados e como suas ações podem impactar na segurança da informação da empresa. Os programas de formação devem cobrir temas como a detecção de tentativas de phishing, o uso seguro das redes e a importância de manter os sistemas e software atualizados.

Além disso, é importante ensinar aos funcionários sobre as políticas de segurança da empresa e assegurar-se de que as compreendem e as seguem. Isso inclui políticas sobre o uso de senhas fortes, a proteção de dispositivos pessoais e a privacidade online. A formação deve ser contínua e adaptar-se às mudanças nas ameaças e nas tecnologias de segurança. Um software de RH pode facilitar o acesso a este tipo de formações.

Políticas de segurança

Devem ser implementadas políticas de segurança claras, completas e facilmente acessíveis para todos os empregados. Devem cobrir aspectos como a confidencialidade dos dados, o uso de dispositivos pessoais para o trabalho, a gestão de senhas, o acesso à rede da empresa e as responsabilidades dos empregados em caso de uma brecha de segurança.

Além disso, as políticas de segurança devem ser revisadas e atualizadas regularmente para assegurar-se de que continuam sendo relevantes e eficazes. É importante ter em conta que as políticas de segurança são tão fortes quanto seu cumprimento, por isso é essencial assegurar-se de que os colaboradores as entendem e as seguem.

Se necessário, devem ser estabelecidas multas e sanções para aqueles que não as cumprirem, ou optar por um sistema de recompensas para incentivar sua prática.

Acordos contratuais de confidencialidade

A empresa deve estabelecer e fazer cumprir contratos de confidencialidade com todos os funcionários e colaboradores externos para garantir a proteção da informação. Esses acordos devem cobrir todas as formas de dados e a informação a que os funcionários têm acesso, e devem especificar as consequências de sua divulgação não autorizada. O módulo de gestão documental incluído na suite de Bizneo HR ajuda a gerir esse tipo de acordo de forma segura.

Também devem cobrir a revogação do acesso à informação e a devolução de todos os dados e recursos da empresa quando finaliza a relação de trabalho. Esse tipo de acordo é essencial para proteger a informação da empresa e evitar vazamentos de dados. Além disso, devem preparar acordos para candidatos a ofertas de trabalho ou direitos legais em torno à propriedade intelectual. Tudo isso evitará a fuga de informação e aumentará a segurança digital.

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Plano de respostas ante incidentes de segurança

Dispor de um plano de resposta ante um incidente de segurança é uma estratégia preventiva essencial. Este plano deve conter procedimentos e protocolos bem definidos a seguir em caso de uma violação da segurança. Deve incluir passos para isolar e controlar a violação, minimizar os danos e restaurar os sistemas e dados afetados. São também essenciais as cópias de segurança regulares, algo que uma solução de RH pode solucionar de forma automatizada.

Além disso, o plano deve especificar os papéis e responsabilidades dos membros da equipe durante uma emergência, e como serão realizadas as comunicações internas e externas. Deve ser testado regularmente para garantir que todos os envolvidos estejam familiarizados com os procedimentos e possam agir de maneira eficaz no caso de uma situação real.

Colaboração

É importante lembrar que a proteção de dados e a segurança da informação não são tarefas exclusivas do departamento de recursos humanos ou do departamento de TI. Requer-se a participação ativa de todos os membros da organização para manter a segurança da informação e proteger os dados valiosos da empresa.

Cultura da empresa

As políticas de segurança digital e as práticas de proteção de dados devem ser consideradas como parte integral da cultura da empresa. Os líderes da organização devem promover uma cultura de segurança da informação e encorajar todos os funcionários a assumir a responsabilidade de proteger os dados da empresa.

Auditorias de segurança

As auditorias de segurança são uma ferramenta valiosa para avaliar a eficácia das medidas de segurança em recursos humanos. Essas auditorias permitem identificar qualquer vulnerabilidade ou brecha de segurança e tomar medidas para solucioná-las.

As auditorias de segurança devem ser realizadas por profissionais de segurança da informação e devem ser realizadas de maneira regular. Os resultados das auditorias devem ser utilizados para melhorar a segurança e reduzir o risco de brechas de segurança.

Tendências e previsões em matéria de segurança de RH

Por outro lado, a IA e o Machine Learning estão emergindo como ferramentas potenciais para melhorar a segurança digital em recursos humanos. Essas tecnologias podem ser utilizadas para detectar comportamentos anômalos, identificar ameaças potenciais e automatizar respostas a incidentes de segurança. No entanto, sua implementação também apresenta desafios, como a necessidade de proteger os algoritmos e dados utilizados por essas tecnologias.

A inteligência artificial nas empresas está desempenhando um papel crucial na automação da prevenção, detecção e resposta a ameaças de segurança. Algumas empresas já estão utilizando a IA para monitorar a atividade da rede em tempo real e alertar sobre qualquer comportamento suspeito.

Por último, espera-se que a adoção da computação em nuvem continue aumentando, o que traz novos desafios em termos de segurança dos dados. As empresas terão que trabalhar em estreita colaboração com os provedores de serviços em nuvem para garantir que os dados estejam protegidos e que estejam cumprindo todas as regulamentações de proteção de dados