A necessidade de um controle de presença eficaz surge em diferentes circunstâncias. O desenvolvimento do ambiente digital e as diferentes tecnologias que dele aproveitam, o surgimento do trabalho remoto ou a procura da conciliação entre o trabalho e a vida privada tornam cada vez mais necessário uma melhor gestão do tempo de trabalho com o controle de freqüência.
Até pouco tempo atrás, há poucas décadas, estabelecer um sistema de presença e atendimento era difícil. Os meios eram limitados a algumas folhas de papel ou várias máquinas para que os funcionários pudessem assinar. O tempo tornou esses sistemas obsoletos, que foram substituídos por versões digitais mais eficientes que permitem um gerenciamento mais ágil.
O resultado é uma gestão fluida em que tanto a empresa quanto o trabalhador ganham. Ambos alcançam vantagens que vale a pena conhecer e que serão expostas ao longo deste artigo.
Além disso, oferecemos também uma planilha de controle de presença para baixar gratuitamente, com o qual você pode começar a testar as virtudes deste processo para um pequeno número de funcionários.
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O que é controle de presença
O controle de presença visa melhorar o controle das horas trabalhadas em uma empresa. Além disso, verifica o controle de entrada e saída do pessoal. Ele também pode ser usado para registrar a localização e a posição de um colaborador.
Dessa forma, a gestão do tempo fica sujeita a controles mais rígidos, o que tem impacto na produtividade.
Um bom sistema de controle de presença moderno é caracterizado pela simplicidade, essencial para que o trabalhador possa utilizá-lo; a sua digitalização, que permite a gestão em todo o tipo de dispositivos; e por oferecer informações que nos permitam melhorar a empresa.
5 erros cometidos pelas empresas
O que diz a lei sobre o controle de presença
A Lei CLT estabelece as normas que os diversos sistemas de controle de presença devem cumprir para garantir transparência, confiabilidade e proteção dos direitos dos trabalhadores e das empresas.
O mais importante é que, de acordo com o Artigo Nº 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), toda empresa com mais de 20 colaboradores é obrigada a monitorar e registrar as horas trabalhadas pelos funcionários, ou seja, a realizar o controle de ponto.
Empresas com menos funcionários também podem realizar esse controle, embora não sejam obrigadas a fazê-lo. Este processo de controle de presença permite verificar se o funcionário está trabalhando e se está cumprindo seu contrato e calcular sua remuneração mensal, contando as horas trabalhadas/extras. Portanto, ele protege o contrato de trabalho para ambas as partes.
Esta lei não especifica qual método de controle de presença cada empresa deve utilizar, mas indica que ele pode ser feito manualmente, mecanicamente ou eletronicamente. A lei está sendo constantemente atualizada e nova legislação está constantemente surgindo.
Por exemplo, a publicação do Decreto n.° 10.854/2021, conhecido como Marco Regulatório Infralegal Trabalhista, que se tornou a atual e conhecida Portaria 671. Esta portaria substituiu as leis anteriores e trouxe mudanças significativas. Ela incluiu muitas regras que limitam os sistemas de controle de presença manuais ou mecânicos. O texto foi modernizado e abriu as portas para tecnologias mais avançadas adaptadas às empresas de hoje.
Para que serve o controle de presença
Os sistemas de controle de presença de trabalhadores têm como objetivo o registro de ponto e jornada de trabalho, ou seja, a verificação do cumprimento das horas contratadas. O processo é automático e o funcionário fica responsável por registrar seus movimentos.
No início do dia, o trabalhador indica, por meio do método e dispositivo estipulado, que está acessando sua posição. A hora é registrada e comparada com as configurações do software de controle de ponto.
O mesmo acontecerá no final do dia e a cada intervalo que você fizer. Assim, você obtém uma imagem precisa das horas que está no trabalho.
Isso permite comparar as horas registradas pelo funcionário com as configuradas no sistema de controle de presença. Em caso de divergência, é possível quando ocorreu, por quanto tempo e se já se repetiu em outras ocasiões.
Assim, permite saber, em detalhes, se os trabalhadores estão cumprindo os horários e pausas acordados, bem como ausências ou efetuar um controle das horas extraordinárias cumpridas. Cada funcionário gera seu próprio cadastro, portanto, não haverá problemas para verificar individualmente o uso que eles fazem do seu tempo de trabalho.
Vantagens do controle de presença para a empresa
- Registro detalhado do horário de trabalho, que permite verificar o cumprimento do horário de trabalho estabelecido em contrato
- Lidar com o absenteísmo de funcionários em geral e de cada trabalhador em particular. As informações obtidas podem ser usadas para tomar ações corretivas
- Melhor controle de férias, bem como uma distribuição mais eficaz das mesmas
- As horas extras são registradas e podem ser pagas mais facilmente
- Facilita o gerenciamento de escalas rotativas, o monitoramento dos tempos de descanso e a produtividade da força de trabalho
- Controle detalhado das faltas, o que permite determinar se foram ou não justificadas pelo trabalhador
- As empresas cumprirão as normas vigentes em matéria de registro de entrada e saída de pessoal.
Vantagens do controle de presença para o trabalhador
- Entendimento profundo de sua programação e das horas que passa no trabalho, permitindo que você se organize de maneira mais eficaz
- Gestão simplificada de dias de descanso e férias
- Maior controle do seu horário de trabalho, tanto no escritório quanto em casa, em caso de teletrabalho
- Redução de obstáculos para se cadastrar sempre que necessário, principalmente por meio do uso de soluções digitais.
Qual a importância e como a tecnologia pode ajudar!
Planilha de Controle de Presença grátis
Nossos consultores desenvolveram uma planilha de controle de presença para seguir os horários de entrada e saída de seus funcionários. É totalmente grátis, basta descarregá-la.
Também incluem as horas de intervalo/ descanso ou horas extras durante seu jornada de trabalho. Além disso, ele calcula automaticamente as horas registradas e os totais (somando horas extras).
Naturalmente, a planilha de controle de presença é adequada apenas para alguns poucos funcionários ou para empresas que estão apenas começando a digitalizar. Além disso, é preciso confiar que o colaborador indicará os registros com rigor e veracidade.
Para evitar erros e ter um controle real (mesmo com controle de ponto com geolocalização ou sistemas de controle de presença 100% confiáveis que determinam que um trabalhador está em lugar em um determinado tempo…), você deve ter um software de controle de ponto com controle de presença que explicaremos mais adiante no artigo.
Tipos de sistemas de controle de presença
Ao longo dos anos, uma grande variedade de sistemas de controle de presença foram desenvolvidos , permitindo às empresas encontrar aquele que melhor se adapta à sua situação particular.
Sistema de presença tradicional
Era comum até a popularização da computação. O método utilizado consiste em assinar em folha de papel ou recorrer a uma solução mecanizada.
Hoje, apenas empresas menores, com não mais de 10 funcionários, poderiam tirar proveito disso. O MTE (Ministério do Trabalho e Previdência do Brasil) estabelece que o relógio de ponto eletrônico deve ter capacidade de registrar as informações por pelo menos cinco anos.
Quanto mais funcionários, mais complicado esse sistema se torna. Seria difícil e impraticável guardar as folhas no período indicado em lei, uma vez que exigiria um espaço destinado especificamente para o seu armazenamento.
Sistema de presença em excel
Outro sistema para pequenas empresas. Baseia-se na utilização de programas de computador, como o Excel, em que é criada uma planilha de presença de funcionarios na qual é assinado.
É possível compartilhar entre computadores, mas hoje existem soluções mais eficazes que permitem a conexão entre diferentes dispositivos.
Máquina de transferência
Uma grande máquina é usada na qual os tokens são inseridos, que são perfurados. Eles eram comuns na indústria, mas o passar do tempo os tornou completamente obsoletos.
Leitor biométrico
É uma das soluções mais avançadas. O controle da presença é realizado por meio de um scanner da impressão digital, da palma da mão, ponto com reconhecimento facial ou da íris.
São ligados a dispositivos que realizam o registro, o que permite gerenciar horários, controlar o acesso e obter diversos dados adicionais. Por exemplo, nosso sistema de controle de ponto o integra perfeitamente.
7 características de um bom sistema.
Sistema de presença na nuvem
Eles dão a possibilidade de assinar a partir de um computador e compartilhar as informações com facilidade. Ele é enviado para a nuvem para armazenamento, para que qualquer membro da equipe possa acessá-lo e revisá-lo.
É útil para o controle de presença em empresas comprometidas com o teletrabalho e facilita o check-in de seus funcionários com um app de controle de presença ou ponto.
Leitor de cartões
É um sistema de controle de presença que utiliza cartões que emitem uma frequência de rádio, que é registrada por uma emissora. É possível programá-los em diferentes estados: entrada e saída de funcionarios, horas extras ou para controle de descanso no trabalho. É uma solução simples para o controle de frequência, que aproveita as diversas tecnologias e que não representa um entrave no dia a dia do trabalhador.
Chaves de acesso
O uso de senhas é um sistema de controle de acesso e presença amplamente utilizado que é simples de implementar e pode ser aplicado a todos os tipos de dispositivos. O trabalhador insere um código específico e tem acesso às instalações onde trabalha. Nesse momento, fica registrada a sua entrada e hora, o que lhe permitirá o controle de jornada o seu tempo de trabalho.
Com o software para controle de ponto da Bizneo HR é possível combinar vários desses sistemas de controle de presença. Permite o gerenciamento a partir de diversos dispositivos (página web, celular, dispositivos biométricos ou tablets instalados em quiosques) e o armazenamento das informações de forma centralizada.
A interface do software foi projetada para ser intuitiva, permitir a autogestão e garantir o controle em ambientes marcados pelo teletrabalho. Além disso, é possível estabelecer várias políticas de tempo, distribuir turnos de trabalho, reservar a granel ou lidar com horas extras com fluência. Graças à integração com dispositivos de controle de presença, não haverá problemas para melhorar a produtividade.
Por que combinar controle de presença e controle de ponto
Combinar o controle de ponto com un sistema de controle presença é essencial para obter bons resultados. Ambos são complementados sem maiores problemas, pois com um se determina se o trabalhador cumpre a sua jornada de trabalho e com o outro se obtêm as horas que dedica ao seu trabalho (tanto as acordadas no contrato como as extras).
Dessa forma, obtém-se uma imagem mais ampla e precisa da força de trabalho, que é a base para a tomada de decisões que afetam desde o ambiente de trabalho até a produtividade. Além disso, combinar os dois controles é fácil se você tiver um software de registro e controle de ponto adequado.
O programa de controle de ponto permite a integração de diferentes sistemas de controle de presença e aplicações que melhoram suas características. Ao combinar o controle de presença com o pagamento da folha de pagamento, não haverá horas extras sem pagamento.
A atividade dos funcionários pode ser armazenada para uma análise posterior, para estabelecer avisos e várias políticas de negócio a este respeito a partir do mesmo software de gestão do tempo da Bizneo HR, que inclui escalas de trabalho e férias.
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